文/楊濤(天臺(tái)縣職業(yè)中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校)
事業(yè)單位要進(jìn)一步加強(qiáng)單位內(nèi)各部門(mén)之間的信息交流,解決單位內(nèi)部信息不對(duì)稱(chēng)的問(wèn)題,就必須要加快財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建。通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建,打破信息壁壘,實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)共享,減少財(cái)務(wù)人員的工作量,降低財(cái)務(wù)人員的工作難度,提高財(cái)務(wù)人員的工作效率。從目前財(cái)務(wù)共享中心在事業(yè)單位中應(yīng)用的現(xiàn)狀來(lái)看,我國(guó)事業(yè)單位構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心能夠有效地促進(jìn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理規(guī)范,加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè),幫助事業(yè)單位降低人力資源成本,推動(dòng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)管理轉(zhuǎn)型。因此,還未構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的事業(yè)單位應(yīng)積極借鑒成功經(jīng)驗(yàn),并結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心,以加強(qiáng)事業(yè)單位的管理水平。
事業(yè)單位構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心可以有效打破單位內(nèi)各部門(mén)之間溝通的信息障礙,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息的互相融合,并通過(guò)科學(xué)有效的手段對(duì)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行處理,達(dá)到降低事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)成本,增加事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益的最終目的。主要表現(xiàn)在,一是實(shí)現(xiàn)信息共享,充分利用先進(jìn)的信息處理技術(shù)能將事業(yè)單位內(nèi)部較為零散,具有較高重復(fù)性的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行集中化處理,提升事業(yè)單位整體的工作效率。二是有效規(guī)范基礎(chǔ)會(huì)計(jì)核算方式,財(cái)務(wù)共享中心的重要基礎(chǔ)就是將財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的管理,降低會(huì)計(jì)人員在核算信息過(guò)程中的出錯(cuò)概率,保證會(huì)計(jì)核算信息的準(zhǔn)確性、完整性[1]。三是能夠有效節(jié)約事業(yè)單位的成本支出,在財(cái)務(wù)共享中心建立以后,事業(yè)單位不需要配備太多的財(cái)務(wù)人員,減少人工成本的支出。與此同時(shí),財(cái)務(wù)共享中心還能夠促進(jìn)事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目以及業(yè)務(wù)活動(dòng)中的操作流程更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員之間的有效溝通,降低事業(yè)單位內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)的成本。
事業(yè)單位在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的過(guò)程中,首先需要財(cái)務(wù)部門(mén)與其他部門(mén)保持良好的溝通,但由于事業(yè)單位內(nèi)各個(gè)部門(mén)是相對(duì)獨(dú)立的個(gè)體,各個(gè)部門(mén)在財(cái)務(wù)信息溝通方面存在著較大的障礙,因此財(cái)務(wù)信息不能實(shí)現(xiàn)有效的實(shí)時(shí)共享,在信息管理方面通常稱(chēng)這種現(xiàn)象為“信息孤島”。事業(yè)單位在遞交財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的過(guò)程中,需要根據(jù)層級(jí)的不同一層一層進(jìn)行上報(bào)[2]。在這種情況下,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)有可能出現(xiàn)不能準(zhǔn)時(shí)報(bào)送的狀況,甚至還有可能出現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)遺漏,這就會(huì)影響事業(yè)單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性,使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的有效性無(wú)法得到保障,進(jìn)而降低事業(yè)單位財(cái)務(wù)資金的利用率以及財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性。如果事業(yè)單位不作出改變,長(zhǎng)此以往必然會(huì)造成資金浪費(fèi)、資源流失等嚴(yán)重問(wèn)題。事業(yè)單位通過(guò)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心,可以使財(cái)務(wù)部門(mén)的會(huì)計(jì)核算、審核流程以及設(shè)計(jì)程序更加嚴(yán)格,并進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理走向規(guī)范化、流程化的新模式,促使財(cái)務(wù)部門(mén)的會(huì)計(jì)秩序得到有效規(guī)范,從而提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息的管理水平。
近年來(lái),隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,國(guó)家對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)也越來(lái)越重視,內(nèi)部控制這一管理理念被廣泛應(yīng)用于事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理之中。
