論行政事業(yè)單位固定資產管理中的內部控制

■王儷樺

（湖南省邵陽市住房公積金管理中心）

引 言

隨著事業(yè)單位固定資產規(guī)模的不斷擴大，對事業(yè)單位固定資產管理提出了更高要求。然而，實務中由于行政事業(yè)單位存在制度、機制、流程、信息化建設、內部監(jiān)督等方面的原因，造成其在固定資產內部控制管理過程中出現(xiàn)了一定問題。如果對其不能加以改善，將有可能導致行業(yè)單位國有資產的流失，嚴重的話將危害行政事業(yè)單位整體的發(fā)展并影響到國家、社會的正常運轉。因此，有必要進一步地提升行政事業(yè)單位的固定資產內部控制管理水平，從而確保行政事業(yè)單位的正常運轉。

1 行政事業(yè)單位進行固定資產管理內部控制的重要意義

1.1 有效遏制腐敗問題出現(xiàn)

行政事業(yè)單位為了確保其日常的正常運轉，其擁有著較多的資產資源，其中固定資產占有較大的份額。而確保固定資產的安全與完整，是行政事業(yè)單位開展反腐倡廉工作的重要抓手。近年來對于反腐倡廉工作的要求越來越高，廉政建設工作已成為行政事業(yè)單位當前及未來很長一段時間內重要工作任務。從一些行政事業(yè)單位所發(fā)生的腐敗案例可以看出，國有資產流失是伴隨著腐敗現(xiàn)象所發(fā)生的。確保固定資產的安全與完整，即是保證國有資產的安全。行政事業(yè)單位加強固定資產的內部控制管理，使其進一步規(guī)范、有序，能夠有效地遏制腐敗現(xiàn)象出現(xiàn)，為反腐倡廉提供有力支撐。

1.2 促進國有資產保值與增值、倡導厲行節(jié)約

國有資產不容侵犯。對于行政事業(yè)單位來說，加強固定資產管理，避免其流失是促進國有資產保值與增值的重要體現(xiàn)。事業(yè)單位能夠有效運轉、完成上級單位交辦的重要任務，都需要國有資產作為保障。同時，行政事業(yè)單位提升國有資產的管理水平，能夠有效遏制浪費問題的出現(xiàn)，從而達到厲行勤儉節(jié)約目的。事業(yè)單位運用較為科學的管理方法，能夠有效配置各類國有資產資源，最大限度地發(fā)揮現(xiàn)有資源的能量，從而實現(xiàn)節(jié)約財政資金、降低單位運營成本的作用。

2 行政事業(yè)單位固定資產內部控制管理工作的現(xiàn)存問題

2.1 制度與責任機制缺失

我國為了加強行政事業(yè)單位國有資產管理，早在2006年就出臺了相關的法規(guī)，如《行政單位國有資產管理暫行規(guī)定》等。后經多次修訂，為事業(yè)單位提升國有資產管理水平提供了重要參考。然而，實踐中發(fā)現(xiàn)許多單位并沒有參照相關法規(guī)制定出相應的管理制度。一方面，使得行政事業(yè)單位固定資產管理制度缺失，造成國有資產管理的無章可循；另一方面，也缺乏相應的責任機制，無法將其落實到人。固定資產在日常管理中，出現(xiàn)了“重使用、輕登記”的問題。具體來說，對于固定資產卡片登記管理不善，沒有將固定資產編號、名稱、購入時間、使用年限、原值、折舊率進行很好登記；并且出現(xiàn)了賬實不相符的現(xiàn)象，造成財務管理脫節(jié)；并且在相關固定資產出現(xiàn)毀損、丟失情況現(xiàn)象之時，存在出資人與行業(yè)監(jiān)管職責不清、監(jiān)管不到位的問題?？梢姡姓聵I(yè)單位只有通過出臺相應的制度才能明確管理的職責與責任，從而進一步規(guī)范固定管理。

2.2 固定資產采購環(huán)節(jié)不規(guī)范

固定資產采購環(huán)節(jié)決定資產購置價格是否合理、質量及用途是否達到使用要求、是否有超預算問題，甚至是否出現(xiàn)財務舞弊問題，因而采購環(huán)節(jié)是內部控制管理的關鍵。然而，行政事業(yè)單位在購置固定資產過程中，易于出現(xiàn)相應的問題，使得固定資產采購環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范性，并最終導致內部控制質量下降。具體表現(xiàn)形式：①采購過程缺少計劃指導。采購過程中沒有依據(jù)采購計劃、采購預算來進行，導致實際采購過程中出現(xiàn)了重復采購、資產浪費、資金超支問題；②采購審批機制不完善。采購計劃的審批過程中，由于缺乏周密、嚴格的授權審批機制，造成采購成本超支問題較為普遍。

