新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

摘 要：隨著時代的不斷發(fā)展和變遷，我國已經(jīng)邁入了信息時代，人們的生活方式、娛樂方式、和工作生產(chǎn)越來越離不開電腦，甚至連各種檔案的管理方式也發(fā)生了質(zhì)的改變——由紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理?，F(xiàn)今社會，電子檔案憑借自己的優(yōu)勢逐漸成為企事業(yè)單位中主流的檔案管理方式，但是人們在應(yīng)用電子檔案管理的過程中，也出現(xiàn)了很多類似檔案遺失、檔案被盜取等問題。因此，為了更好的改進和解決這些問題，促進電子檔案的有效管理，本文分析了電子檔案管理過程中存在的各種問題并且提出了一些改進方案和對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；問題分析；新形勢

1 電子檔案管理及其發(fā)展概況

隨著信息時代的到來和計算機在人們?nèi)粘Ｉ钪械闹饾u普及，人們的生活方式也慢慢發(fā)生了改變，檔案管理方式的改變也是其中的變化之一。

最早的檔案管理方式要追溯到古代，例如有名的《史記》等著作，就可以算作是古代的檔案管理。當時由于技術(shù)的限制，還沒有出現(xiàn)造紙術(shù)之前，檔案文字的載體大多是竹片，然而使用竹片作為檔案的記載和保存有兩個明顯的缺點：第一，竹片太重，不利于檔案的搬遷和運輸；第二，竹片較大較厚，會占用很多存儲檔案的空間。

后來隨著經(jīng)濟的發(fā)展，人們開始使用紙作為檔案的載體。紙，輕便且薄，這很好的規(guī)避了之前管理方式中檔案載體厚重和占用太多空間的缺點。因此，紙質(zhì)的檔案在企事業(yè)單位中存在了相當長的一段時間。然而使用紙質(zhì)的檔案，人們在對其進行保存、收藏的過程中也發(fā)現(xiàn)了很多的問題：1、紙容易變質(zhì)。當紙質(zhì)檔案需要保存很長的一段時間時，我們會發(fā)現(xiàn)作為檔案的載體，紙存在著變質(zhì)的問題。紙變質(zhì)后會出現(xiàn)發(fā)黃、發(fā)霉、易破損等問題，嚴重的影響了檔案內(nèi)容的完整性和安全性。2、紙質(zhì)檔案占用空間。紙質(zhì)檔案和竹質(zhì)檔案相比，雖然可以減少很多儲存檔案的空間，但是當檔案一多起來，很多單位就不得不單獨設(shè)置幾間檔案儲存室來放置檔案，嚴重浪費資源。

隨著進入信息時代，電子檔案的出現(xiàn)完全規(guī)避了前面檔案載體存在的缺點，使檔案管理邁入新的里程碑。電子檔案較傳統(tǒng)的檔案具有一下幾個明顯的優(yōu)勢：1、永久保存。電子檔案被保存在計算機中后，只要不被人刪除就能永久保存，這是任何材質(zhì)的檔案載體都不能比肩的。2、不占用儲存空間。電子檔案是被保存在本地計算機或者網(wǎng)絡(luò)中，它不具備現(xiàn)實物質(zhì)的形態(tài)，是一種虛擬的形態(tài)，自然就不會占用地理空間。3、不受時空的限制。電子檔案被儲存在計算機中上傳至網(wǎng)絡(luò)后，只要輸入正確的賬號密碼，不管你在哪里都能提取檔案，這樣就能使各部門間檔案共享，加強部門之間的合作。

雖然電子檔案管理具有很多其他傳統(tǒng)管理方式不能相比的優(yōu)點，但是電子檔案管理也具有很多自身獨有的缺點和問題。

2 電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案信息容易泄露

前面提到電子檔案不受時間空間的限制，在網(wǎng)絡(luò)上輸入正確的賬號密碼就可以查看電子檔案。因此，很多不法分子就憑借電子檔案的這個特點，使用各種方法破譯賬號密碼，以此來竊取檔案。

（二）電子檔案被篡改后不易察覺

由于電子檔案的載體和傳統(tǒng)的紙質(zhì)等材料完全不同，電子檔案的載體的虛擬的，因此當電子檔案被人惡意篡改后，不像紙質(zhì)檔案那樣會出現(xiàn)涂抹的痕跡，容易被人發(fā)現(xiàn)。電子檔案被篡改后，不會出現(xiàn)任何痕跡，因此工作人員也就很難發(fā)現(xiàn)問題，給電子檔案的真實性建立了很大的挑戰(zhàn)。

（三）管理人員的計算機能力不高

現(xiàn)在普遍的電子檔案管理人員的計算機能力只能達到能熟練操作計算機，但是對于計算機編程等高級操作的能力比較匱乏。這就造成了當[1]電子檔案正在被黑客攻擊或者病毒入侵時，電子檔案的管理人員不能及時做出防范，導致電子檔案遭到破壞。

