■楊文丹
(寧夏銀川市煙草專賣(mài)局(公司))
煙草企業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的基礎(chǔ)支柱性產(chǎn)業(yè),但因?yàn)楦鞣N外部元素的影響和沖擊,導(dǎo)致市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)進(jìn)一步加劇,從而影響煙草企業(yè)的建設(shè)發(fā)展。采購(gòu)作為企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的重要環(huán)節(jié),會(huì)直接影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本,決定企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)地位,為此需要深入分析煙草企業(yè)采購(gòu)問(wèn)題,形成有效解決策略,促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康穩(wěn)定發(fā)展。
在采購(gòu)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中,違法違規(guī)行為會(huì)引發(fā)巨大采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。煙草企業(yè)在采購(gòu)中容易出現(xiàn)串標(biāo)和圍標(biāo)等問(wèn)題,部分煙草企業(yè)甚至在招標(biāo)活動(dòng)中還會(huì)遇到私下合謀,哄抬標(biāo)價(jià)等問(wèn)題,或供應(yīng)商利用多種企業(yè)名義參與投標(biāo),產(chǎn)生串標(biāo)。招標(biāo)中還會(huì)產(chǎn)生相似招標(biāo)書(shū)的問(wèn)題,投標(biāo)企業(yè)對(duì)應(yīng)報(bào)價(jià)和標(biāo)價(jià)較為接近,導(dǎo)致招標(biāo)方利益受損。項(xiàng)目招標(biāo)中還要防范轉(zhuǎn)包以及掛靠等問(wèn)題,中標(biāo)后未能按照具體規(guī)定履行責(zé)任,未得到招標(biāo)方授權(quán)條件下,直接把承包工程轉(zhuǎn)給各個(gè)承包單位。部分投標(biāo)企業(yè)甚至?xí)M(jìn)行低價(jià)搶標(biāo),最終出現(xiàn)不平衡報(bào)價(jià),無(wú)法在競(jìng)爭(zhēng)中得到優(yōu)勢(shì)順利中標(biāo)。低價(jià)搶標(biāo)的企業(yè)在中標(biāo)后因?yàn)闊o(wú)法履行合同要求,能力不足,會(huì)采取擅自修改合同內(nèi)容,調(diào)整設(shè)計(jì)方案,或利用其它方法延遲工期,阻礙正常采購(gòu)進(jìn)度[1]。
企業(yè)中的采購(gòu)問(wèn)題成因如下,第一是法律制度不完善,導(dǎo)致無(wú)法對(duì)市場(chǎng)行為受形成有效約束。法律法規(guī)于利益保護(hù)層面更加傾向投標(biāo)方,缺少招標(biāo)環(huán)節(jié)管理制度,針對(duì)各種不正當(dāng)?shù)慕灰撞僮魑茨懿扇『侠砜刂拼胧5诙窃谏婕盁熡梦镔Y、專用設(shè)備設(shè)施的單一來(lái)源采購(gòu)上,議價(jià)能力相對(duì)較差。部分項(xiàng)目盡管實(shí)施了比價(jià)操作,但采購(gòu)價(jià)格和市場(chǎng)零售價(jià)格兩者優(yōu)勢(shì)并不明顯,競(jìng)爭(zhēng)性談判、邀標(biāo)、詢價(jià)競(jìng)爭(zhēng)在操作中容易使某些深層問(wèn)題被掩蓋。第三是企業(yè)員工在思想意識(shí)層面,還不能充分認(rèn)識(shí)到嚴(yán)格規(guī)范的重要性,缺乏自我保護(hù)意識(shí)。企業(yè)相關(guān)管理者尚未意識(shí)到招標(biāo)采購(gòu)重要性,導(dǎo)致工作流于表面形式,未能準(zhǔn)確把握整個(gè)采購(gòu)流程管理價(jià)值。在遇到效率與規(guī)范的問(wèn)題上,存在先做后補(bǔ)問(wèn)題,隨意性大,對(duì)規(guī)范性要求存在麻痹大意、疏于管理、缺少自律。第四是部分采購(gòu)人員在各種利益誘導(dǎo)下,影響采購(gòu)招標(biāo)活動(dòng)秩序。參與采購(gòu)人員經(jīng)驗(yàn)不足,崗位能力較差,不能充分了解招標(biāo)工作復(fù)雜性,無(wú)法熟練應(yīng)用各種信息工具,對(duì)于供應(yīng)商的認(rèn)識(shí)、了解不足,無(wú)法對(duì)中標(biāo)機(jī)構(gòu)實(shí)施合理制約[2]。
