新時期醫(yī)院人事檔案信息化管理的創(chuàng)新策略

葉曉靜

（海南醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院）

醫(yī)院人事檔案功能是對人進(jìn)行多角度的、全面的、歷史性地考察資料匯總，是對重要事件、資料的保護(hù)和記錄，是人們生活、工作中非常重要的憑證，能夠為醫(yī)院人才培養(yǎng)、績效工資改革以及工作調(diào)整進(jìn)行提供依據(jù)。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的進(jìn)行，我國醫(yī)院無論是數(shù)量還是規(guī)模都有了明顯的變化，這也導(dǎo)致醫(yī)院開展人事管理工作難度比較大。醫(yī)院人事檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)，能夠減少人力資源的消耗，降低工作難度，切實提高工作效率。

一、新形勢下醫(yī)院做好人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）能夠幫助醫(yī)院工作人員提高工作效率

以往醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理工作時，往往選擇人工手動保存的方式，這也導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理中，資料接收、資料整理以及資料的存放需要耗費(fèi)非常大的人力、物力，并且在保存的時候受到的不確定因素影響也比較多，給員工工作積極性和工作效率的提高造成極大的影響。以往進(jìn)行人事檔案管理的時候，往往選擇實體管理的方法，容易消耗非常多的人力資源和物力資源，工作進(jìn)程往往比較緩慢。將信息技術(shù)手段運(yùn)用進(jìn)來，能夠讓人事檔案管理進(jìn)行得更加快速和順利，工作效果也會有明顯的提高。比如，以往若是想要進(jìn)行某份人事檔案資料的查找，工作人員必須先知道檔案的保存編號，從資料柜中查找，耗費(fèi)的時間較長，準(zhǔn)確性也沒有保證。而將信息技術(shù)和人事檔案管理信息化建設(shè)相結(jié)合，能夠讓資料收納更加規(guī)范和高效，僅僅需要將信息輸入，便可以找到相關(guān)的材料，信息保存在電腦里也能夠節(jié)約大量的人力資源和材料資源，提高資源利用效率。

（二）能夠?qū)F(tuán)體發(fā)展較為直觀地展示出來

通過分析檔案管理經(jīng)驗可以發(fā)現(xiàn)，信息和數(shù)據(jù)是檔案管理的重要核心，因為檔案本身的數(shù)量比較多，層次界限不夠明顯，客觀說明了檔案建立和檔案管理的重要性[1]。對于醫(yī)院工作者而言，日程安排、團(tuán)隊運(yùn)作情況、問題策略方案制定、目標(biāo)制定、標(biāo)準(zhǔn)的修改和更新等都需要記錄下來，檔案的存在能夠很好地解決信息冗沉的問題，檔案管理也能夠做好信息種類的劃分，切實降低工作開展的難度和復(fù)雜性，工作效率會有明顯的提高。檔案管理能夠較為直觀地了解團(tuán)隊發(fā)展和運(yùn)作的實際情況，檔案的存在也能夠為工作的開展提供便利，在完成工作的同時提高的質(zhì)量。檔案管理本身便是一個整理大數(shù)據(jù)體系的過程，能夠讓數(shù)據(jù)信息更加系統(tǒng)、有條理，人們能夠較為直觀地了解自己需要的信息，任何團(tuán)隊建設(shè)都需要做好人事檔案管理，其能夠較為清晰地將團(tuán)隊運(yùn)作以及經(jīng)營情況展現(xiàn)出來，更加直觀地將團(tuán)體的發(fā)展情況展示出來。

（三）能夠為人們解決問題提供便利

醫(yī)院進(jìn)行人事檔案管理的目的是為了更好地解決問題，合理地利用其中存在的有效信息，這樣也能夠幫助團(tuán)體更好地應(yīng)對可能出現(xiàn)的變化，并針對當(dāng)前情況和問題進(jìn)行解決方案的制定，及時進(jìn)行方案的調(diào)整，利用檔案信息能夠較為準(zhǔn)確地進(jìn)行局勢的判斷，并進(jìn)行方案計劃的制定。這便要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到人事檔案信息的重要性，并做好利用和分析工作，科學(xué)地對存在的問題進(jìn)行分析，根據(jù)實際情況來進(jìn)行方案的制定。醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新也能夠給工作人員開展工作提供便利，幫助人們更好地解決問題，切實提高工作質(zhì)量，推動醫(yī)院更好地發(fā)展。

