基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的書院制學(xué)生事務(wù)管理系統(tǒng)

馮天祥，張藝凡，陳 波，岑 崗

(浙江科技學(xué)院 信息與電子工程學(xué)院，杭州 310023)

李克強(qiáng)總理提出的“互聯(lián)網(wǎng)+”理念，意味著互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)進(jìn)行融合，打破了傳統(tǒng)的思維模式和行為方式，成為社會發(fā)展巨大變革的力量[1]?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的書院制學(xué)生事務(wù)管理系統(tǒng)就是在這種背景下產(chǎn)生的新型管理模式[2]。學(xué)生事務(wù)管理可以追溯到17世紀(jì)初期，它是高等教育的重要組成部分[3]。目前中國高校學(xué)生管理模式仍是以學(xué)院制為主，這種傳統(tǒng)模式強(qiáng)調(diào)服從，權(quán)利高度集中，適應(yīng)了傳統(tǒng)的社會教育需求。但隨著教育的改革和社會的發(fā)展，其帶來的限制學(xué)生主動性和創(chuàng)造力,學(xué)生和管理工作者得不到關(guān)注，出現(xiàn)逆向淘汰的局面等諸多弊端也引起了社會的反思[4]。書院制是近年來中國高校學(xué)生管理的一次改革，它將學(xué)生由二級學(xué)院設(shè)置，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詴簽閱卧膶W(xué)習(xí)和生活社區(qū)，改進(jìn)了傳統(tǒng)的管理模式，淡化專業(yè)教育，實(shí)施課內(nèi)外個性化聯(lián)動培養(yǎng)，符合人才發(fā)展規(guī)律，符合教育改革需求，具有較大的推廣價值[5]。中國最早實(shí)行書院制的現(xiàn)代大學(xué)是香港中文大學(xué)，之后在復(fù)旦大學(xué)、西安交通大學(xué)、華東師范大學(xué)、華東理工大學(xué)等得以推廣[6]。但在國內(nèi)推廣初期，書院制建設(shè)尚不成熟，也出現(xiàn)了一些問題，最突出的就是實(shí)行書院制后導(dǎo)致了部門增加、職責(zé)不明、管理效率降低[4]。雖然每個書院有單獨(dú)的書院輔導(dǎo)員，但是分管學(xué)生工作的仍是學(xué)院輔導(dǎo)員。而一些課外活動等事務(wù)都是以書院為單位進(jìn)行，同一個書院的學(xué)生來自不同學(xué)院、專業(yè)、班級，同一個班級的學(xué)生也可能在不同的書院[7]。這樣一來，管理者需要做大量的線下工作來處理繁雜的信息，通常指派班委收集統(tǒng)計數(shù)據(jù)，處理重復(fù)的任務(wù)[8]。在大多數(shù)情況下，這種方法較為耗時，缺乏效率和即時反饋。針對上述問題，課題組以浙江科技學(xué)院安吉校區(qū)實(shí)行的書院制管理為例進(jìn)行探索，以“互聯(lián)網(wǎng)+”理念為支撐[9]，提出并設(shè)計了基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的書院制學(xué)生事務(wù)管理系統(tǒng)，旨在為書院制高校的各項(xiàng)事務(wù)管理提供參考。

1 書院制學(xué)生事務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計

在互聯(lián)網(wǎng)時代，利用網(wǎng)絡(luò)及現(xiàn)代信息技術(shù)，提高管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生工作信息化管理、信息的共享和交流，已成為高?，F(xiàn)代化管理的必然趨勢[10]。在引入書院制管理體系后，學(xué)生分類變得更為復(fù)雜，這種需求就顯得更加迫切。系統(tǒng)將改變以往手工與半手工的工作方式，解決各項(xiàng)信息傳遞不流暢、不便捷的問題，使管理者從繁瑣而單調(diào)的機(jī)械工作中解脫出來，方便管理者快速統(tǒng)計學(xué)生情況，發(fā)布事務(wù)信息。學(xué)生也可以簡便快捷地將自己的信息反饋給管理者，提高管理者的工作效率，使管理者能夠?qū)⒕Ｗ⒂陂_展思想政治教育及對學(xué)生的學(xué)習(xí)指導(dǎo)、生活指導(dǎo)等核心工作上。

1.1 系統(tǒng)總體設(shè)計

本系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)信息征集、離返校統(tǒng)計、活動管理、專業(yè)分流、用戶中心五個模塊。各模塊有機(jī)結(jié)合在一個系統(tǒng)但又保證了各自的獨(dú)立性，整個系統(tǒng)還可根據(jù)具體需求靈活增刪模塊，使學(xué)生事務(wù)的處理變得模塊化、流程化。系統(tǒng)將用戶分為管理用戶和學(xué)生用戶兩類，以管理者的主動需求為主，學(xué)生的信息反饋為輔。兩類用戶對各模塊的具體操作如圖1所示。