煙草企業(yè)各項(xiàng)采購(gòu)工作管理的要求,需要在具體操作實(shí)踐中認(rèn)真落實(shí),嚴(yán)格按照規(guī)定實(shí)施各項(xiàng)工作,做好宣傳培訓(xùn)工作,深化員工的認(rèn)識(shí)和理解。企業(yè)中的規(guī)范管理部門(mén)應(yīng)該充分利用不同方式,對(duì)采購(gòu)管理相關(guān)工作制度和會(huì)議精神、實(shí)施條例等進(jìn)行重點(diǎn)宣傳,確保企業(yè)上下各級(jí)員工可以充分了解到各項(xiàng)管理規(guī)定落實(shí)對(duì)于工作的影響,強(qiáng)化員工的依法依規(guī)的工作意識(shí),破除傳統(tǒng)模式下依靠人際關(guān)系辦事的不良風(fēng)氣,提升員工對(duì)于規(guī)范采購(gòu)認(rèn)同性和廉潔風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。企業(yè)實(shí)施規(guī)范高效采購(gòu)相關(guān)宣傳工作中,還需組織開(kāi)展專門(mén)的教育培訓(xùn)活動(dòng),特別是做好采購(gòu)部門(mén)人員對(duì)采購(gòu)工作相關(guān)法律政策的學(xué)習(xí)教育,預(yù)防采購(gòu)人員在實(shí)踐操作中出現(xiàn)各種違規(guī)行為或是無(wú)法可依。借助實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn)、講座培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)等方式重點(diǎn)強(qiáng)化采購(gòu)知識(shí)的宣傳普,組織員工及時(shí)學(xué)習(xí)和了解政府各項(xiàng)招投標(biāo)法、采購(gòu)法、合同法以及最新法律政策,深化理論知識(shí)學(xué)習(xí),幫助工作人員深入理解企業(yè)各項(xiàng)文件精神內(nèi)涵,提升員工業(yè)務(wù)技能和綜合能力。
健全現(xiàn)有采購(gòu)管理制度,全面優(yōu)化整個(gè)采購(gòu)流程,簡(jiǎn)化采購(gòu)程序,提升各項(xiàng)制度的可靠性和實(shí)效性。在采購(gòu)管理部門(mén)指導(dǎo)下,加強(qiáng)不同部門(mén)間的協(xié)調(diào)配合,按照采購(gòu)規(guī)定要求形成規(guī)范化操作,改善制度實(shí)效性。為提升煙草企業(yè)采購(gòu)規(guī)范性,落實(shí)行業(yè)采購(gòu)管理“應(yīng)招盡招”和“真招實(shí)招”的管理要求,積極推進(jìn)公開(kāi)招標(biāo)、網(wǎng)上采購(gòu)等方式,縮減單一來(lái)源、詢價(jià)采購(gòu)方法,擴(kuò)大公開(kāi)招標(biāo)比例,合理引入競(jìng)爭(zhēng)制度,挑選出綜合實(shí)力強(qiáng)、價(jià)格低、質(zhì)量好的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。在確保采購(gòu)質(zhì)量和嚴(yán)格規(guī)范的基礎(chǔ)上,控制采購(gòu)成本[3]。
充分發(fā)揮行業(yè)采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)職能,嚴(yán)把需求部門(mén)提報(bào)初審關(guān)、采購(gòu)部門(mén)復(fù)審關(guān)、管理委員會(huì)終審的“三關(guān)三審”。對(duì)企業(yè)的采購(gòu)方式實(shí)施全面審核,按照適用標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格控制采購(gòu)模式,嚴(yán)格審核非公開(kāi)招標(biāo)的項(xiàng)目,避免出現(xiàn)利用多種手段避開(kāi)招標(biāo)環(huán)節(jié)的問(wèn)題。
從供應(yīng)商管理層面分析,部分零散小項(xiàng)目無(wú)法充分激發(fā)供應(yīng)商參與積極性,可采取歸類合并、合理打包的方式,擴(kuò)大項(xiàng)目額度,進(jìn)行集中招標(biāo)、集中采購(gòu)。從業(yè)務(wù)部門(mén)層面分析,持續(xù)提升規(guī)范化意識(shí),明確項(xiàng)目需求和標(biāo)準(zhǔn),科學(xué)合理的制定解決方案。在開(kāi)始制定項(xiàng)目方案提報(bào)立項(xiàng)前,深入開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研,準(zhǔn)確把握需求,采集產(chǎn)品信息,明確產(chǎn)品種類和參數(shù)指標(biāo),把握市場(chǎng)行情,結(jié)合預(yù)算合理設(shè)置最高限價(jià),積極征求各個(gè)專家意見(jiàn),嚴(yán)格把關(guān)產(chǎn)品技術(shù)參,避免出現(xiàn)要求過(guò)高和排他問(wèn)題,保證編制文件質(zhì)量,進(jìn)一步減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目采購(gòu)招標(biāo)環(huán)節(jié),全面控制整個(gè)運(yùn)行流程,加強(qiáng)核心環(huán)節(jié)監(jiān)督管理,如投標(biāo)資質(zhì)條件的制定、采購(gòu)文件編制、招標(biāo)過(guò)程、合同履約、廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控等。