我國(guó)財(cái)政部在最近幾年也頒發(fā)了多個(gè)針對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的相關(guān)書(shū)面文件,為我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部控制的建設(shè)提供了大量的幫助。但目前絕大部分事業(yè)單位由于存在財(cái)務(wù)人員不足或財(cái)務(wù)人員工作素養(yǎng)不夠的問(wèn)題,致使事業(yè)單位沒(méi)有將單位內(nèi)部資產(chǎn)的管理和財(cái)務(wù)部門(mén)之間的管理進(jìn)行有效的分割,甚至于部分事業(yè)單位還出現(xiàn)一人多崗的現(xiàn)象,從而導(dǎo)致工作人員工作量增大,降低工作積極性和工作質(zhì)量。然而,事業(yè)單位通過(guò)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,不但能夠減輕財(cái)務(wù)人員的工作量,還能進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部控制制度的建設(shè),增強(qiáng)事業(yè)單位的抗風(fēng)險(xiǎn)能力,提高事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量以及財(cái)務(wù)管理水平,從而加強(qiáng)事業(yè)單位的公信程度。
隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈,如何在確保事業(yè)單位各個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)的順利實(shí)施以及實(shí)施效果的前提下降低成本支出,是目前事業(yè)單位所關(guān)注的重點(diǎn)之一。然而,通過(guò)事業(yè)單位構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,能夠有效打破事業(yè)單位各部門(mén)之間信息的溝通障礙,使得單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)核算朝著集中化的方向發(fā)展。
財(cái)務(wù)共享中心的工作人員可以將會(huì)計(jì)信息進(jìn)行批量、集中處理,這樣能夠有效減少事業(yè)單位在人力資源方面的支出成本,還能夠使財(cái)務(wù)工作效率得到很大的提升。
近年來(lái),隨著我國(guó)政府職能的逐漸改變,我國(guó)事業(yè)單位在服務(wù)功能方面也在變得越來(lái)越具備優(yōu)勢(shì),但是在財(cái)務(wù)功能這一方面目前尚未具備獨(dú)特的優(yōu)勢(shì),甚至于可以說(shuō)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)功能是比較落后的[3]。事業(yè)單位在財(cái)務(wù)功能方面存在最大的問(wèn)題就是單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息以及審計(jì)信息不能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共享,進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位財(cái)務(wù)和審計(jì)部門(mén)出現(xiàn)同一個(gè)工作重復(fù)完成的情況,這種情況的發(fā)生使得事業(yè)單位服務(wù)功能的發(fā)展受到嚴(yán)重的制約。然而,通過(guò)事業(yè)單位構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,可以使事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息公開(kāi)化、透明化,使用財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái)的人員可以實(shí)現(xiàn)信息共享,再通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)信息分析以及應(yīng)用功能的利用,能夠進(jìn)一步將事業(yè)單位在財(cái)政預(yù)算方面的具體內(nèi)容展現(xiàn)出來(lái),從而推動(dòng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)管理轉(zhuǎn)型。
事業(yè)單位構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的基本模式主要包含處理信息技術(shù)、規(guī)范服務(wù)管理、加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)管、完善績(jī)效考核管理以及組織管理等各種手段的綜合管理模式。除此之外,事業(yè)單位的財(cái)務(wù)共享模式可以分基本核算模式、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)對(duì)接模式、行業(yè)共享模式以及全面共享模式這四個(gè)階段。第一階段,基本核算模式,基本核算模式所指的是事業(yè)單位財(cái)務(wù)的核算服務(wù)模式是構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的主導(dǎo)因素,主要是為了達(dá)到使會(huì)計(jì)核算不再分散,朝著集中化核算方向發(fā)展的最終目的,此類(lèi)核算模式非常適合構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的起步階段。第二階段,業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)對(duì)接模式,在業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)對(duì)接模式中起主要作用的是全面業(yè)務(wù)模式,主要是為了使事業(yè)單位的內(nèi)部以及外部的財(cái)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)交互共享,此類(lèi)對(duì)接模式非常適合已經(jīng)完成會(huì)計(jì)核算集中化處理的事業(yè)單位。第三階段,行業(yè)共享模式。在行業(yè)共享模式中最為關(guān)鍵的即是行業(yè)模式,主要是為了達(dá)到行業(yè)資源管理集約化的最終目的,此類(lèi)共享模式非常適合發(fā)展已經(jīng)十分成熟的財(cái)務(wù)共享中心。第四階段,全面共享模式,在全面共享模式中能夠起到主導(dǎo)作用的是決策支持模式,主要是為了達(dá)到實(shí)現(xiàn)全面業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息共享的最終目的,此類(lèi)共享模式非常適合已經(jīng)完成行業(yè)資源管理集約化的事業(yè)單位。