2.3 資產流程管理不規(guī)范

對于行政事業(yè)單位來說，加強固定資產的內部控制管理，僅制定相應的制度還是遠遠不夠的。還需要重視資產使用的過程管理，即加強資產流程管理。2016年，在我國開展的大范圍行政事業(yè)單位固定資產清查過程中，發(fā)現(xiàn)的問題還是較多的。如隨著行政事業(yè)單位的不斷發(fā)展，單位的規(guī)模也在不斷提升，導致行政事業(yè)單位員工數(shù)量增加，從而對于固定資產的需求也在不斷的攀升。人多、資產多的情況出現(xiàn)，很容易使得固定資產利用效率的低下，甚至出現(xiàn)固定資產流失問題。并且還發(fā)現(xiàn)許多行政事業(yè)單位對于固定的毀損缺乏相關責任人的賠償；個別單位在固定資產盤點過程中，出現(xiàn)了個人長期占用問題；有的則是將固定資產出借給外單位使用，但是出借手續(xù)并不合規(guī)。上述問題的出現(xiàn)，說明事業(yè)單位在資產具體使用的流程管理中不很規(guī)范，有必要對于資產使用、審批流程進一步完善。

2.4 信息化建設有待加強

隨著互聯(lián)網(wǎng)、IT、大數(shù)據(jù)等信息化數(shù)據(jù)的普及，人們的生產、生活已離不開信息化技術。對于事業(yè)單位來說，信息化管理及信息共享在其日常運營管理中顯得非常普遍。但是一些單位在其固定資產內部控制管理過程中，存在信息化應用水平不高的問題。并且，固定資產管理的信息共享技術應用不多，使得單位內部之間在固定資產數(shù)據(jù)和信息溝通上存在一定的障礙，信息孤島現(xiàn)象時有出現(xiàn)。信息化建設水平的相對落后，導致行政事業(yè)單位固定資產內部控制管理質量的不高、效率的下降。

2.5 監(jiān)督內審略流于形式

內部控制管理中的內部監(jiān)督環(huán)節(jié)是較為重要的。然而，一些行政事業(yè)單位對于監(jiān)督及內審工作缺乏足夠的重視。一方面，有的單位沒有設立內部審計部門，關于固定資產管理的審計工作一般由財政、審計部門監(jiān)管，其監(jiān)管的效果無法達到要求；另一方面，有些單位雖然設立了獨立的內部審計部門，但是在實施內部審計及內部監(jiān)督過程中，顯得流于形式，使得許多審計工作無法得以落實。如，在內審盤點過程中，部分單位出現(xiàn)了固定資產賬面與實物不相符的問題，并且長期缺口造成固定資產管理的混亂，內部審計人員對其并未給予應有的重視，使得固定資產監(jiān)督及內審無法達到要求。

2.6 內部控制人員綜合業(yè)務素質亟待提升

內部控制工作的開展除了需要完善的制度與機制、先進的信息化管理手段以外，還需要相關專業(yè)人士的參與。從行政事業(yè)單位固定資產內部控制工作角度來看，若要確保各項工作取得應有效果，具有一定業(yè)務能力、內部管理工作水平與經驗、責任心強的內部控制人員是必不可少的。然而，現(xiàn)實情況來看，許多行政事業(yè)單位的內部控制人員綜合業(yè)務能力較為缺失，在實際開展內部控制工作過程中，風險控制意識及工作服務意識不強，使其在實際工作中出現(xiàn)一定的工作漏洞甚至是失誤。內部控制人員綜合業(yè)務能力不強，導致行政事業(yè)單位在固定資產的內部控制管理方面存在一定的問題，這樣不僅影響了行政事業(yè)單位固定資產管理的有序開展，嚴重的話將影響行政事業(yè)單位的正常運轉。

3 加強行政事業(yè)單位固定資產內部控制管理的著力點分析

3.1 健全單位內部控制制度建設

“無規(guī)矩不成方圓”，健全單位內部控制制度，是完成內部控制工作的首要步驟。行政事業(yè)單位應該在遵循國家所發(fā)布的相關固定資產管理制度入手，并結合自身的運營狀況及日常工作的重點，制訂出切實可行的內部控制管理制度。在制度中要明確地規(guī)定固定資產購置流程、使用范圍、使用人的相關責任，特別要對固定資產退出情況進行詳細規(guī)定，以避免出現(xiàn)國有資產流失問題。同時，為了進一步地提升固定資產內部控制管理效率及質量，應當不斷增強管理流程的規(guī)范化程度，使得各個部門及工作崗位之間形成相互的制約關系，這樣能夠促使部門間的溝通和聯(lián)系更加密切，不至于出現(xiàn)邊際固定資產無人管理的窘境。

3.2 完善固定資產采購環(huán)節(jié)

