文/張欽 (渤海船舶職業(yè)學(xué)院)
近些年來,高職院校在政策的支持下快速發(fā)展。但學(xué)校在財務(wù)管理方面存在的問題也日益凸顯。愈發(fā)復(fù)雜的管理內(nèi)容、逐步擴大的辦學(xué)規(guī)模給學(xué)校財務(wù)預(yù)算、收支管理、采購控制等帶來了巨大挑戰(zhàn)。面對不斷擴張的財務(wù)管理需求,僅限于基礎(chǔ)核算的財務(wù)信息系統(tǒng),已經(jīng)不能滿足學(xué)校財務(wù)管理的實際需要。無論是在功能設(shè)計方面,還是在系統(tǒng)規(guī)劃方面,系統(tǒng)都無法與高職院校的發(fā)展建設(shè)相匹配。因此,全面提升高職院校財務(wù)信息化建設(shè)水平,實現(xiàn)財務(wù)管理工作的融合與創(chuàng)新,搭建符合學(xué)校需求的信息化平臺,是當(dāng)下高職院校完善財務(wù)管理體系時應(yīng)當(dāng)重視的核心任務(wù)。
從本質(zhì)上講,高職院校財務(wù)管理信息化,即將財務(wù)工作與信息技術(shù)統(tǒng)一起來,依賴信息系統(tǒng)構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、搭建信息共享平臺,借此提升財務(wù)管理時效性及準(zhǔn)確性。區(qū)別于原有財務(wù)管理模式,財務(wù)管理信息化模式將線下數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)移到線上,通過系統(tǒng)功能完成財務(wù)數(shù)據(jù)的收集、整理、保存及分析、歸類。高職院校實施的財務(wù)管理信息化需要打造賬務(wù)處理系統(tǒng)、財務(wù)審批系統(tǒng)、決策輔助系統(tǒng)以及信息共享系統(tǒng)等。通過各系統(tǒng)的匹配,設(shè)置審批關(guān)卡,控制財務(wù)節(jié)點,關(guān)注資金流動,評估財務(wù)數(shù)據(jù),分析財務(wù)計劃,完成預(yù)算、采購、收支控制等財務(wù)業(yè)務(wù)的銜接,優(yōu)化學(xué)校資源配置,推動學(xué)校實現(xiàn)辦學(xué)效益最大化。
在如今大數(shù)據(jù)時代背景下,高職院校財務(wù)管理信息化建設(shè)不僅是順應(yīng)時代對學(xué)校管理的要求,同時也是推動高職院校財務(wù)管理質(zhì)量升級的有效手段。借助信息系統(tǒng)對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速統(tǒng)計,評估學(xué)校收支狀況、綜合分析數(shù)據(jù)反映出的各類問題,能夠使學(xué)校管理視野脫離單一層次,實現(xiàn)對學(xué)校資源的全局把控,全面提升學(xué)校財務(wù)管理質(zhì)量。同時,各類數(shù)據(jù)和信息借助信息系統(tǒng)完成收集與整理,能夠選取更具有價值、更能夠提升學(xué)校經(jīng)濟與社會效益的信息,打破應(yīng)用局限,提高財務(wù)管理對學(xué)校管理的服務(wù)價值,助力學(xué)校提高自身競爭力。
高職院校完善信息化建設(shè),將助力學(xué)校構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,在監(jiān)管資金流動情況的同時,提高學(xué)校財務(wù)風(fēng)險防控水平。一方面減少財務(wù)數(shù)據(jù)傳輸過程中,由于人為失誤或系統(tǒng)漏洞造成的風(fēng)險;另一方面強化對資金流動的監(jiān)控,提高學(xué)校對財務(wù)風(fēng)險的監(jiān)管能力。
高職院校通過財務(wù)信息化建設(shè)構(gòu)建的信息平臺,能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)信息的高度共享。學(xué)校內(nèi)各部門以及內(nèi)外部信息需求者能夠借助該平臺,了解學(xué)校財務(wù)數(shù)據(jù)、分析學(xué)校財務(wù)狀況,對學(xué)校財務(wù)工作進(jìn)行及時、有效的監(jiān)督。這不僅能夠提升學(xué)校溝通效率、降低溝通成本,同時能夠提高財務(wù)信息透明度,提高信息平臺對學(xué)校財務(wù)工作的輔助與支持作用。
