信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

繆永綏

（遼寧省葫蘆島市綏中縣就業(yè)和社會保障服務(wù)中心）

檔案管理是事業(yè)單位管理工作中十分重要的一環(huán)，檔案管理是承載人才信息的重要源泉以及對工作、項目等信息進行記錄的重要途徑，檔案管理的工作效率關(guān)乎單位的工作進程，信息時代的到來使得傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式開始凸顯一些問題，那么如何讓事業(yè)單位適應(yīng)信息時代帶來的改變，讓檔案管理效率如何得到提高成為需要研究的課題。

一、傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）管理理念較為落后

從檔案管理理念上來說，國內(nèi)大部分事業(yè)單位對檔案管理的重要性以及必要性的認識并不充足，甚至存在很多事業(yè)單位并不了解《檔案法》的情況，因此在事業(yè)單位中檔案工作缺乏秩序。檔案管理認識的不足使得很多單位在進行工作的時候，僅僅注重檔案的收集、整理與保存工作，但對檔案的開發(fā)與利用并沒有表現(xiàn)出足夠的關(guān)注，管理工作的有效性得不到體現(xiàn)。

（二）管理業(yè)務(wù)差

雖然很多事業(yè)單位都設(shè)立了相關(guān)檔案管理部門，但是從管理業(yè)務(wù)上來看都嚴重缺乏有效的管理制度與監(jiān)管制度，檔案管理不能發(fā)揮真正的作用。有些單位在進行檔案錄入、檔案銷毀等工作的過程中也沒有制定合理的規(guī)范制度，甚至不遵守相關(guān)的法律程序，對單位以及檔案相關(guān)人員會造成不必要的損失。

（三）管理設(shè)施不足

信息技術(shù)的發(fā)展給事業(yè)單位的檔案管理帶來了工作模式的轉(zhuǎn)變，人工管理逐漸變?yōu)樾畔⒒芾?，但有些單位對工作并不重視，對檔案工作的進行不會投入過多的資金與精力，導(dǎo)致很多單位人員工作意識十分薄弱，管理工作也不能順利地進行，甚至很多事業(yè)單位對管理設(shè)施的改良革新都不重視，沒有足夠的資金支持讓管理模式順應(yīng)信息化的時代潮流。

從以上內(nèi)容中不難看出，傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作中存在著較多問題，這些問題嚴重阻礙著檔案管理水平的提升，同時也在遏制事業(yè)單位快速長遠發(fā)展，由此奠定了信息技術(shù)進入事業(yè)單位檔案管理部門的必要性，迫切需要采用信息技術(shù)彌補過往檔案管理工作的各項弊端，進而帶動檔案管理工作質(zhì)量提升，助力事業(yè)單位實現(xiàn)與時俱進發(fā)展。

二、信息技術(shù)對事業(yè)單位檔案管理帶來的影響

信息技術(shù)是一類先進的現(xiàn)代化技術(shù)，給事業(yè)單位檔案管理帶去了巨大沖擊和影響，而造成的影響不可一概而論，意味著信息技術(shù)帶來了好的影響，也帶來了壞的影響，可匯總為以下兩點。

（一）信息時代給事業(yè)單位檔案管理帶來機遇

隨著信息時代步伐的一步步靠近，我們的生活與工作模式都在發(fā)生翻天覆地的變化，人工被信息化、智能化技術(shù)代替，同時提高了某些工作的工作效率。對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，信息時代的到來使得檔案的業(yè)務(wù)與功能更多，提高了檔案工作的重要性與優(yōu)先級；另外，信息化的到來使得信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機技術(shù)滲透到工作當中，檔案管理模式由以前的人工工作轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾矸绞剑瑴p輕了工作人員的工作負擔，提高了檔案管理的效率。

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的重要組成部分，確保著事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，信息時代的到來使得傳統(tǒng)的檔案管理模式跟不上時代的步伐，融合信息技術(shù)的檔案管理模式為事業(yè)單位更好地在信息時代取得較強的競爭地位奠定了良好的基礎(chǔ)。