社會主義市場經濟前提下，事業(yè)單位及其管理人員要重視固定資產的采購環(huán)節(jié)管理，進一步的完善固定資產采購的流程。具體工作中，行政事業(yè)單位應該要求嚴格進行質量把關，在資產的價格、規(guī)格、數(shù)量、質量等方面要著重加強。同時，在完成政府采購工作以后，針對行政事業(yè)單位固定資產的需求計劃進行明確分析，對于采購及管理流程要嚴格把控，努力做到固定資產采購各個環(huán)節(jié)的可視化、透明化。以確保從源頭上，加強固定資產的內部控制管理工作。

3.3 整合資產具體審批流程管理

行政事業(yè)單位加強固定資產內部控制管理，除了制定相應的內部控制管理制度以外，還應該進一步地融合固定資產具體審批流程。如，在固定資產的申請購置過程中，應該詳盡說明固定資產購置的理由（包括用途、原固定資產使用情況等）；在固定資產進入單位以后，要詳細登記資產的相關信息，并且要明確固定資產使用責任人；固定資產內部轉移應由單位負責人簽字后方可辦理，若出現(xiàn)固定資產外部調轉的問題，應該由上級主管單位領導批準。同時，嚴禁出現(xiàn)固定資產私人占用的問題，一經發(fā)現(xiàn)應該嚴格查處。

3.4 促進信息技術平臺逐步優(yōu)化

目前，我國已進入到信息化技術飛速發(fā)展階段，行政事業(yè)單位應該很好的利用信息化技術來完善固定資產的內部控制管理。事業(yè)單位可以結合自身固定資產使用、管理的特點，購置資產管理信息化軟件來滿足內部控制管理需要。同時，財政及事業(yè)單位應該下大氣力來開發(fā)一套規(guī)范、系統(tǒng)、科學的資產信息平臺管理系統(tǒng)，利用信息化技術、大數(shù)據(jù)技術對于資產進行合理配置及監(jiān)管。利用OA、釘釘?shù)刃畔⒒芾砉ぞ?，實現(xiàn)電子化管理及網(wǎng)上審批功能，從而有效降低管理成本的同時，還將進一步提升內部管理的工作效率，使得固定資產內部控制管理更加的有的放矢。

3.5 提高單位內控內審監(jiān)督職能

行政事業(yè)單位的固定資產內部控制管理工作應該重視內部審計、內部監(jiān)督工作。事業(yè)單位應該在人員編制允許的前提下，設立獨立的內部審計部門，并選聘責任心強、業(yè)務能力出眾的人員擔任內部審計工作。同時，單位領導應該以身作則的支持內部審計工作，完全賦予其內部審計的獨立性。行政事業(yè)單位的內部審計部門要提升其在單位內部的地位，部門負責人不應該隸屬于財務負責人，應該直接向單位負責人匯報工作。在日常內審工作中，單位其他職能部門要配合內部審計監(jiān)督部門的工作，在對于固定資產內部控制管理方面的應該給予全力配合。內部審計部門應該將事前、事中、事后審計很好的結合，通過完善的內部控制活動加強固定資產的審計監(jiān)督，確保國有資產的保值與增值。

3.6 著力提升內部控制人員的綜合業(yè)務能力

行政事業(yè)單位在實施固定資產內部控制管理過程中，應著力提升內部控制人員的綜合業(yè)務能力與素質，使其在參與管理中能夠有針對性的提出目前所存在的問題，以確保內部控制工作能夠有的放矢。首先，內部控制人員應具有一定的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，這就要求行政事業(yè)單位在選人、用人方面對于相關崗位職責予以明確要求，同時為了適應新時期固定資產管理要求，還要定期對于內控人員進行相應培訓；其次，加強內部控制人員風險防范意識。日常工作過程中，要確保管理人員具有一定的風險防范意識及創(chuàng)新理念，可能有效地應用新技術、新方法來加強固定資產管理。同時，要著重做好固定資產的盤虧資產處理工作，對于各項基礎工作要做扎實，從根本上確保固定資產的完整性和準確性。

4 結 語

隨著我國經濟的高速發(fā)展，行政事業(yè)單位成為管理國家、社會日常事務的有力執(zhí)行者。政府為了確保行政事業(yè)單位有效地開展各類社會活動、提供社會服務，為事業(yè)單位購置了一定的固定資產。然而，通過資產清查工作，發(fā)現(xiàn)部分事業(yè)單位固定資產內部控制管理工作質量不高，造成國有資產的流失。鑒于此，應該從健全內控制度、規(guī)范采購環(huán)節(jié)、整合各類審批流程、開發(fā)建設信息化平臺、提高單位內控內審監(jiān)督職能、提升內控人員綜合業(yè)務能力等方面做起。從而在不斷提升固定資產使用、管理效率的同時，能夠有效遏制行政事業(yè)單位腐敗問題的出現(xiàn)，并確保固定資產的完整與安全。