及時(shí)發(fā)現(xiàn)整個(gè)操作流程中的不規(guī)范、不合理部分,進(jìn)行及時(shí)糾正,對(duì)于其中部分重大或復(fù)雜的項(xiàng)目可以聯(lián)合第三方監(jiān)督,合理監(jiān)控各個(gè)項(xiàng)目環(huán)節(jié)。
圍繞監(jiān)督重點(diǎn)制定采購(gòu)規(guī)范管理相關(guān)評(píng)價(jià)考核制度,使規(guī)范管理要求融入到考核管理當(dāng)中,進(jìn)一步落實(shí)行業(yè)文件制度要求。制定企業(yè)內(nèi)部規(guī)范監(jiān)督管理辦法,形成完善的考核機(jī)制。針對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程,包括從立項(xiàng)到合同履約、檔案管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過(guò)程的監(jiān)督考核,定期通報(bào)考評(píng)結(jié)果。制定采購(gòu)實(shí)施部門(mén)自主核查、采購(gòu)管理部門(mén)定期抽查以及規(guī)范監(jiān)督管理部門(mén)季度審查的長(zhǎng)效機(jī)制。充分發(fā)揮監(jiān)督部門(mén)聯(lián)合監(jiān)督的優(yōu)勢(shì)。突出各監(jiān)督部門(mén)專業(yè)崗位、專業(yè)能力的特長(zhǎng),多角度對(duì)業(yè)務(wù)工作規(guī)范開(kāi)展情況進(jìn)行排查,力求早發(fā)現(xiàn)、早解決,形成利于工作長(zhǎng)期開(kāi)展的指導(dǎo)性意見(jiàn)。
健全供應(yīng)商管理和評(píng)價(jià)制度,規(guī)范供應(yīng)商管理以及招標(biāo)代理企業(yè),提升采購(gòu)效率和采購(gòu)質(zhì)量。建立采購(gòu)項(xiàng)目監(jiān)督檢查臺(tái)帳。做到對(duì)各個(gè)項(xiàng)目檢查情況、跟蹤進(jìn)度、問(wèn)題整改效果實(shí)施全面跟蹤記錄,保證檢查工作沒(méi)有任何重復(fù)、遺漏和死角等問(wèn)題。按照相關(guān)制度要求積極實(shí)施物資采購(gòu)問(wèn)題專項(xiàng)治理、工程建設(shè)項(xiàng)目問(wèn)題專項(xiàng)治理,實(shí)施對(duì)多元化的企業(yè)采購(gòu)管理和招投標(biāo)項(xiàng)目治理,打造廉潔工程、陽(yáng)光工程,促進(jìn)采購(gòu)?fù)该骰⒐_(kāi)化,形成干凈、透明采購(gòu)流程,有效防控廉潔風(fēng)險(xiǎn)。
煙草企業(yè)在推進(jìn)“應(yīng)招盡招”的采購(gòu)中,盡管有助于規(guī)范采購(gòu)工作,但依然存在相應(yīng)的缺陷,為此需要在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和發(fā)展完善。針對(duì)煙草企業(yè)現(xiàn)有采購(gòu)類型和采購(gòu)時(shí)效,需要考慮市場(chǎng)發(fā)展變化以及項(xiàng)目特征,聯(lián)系項(xiàng)目實(shí)際發(fā)展需求,靈活調(diào)整采購(gòu)方式,創(chuàng)新采購(gòu)管理模式,促進(jìn)采購(gòu)工作的有序?qū)嵤<訌?qiáng)對(duì)供應(yīng)商管理,定期評(píng)價(jià)供應(yīng)商是否達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì),考核供應(yīng)商技術(shù)水平、服務(wù)保障能力和產(chǎn)品質(zhì)量等,掌握供應(yīng)商信譽(yù)。監(jiān)督供應(yīng)商合同履約過(guò)程,保證其可以按時(shí)交付。合理制定各類采購(gòu)項(xiàng)目庫(kù)內(nèi)供應(yīng)商數(shù)量,如果入庫(kù)供應(yīng)商數(shù)量較少容易削弱競(jìng)爭(zhēng)效果,導(dǎo)致產(chǎn)生價(jià)格壟斷,無(wú)法保障服務(wù)質(zhì)量。但入庫(kù)供應(yīng)商數(shù)量過(guò)多,容易增加企業(yè)管理復(fù)雜度,影響各項(xiàng)工作的順利實(shí)施,為此在確定庫(kù)內(nèi)供應(yīng)商數(shù)量時(shí),應(yīng)該保障維持良性競(jìng)爭(zhēng),提升市場(chǎng)活力,優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。合理制定防控措施,提升風(fēng)險(xiǎn)控制水平,以采購(gòu)流程為核心,對(duì)不同程度風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有效梳理,針對(duì)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題合理制定解決策略[4]。