財(cái)務(wù)管理作為影響事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵,其主要框架就是全面預(yù)算,事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理包含了項(xiàng)目資金預(yù)算管理、材料和設(shè)施采購(gòu)管理、固定資產(chǎn)管理、合作雙方往來(lái)資金結(jié)算管理等,事業(yè)單位如果想要構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心,就需要進(jìn)一步將單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化[4]。只有健全財(cái)務(wù)管理制度,才能夠?qū)⑹聵I(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間的利益關(guān)系進(jìn)行有效的協(xié)調(diào),使各個(gè)部門(mén)之間存在的共性關(guān)系找到平衡點(diǎn),在最大程度上避免事業(yè)單位出現(xiàn)系統(tǒng)性財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。事業(yè)單位在對(duì)財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行優(yōu)化時(shí),需要結(jié)合自身實(shí)際的經(jīng)營(yíng)狀況和未來(lái)發(fā)展方向,將事業(yè)單位煩瑣、復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行簡(jiǎn)化處理,降低財(cái)務(wù)人員手動(dòng)錄入財(cái)務(wù)資料信息的工作量,這樣不僅能夠減輕財(cái)務(wù)人員的工作壓力,提高其工作效率,還可以有效地減少人為信息輸入出錯(cuò)的概率,增加財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性。
想要轉(zhuǎn)變事業(yè)單位傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理理念,建立全新的財(cái)務(wù)管理思想,就需要打破原有的固化思維,跟隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)行改革創(chuàng)新。轉(zhuǎn)變事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理思想,需要通過(guò)以下幾個(gè)方面進(jìn)行:首先,隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,如今我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代,事業(yè)單位也需要跳出舒適區(qū),打破固有的思維,對(duì)于財(cái)務(wù)辦公的流程進(jìn)行改革,改變傳統(tǒng)的手工記賬、紙質(zhì)報(bào)告審批的模式,在單位內(nèi)部實(shí)施電子化辦公的模式。例如:事業(yè)單位在進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)告審批時(shí),財(cái)務(wù)人員可以通過(guò)釘釘?shù)腛A審批向管理者提交日常報(bào)銷(xiāo)、轉(zhuǎn)賬申請(qǐng)、應(yīng)收壞賬、應(yīng)收回款等申請(qǐng),管理者在收到審批申請(qǐng)后進(jìn)行線(xiàn)上處理,這樣可以在很大程度上提高審批效率,同時(shí)也可以避免領(lǐng)導(dǎo)出差財(cái)務(wù)報(bào)告無(wú)人審批,耽誤整體項(xiàng)目計(jì)劃的尷尬情況。其次,我國(guó)諸多的事業(yè)單位雖然內(nèi)部結(jié)構(gòu)健全,但內(nèi)部結(jié)構(gòu)卻不夠?qū)I(yè)化,流程更是雜亂無(wú)章,因此,事業(yè)單位需要將自身組織結(jié)構(gòu)進(jìn)一步完善,使其更加標(biāo)準(zhǔn)化、專(zhuān)業(yè)化。最后,事業(yè)單位需要秉承公平、公正、公開(kāi)的財(cái)務(wù)管理理念,加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè),規(guī)避不良行為發(fā)生,確保事業(yè)單位財(cái)產(chǎn)安全。
在事業(yè)單位構(gòu)建信息共享系統(tǒng)過(guò)程中,需要與自身的實(shí)際運(yùn)營(yíng)狀態(tài)相結(jié)合,對(duì)事業(yè)單位現(xiàn)有資源進(jìn)行合理有效整合[5]。對(duì)于事業(yè)單位的人力資源部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、市場(chǎng)部門(mén)以及后勤部門(mén)等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)共享。構(gòu)建事業(yè)單位信息共享系統(tǒng)。第一,事業(yè)單位需要構(gòu)建財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享系統(tǒng),將各個(gè)部門(mén)之間對(duì)財(cái)務(wù)信息的輸入以及輸出端口進(jìn)行統(tǒng)一,將單位所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入方式均從手動(dòng)輸入改為電子掃描,這樣能夠在很大程度上提高工作人員的工作效率。第二,事業(yè)單位要在構(gòu)建的信息共享系統(tǒng)中設(shè)置自動(dòng)提示裝置,嚴(yán)格執(zhí)行審批在前、控制在中、監(jiān)督在后的運(yùn)營(yíng)機(jī)制,確保工作人員能夠在信息共享系統(tǒng)中獲取真實(shí)有效信息。第三,事業(yè)單位還需要將項(xiàng)目活動(dòng)預(yù)算編輯平臺(tái)、項(xiàng)目結(jié)算報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)、單位資產(chǎn)采購(gòu)平臺(tái)等的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的整合,有效提升各個(gè)平臺(tái)之間的溝通合作,使各平臺(tái)的數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)共享。
