企業(yè)內(nèi)部控制之合同管理存在的問題及對策探討

文/阮艷（東方出版中心有限公司）

隨著全球經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，外部市場環(huán)境的瞬息萬變，給企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展帶來了多種機(jī)遇的同時也迎來了多種挑戰(zhàn)。數(shù)以千計的企業(yè)紛紛出現(xiàn)，國外企業(yè)也紛紛涌入國內(nèi)，搶占國內(nèi)市場，使得國內(nèi)企業(yè)間的競爭愈發(fā)激烈。為了在激烈的市場競爭中立足，更好地維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，合同作為企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益的重要載體，則提高合同管理意識就顯得非常重要和非常必要。好的合同管理可促使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)行為更加規(guī)范，預(yù)防經(jīng)濟(jì)糾紛和法律糾紛；也能促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制以及管理經(jīng)營水平的提升，防治因為合同管理不當(dāng)而對企業(yè)造成經(jīng)營風(fēng)險以及影響經(jīng)濟(jì)效益。

一、企業(yè)內(nèi)部控制之合同管理的重要性、目的和原則

在企業(yè)發(fā)展的過程中，管理者在關(guān)注經(jīng)營效益的同時也應(yīng)提高企業(yè)經(jīng)營中的風(fēng)險防范意識，而內(nèi)部控制則是提升企業(yè)管理水平以及控制風(fēng)險的有力手段，其為企業(yè)的整體發(fā)展以及戰(zhàn)略目標(biāo)順利實現(xiàn)提供有力的保障。企業(yè)內(nèi)部控制像一張“網(wǎng)”，以全方位、立體的方式滲透到管理的各個方面，又像一條“直線”能將每一項管理制度串聯(lián)在一起，貫通各個業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，提高經(jīng)營管理的效率。此外，企業(yè)內(nèi)部控制也是一個動態(tài)的過程，它能在保障制度有效執(zhí)行的同時，對不科學(xué)和不規(guī)范的環(huán)節(jié)及時進(jìn)行調(diào)整改進(jìn)，從而保障企業(yè)在執(zhí)行中不偏離企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)。

因此，企業(yè)內(nèi)部控制是一種以風(fēng)險管理為導(dǎo)向的管理模式，通過對風(fēng)險的了解和防范，確保企業(yè)能夠穩(wěn)定、長效發(fā)展，這對企業(yè)競爭力提升以及持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。

為了加強和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制管理，財政部在2009年發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中就有相關(guān)明確的規(guī)定，其提出內(nèi)部控制主要的目標(biāo)是實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理能夠合法合規(guī)進(jìn)行，確保企業(yè)資產(chǎn)安全以及財務(wù)報告等信息的準(zhǔn)確性和全面性，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營效果的提升，最終實現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)及戰(zhàn)略目標(biāo)。

在內(nèi)部控制中，合同管理是重要部分，是防范企業(yè)風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)。因此，合同管理應(yīng)該盡可能做到全業(yè)務(wù)、全崗位、全過程的管理。加強合同管理的目的，其一是為了促進(jìn)合同有效履行，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，降低經(jīng)營管理風(fēng)險；其二是在財務(wù)方面實現(xiàn)經(jīng)營成本的合理控制，以合同為依據(jù)測算預(yù)計的現(xiàn)金流入和流出，為資金合理有效率的運用提供保障，為企業(yè)的運營和進(jìn)一步發(fā)展未雨綢繆，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化的實現(xiàn)。因此，我們必須要正確認(rèn)識到合同管理在企業(yè)內(nèi)部控制管理乃至企業(yè)運營管理中的重要性。

加強合同管理，其遵循的原則應(yīng)當(dāng)與企業(yè)內(nèi)部控制的基本原則相一致。即應(yīng)遵從：

（1）全面性原則。合同管理應(yīng)當(dāng)貫穿合同訂立、合同履行、合同登記和合同糾紛處理等全過程，盡可能地覆蓋企業(yè)的各項業(yè)務(wù)及工作內(nèi)容。

（2）重要性原則。合同管理體現(xiàn)全面性的同時，還需要遵循重要性的原則對涉及的一些重要事項以及關(guān)鍵內(nèi)容重點關(guān)注，必要的時候要針對這些重要性事項及內(nèi)容采取預(yù)控手段，避免后續(xù)出現(xiàn)問題或者降低問題影響。

（3）制衡性原則。合同管理開展中還需要體現(xiàn)制衡性原則，要針對企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、部門設(shè)置、責(zé)任落實及分配、工作流程等建立制約和監(jiān)督，確保良好的運營效率。