圖1 兩類用戶對系統(tǒng)各功能模塊的操作 Fig.1 The operation of two types of users on each functional module of the system

1.1.1 信息征集

目前高校的信息征集一般靠紙質(zhì)表格進(jìn)行記錄，這種傳遞方式需要做大量繁瑣而單調(diào)的機(jī)械工作，不但費(fèi)時費(fèi)力，而且在傳遞和匯總的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一定的誤差。在書院制這種新興的管理制度下，由于學(xué)生所在的學(xué)院、專業(yè)、行政班級比較雜亂，信息的征集就會變得更加困難。通過信息征集模塊，輔導(dǎo)員等管理者可發(fā)布自定義的信息征集；學(xué)生通過多終端登錄系統(tǒng)，按要求填寫信息后提交上傳，將信息反饋給系統(tǒng)，最終系統(tǒng)將信息進(jìn)行分析處理后呈現(xiàn)給管理者；管理者可以實(shí)時查看填報情況并對學(xué)生提交的信息進(jìn)行審核、檢索、下載、反饋；學(xué)生可登錄并查看反饋結(jié)果。在此過程中，數(shù)據(jù)計算處理由系統(tǒng)自動完成，減少人工干預(yù)；自定義表單的數(shù)據(jù)修改簡單方便，支持多條件修改；對用戶輸入的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的數(shù)據(jù)檢驗(yàn)，盡可能排除人為的錯誤。從而實(shí)時、快速、準(zhǔn)確地提供給管理者所需要的信息。

1.1.2 離返校統(tǒng)計

在國家法定節(jié)假日及寒暑假期間，出于對學(xué)生假期安全的考慮，學(xué)校在放假前會進(jìn)行離返校情況的統(tǒng)計，一般由輔導(dǎo)員或班委手動進(jìn)行統(tǒng)計，并逐項(xiàng)匯總到電子表格，十分繁瑣，返校時還要再次統(tǒng)計，浪費(fèi)人力而且容易出錯。通過離返校統(tǒng)計模塊，管理者發(fā)布離返校統(tǒng)計后，學(xué)生在相應(yīng)頁面填寫離返校時間、目的地、離校原因等信息，到達(dá)目的地后學(xué)生通過GPS定位提交位置信息，后臺系統(tǒng)統(tǒng)計并管理信息，以供管理者查看。整個流程方便、快捷、準(zhǔn)確地完成了離返校統(tǒng)計的工作，極大地提高了管理者的工作效率。

1.1.3 活動管理

學(xué)校經(jīng)常會舉辦講座、研討會、晚會等各種豐富大學(xué)生活的活動，傳統(tǒng)的活動報名一般采用班委統(tǒng)計、寢室長統(tǒng)計、短信報名、排隊(duì)領(lǐng)票等方式，不僅繁瑣、不便，還容易出現(xiàn)統(tǒng)計錯誤等情況。通過活動管理模塊，管理者可自定義發(fā)布活動，填寫活動內(nèi)容，添加圖片，并進(jìn)行選擇報名時間、報名人數(shù)、活動地點(diǎn)和限制報名范圍等操作。學(xué)生可查看活動列表，當(dāng)活動報名人數(shù)未達(dá)上限及未到截止日期時，可以根據(jù)自己的需求完成對相應(yīng)活動的報名。到達(dá)活動人數(shù)上限或報名截止日期時報名停止，管理員可查看和下載報名學(xué)生名單。整個流程操作簡易，無需填寫其它信息，排除了人為錯誤的可能性。

1.1.4 專業(yè)分流

學(xué)校里一些學(xué)院會選擇大類招生，在完成一定時間公共課程的學(xué)習(xí)后，就需要進(jìn)行專業(yè)分流以確認(rèn)學(xué)生的具體專業(yè)。傳統(tǒng)的專業(yè)分流通過制作紙質(zhì)表格，再由相關(guān)教師統(tǒng)一印發(fā)到每一位學(xué)生手中，學(xué)生填報結(jié)束后進(jìn)行上交，最后教師進(jìn)行整理統(tǒng)計后生成電子表格進(jìn)行公示，成績不符合第一志愿專業(yè)要求的學(xué)生需進(jìn)行第二次填報，使得工作周期大大延長，教師工作量大且容易產(chǎn)生錯誤。通過專業(yè)分流模塊，輔導(dǎo)員、教務(wù)人員等專業(yè)分流相關(guān)管理人員，可以設(shè)置專業(yè)選項(xiàng)、時間限制和每個專業(yè)的要求，在管理員完成準(zhǔn)備步驟并激活專業(yè)分流系統(tǒng)之后，學(xué)生選擇提交他們的第一志愿與第二志愿。如果出現(xiàn)錯誤填報，則允許在相應(yīng)時間限制內(nèi)進(jìn)行修改。如果有學(xué)生沒有錄入第一或第二志愿的專業(yè)，他們將收到通知，進(jìn)行下一輪的專業(yè)分流。管理員可以對實(shí)時統(tǒng)計結(jié)果進(jìn)行查詢，如各類專業(yè)的申請總數(shù)，會以動態(tài)圖表和表單的形式顯示。最后系統(tǒng)生成各專業(yè)錄取名單并進(jìn)行公示。該模塊大大降低了管理者的工作量，同時提高了專業(yè)分流的容錯率，縮短了工作周期。該模塊專門為大類招生的需要專業(yè)分流的二級學(xué)院設(shè)計，對沒有此類需求的學(xué)院可刪除該模塊。