（二）信息時代給事業(yè)單位檔案管理帶來挑戰(zhàn)

信息時代的到來在帶來眾多高新技術(shù)的同時也為事業(yè)單位的發(fā)展提出了更嚴峻的挑戰(zhàn)。

隨著信息化社會的到來，社會上出現(xiàn)了很多以往沒有的職業(yè)、工作、技術(shù)等，這就導(dǎo)致檔案管理更加多元化與復(fù)雜化，那么傳統(tǒng)的檔案管理模式應(yīng)對這種情況就會顯得很吃力，更先進的設(shè)備以及更完善的制度管理是現(xiàn)階段需要面對的挑戰(zhàn)，也是對事業(yè)單位上級領(lǐng)導(dǎo)的一種挑戰(zhàn)。

另外，在信息時代到來之后，計算機等電子設(shè)備逐漸成為工作的必備工具，但由于檔案管理中的員工大部分年齡較大，對新技術(shù)、新工具的學(xué)習將會成為這些工作人員需要面對的挑戰(zhàn)。

再回到檔案的安全問題上，傳統(tǒng)的檔案安全問題保障工作是對紙質(zhì)檔案進行的保密工作，但信息時代的到來，檔案信息基本都儲存到網(wǎng)絡(luò)或者計算機終端上，而開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使得虛擬世界也并不安全，檔案信息的安全面臨著新的挑戰(zhàn)，怎樣面對黑客等網(wǎng)絡(luò)隱患是事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與系統(tǒng)安全的一項挑戰(zhàn)。

16世紀，西班牙人將土豆從南美洲帶回了歐洲，不過不是所有的歐洲人都能欣然接受這種在當時看來很新奇的蔬菜。法國人在1748年立法禁止種植土豆，以防土豆損害民眾的健康。土豆成了名副其實的違禁品。

三、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用是一項龐大且艱巨任務(wù)，需要提前做好部署、安排并制定可行性計劃，也需要從多個方面重手，避免武斷，不然可能造成混亂局面，可酌情參考以下策略。

（一）明確信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用模式和應(yīng)用特征

要知道，信息技術(shù)作為一門先進技術(shù)，想要合理、充分應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理工作，需要率先把握其應(yīng)用模式和應(yīng)用特征，做到思維、觀念上的轉(zhuǎn)變，這是前提，亦是早期準備工作，為此，有必要先對應(yīng)用模式和應(yīng)用特征進行闡述、分析。

1.應(yīng)用管理模式

在管理開發(fā)方面，信息技術(shù)能夠?qū)Ω鞣矫嫘畔①Y源進行總結(jié)分析，并通過信息技術(shù)將事業(yè)單位的檔案管理信息進行高效率、系統(tǒng)化的處理。信息技術(shù)還具有多方位、多元化的特點，能夠涉及較廣的范圍，有利于管理模式的創(chuàng)新，開辟更廣的創(chuàng)新空間，為檔案管理注入新鮮的活力，提升管理效率。對于檔案管理工作來說，檔案的收集整理以及檢索統(tǒng)計都是不可或缺的部分，而進行檔案管理操作的是工作人員，工作人員的操作反饋是進行管理模式優(yōu)化更新的重要步驟。信息技術(shù)能夠與檔案管理進行十分理想化的結(jié)合，信息技術(shù)能夠?qū)π畔⑦M行收集、傳輸、儲存、加工以及表達，完全符合檔案管理模式需要的功能，有助于管理模式更加科學(xué)化，促進檔案管理進行更有效的資源配置，優(yōu)化信息服務(wù)，更好地服務(wù)于事業(yè)單位。

2.應(yīng)用的主要特征

作為事業(yè)單位的檔案管理工作面對的門類較多，并且時間跨度久，伴隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展還會源源不斷的產(chǎn)生新的檔案數(shù)據(jù)，這使得檔案管理工作具有廣泛性的特征，信息化在檔案管理中應(yīng)用時也會面對數(shù)據(jù)處理工作強的挑戰(zhàn)，信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化，數(shù)據(jù)備份等工作量會逐年增長。另外需要注意檔案信息的隱蔽性，檔案信息一般都是具有隱私性的，可能當中還會涉及一些國家機密，因此怎樣使信息在處理的過程中不被泄露是另一個需要面對的挑戰(zhàn)，信息時代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)十分發(fā)達，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是開放的，在這種情況下，很容易受到外界不良機構(gòu)的監(jiān)聽或者攻擊，信息化建設(shè)的過程一般都會加強對信息的加密工作。

