淺析中小物流企業(yè)行政管理建設(shè)研究

文/郭延強(qiáng) 謝銘

隨著中國(guó)改革開放的逐步擴(kuò)大，改革的力度將不斷深化，改革的范圍將不斷擴(kuò)大。中國(guó)的各種所有制經(jīng)濟(jì)將享有更便利、更寬松的發(fā)展環(huán)境和政策支持。在這一過程中，物流業(yè)發(fā)展迅速，而中小物流企業(yè)作為最容易被忽視但又不可忽視的企業(yè)，其發(fā)展將始終在這一過程中發(fā)揮積極作用。面對(duì)新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，中小物流企業(yè)的行政管理面臨著諸多挑戰(zhàn)。而在行政管理方面，鑒于行政管理“不顯于外，不功于果，有失必顯，小失事繁，大失事亂”的特點(diǎn)，這就使得必須重視中小企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)與行政管理的結(jié)合。然而，由于中小企業(yè)規(guī)模小、資本和技術(shù)構(gòu)成低、外部宏觀經(jīng)濟(jì)變化等因素的存在，中小企業(yè)在行政管理方面存在著不能適應(yīng)自身發(fā)展和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的情況，因此，面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，它面臨著巨大的困難。本文分析了中小企業(yè)行政管理中存在的相關(guān)原因與問題，探討了解決相關(guān)原因與問題的措施，以促進(jìn)中小企業(yè)的改革與發(fā)展。我國(guó)物流業(yè)經(jīng)過近20年的發(fā)展，取得了輝煌的成就，在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中占有舉足輕重的地位。例如，西安高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)已成為我國(guó)中西部地區(qū)投資環(huán)境良好、市場(chǎng)化程度高、經(jīng)濟(jì)發(fā)展最活躍的地區(qū)之一。目前中小物流企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力大，故障率高，企業(yè)壽命短，一個(gè)很重要的原因是行政管理跟不上企業(yè)發(fā)展。很多企業(yè)不重視行政部門，導(dǎo)致行政部門形同虛設(shè)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)要想生存，就必須建立現(xiàn)代企業(yè)制度，進(jìn)行科學(xué)的行政管理。

一、小型物流企業(yè)的概念。

“小企業(yè)”是相對(duì)而言的，從時(shí)間、空間兩方面來(lái)看，企業(yè)處于初創(chuàng)期，其年齡偏小；與此相對(duì)應(yīng)，其規(guī)模偏小，實(shí)力偏弱。小型物流企業(yè)大概可以分為：硬件、軟件銷售開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)集成、數(shù)碼技術(shù)、通信、市場(chǎng)營(yíng)銷和物流類培訓(xùn)等幾類。

二、行政管理在中小物流企業(yè)中的地位及作用

（一）行政管理在中小物流企業(yè)行政管理中的地位。中小企業(yè)行政管理不同于一般的政府行政管理，其廣度、深度、重要性和敏感性都不同，具有相當(dāng)?shù)奶厥庑浴Ｆ髽I(yè)行政管理更注重內(nèi)容和實(shí)質(zhì)，盡量減少?gòu)?fù)雜的文字，與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益直接相關(guān)。中小企業(yè)的行政管理往往根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要，對(duì)許多系統(tǒng)、程序、鏈接、表格、圖表等進(jìn)行裁剪和調(diào)整，使其變得簡(jiǎn)潔、實(shí)用、靈活。因此，行政部門是中小物流企業(yè)的重要管理部門。現(xiàn)代物流行業(yè)激烈競(jìng)爭(zhēng)的殘酷現(xiàn)實(shí)，是經(jīng)營(yíng)者提高企業(yè)行政管理水平的起點(diǎn)。行政管理是企業(yè)穩(wěn)定、有序、健康發(fā)展的保障。行政管理與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，企業(yè)在發(fā)展中難免會(huì)遇到一些困難，如果說(shuō)政治環(huán)境因素會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展，那么爭(zhēng)取對(duì)企業(yè)有利的政策就是行政管理的任務(wù)之一。同時(shí)，解決員工的思想建設(shè)存在的問題，了解員工的思想動(dòng)態(tài)，正確引導(dǎo)員工為企業(yè)創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境，也是行政管理的重要職責(zé)。行政管理可以提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力除了經(jīng)濟(jì)實(shí)力、產(chǎn)品實(shí)力和人才實(shí)力外，還體現(xiàn)在企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展能力上。企業(yè)需要行政部門的正確指導(dǎo)和配合，企業(yè)通過行政管理，創(chuàng)造學(xué)習(xí)型企業(yè)的能力，使企業(yè)不斷注入新鮮血液，接受先進(jìn)的行政管理理念和行政管理技術(shù)，并轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)，使企業(yè)充滿活力，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