1.1.5 用戶中心

管理者可以在用戶中心模塊進(jìn)行教師信息與學(xué)生信息的查詢、修改和下載等操作，還可以在用戶中心直接進(jìn)行發(fā)起活動報名、自定義所需征集信息的表單、衛(wèi)生檢查打分和修改賬戶密碼等操作。學(xué)生則可以在用戶中心查看個人信息、已報名的活動和已填報的信息等，還可向管理員賬號發(fā)起個人信息修改的申請。

改革開放以后，我國經(jīng)濟(jì)同世界經(jīng)濟(jì)的聯(lián)系日益密切，我國企業(yè)的國際貿(mào)易融資活動也就此出現(xiàn)，并已取得良好的效果，但隨著2008年世界經(jīng)濟(jì)危機(jī)的爆發(fā)，國際金融市場受到了劇烈的沖擊，這種情況的發(fā)生，不僅對我國進(jìn)出口行業(yè)造成嚴(yán)重影響，還致使我國部分中小型企業(yè)出現(xiàn)國際貿(mào)易融資風(fēng)險，如何在國際金融動蕩環(huán)境下避免風(fēng)險，成為制約我國中小型企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵內(nèi)容。

1.2 系統(tǒng)的特點(diǎn)

1.2.1 實(shí)時性

實(shí)時反饋是系統(tǒng)絕大部分模塊都存在的特性，利用餅圖和表格實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的可視化。如果管理員需要將數(shù)據(jù)存儲在本地，則一個可下載的文件將根據(jù)當(dāng)前的統(tǒng)計數(shù)據(jù)自動生成。離返校的狀態(tài)可以讓教師了解學(xué)生的安全情況。學(xué)生可以實(shí)時接收最新信息，比如各類活動的報名及校園新聞的推送等。

1.2.2 準(zhǔn)確性

人工收集信息容易出錯，相比之下，程序化應(yīng)用的準(zhǔn)確性優(yōu)于人工操作。該管理系統(tǒng)降低了受錯誤影響的風(fēng)險，減少了因數(shù)據(jù)錯誤導(dǎo)致的時間浪費(fèi)，提高了學(xué)生管理的效率。

1.2.3 便利性

系統(tǒng)給管理者及學(xué)生帶來了極大的便利，管理者可通過該系統(tǒng)方便快捷地統(tǒng)計各類信息，而學(xué)生也可隨時隨地完成信息的提交，省去了原本傳統(tǒng)方式中繁瑣的步驟，便于管理，提高了效率。

1.2.4 靈活性

1.2.5 高效性

上述這些系統(tǒng)模塊在適應(yīng)了書院制管理體系的同時，還減少了重復(fù)冗余的任務(wù)。教師和管理者將有更多的時間從事教學(xué)和其他管理。此外，學(xué)生可以從中得到更多的關(guān)注，這正是提升高等教育質(zhì)量的關(guān)鍵[11]。

2 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

2.1 技術(shù)架構(gòu)

書院制學(xué)生事務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫MySQL作為存儲；Web服務(wù)器使用最流行的Apache，它可以運(yùn)行在幾乎所有廣泛使用的計算機(jī)平臺上；編程語言選擇能夠快速地執(zhí)行動態(tài)網(wǎng)頁的PHP，其使用廣泛，運(yùn)行快速。