高職院校的財務(wù)信息化建設(shè)已經(jīng)取得階段性的成就,近些年來也在不斷進(jìn)行系統(tǒng)升級和補丁更新。但隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大、財務(wù)制度不斷完善,學(xué)校的信息化系統(tǒng)在功能設(shè)置方面以及系統(tǒng)框架方面逐漸滯后。現(xiàn)階段運行的財務(wù)系統(tǒng)在流程方面不能與財務(wù)業(yè)務(wù)的實際需求相匹配,出現(xiàn)流程融合性差、銜接性差等問題。尤其是預(yù)算流程方面,信息系統(tǒng)沒有起到應(yīng)有的鏈接作用。學(xué)校的信息化規(guī)劃中,各職能部門編制部門預(yù)算、領(lǐng)導(dǎo)層審核預(yù)算草案,以及重大項目的部門間溝通等流程均需要信息系統(tǒng)的支持,從而實現(xiàn)精細(xì)化的預(yù)算管理。信息系統(tǒng)的參與能夠為預(yù)算執(zhí)行層和預(yù)算管理層提供有效的鏈接,同時將預(yù)算編制、審核、監(jiān)控等流程聯(lián)系起來,滿足預(yù)算執(zhí)行層反映日常支出及專項項目預(yù)算執(zhí)行情況的實際需求。而學(xué)?,F(xiàn)有的信息系統(tǒng)并不符合高職院校預(yù)算業(yè)務(wù)的實際情況,與信息化建設(shè)規(guī)劃存在差距。系統(tǒng)銜接不暢,易導(dǎo)致數(shù)據(jù)斷層,加劇預(yù)算流程的耗時,難以滿足學(xué)校高效率的預(yù)算管理需求。學(xué)校部門復(fù)雜、預(yù)算數(shù)據(jù)龐大,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不僅覆蓋面廣,而且涉及多樣化的業(yè)務(wù)?,F(xiàn)有系統(tǒng)在預(yù)算管理功能方面仍需完善與改進(jìn)。
隨著學(xué)校的發(fā)展,高職院校涉及的經(jīng)濟業(yè)務(wù)愈發(fā)復(fù)雜。各部門根據(jù)自身經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際情況需求對應(yīng)的財務(wù)信息。例如財務(wù)部門需要部門預(yù)算信息、銀行支付信息、收費信息、學(xué)校債務(wù)信息等;人事部門需要教職工薪酬信息等;資產(chǎn)管理部門需要學(xué)校資產(chǎn)信息等;后勤部門需要學(xué)校水電費信息等。各部門對于學(xué)校財務(wù)信息的需求,促使他們應(yīng)用各自的信息系統(tǒng)收集相應(yīng)的信息。但各部門應(yīng)用的系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性較差,不同部門間獨立存在、無法實現(xiàn)有效的信息溝通。例如,部分學(xué)校的財務(wù)系統(tǒng)與人事系統(tǒng)不統(tǒng)一,造成薪酬統(tǒng)計方面的差異。甚至有部分學(xué)校出現(xiàn)同一部門,針對不同業(yè)務(wù)應(yīng)用的系統(tǒng)也相互獨立的情況。例如,財務(wù)部門實施銀行支付轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)管理的系統(tǒng)由開戶行研發(fā),而實施預(yù)算支付管理的系統(tǒng),由財政統(tǒng)一研發(fā)或購買專業(yè)財務(wù)軟件,兩個系統(tǒng)并不統(tǒng)一。系統(tǒng)之間的信息障礙,無法實現(xiàn)部門間的有效溝通,難以滿足各部門的財務(wù)信息需求,對各部門實施財務(wù)管控造成了巨大的阻礙。
財務(wù)部門是學(xué)校經(jīng)濟業(yè)務(wù)的統(tǒng)籌管理,但同時其他部門也需要參與到學(xué)校經(jīng)濟業(yè)務(wù)中,這就會形成部門間的信息交流。在教研部門、資產(chǎn)管理部門、人事部門的各類財務(wù)數(shù)據(jù),都會隨著經(jīng)濟業(yè)務(wù)的推進(jìn),匯總到財務(wù)部門中。通過對匯總數(shù)據(jù)的解讀,財務(wù)部門提取其中有價值的數(shù)據(jù)信息,為學(xué)校管理決策提供支持。然而各部門提供的海量數(shù)據(jù),由于數(shù)據(jù)收集者對于數(shù)據(jù)內(nèi)容理解的不同、實際工作的差異,匯總到財務(wù)部門的數(shù)據(jù)口徑并不統(tǒng)一。差異的數(shù)據(jù)口徑會影響學(xué)校管理決策的可靠性。由于部門之間缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計模式,財務(wù)部門無法直接應(yīng)用數(shù)據(jù),而是需要整理、歸類、消除數(shù)據(jù)差距,這不僅降低了財務(wù)部門工作效率,同時也影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