（4）適應(yīng)性原則。合同管理中，要求簽訂的內(nèi)容要依據(jù)國家政策及企業(yè)實情，保持和企業(yè)經(jīng)營管理、市場水平、工作范圍等的適應(yīng)性，且還要結(jié)合外部大環(huán)境實時發(fā)展做好經(jīng)濟(jì)活動工作的合理調(diào)整，對合同內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)優(yōu)化和更新。

（5）成本效益原則。效益是企業(yè)發(fā)展的根本目的，合同管理工作也要體現(xiàn)成本效益，在合同的訂立和履行中要做好實際成本和預(yù)期效益間的平衡，實現(xiàn)成本控制。

除上述原則之外，對于合同管理還要遵從安全保密性原則、誠實守信原則、公平原則等。

二、內(nèi)部控制之合同管理存在的問題

（一）合同訂立環(huán)節(jié)存在的問題

第一，經(jīng)濟(jì)活動開始，未訂立合同，給企業(yè)帶來經(jīng)營風(fēng)險。部分企業(yè)對合同的簽訂不夠重視，業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)洽談時往往不簽訂合同，習(xí)慣與客戶口頭約定相關(guān)事宜，等到企業(yè)履行結(jié)算義務(wù)財務(wù)支付價款或預(yù)付貨款時，既沒有合同也沒有發(fā)票等結(jié)算憑證作為依據(jù)，這樣不僅大大增加了財務(wù)合規(guī)性的風(fēng)險，也增加了稅務(wù)風(fēng)險，使得企業(yè)在匯算清繳時因沒有取得合規(guī)票據(jù)而納稅調(diào)增，增加了企業(yè)的稅負(fù)。不光如此，事后一旦發(fā)生糾紛走司法程序時，因為企業(yè)沒有簽訂合同，很難得到法律的支持，使企業(yè)的正常權(quán)益無法得到法律保障。

第二，合同簽訂前，企業(yè)要對對方綜合情況全面了解和分析，做好資格及信用等情況的核查，若忽視此環(huán)節(jié)導(dǎo)致對方的履約能力不足，勢必會使企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受損。尤其是對于企業(yè)將簽署的重大合同，通常內(nèi)控完善的企業(yè)都會要求對供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查，其調(diào)查的內(nèi)容包括：商業(yè)信譽、財務(wù)穩(wěn)定性、重大擔(dān)保事項、或有事項、法律糾紛等，從而確保對方對于合同生效后的履約能力。一些大型企業(yè)也會建立自己的供應(yīng)商信息庫，對于資信狀況良好的建立供應(yīng)商白名單，履約情況不好的計入供應(yīng)商黑名單，有利于企業(yè)在下次簽署合同前選取符合條件的供應(yīng)商，避免因供應(yīng)商選擇不當(dāng)給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)損失。而且企業(yè)供應(yīng)商信息庫是以計算機(jī)為載體，通過計算機(jī)來選取在一定程度上也體現(xiàn)出了其客觀公正性。

第三，重大的、復(fù)雜的或?qū)I(yè)性強的合同沒有組織熟悉技術(shù)、法律和財會知識的人參與談判等相關(guān)工作，對合同條款、格式審核不嚴(yán)格。實際工作中，業(yè)務(wù)部門需要從業(yè)務(wù)的角度出發(fā)，對合同中所約定的內(nèi)容、業(yè)務(wù)開展模式等進(jìn)行剖析；法務(wù)部門需要從法律的層面來考慮，檢查合同條款中存在的潛在法律風(fēng)險，檢查合同各方的責(zé)任、權(quán)益是否建立完善；財務(wù)部需要關(guān)注合同中價款是否含稅，稅率、支付條款、價款結(jié)算方式、發(fā)票的類型等是否明確，有無歧義，是否會涉及財稅風(fēng)險等。通常大型企業(yè)職能崗位較為健全，對于一份合同從策劃洽談到簽訂需要在多個部門之間流轉(zhuǎn)，一環(huán)扣一環(huán)，形成了合同會簽的模式。即每個部門根據(jù)自己部門的崗位職責(zé)在授權(quán)范圍內(nèi)審視合同內(nèi)容，認(rèn)真分析研究，提出簽報意見，必要時對合同條款做出修改，并做好準(zhǔn)確記錄。合同會簽?zāi)Ｊ阶尭鞑块T發(fā)揮專長履行職責(zé)的同時，也形成各部門之間的互相監(jiān)督，避免因合同條款簽訂不當(dāng)?shù)仍蛩a(chǎn)生的重大風(fēng)險及重大疏漏；避免因合同授權(quán)審批不明確，導(dǎo)致合同未審批、越權(quán)審批帶來的風(fēng)險。