（二）行政管理在中小物流企業(yè)行政管理中的作用。中小物流企業(yè)的行政工作可以說(shuō)是紛繁復(fù)雜的。行政管理員每天都要面對(duì)大量瑣碎的任務(wù)。但這些事情不過是行政這棵大樹的枝葉而已。行政部門還必須在“行政管理”、“協(xié)調(diào)”和“服務(wù)”方面發(fā)揮重要作用。從“行政管理”方面來(lái)說(shuō)，中小物流行政部門不能滿足于做好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀和助手”，還必須在公司的經(jīng)營(yíng)理念、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策、績(jī)效考核等重大建設(shè)問題上有自己的思考，并且在實(shí)際工作中加以貫徹落實(shí)，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的“高參和臂膀”。在“協(xié)調(diào)”方面，中小物流行政部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)企業(yè)與社會(huì)其他企業(yè)、社會(huì)事業(yè)單位和政府部門之間的非經(jīng)營(yíng)性關(guān)系。行政部門對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門之間關(guān)系的協(xié)調(diào)是以計(jì)劃分工的實(shí)施和控制為基礎(chǔ)的。在實(shí)施計(jì)劃控制的過程中，企業(yè)行政部門要協(xié)調(diào)各部門的計(jì)劃實(shí)施情況和進(jìn)度，從而調(diào)整企業(yè)整體計(jì)劃的實(shí)施情況。使企業(yè)可以在各部門分工明確的基礎(chǔ)上健康穩(wěn)定地運(yùn)行。其主要內(nèi)容是在保障企業(yè)基本權(quán)益的基礎(chǔ)上，與有關(guān)社會(huì)單位開展友好交流，緩解沖突，從而為企業(yè)爭(zhēng)取一個(gè)良好的生存環(huán)境。在“服務(wù)”方面，中小物流行政部門應(yīng)該愿意扮演幕后英雄的角色。因?yàn)闊o(wú)論行政管理服務(wù)做得多好，它終究是服務(wù)于企業(yè)的行政工作，尤其是物流工作，決不能指望成為企業(yè)關(guān)注的“中心”。否則，就會(huì)影響企業(yè)各方面的工作，影響企業(yè)最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，企業(yè)行政管理的理想境界應(yīng)該是“潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”。總之，行政管理在中小企業(yè)行政管理中有著重要的地位和作用，因此，分析中小型物流企業(yè)建設(shè)中行政管理中存在的相關(guān)原因與問題，探討提高物流企業(yè)行政管理效率的措施具有十分重要的意義。

三、小型物流企業(yè)行政管理工作存在的相關(guān)原因與問題

（一）行政管理嚴(yán)重不足。目前我國(guó)中小物流企業(yè)由于投資規(guī)模小、資本和技術(shù)構(gòu)成低，很多困難在行政管理的過程中，沒有結(jié)合自己的情況來(lái)改善造成行政管理工作淺薄，制約了中小物流企業(yè)的發(fā)展。一方面，企業(yè)自身的質(zhì)量是造成經(jīng)營(yíng)困難的主要原因。中小物流企業(yè)規(guī)模小，缺乏自身的行政管理，信譽(yù)不高，信用評(píng)級(jí)普遍較低。行政管理不善在一定程度上影響了企業(yè)的整體形象。另一方面，中小物流企業(yè)沒有一個(gè)真正的行政管理部門，完全依靠個(gè)人的思想和手段，行政管理方法差，風(fēng)險(xiǎn)比較大，導(dǎo)致中小物流企業(yè)嚴(yán)重缺乏行政管理，行政管理能力比較薄弱，阻礙企業(yè)發(fā)展。