（四）能夠提高管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理是一個比較特殊的工作崗位，首先要求管理人員本身的思想素質(zhì)比較高，責(zé)任感比較強(qiáng)，此外，優(yōu)秀的管理人員還必須具有出色的創(chuàng)新能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，管理人員必須重視新技術(shù)的學(xué)習(xí)，緊跟時代的發(fā)展，將先進(jìn)的技術(shù)和方法運(yùn)用進(jìn)來，做好人事檔案的管理工作，避免出現(xiàn)人事檔案查找、使用困難的情況，真正發(fā)揮檔案所具備的社會價值。此外，檔案管理人才隊伍存在嚴(yán)重的不穩(wěn)定性，流動比較頻繁，變化較大，這也會給管理工作造成極大的阻力。這些流動性較強(qiáng)的人員往往身兼數(shù)職，在人事檔案管理方面不具備較為系統(tǒng)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹R，甚至可能是其他部門臨時派遣的。還有些人事檔案管理人員借助自身的條件，努力獲得更好的發(fā)展，這種情況下，人事檔案管理人員很難集中精力在本職工作上，也沒有積極主動地參與到培訓(xùn)中，自身業(yè)務(wù)素質(zhì)很難真正提高。醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)能夠在一定程度上提高對管理人員的要求，幫助醫(yī)院檔案管理人員切實提高其綜合素質(zhì)。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理現(xiàn)狀研究

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用愈加廣泛，人事檔案管理的作用也愈加重要。通過分析醫(yī)院人事檔案信息化管理現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院人事檔案信息化管理還存在以下幾個問題:

（一）人事檔案信息化管理意識比較薄弱

醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的過程中，人事檔案信息化建設(shè)是非常重要的環(huán)節(jié)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，醫(yī)院在病歷檔案管理上已經(jīng)逐步實現(xiàn)了信息化，特別是醫(yī)院的繳費(fèi)、掛號、查詢等信息化水平已經(jīng)比較高了。電子化也成為了醫(yī)院病歷檔案管理的重要要求，這也推動了醫(yī)院業(yè)務(wù)更好地開展，為醫(yī)院和患者節(jié)約了大量的時間成本。但是和業(yè)務(wù)部門相比，醫(yī)院人事管理信息化手段還沒有能夠得到很好的落實，信息化水平還需要進(jìn)一步提高。醫(yī)院部分領(lǐng)導(dǎo)以及人事檔案管理人員沒有對信息化管理的重要性有一個較為全面的認(rèn)知，這也導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)水平比較落后。上述問題的存在和醫(yī)院人事檔案管理體制有著直接的關(guān)系[2]。因為醫(yī)院本身是公共衛(wèi)生事業(yè)單位，這也導(dǎo)致了其性質(zhì)往往是公益性，醫(yī)院比較重視醫(yī)院科室的發(fā)展，在進(jìn)行資源配置的時候?qū)⒔^大多數(shù)的資源投入到了醫(yī)療服務(wù)科室中，不夠重視人事檔案信息化建設(shè)，在這一方面投入的資金比較少，這也直接導(dǎo)致醫(yī)院對人事檔案信息化管理不夠重視，給醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)更好地開展造成了極大的阻礙。