為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)收益,防止其由于受到財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)而損失收益,就需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)注。事業(yè)單位需要通過(guò)利用財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)對(duì)財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的處理能力以及算法建模能力,對(duì)事業(yè)單位所有的生產(chǎn)活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)、開(kāi)發(fā)項(xiàng)目以及經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目等進(jìn)行全方位、全過(guò)程的監(jiān)督管理。與此同時(shí),建議事業(yè)單位成立一個(gè)專(zhuān)業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì),該團(tuán)隊(duì)主要負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份以及對(duì)丟失的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)等工作,有效地保證財(cái)務(wù)共享中心在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中的安全性,使財(cái)務(wù)共享中心的作用能夠在最大程度上發(fā)揮出來(lái)。
除此之外,事業(yè)單位還可以將殺毒軟件安裝到各種財(cái)務(wù)設(shè)備的終端,利用殺毒軟件的殺毒功能定期對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檢查殺毒,以期進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享中心的完整性、安全性。這樣能夠在最大程度上減少財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn),使事業(yè)單位更加持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。
事業(yè)單位想要加快對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建,就要注重自身的資源整合和優(yōu)化,這就需要事業(yè)單位進(jìn)一步加強(qiáng)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)之間的溝通合作,使業(yè)財(cái)融合的模式真正落實(shí)到事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)營(yíng)當(dāng)中[6]。徹底打破事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)之間的溝通壁壘,建立部門(mén)之間的固定資產(chǎn)管理、流動(dòng)資產(chǎn)管理、行政管理、績(jī)效考核管理、項(xiàng)目活動(dòng)管理之間的信息實(shí)時(shí)共享,使事業(yè)單位內(nèi)部各類(lèi)信息資源實(shí)現(xiàn)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)信息共享,以達(dá)到滿(mǎn)足事業(yè)單位各部門(mén)之間不同需求的最終目的。
綜上所述,隨著我國(guó)社會(huì)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展,事業(yè)單位為了能更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展,為社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步創(chuàng)造更多的價(jià)值,務(wù)必要在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心。
事業(yè)單位構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展路徑主要分為四個(gè)階段,分別是基本核算模式、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)對(duì)接模式、行業(yè)共享模式和全面共享模式,在事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建完成后,能夠使事業(yè)單位的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)核算行為更加規(guī)范、財(cái)務(wù)管理的水平更加高,事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)成本大幅度降低,還能使事業(yè)單位的核心價(jià)值進(jìn)一步提高。但目前事業(yè)單位在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心過(guò)程中還存在著一些問(wèn)題,這還需要事業(yè)單位通過(guò)優(yōu)化事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理制度,轉(zhuǎn)變事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理思想,構(gòu)建事業(yè)單位信息共享系統(tǒng),加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的控制,加強(qiáng)事業(yè)單位資源整合優(yōu)化等措施,積極構(gòu)建符合事業(yè)單位發(fā)展的財(cái)務(wù)共享中心,為事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。
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財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(Financial Shared Service Center,簡(jiǎn)稱(chēng)FSSC)是近年來(lái)出現(xiàn)并流行起來(lái)的會(huì)計(jì)和報(bào)告業(yè)務(wù)管理方式。它是將不同國(guó)家、地點(diǎn)的實(shí)體的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)拿到一個(gè)SSC(共享服務(wù)中心)來(lái)記賬和報(bào)告,這樣做的好處是保證了會(huì)計(jì)記錄和報(bào)告的規(guī)范、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一,而且由于不需要在集團(tuán)的每個(gè)公司和辦事處都設(shè)會(huì)計(jì)。節(jié)省了系統(tǒng)和人工成本,但這種操作受限于某些國(guó)家的法律規(guī)定。
財(cái)務(wù)共享中心一般為人員素質(zhì)較高的制造業(yè)企業(yè)所屬各分支機(jī)構(gòu)、辦事處服務(wù)。這些分支機(jī)構(gòu)、辦事處往往只承擔(dān)銷(xiāo)售任務(wù),而無(wú)復(fù)雜的財(cái)務(wù)核算需求。