（二）行政管理意識(shí)淡薄。物流行業(yè)是一個(gè)新興的行業(yè)，由于國(guó)家的大力支持，吸引了很多有志之士進(jìn)入。因此，中小物流行業(yè)相當(dāng)一部分是民營(yíng)企業(yè)，投資者將所有權(quán)和經(jīng)營(yíng)權(quán)集于一身，在行政管理和處理各種經(jīng)濟(jì)關(guān)系時(shí)，按老板的個(gè)人意志行事，具有明顯的隨意性。也有一些經(jīng)營(yíng)者重視關(guān)系，忽視行政管理，他們認(rèn)為企業(yè)的效益取決于企業(yè)的發(fā)展，忽視了行政管理對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的指導(dǎo)作用。企業(yè)行政管理者行政管理意識(shí)淡薄，不重視行政管理，在建立組織層面不明確，權(quán)責(zé)不明確，部門行政管理混亂，制約了中小企業(yè)的健康發(fā)展，而且經(jīng)營(yíng)者行政管理能力差，缺乏高素質(zhì)、高層次的行政人才的招聘和培養(yǎng)。

（三）行政管理不規(guī)范。企業(yè)行政管理由同一部門行政管理、部門配合部門行政管理、外部行政管理三部分組成，在行政管理上，應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)行政管理制度，對(duì)企業(yè)的各個(gè)部門實(shí)行統(tǒng)一的行政管理辦法進(jìn)行行政管理。然而，在中小型物流企業(yè)中，有些企業(yè)在行政管理方法上存在著不規(guī)范的做法，體現(xiàn)在：行政管理分散，行政管理周期長(zhǎng)，行政管理方法僵化，行政管理錯(cuò)誤，行政管理形式化，行政管理手段不統(tǒng)一。一些企業(yè)行政管理者采用家族式行政管理，行政管理手段落后，對(duì)現(xiàn)代新技術(shù)的應(yīng)用嚴(yán)重滯后。行政管理不規(guī)范，在一定程度上是企業(yè)行政管理的被動(dòng)性和行政管理戰(zhàn)略制定的偏差和滯后。

（四）企業(yè)行政管理制度不健全。只要中小物流企業(yè)行政管理體系建設(shè)存在的相關(guān)原因與問題都體現(xiàn)在行政管理體系不完善，大多數(shù)企業(yè)缺乏完整的內(nèi)部行政管理體系，在原有的行政管理、人事行政管理、計(jì)量驗(yàn)收行政管理等方面，沒有什么制度可言。此外，在行政部門的權(quán)責(zé)、行政人員的崗位責(zé)任制、行政處理程序制度、內(nèi)部牽制制度、審計(jì)制度等方面也存在著混亂和無(wú)序。

（五）缺乏科學(xué)的人力資源投資戰(zhàn)略。為解決應(yīng)付式行政管理建設(shè)存在問題，許多小型物流企業(yè)行政管理者都請(qǐng)專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)診斷并制定相應(yīng)的企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和人力資源規(guī)劃，但由于處于初創(chuàng)和成長(zhǎng)階段，企業(yè)資源有限，更傾向于生產(chǎn)和銷售。小型物流企業(yè)行政管理比較隨意，缺乏科學(xué)性等弊端正成為制約企業(yè)成長(zhǎng)的瓶頸。

四、小型物流企業(yè)行政管理工作的策略

（一）增強(qiáng)行政管理者能力。中小物流企業(yè)的進(jìn)入門檻相對(duì)較低，直接影響到行政管理的質(zhì)量，也成為制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸。中小物流企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模較小，抵御市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的能力較差，應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，拓寬人才引進(jìn)渠道，提高行政管理能力。在行政管理上，首先，適當(dāng)下放行政管理權(quán)力，優(yōu)化行政管理結(jié)構(gòu)，在不斷增加積累內(nèi)部行政管理經(jīng)驗(yàn)的前提下，適當(dāng)舉債，以滿足企業(yè)行政管理的需要。

（二）提高行政管理意識(shí)。隨著改革的深入和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)已成為市場(chǎng)的主體，生存、發(fā)展和活力已經(jīng)成為當(dāng)今企業(yè)的總體目標(biāo)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求企業(yè)盡快改變他們的想法，并建立一個(gè)正確的行政管理。樹立自主經(jīng)營(yíng)、自我約束的理念，制定行政管理方法和時(shí)間價(jià)格。加強(qiáng)行政管理指標(biāo)的應(yīng)用和分析。為加強(qiáng)行政管理指標(biāo)的科學(xué)運(yùn)用，運(yùn)用指標(biāo)分析行政管理情況，加強(qiáng)行政管理。