系統(tǒng)采用MVC(model-view-controller)模式設(shè)計，其高內(nèi)聚低耦合的特點(diǎn)有效加強(qiáng)了模塊聯(lián)系，各元素緊密結(jié)合，降低了模塊的復(fù)雜程度，包括模塊間接口的復(fù)雜性、調(diào)用方式及傳遞的信息[12]。其中，Model層模型接收視圖請求的數(shù)據(jù)，并返回最終的處理結(jié)果；View層負(fù)責(zé)生成和展示用戶界面；Controller層負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)應(yīng)用程序的整體運(yùn)轉(zhuǎn)。MVC有利于加快項(xiàng)目進(jìn)度，縮短開發(fā)周期，增強(qiáng)軟件的可維護(hù)性和代碼重用性，提高開發(fā)效率和項(xiàng)目質(zhì)量[13]。ThinkPHP是一個性能卓越的PHP開發(fā)框架，它采用面向?qū)ο蟮拈_發(fā)結(jié)構(gòu)和MVC設(shè)計模式，融合了Struts的Action思想和JSP的TagLib、RoR的ORM映射和ActiveRecord模式，封裝了CURD和一些常用操作，單一入口模式等，在模板引擎、緩存機(jī)制、認(rèn)證機(jī)制和擴(kuò)展性方面均有獨(dú)特的表現(xiàn)。ThinkPHP框架的MVC與ThinkPHP的結(jié)合正是基于二者共同的目標(biāo)，且是相輔相成的[14]。

2.2 數(shù)據(jù)模型

根據(jù)書院制下學(xué)生事務(wù)管理的業(yè)務(wù)需求，構(gòu)建一個與系統(tǒng)功能相應(yīng)的數(shù)據(jù)模型，主要分為學(xué)生端和管理端兩個部分。運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念，將管理者從日常繁瑣的工作中解脫，實(shí)現(xiàn)辦公信息化，信息采集、傳遞、處理自動化和決策方法科學(xué)化[15]，將管理者的工作合理歸納、化繁為簡，達(dá)到提高工作效率、優(yōu)化信息交互的目的[16]。圖2為書院制學(xué)生事務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型。

圖2 書院制學(xué)生事務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型 Fig.2 Data model of student affairs management system based on collegiate system

學(xué)生端的操作由三部分組成：從數(shù)據(jù)庫查詢可報名的活動、待填寫的離返校統(tǒng)計等數(shù)據(jù)；向數(shù)據(jù)庫增加活動報名、離校去向等數(shù)據(jù)供管理端操作；從數(shù)據(jù)庫查詢管理端反饋的數(shù)據(jù)。

管理端的操作由三部分組成：在數(shù)據(jù)庫增加可報名的活動、需填寫的離返校統(tǒng)計等數(shù)據(jù)；從數(shù)據(jù)庫查詢到符合條件的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)分析處理后，管理端對數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單的篩選和操作；將處理完成之后的數(shù)據(jù)返回到數(shù)據(jù)庫供學(xué)生端查詢。

2.3 試運(yùn)行結(jié)果

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的書院制學(xué)生事務(wù)管理系統(tǒng)，已在實(shí)行書院制管理的浙江科技學(xué)院試運(yùn)行。例如：2017年4月，信息與電子工程學(xué)院采用該系統(tǒng)完成了全體學(xué)生的專業(yè)分流工作。本次系統(tǒng)的運(yùn)行，一改以往的紙質(zhì)操作，避免了往年數(shù)據(jù)錄入錯誤等問題，大大減少了教務(wù)處的工作量，體現(xiàn)了本系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和高效性。2017年7月，學(xué)校采用該系統(tǒng)對暑假全體學(xué)生的離校情況進(jìn)行統(tǒng)計，最終順利完成了2017暑假全體學(xué)生的離返校統(tǒng)計工作。本次系統(tǒng)的運(yùn)行，一改班委統(tǒng)計的繁瑣方式，方便輔導(dǎo)員對離校信息的統(tǒng)計，體現(xiàn)了本系統(tǒng)的便利性。2017年8月，九寨溝地震，學(xué)校通過本系統(tǒng)發(fā)布安全簽到，及時了解了全校學(xué)生的安全情況。本次系統(tǒng)的運(yùn)行，對信息進(jìn)行了自動化匯總和處理，并及時將最終結(jié)果反饋給輔導(dǎo)員，體現(xiàn)了本系統(tǒng)的實(shí)時性。試運(yùn)行期間師生普遍良好的反饋表明，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的書院制學(xué)生事務(wù)管理系統(tǒng)中各模塊適用于書院制高校多數(shù)教學(xué)及生活場景，具有很強(qiáng)的應(yīng)用性。

3 結(jié) 語

系統(tǒng)設(shè)計基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念，針對現(xiàn)階段書院制背景下學(xué)生管理工作中出現(xiàn)的繁、雜、亂等問題，課題組設(shè)計開發(fā)了書院制學(xué)生事務(wù)管理系統(tǒng)，并在使用過程中取得了一定成效。實(shí)踐表明，該系統(tǒng)能夠提高管理者的工作效率，增強(qiáng)學(xué)生管理工作的預(yù)見性、系統(tǒng)性，也適應(yīng)了當(dāng)下書院制改革的潮流。

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