（二）人事檔案信息化建設(shè)投入比較少

醫(yī)院進(jìn)行檔案信息化管理的時候，人事檔案信息化是非常重要的內(nèi)容，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)需要人力、物力以及財力方面的支持。企業(yè)想要做好人事檔案信息化建設(shè)，必須投入足夠的資金進(jìn)行檔案智能庫房硬件以及相關(guān)軟件設(shè)施的建設(shè)，并且醫(yī)院人事檔案信息化管理系統(tǒng)軟件還需要有良好的后續(xù)更新服務(wù)，必須做好數(shù)據(jù)庫的維護(hù)，這些都需要有足夠的資金投入[3]。通過分析醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的過程可以發(fā)現(xiàn)，在醫(yī)院信息化建設(shè)中，需要有專業(yè)的檔案信息化管理人員，只有這樣才能夠確保工作推進(jìn)的合理性。但是通過分析醫(yī)院專業(yè)檔案信息化管理人才配置情況可以發(fā)現(xiàn)，人才配備嚴(yán)重不足，這也給醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)更好地進(jìn)行造成了極大的阻礙。

（三）人事檔案信息資源利用受到一定的影響

因為醫(yī)院人事檔案管理中涉及的個人隱私比較多，管理的保密性要求也比較高，特別是對于那些非共享的內(nèi)容，更是要求進(jìn)行封閉式管理，這也會給醫(yī)院人事檔案信息化工作更好地開展造成比較大的影響。因此，需要重視醫(yī)院員工人事檔案信息的深度挖掘，才能夠更好地了解醫(yī)院人員的信息以及其工作情況，但是醫(yī)院人事檔案核心信息缺失較為嚴(yán)重，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)難度比較大?？傊?，醫(yī)院人事檔案信息化管理雖然能夠給檔案利用人員提供較為有效的檔案服務(wù)，也能夠切實提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率，但是人事檔案本身的安全性和保密性要求較高，這也要求醫(yī)院進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的時候，必須做好二者關(guān)系的協(xié)調(diào)，深入進(jìn)行相關(guān)的探討。

（四）醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃存在的問題和不足

雖然現(xiàn)在有些醫(yī)院已經(jīng)進(jìn)行了人事檔案信息化建設(shè)工作，但是因為標(biāo)準(zhǔn)較為欠缺，在系統(tǒng)設(shè)計的時候基本上都運(yùn)用了檔案管理基本模塊，沒有認(rèn)真地分析醫(yī)院人事檔案管理的實際需要，這也導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理模塊和實際情況不相符，對其作用的發(fā)揮造成了極大的影響[4]。醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)規(guī)劃較為欠缺，這也會導(dǎo)致系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)不夠合理，很難將醫(yī)院人事檔案管理的相關(guān)情況展示出來,這也給醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)造成了極大的負(fù)面影響。

三、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的策略分析

（一）必須認(rèn)識到醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性

想要做好醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和員工必須認(rèn)識到醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性，對醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)提供人力和物力支持。首先，醫(yī)院需要從內(nèi)部組織相關(guān)員工參與到人事檔案信息化管理培訓(xùn)中，或者組織醫(yī)院的員工、領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員參與到外部的學(xué)習(xí)和考察中，通過各種活動加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案信息管理的重視。其次，醫(yī)院進(jìn)行人事檔案信息化管理的過程中，需要對醫(yī)院人事檔案管理人員進(jìn)行引導(dǎo)，引導(dǎo)其參與進(jìn)來[5]。醫(yī)院進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的目的是為了完善更新醫(yī)院人事檔案的動態(tài)，確保更新的及時性，將其作用真正發(fā)揮出來。為了提高醫(yī)院人事檔案信息化資源的效益，必須確保醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)更新及時，將醫(yī)院人事檔案的作用發(fā)揮出來。為了將醫(yī)院人事檔案信息化資源效益發(fā)揮出來，必須確保醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)更新及時，必須把醫(yī)院人事檔案管理人員的工作積極性調(diào)動出來，主動進(jìn)行醫(yī)院人事檔案信息的更新和完善。