（三）加強(qiáng)行政的系統(tǒng)行政管理及監(jiān)管力度。中小物流企業(yè)行政管理要注重系統(tǒng)行政管理，即對(duì)行政管理的整體行政管理。1.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部行政管理，充分挖掘企業(yè)的行政管理潛力，確?，F(xiàn)有行政管理人員的維護(hù)和增值；2.深化企業(yè)制度改革，通過企業(yè)制度創(chuàng)新，在企業(yè)中建立一套有效的激勵(lì)和行政管理機(jī)制，使企業(yè)行政管理者真正關(guān)心企業(yè)行政管理的使用效率，充分發(fā)揮資本的增值功能；3.行政管理者與被行政管理者之間的關(guān)系。如果企業(yè)和行政管理者能夠按照行政管理政策相互配合，就能將宏觀調(diào)控與企業(yè)行政管理有效地結(jié)合起來(lái)。就中小物流企業(yè)的現(xiàn)狀而言，企業(yè)僅僅依靠自身約束來(lái)規(guī)范行政管理工作并不明顯，而應(yīng)該更多地利用外部監(jiān)督來(lái)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)行政管理規(guī)范化。我國(guó)應(yīng)建立行政監(jiān)督、社會(huì)監(jiān)督和企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督三位一體的監(jiān)督體系。

（四）完善企業(yè)行政管理制度。要完善企業(yè)行政管理制度，首先應(yīng)重視企業(yè)行政管理的內(nèi)部牽制制度。內(nèi)部牽制制度指涉及企業(yè)行政管理者和策劃人員、編輯及最后決定的任何一項(xiàng)工作必須由兩人或兩人以上分工處理，以起到一種制約的作用，這樣既能夠保證各種行政管理的真實(shí)和完整，又能使各職能部門的經(jīng)辦人員之間形成一種互相牽制的機(jī)制。其次是健全內(nèi)部行政管理制度，實(shí)施對(duì)行政部門的再監(jiān)督。堅(jiān)持內(nèi)部行政管理機(jī)構(gòu)與行政機(jī)構(gòu)分別獨(dú)立，保證行政管理人員獨(dú)立于被行政管理部門，查錯(cuò)防弊，保證企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。最后建立行政管理權(quán)限和簽字制度。

（五）建立小型物流企業(yè)人力資源行政管理三維立體模式。三維立體模式是指由決策層、人力資源行政管理部門、一線經(jīng)理科學(xué)地分工，負(fù)責(zé)人力資源行政管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，并進(jìn)行相應(yīng)的協(xié)作?？偟膩?lái)說(shuō)，中小物流企業(yè)決策層負(fù)責(zé)人力資源規(guī)劃，同時(shí)，人事行政管理的一些日常事務(wù)性工作（如員工健康與安全、員工福利、人事統(tǒng)計(jì)、考勤行政管理、勞動(dòng)合同行政管理、人事檔案行政管理等）也由其負(fù)責(zé)。當(dāng)然，如同人力資源部門應(yīng)該協(xié)作配合一線經(jīng)理的核心業(yè)務(wù)工作一樣，一線經(jīng)理也要為人力資源部門做好相應(yīng)的配合，特別是在崗位分析與崗位評(píng)價(jià)這兩項(xiàng)工作上，一線經(jīng)理更應(yīng)提出意見、建議，甚至參與到工作中去，中小物流企業(yè)一線經(jīng)理負(fù)責(zé)在人力資源行政管理的核心業(yè)務(wù)中應(yīng)把持關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

結(jié)語(yǔ)

完善中小物流企業(yè)的行政管理，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)營(yíng)者充分領(lǐng)會(huì)，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，確定適合本企業(yè)的行政管理目標(biāo)，建立和完善行政管理體系，加強(qiáng)企業(yè)行政管理能力，加強(qiáng)員工個(gè)人特長(zhǎng)的運(yùn)用，提高使用效率，加強(qiáng)監(jiān)督，不要讓實(shí)際的行政工作變成紙上談兵。物流業(yè)的發(fā)展空間不容忽視，我們要想在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中生存，并實(shí)現(xiàn)強(qiáng)勁的可持續(xù)發(fā)展，行政部門的協(xié)調(diào)是必不可少的。C