（四）電子檔案管理制度不完善、標準不統(tǒng)一

雖然現(xiàn)今電子檔案在我國的企業(yè)單位中已經(jīng)應(yīng)用普遍，當時電子檔案在應(yīng)用的過程中依舊存在管理制度不完善，標準不統(tǒng)一的問題。首先，對于電子檔案管理，國家還缺乏比較完善的法制法規(guī)來規(guī)范，因此某些不法分子也可以鉆法律的空子竊取或破壞電子檔案。其次，單位在進行電子檔案管理過程中，沒有統(tǒng)一的標準，例如統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的存放地址等，因此管理人員在工作中存在很大的隨意性，給電子檔案在往后的查找、保存過程中造成了很大的不便。

（五）單位對其管理的安全性不強

大多數(shù)企事業(yè)單位在進行電子檔案管理時，把電子檔案上傳至網(wǎng)絡(luò)后就忽略了提升檔案的安全性，例如給檔案加密等行為，造成電子檔案在上傳和保存的過程中極易出現(xiàn)被竊取和泄露等問題。

3 對電子檔案管理的建議及對策

（一）檔案管理的標準化、制度化

首先，企業(yè)單位在進行電子歸檔過程中應(yīng)該制定一個統(tǒng)一的標準，以便于檔案管理工作人員在進行歸檔的過程中作為標準參考，避免出現(xiàn)歸檔過程中的隨意性。其次，把其他先進的電子檔案管理經(jīng)驗和自身單位相結(jié)合，制定出一個科學、合理的電子檔案管理制度，提升工作人員在管理過程中的科學性和工作效率。

（二）對電子檔案進行備份等應(yīng)急措施

由于電子檔案自身的特殊屬性，電子檔案需要保存在公眾網(wǎng)絡(luò)中，不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案那樣的保存地點實在一個具體的空間內(nèi)，虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間任何人都可以進入，因此電子檔案的安全性遭受著嚴重的威脅。[2]電腦黑客可以利用先進的計算機技術(shù)，入侵企事業(yè)單位的電子檔案中，對電子檔案進行竊取和篡改，因此對電子檔案進行備份等應(yīng)急措施可以在檔案被竊取和篡改后恢復原本的檔案，最大限度的保障檔案的完整和安全。

（三）加強電子檔案儲存的安全性

大多數(shù)企事業(yè)對電子檔案進行儲存的過程中，只會設(shè)置賬號和密碼，然而對于技術(shù)較高的黑客來說，破譯賬號密碼相對輕松容易。因此，建議各企事業(yè)單位在進行電子檔案儲存后，對電子檔案進行一些防盜等安全措施：設(shè)置雙重密碼、使用密碼+其他方式一起才能打開檔案的方式、使用一些保護程序或軟件。

（四）對檔案管理人員進行技能培訓

現(xiàn)在大多數(shù)電子檔案管理人員的計算機技術(shù)不強，只會基本的電腦操作，當出現(xiàn)電子檔案泄露等安全問題時不具備應(yīng)對處理的能力，使電子檔案管理的安全性得不到保障。因此，單位應(yīng)該對電子檔案管理人員進行計算機相關(guān)的專項技能培訓，提升管理人員的專業(yè)技能素養(yǎng)，使其在面對電子檔案面臨風險是能夠做出及時的應(yīng)對，能夠盡快的止損，最大限度的保障電子檔案的安全。

4 結(jié)語

在現(xiàn)代社會中電子檔案有著其他檔案不能比擬的優(yōu)點，然而也同時存在著很多問題?，F(xiàn)今社會的企事業(yè)單位對電子檔案的使用已經(jīng)逐漸普及，因此，企事業(yè)單位應(yīng)該更注重電子檔案管理中所存在的問題，不斷改進，不斷優(yōu)化電子檔案管理方式。在這個不斷信息化的社會中，我們既得益于它的技術(shù)革新所帶來的便利，也要重視這個過程中所帶來的風險。在這個新形勢下的電子檔案管理過程中，我們要不斷的完善電子檔案管理的制度和標準、不斷提升管理人員自身的技術(shù)素養(yǎng)、提高單位對它的重視程度、做好備份等應(yīng)急措施，最大化的提升電子檔案的安全性，使越來越多的單位能夠得益于這項新形勢下的檔案管理方式。

參考文獻

[1]楊鑫.再談電子檔案管理存在問題及有效措施[J].山東工業(yè)技術(shù)，2014，（20）：254-255.

[2]劉瑋.現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（11）：35-36.

作者簡介

徐艷紅（1975-），女，漢族，河南漯河人，大專，初級，研究方向：檔案管理從事的工作：檔案收集、整理、借閱、統(tǒng)計、利用。endprint