煙草企業(yè)應(yīng)該注重提升采購(gòu)工作中的風(fēng)險(xiǎn)防控水平,并對(duì)采購(gòu)中的各種風(fēng)險(xiǎn)隱患進(jìn)行準(zhǔn)確辨識(shí),以嚴(yán)把供應(yīng)商準(zhǔn)入關(guān)為基礎(chǔ)采取合理預(yù)防措施,加強(qiáng)投標(biāo)方資質(zhì)審核和投標(biāo)資料審核工作,加強(qiáng)招標(biāo)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)控制和管理,仔細(xì)審核各項(xiàng)招標(biāo)文件,做好供應(yīng)商管理工作,核實(shí)相應(yīng)的誠(chéng)信記錄,有無(wú)行賄行為記錄,促進(jìn)控制關(guān)卡前移。重點(diǎn)加強(qiáng)整個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)控制管理,即借助有效管理措施和監(jiān)督手段控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),實(shí)施項(xiàng)目質(zhì)量控制,包括評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)管理和監(jiān)督工作,針對(duì)評(píng)標(biāo)專家和招標(biāo)代理等行為實(shí)施嚴(yán)格管理,禁止評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)產(chǎn)生任何影響評(píng)標(biāo)問(wèn)題出現(xiàn),保證采購(gòu)過(guò)程控制的掌控性、嚴(yán)謹(jǐn)性和全局性,立足于整體層面加強(qiáng)采購(gòu)管理。采購(gòu)過(guò)程包含采購(gòu)目錄編制、采購(gòu)計(jì)劃制定、實(shí)施、合同簽訂和執(zhí)行等,通過(guò)加強(qiáng)公開(kāi)采購(gòu)招標(biāo)和管理,公開(kāi)整個(gè)采購(gòu)過(guò)程,大大提高項(xiàng)目透明性、真實(shí)性,確保嚴(yán)格按照各項(xiàng)法律法規(guī)和規(guī)范性要求實(shí)施。
加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),增強(qiáng)規(guī)范管理意識(shí),企業(yè)員工需要進(jìn)一步了解到采購(gòu)規(guī)范化和高效化重要性和必要性,提升依法依規(guī)工作意識(shí)。樹(shù)立良好的責(zé)任意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和規(guī)范意識(shí),秉持對(duì)工作負(fù)責(zé)的態(tài)度,避免給企業(yè)留下任何隱患和風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)能力是實(shí)施采購(gòu)工作的重要因素,能夠直接提升采購(gòu)質(zhì)量,為此需要打造優(yōu)質(zhì)采購(gòu)隊(duì)伍,提升采購(gòu)人員綜合素質(zhì),優(yōu)化各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)效率。通過(guò)強(qiáng)化企業(yè)員工培訓(xùn),堅(jiān)持以經(jīng)驗(yàn)豐富的內(nèi)部培訓(xùn)師資源作為依托,組織企業(yè)對(duì)應(yīng)部門(mén)圍繞規(guī)范采購(gòu)核心環(huán)節(jié),結(jié)合采購(gòu)中的各項(xiàng)問(wèn)題,設(shè)計(jì)學(xué)習(xí)內(nèi)容和課程。借助有效的培訓(xùn)教育活動(dòng),采取外出學(xué)習(xí)、技能比武、專題授課等措施,確保采購(gòu)人員了解到采購(gòu)工作價(jià)值,明確采購(gòu)工作規(guī)范性,提升采購(gòu)人員自主管理意識(shí),提升業(yè)務(wù)操作能力和規(guī)范管理水平,優(yōu)化實(shí)踐操作技能和整體素質(zhì)。