（二）重視醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)資源配置的優(yōu)化

醫(yī)院想要做好人事檔案信息化建設(shè)的資源配置，必須保證資金、人才以及軟硬件設(shè)置到位[6]。首先，在醫(yī)院年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，需要將人事檔案信息化建設(shè)資金納入其中，將醫(yī)院人事檔案信息化工作添加到醫(yī)院年度工作重點(diǎn)中去，給其配備專項資金，給人事檔案信息化工作的開展提供資金方面的支撐。其次，需要增加軟硬件設(shè)施的投入，根據(jù)檔案信息建設(shè)的相關(guān)要求，為人事檔案工作配置專用的軟硬件設(shè)施，比如智能庫房管理設(shè)備、除塵設(shè)備、濕度溫度智能控制系統(tǒng)等，還必須配備軟件設(shè)備，比如人事檔案管理軟件、圖像處理軟件以及數(shù)據(jù)庫存儲設(shè)備等。最后，必須做好醫(yī)院人事檔案信息化專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，使其真正地認(rèn)識到醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的重要性，重視專業(yè)檔案信息化管理人才的引進(jìn)及培養(yǎng)，建設(shè)人才評價體系及人才激勵制度，從而將醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性激發(fā)出來。并且，還必須重視醫(yī)院人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和政治能力的提高，增強(qiáng)工作人員檔案信息保密意識，引導(dǎo)相關(guān)工作人員自主進(jìn)行人事檔案管理知識的學(xué)習(xí)，特別是提高其人事檔案管理信息技術(shù)水平。

（三）做好醫(yī)院人事檔案信息動態(tài)管理工作

隨著社會科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為了人們獲取信息的重要渠道，也成為了人們工作、生活、學(xué)習(xí)必不可少的工具，并且隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，人們能夠隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的獲取[7]。這便要求醫(yī)院必須跟上信息化發(fā)展的趨勢，將信息化手段運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理中，從而推動各項工作更好地發(fā)展。想要做好醫(yī)院人事檔案信息動態(tài)管理，必須從實際出發(fā)做好管理工作。首先，醫(yī)院必須做好人事檔案信息平臺的動態(tài)建設(shè)和管理，特別是平臺功能的完善，根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理的實際需要，動態(tài)地進(jìn)行人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和運(yùn)用，并且還需要重視人事檔案管理系統(tǒng)的分類、統(tǒng)計、分析、檢索以及編目功能的開發(fā)，確保其和醫(yī)院人事檔案智慧化管理目標(biāo)相匹配，切實提高醫(yī)院人事檔案信息化管理的實際水準(zhǔn)。其次，需要重視醫(yī)院人事檔案信息化平臺中的信息更新，因為醫(yī)院人事檔案信息更新速度比較快，特別是人員調(diào)整、職稱評定、工資調(diào)整以及獎懲信息都可能隨時發(fā)生變化，必須及時補(bǔ)充醫(yī)院人事檔案相關(guān)信息，確保入庫人事檔案信息真正完整和真實。最后，需要根據(jù)醫(yī)院人員變動的實際情況，及時進(jìn)行檔案資料的更新，特別是要及時根據(jù)人員的流動情況來進(jìn)行檔案信息的調(diào)整，從而確保醫(yī)院人事檔案能夠為醫(yī)院業(yè)務(wù)的開展提供更好的服務(wù)[8]。

（四）及時進(jìn)行信息管理設(shè)施的完善

醫(yī)院進(jìn)行人事檔案信息化管理能夠切實提高醫(yī)院現(xiàn)代化、信息化水平，需要將強(qiáng)大的硬件設(shè)備合理運(yùn)用進(jìn)來，為管理工作更好地進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。所以，醫(yī)院必須重視軟硬件系統(tǒng)的管理和完善，每周做好系統(tǒng)設(shè)備的運(yùn)行檢查工作，并不斷進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，若設(shè)備出現(xiàn)故障，必須及時進(jìn)行更換和維修。對于管理軟件系統(tǒng)而言，也必須及時進(jìn)行更新，這樣才能夠提高信息管理工作的質(zhì)量和效率。此外，醫(yī)院也應(yīng)安排人事檔案管理人員參與到培訓(xùn)中，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息管理方式和手段，切實提高人事檔案信息管理水平。

四、結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為了跟上時代的需要，我們必須及時優(yōu)化和完善人事檔案信息管理工作，根據(jù)醫(yī)院人事檔案信息管理特點(diǎn)以及醫(yī)院的實際需要做好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和完善，從而切實提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平，將人事檔案管理的作用真正發(fā)揮出來。