（二）合同履行環(huán)節(jié)存在的問題

第一，合同生效后在執(zhí)行中，因沒有參照合同約定的內(nèi)容與實際履行情況進(jìn)行比對，沒有做到有效監(jiān)控及動態(tài)管理，未能及時發(fā)現(xiàn)問題或者采取有效措施及時彌補損失，從而給企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益帶來一定程度的損失的風(fēng)險。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時跟進(jìn)合同的履約進(jìn)度，監(jiān)督對方的執(zhí)行情況，涉及價款支付或收取的應(yīng)及時和財務(wù)部門溝通反饋。財務(wù)部門則應(yīng)當(dāng)作好合同審查，審查確定沒有問題后再嚴(yán)格按照合同條款進(jìn)行結(jié)算，若合同結(jié)算要求為分期付款，則財務(wù)人員應(yīng)與業(yè)務(wù)人員及時溝通，互相對賬，確認(rèn)對方的履約情況后，方可支付結(jié)算。如果對方未按合同條款履約的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并及時向業(yè)務(wù)部門反饋，向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報告。另外，合同的有效執(zhí)行和管理，有利于企業(yè)合理調(diào)配資金，提高資金的利用效率；對于因?qū)Ψ絺鶆?wù)糾紛或資金匱乏超過履約期限很久的，企業(yè)也可以采取司法程序獲取賠償或終結(jié)合同及時止損。

第二，未按規(guī)定的程序辦理合同變更和解除等，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受損的風(fēng)險。合同變更可能涉及合同內(nèi)容的變更、合同主體的變更、合同結(jié)算方式、合同價款的變更等。合同主體的變更可能涉及債權(quán)人債務(wù)人的變更，也可能因此而導(dǎo)致債權(quán)債務(wù)金額的變更。通常情況每個企業(yè)根據(jù)自己的實際情況，按照權(quán)責(zé)對等的原則確定一個牽頭部門或牽頭人，對合同變更事項全流程實行統(tǒng)一管理，有效地進(jìn)行歸口管理，確保每個部門都知曉應(yīng)對，尤其是財務(wù)部，從而避免由于合同變更產(chǎn)生風(fēng)險，進(jìn)而影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

（三）合同后續(xù)管理存在的問題

第一，合同糾紛處理不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)或國家利益受損的風(fēng)險。合同發(fā)生糾紛的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時效內(nèi)與對方談判。完成合同糾紛的協(xié)商后，雙方要按照協(xié)商后的情況進(jìn)行書面協(xié)議的簽訂，如果合同糾紛通過協(xié)商不能解決，負(fù)責(zé)人要結(jié)合合同約定采取仲裁或者訴訟等方式處理。

第二，企業(yè)合同管理工作中，還存在合同登記、統(tǒng)計、流轉(zhuǎn)與保存等諸多問題，進(jìn)而對合同履行產(chǎn)生不利。相關(guān)部門要做好合同登記，并定期開展合同的統(tǒng)計、歸檔和審查等工作，對合同履行及變更等事宜還要重點登記，實現(xiàn)全過程以及封閉化的管理。如果合同涉及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動，應(yīng)當(dāng)同時提交財務(wù)部門作為賬務(wù)處理和稅務(wù)處理的依據(jù)，也能夠更好地在接受審計檢查時提供依據(jù)。

第三，合同涉及諸多機(jī)密內(nèi)容，如國家秘密、工作秘密以及商業(yè)秘密等，這些內(nèi)容如果遭到泄露，可能會導(dǎo)致企業(yè)甚至國家利益受到損害。企業(yè)要重視合同安全工作，沒有批準(zhǔn)的情況下一定不能泄露合同內(nèi)的國家秘密以及工作秘密等內(nèi)容，必要時雙方可以簽訂保密協(xié)議。

三、內(nèi)部控制之合同管理的控制措施

第一，加強內(nèi)部控制管理意識，有效落實合同管理。企業(yè)內(nèi)部控制中，合同管理至關(guān)重要。企業(yè)管理人員會過于注重企業(yè)的各種經(jīng)營效益，但是對于內(nèi)部控制的認(rèn)識卻不夠全面，基層員工又忽略了其重要作用。因此我們必須深刻意識到合同管理在企業(yè)運營管理中的作用，通過加強對內(nèi)部管理者和工作人員的在職業(yè)素質(zhì)、內(nèi)控管理方面的宣傳教育，增強企業(yè)每位員工的合同管理意識，從而為合同管理在全業(yè)務(wù)、全流程的貫徹執(zhí)行打下堅實的基礎(chǔ)。