目前,高職院校實施財務(wù)信息化建設(shè)時,著重關(guān)注提升財務(wù)工作效率、實現(xiàn)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型,對于財務(wù)風(fēng)險的管控存在一定的缺失。學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)中針對風(fēng)險控制工作的支持很少。出現(xiàn)此類問題的原因,一方面在于財務(wù)管理信息系統(tǒng)與財務(wù)內(nèi)控規(guī)范體系無法有機融合,對于財務(wù)信息規(guī)范、操作人員權(quán)限、業(yè)務(wù)處理流程并未通過內(nèi)控制度與細(xì)則予以明確,以致財務(wù)人員在操作系統(tǒng)時缺乏制度約束,存在風(fēng)險漏洞;另一方面,高職院校在財務(wù)管理信息化建設(shè)時,信息技術(shù)水平受限、建設(shè)經(jīng)驗較少,因此在系統(tǒng)設(shè)置、軟件管理、系統(tǒng)應(yīng)用等方面存在欠缺,可能造成系統(tǒng)安全漏洞,引發(fā)信息泄露等風(fēng)險[1]。
高職院校財務(wù)管理信息化建設(shè)不僅要實現(xiàn)各個軟件的組合,同時也要強化系統(tǒng)與學(xué)校財務(wù)制度、內(nèi)控制度、管理流程、業(yè)務(wù)程序之間的銜接與配合。而銜接這些要素的,正是運用財務(wù)系統(tǒng)實施財務(wù)管理的財務(wù)人員。如果財務(wù)人員對于系統(tǒng)的重視度不足或不具備信息系統(tǒng)的操作技能,將難以推進(jìn)高職院校財務(wù)管理信息化建設(shè)工作。目前高職院校財務(wù)管理團隊打造及專業(yè)人才的儲備并未受到重視,財務(wù)人才的培養(yǎng)始終未能實現(xiàn)信息技術(shù)培訓(xùn)的跟進(jìn)。絕大多數(shù)高職院校財務(wù)人員具備會計學(xué)、經(jīng)管類知識儲備,但計算機信息技術(shù)知識掌握較少。掌握財務(wù)專業(yè)技能與信息技術(shù)知識的復(fù)合型人才少之又少。培訓(xùn)機制欠缺是出現(xiàn)此類問題的主要原因。也正是由于培訓(xùn)機制的欠缺,學(xué)校信息化建設(shè)難以取得實質(zhì)性進(jìn)展。
高職院校打造完善的財務(wù)信息化平臺,應(yīng)將預(yù)算監(jiān)管作為管理重點,在預(yù)算模塊中強化編制、審核、執(zhí)行及反饋等管理關(guān)鍵點,形成動態(tài)的預(yù)算監(jiān)控,強化預(yù)算流程之間的銜接。
首先,學(xué)校要打破預(yù)算編制的固有思維,將精細(xì)化管理納入預(yù)算管理體系。在原有的預(yù)算系統(tǒng)中,強化事前、事中、事后循環(huán)式的預(yù)算管理結(jié)構(gòu)。其次,學(xué)校要搭建完善的數(shù)據(jù)處理設(shè)施,為財務(wù)決策提供服務(wù)。尤其是在預(yù)算管理方面,為實現(xiàn)精細(xì)化管理,搭建更為完善的數(shù)據(jù)庫、云平臺。一方面,錄入預(yù)算明細(xì),推動預(yù)算精細(xì)化管理;另一方面強化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計,根據(jù)學(xué)校實際情況制定具有針對性的預(yù)算方案,將信息技術(shù)手段與預(yù)算管理相統(tǒng)一[2]。增加的數(shù)據(jù)庫功能或云端存儲器功能,要特別注意規(guī)范化設(shè)置預(yù)算數(shù)據(jù)上報標(biāo)準(zhǔn)。第三,預(yù)算下達(dá)執(zhí)行后,信息系統(tǒng)要建立預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控方案,實施動態(tài)性的監(jiān)控管理。預(yù)算系統(tǒng)要具有差異警示功能,根據(jù)預(yù)算差異及時發(fā)出警報提示,向領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)部門反饋數(shù)據(jù)及改善意見;向?qū)徲嫴块T提出風(fēng)險控制警示;向管理層提供預(yù)算考評數(shù)據(jù)。一方面,要保證預(yù)算執(zhí)行過程中所有數(shù)據(jù)快速上傳、準(zhǔn)確下達(dá);另一方面也要根據(jù)預(yù)算執(zhí)行情況實時比對預(yù)算指標(biāo),將比對結(jié)果與最終的預(yù)算考評統(tǒng)一起來,提供考評依據(jù),為持續(xù)性的預(yù)算優(yōu)化提供支持。