組織員工以精益案例、OPL等形式分享采購(gòu)經(jīng)驗(yàn),交流采購(gòu)問(wèn)題,積極探尋更為有效解決措施和處理方法,持續(xù)提升采購(gòu)人員綜合能力。提升采購(gòu)隊(duì)伍自主創(chuàng)新意識(shí),鼓勵(lì)采購(gòu)人員開(kāi)展QC小組活動(dòng)、申報(bào)科技創(chuàng)新項(xiàng)目,在嚴(yán)格遵守規(guī)范管理要求的基礎(chǔ)上,形成靈活、合理的采購(gòu)問(wèn)題解決方法,為順利開(kāi)展采購(gòu)工作提供創(chuàng)新發(fā)展思路,并充分利用表彰獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制調(diào)動(dòng)人員積極性和參與動(dòng)力。
信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展為企業(yè)變革發(fā)展提供了更多機(jī)遇,雖然煙草企業(yè)內(nèi)部已建設(shè)起采購(gòu)管理信息系統(tǒng),但在過(guò)程管控、信息共享、協(xié)同工作方面仍存在應(yīng)用的短板,需要借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段提升采購(gòu)管理便利性,強(qiáng)化采購(gòu)過(guò)程控制管理,借助流程固化和遠(yuǎn)程監(jiān)控等措施,促進(jìn)規(guī)范采購(gòu)管理活動(dòng)的全面落實(shí),促進(jìn)采購(gòu)工作系統(tǒng)化管理。按照煙草行業(yè)采購(gòu)管理信息系統(tǒng)建設(shè)操作規(guī)范的要求,借助信息技術(shù)手段應(yīng)用預(yù)警提醒、節(jié)點(diǎn)查詢、流程固化等技術(shù)方法,加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)、采購(gòu)決策、非招標(biāo)采購(gòu)以及供應(yīng)商選擇等各個(gè)核心節(jié)點(diǎn)控制,提升管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性。優(yōu)化并完善信息管理系統(tǒng)各項(xiàng)功能。借助采購(gòu)系統(tǒng),達(dá)到上一環(huán)節(jié)未通過(guò)禁止開(kāi)始下一環(huán)節(jié)的硬性約束目標(biāo),實(shí)現(xiàn)公開(kāi)、監(jiān)督和業(yè)務(wù)協(xié)同進(jìn)行的運(yùn)行要求。
除此之外,以采購(gòu)管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)為基礎(chǔ),進(jìn)一步滿足多維度統(tǒng)計(jì)、查詢、共享、分析等要求,合理設(shè)計(jì)系統(tǒng)自動(dòng)提示預(yù)警以及在線查詢,實(shí)現(xiàn)以項(xiàng)目管理為主線的流程管控,為崗位人員提供所需項(xiàng)目信息,包括項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、時(shí)間標(biāo)識(shí)、各期資金結(jié)算等信息,為監(jiān)督崗位人員適時(shí)提供預(yù)警信息,對(duì)超出計(jì)劃進(jìn)度的項(xiàng)目或異常情況,信息系統(tǒng)能夠發(fā)起監(jiān)督預(yù)警信息,由監(jiān)督崗位人員進(jìn)行核實(shí)并處理,方便第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題,提升采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控能力。通過(guò)采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)信息全面共享,集中采集采購(gòu)過(guò)程各種問(wèn)題信息,形成相應(yīng)解決策略,促進(jìn)信息化管理平臺(tái)滲透到整個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)。
綜上所述,煙草企業(yè)在新時(shí)期建設(shè)發(fā)展中,為實(shí)現(xiàn)“堅(jiān)定不移全面提升行業(yè)規(guī)范管理形象”的管理目標(biāo),需要充分考慮保障機(jī)制、管理模式、過(guò)程管控、隊(duì)伍建設(shè)等因素,規(guī)范采購(gòu)管理,提升采購(gòu)質(zhì)效。需要充分考慮采購(gòu)工作在企業(yè)整體建設(shè)發(fā)展中具有重要作用,不但會(huì)影響企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)生產(chǎn),還會(huì)影響企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。為此需要進(jìn)一步提升煙草企業(yè)采購(gòu)工作的規(guī)范化和高效化水平,促進(jìn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益全面統(tǒng)一。