第二，健全相關(guān)的管理制度，健全保障機(jī)制，優(yōu)化合同管理流程，提高合同管理效率，降低合同管理風(fēng)險，推動合同規(guī)范管理。比如可建立和完善《合同管理制度》《印章管理制度》《分級授權(quán)管理制度》《合同履行情況評估制度》《合同管理考核與責(zé)任追究制度》。企業(yè)要對要合同做好歸口管理工作，明確和落實人員責(zé)任。企業(yè)可以每年年末開展合同履行情況并對具體情況進(jìn)行綜合分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程存在的問題；如果發(fā)現(xiàn)合同訂立以及履行中存在違法違規(guī)情況，要對相關(guān)人員責(zé)任嚴(yán)格追究并處罰。

第三，實現(xiàn)合同管理的信息化。信息化是現(xiàn)代企業(yè)管理的必然趨勢，利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺，可以大大提升企業(yè)綜合管理效率，有以下幾個“有利于”：

（1）有利于實現(xiàn)資源共享，將業(yè)務(wù)和財務(wù)信息互通，推進(jìn)業(yè)財融合；

（2）有利于精細(xì)化管理，將職責(zé)細(xì)化、明確化。不論從業(yè)務(wù)部門對合同的策劃開始，到談判擬定合同，到審核，最終簽署，還是簽訂后的履行情況，及后續(xù)合同發(fā)生的變更、歸檔等環(huán)節(jié)，都可以做到全業(yè)務(wù)、全流程、全節(jié)點的監(jiān)管；

（3）有利于財務(wù)收入、成本結(jié)算，賠償支付及質(zhì)保金退還等事宜；

（4）有利于預(yù)算管理目標(biāo)的實現(xiàn)。部分企業(yè)通常會在年末編制次年的預(yù)算，其中包括財務(wù)預(yù)算中的現(xiàn)金預(yù)算，而合同就是編制現(xiàn)金收支的基礎(chǔ)，也是相對比較客觀可靠的。企業(yè)根據(jù)合同履行情況及時調(diào)整預(yù)算，進(jìn)而細(xì)化和落實各個部門及人員的責(zé)任，構(gòu)建綜合化和系統(tǒng)化的預(yù)算職責(zé)體系，能夠有效促進(jìn)預(yù)算有效執(zhí)行；從而高效實現(xiàn)合同的動態(tài)管理、精細(xì)化管理，提高經(jīng)營管理效率，降低了人為因素造成的差錯率；

（5）有利于合同留檔、調(diào)閱管理等。

第四，將合同管理與績效考核掛鉤。一份合同從簽訂到執(zhí)行會根據(jù)合同類型的不同在業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、辦公室乃至人力資源部、風(fēng)控部門多部門之間流轉(zhuǎn)。合同的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)項目進(jìn)展情況的推進(jìn)，對項目成本、毛利進(jìn)行監(jiān)督反饋；財務(wù)部門對資金到賬、價款支付、保證金、傭金等進(jìn)行管理；風(fēng)控部門對合同執(zhí)行過程的質(zhì)量、安全、進(jìn)度進(jìn)行風(fēng)險把控。一份合同各個部門都有自己細(xì)化的職責(zé)分工，企業(yè)管理層可以在年度績效考評時，把合同管理列為績效考評的考評因素之一，賦予其一定的權(quán)重，這樣，既能促使各部門提高合同管理的重視程度，督促各部門更為有效地執(zhí)行合同管理，同時也有利于促進(jìn)跨部門之間的高效溝通和有效協(xié)作，更好地推進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)的開展和結(jié)算。

四、結(jié)語

總之，企業(yè)內(nèi)控管理與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，而內(nèi)控管理中的合同管理將會隨著收入準(zhǔn)則的執(zhí)行愈發(fā)重要。因此，對合同進(jìn)行有效的、規(guī)范化的管理頗具重要意義，也非常有必要。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者必須對此予以很大的關(guān)注。

目前，我國的企業(yè)內(nèi)部控制管理還面臨著諸多問題，合同管理通常不被管理層所重視，而合同管理工作的效果直接影響企業(yè)穩(wěn)定運營及發(fā)展，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的獲取及實力提升也具有重要作用。

在了解合同管理的必要性和重要性后，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)對內(nèi)控管理和合同管理高度重視。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自己的實際情況，調(diào)整管理方式，提高合同風(fēng)險防范意識及水平，強化全員的合同管理意識及觀念，在合同履約中做好工作把控，并提升相關(guān)人員綜合素養(yǎng)，從而推動合同管理水平的全面提升，為企業(yè)的降本增效打下堅實的基礎(chǔ)，進(jìn)而推動企業(yè)的健康發(fā)展。