在原有的信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上,高職院校要增設(shè)信息交換平臺,強化部門間的溝通聯(lián)系。首先,針對各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的已有數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納與整理,同步對不同部門所需的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行需求分析。一方面,將已有數(shù)據(jù)中,能夠滿足財務(wù)部門需要,且具有后續(xù)使用價值的,導(dǎo)入新建的信息交換平臺;另一方面,根據(jù)需求分析建立財務(wù)信息模塊,滿足各部門信息查閱需求。其次,強化財務(wù)部門對財務(wù)信息的提取和整理。財務(wù)部門除針對財務(wù)部門需求整理各類信息數(shù)據(jù)外,還要針對其他職能部門需求建立信息收集渠道,將獲取的信息傳輸?shù)叫畔⒔粨Q平臺中,為有關(guān)部門數(shù)據(jù)獲取提供助力。最后,針對信息平臺數(shù)據(jù)錄入,學(xué)校要建立錄入標(biāo)準(zhǔn)、提升錄入規(guī)范性,借此保證各部門數(shù)據(jù)交換的準(zhǔn)確性、提高數(shù)據(jù)利用率。通過強化部門間的溝通與鏈接,全面提升財務(wù)管理效率。
高職院校推進(jìn)財務(wù)管理信息化建設(shè),最主要的目的是為財務(wù)管理流程打造通暢的信息溝通渠道。每一個單元數(shù)據(jù)的格式及標(biāo)準(zhǔn)都會影響信息溝通渠道的通暢性。因此,學(xué)校要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式,借此將不同業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)串聯(lián)起來,推動財務(wù)管理改革。
首先,針對現(xiàn)有信息系統(tǒng)的財務(wù)服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新。主要的創(chuàng)新點要落在數(shù)據(jù)共享上。所有數(shù)據(jù)溝通路徑均要形成系統(tǒng)鏈接,避免只通過人工處理方式進(jìn)行傳遞。學(xué)校要盡可能減少需要大量信息輸入的單一數(shù)據(jù)傳遞,避免工作步驟的重復(fù)、工作節(jié)奏的拖沓。其次,分析學(xué)校目前所有的經(jīng)濟業(yè)務(wù),建立統(tǒng)一且能夠匹配業(yè)務(wù)需求的數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)口徑。每一個部門以及每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),都要具備讀取其他部門或上一環(huán)節(jié)共享數(shù)據(jù)的能力。例如,學(xué)校資產(chǎn)采購初始環(huán)節(jié),資產(chǎn)管理部門建立標(biāo)準(zhǔn)化采購信息單,錄入信息共享平臺。財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門以及設(shè)備實際使用部門,均能夠讀取該信息單,并根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限,修改其中的內(nèi)容[3]。通過標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)鏈接,每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都緊密銜接起來,學(xué)校既能夠提升經(jīng)濟業(yè)務(wù)執(zhí)行透明度,實現(xiàn)實時的監(jiān)管,同時也能夠借助及時的數(shù)據(jù)更新、快捷的數(shù)據(jù)查詢,快速處理突發(fā)狀況,提高學(xué)校財務(wù)管理效率。
隨著高職院校的持續(xù)發(fā)展、業(yè)務(wù)范圍愈發(fā)廣泛,學(xué)校的資金規(guī)模也在持續(xù)擴張,這意味著學(xué)校面臨的財務(wù)風(fēng)險越來越多。信息系統(tǒng)的建設(shè),不僅要解決學(xué)校財務(wù)數(shù)據(jù)傳遞工作量大、耗時長的問題,同時也要解決錯誤率高、信息安全隱患的問題。要借助信息化建設(shè),強化財務(wù)內(nèi)控管理。進(jìn)一步滿足高職院校財務(wù)管理的需求。
一是強化高職院校財務(wù)信息系統(tǒng)與財務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息、內(nèi)控管理的鏈接。既要將教育教學(xué)、資產(chǎn)管理、人事管理等涉及的業(yè)務(wù)經(jīng)濟活動統(tǒng)一起來,由財務(wù)平臺集中進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。同時也要將審批環(huán)節(jié)、溝通環(huán)節(jié)、信息查詢環(huán)節(jié)納入信息系統(tǒng)中,利用信息系統(tǒng)完善內(nèi)控管理體系。例如,將差旅費報銷進(jìn)度信息查詢、收費賬戶數(shù)據(jù)查詢、預(yù)算方案審批、薪酬發(fā)放、采購審核等環(huán)節(jié)納入信息系統(tǒng)中,最大化地實現(xiàn)線上操作,借此強化內(nèi)控管理鏈接,提升信息流轉(zhuǎn)速度,減少人工處理環(huán)節(jié)帶來的信息失真風(fēng)險。
二是加強高職院校財務(wù)信息化內(nèi)控監(jiān)管力度,制定完善的信息化操作規(guī)范?;诂F(xiàn)有系統(tǒng),進(jìn)一步優(yōu)化內(nèi)控監(jiān)管,發(fā)揮內(nèi)控監(jiān)督職能。針對各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)加大監(jiān)督力度,針對信息交換平臺監(jiān)控數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性和安全性,降低風(fēng)險發(fā)生概率。
三是積極借鑒企業(yè)信息化建設(shè)成功經(jīng)驗,在系統(tǒng)設(shè)置、軟件管理、系統(tǒng)應(yīng)用等方面注重信息安全管控。除積極更新安全系統(tǒng)、保持良好的安全系統(tǒng)運行狀態(tài)以外,還要按需備份財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù),避免數(shù)據(jù)丟失;設(shè)置系統(tǒng)查閱權(quán)限,避免數(shù)據(jù)泄露。
復(fù)合型人才將對高職院校未來發(fā)展產(chǎn)生重要性。因此,學(xué)校要高度重視復(fù)合型人才的培養(yǎng),結(jié)合財務(wù)信息化建設(shè)規(guī)劃,打造專業(yè)化、復(fù)合型的財務(wù)團隊。
一是從引進(jìn)角度考慮復(fù)合型人才隊伍的組建。在招聘之初就要考慮招納具有財務(wù)專業(yè)知識和信息技術(shù)的復(fù)合型人才。通過提高對人才的要求,為學(xué)校信息化建設(shè)工作注入新鮮血液。針對引入人才,強化專業(yè)技能,知識儲備,以及職業(yè)道德,信息技術(shù)實踐能力等多方面的考量,借此全面提升人才隊伍的綜合素質(zhì),同時提高學(xué)校在招聘工作、人資管理工作方面的精準(zhǔn)性。二是從后續(xù)培養(yǎng)角度關(guān)注財務(wù)人員培養(yǎng),打造遞進(jìn)式的培養(yǎng)機制。按照初步的崗位職責(zé)、專業(yè)技能;到進(jìn)階的財務(wù)專業(yè)知識、法律法規(guī)培訓(xùn);再到更加完善的信息技術(shù)知識培訓(xùn),全面提升財務(wù)人員的綜合技能,助力財務(wù)團隊轉(zhuǎn)型,為學(xué)校提供更加優(yōu)質(zhì)的財務(wù)服務(wù)。
財務(wù)問題將影響高職院校的建設(shè)與發(fā)展。面對信息化時代給學(xué)校管理發(fā)展帶來的調(diào)整,學(xué)校要真正地落實信息化建設(shè),借此提高辦學(xué)效益,從管理角度,關(guān)注綜合實力的提升,專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)。高職院校要借助信息化建設(shè),優(yōu)化財務(wù)管理模式,為學(xué)校發(fā)展提供充裕的經(jīng)費保障、提升學(xué)校辦學(xué)效益、助力學(xué)校發(fā)展和進(jìn)步。通過對目前高職院校財務(wù)管理信息化建設(shè)的分析,學(xué)校目前在預(yù)算流程、部門溝通、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險控制、財務(wù)人才等方面存在不足。學(xué)校要加強重視,推動管理變革,實現(xiàn)管理創(chuàng)新。加快財務(wù)管理信息化建設(shè)工作的革新,優(yōu)化預(yù)算管理系統(tǒng)功能、強化部門溝通與鏈接、構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)格式、加強信息化財務(wù)內(nèi)控、培養(yǎng)復(fù)合型財務(wù)人才,借此實現(xiàn)財務(wù)管理系統(tǒng)的優(yōu)化與改造,助力學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展。