（二）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提升檔案信息利用率

信息化時代，事業(yè)單位要率先將信息技術(shù)融入檔案管理部門，更要監(jiān)督、督促相關(guān)人員及時采用信息技術(shù)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，以便快速對檔案各類信息進行整合，確保數(shù)據(jù)庫與電子系統(tǒng)的結(jié)合，提升檔案資源的完整性、共享性。此外，事業(yè)單位也要在信息技術(shù)應(yīng)用基礎(chǔ)上，加入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，確保各個部門與檔案管理部門建立聯(lián)系，便于各個部門、各個崗位人員及時下載共享的數(shù)據(jù)信息，亦或是從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取信息，提高工作效率、提升數(shù)據(jù)利用率。值得一提的是，檔案信息數(shù)據(jù)庫要包含多樣內(nèi)容，包括存檔時間、檔案類型、檔案信息規(guī)格等等，保證這些數(shù)據(jù)信息完整、具體基礎(chǔ)上，要定期整理與更新，確保數(shù)據(jù)庫信息更加豐富，為數(shù)據(jù)庫信息水平的提升做好準備。

與此同時，各事業(yè)單位要積極利用各項手段對檔案信息進行備份、儲存，規(guī)避檔案信息的泄露、丟失、損壞帶來的嚴重損害，更要確保紙質(zhì)化檔案信息得以轉(zhuǎn)化為電子信息儲存起來，竭盡所能讓信息技術(shù)進入檔案管理各個環(huán)節(jié)、細節(jié)中，將信息技術(shù)的優(yōu)勢與功效發(fā)揮到最大。

（三）加大專業(yè)軟件使用力度，優(yōu)化檔案管理流程

信息技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理工作視域下，事業(yè)單位中的檔案管理人員要及早明確專業(yè)軟件并加大力度使用，這是轉(zhuǎn)變工作方式的較直接、較有效手段，要有意識借助各類專業(yè)軟件對檔案信息實施精細化管理操作，也就是利用專業(yè)軟件，實時修改相應(yīng)檔案信息以及對個別檔案實施調(diào)出操作等。值得一提的是，專業(yè)軟件的介入，需要配置具有軟件操作能力的員工，這就需要事業(yè)單位加強檔案管理部門員工的培訓(xùn)與考核，亦或是加大人才聘用力度，旨在通過檔案管理部門人員綜合素質(zhì)的提升，讓檔案管理工作與信心技術(shù)的結(jié)合無阻力，從而在最短時間內(nèi)展現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的價值和作用。

在采用專業(yè)軟件基礎(chǔ)上，事業(yè)單位也要盡可能挖掘與發(fā)揮信息傳播優(yōu)勢，從而達到完善檔案管理流程目的。建議事業(yè)單位將檔案管理視為主體，經(jīng)由有效建設(shè)內(nèi)部局域網(wǎng)和優(yōu)化檔案管理溝通體系方式，創(chuàng)設(shè)檔案管理信息化通道，減少不必要的檔案管理步驟，提高各項數(shù)據(jù)存儲、應(yīng)用效率，進而帶動檔案管理水平大幅度提升。

（四）善用云技術(shù)，推進檔案管理信息化進程

現(xiàn)如今，云技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的愈加成熟，云端的物理接口可以是電腦，也可以是手機，將現(xiàn)代技術(shù)的強大功能展現(xiàn)的淋漓盡致，在信息技術(shù)進入事業(yè)單位檔案管理部門視域下，也需要善用以信息技術(shù)為基礎(chǔ)發(fā)展起來的云技術(shù)，進而協(xié)助相關(guān)人員提升檔案管理效率。

在使用云技術(shù)過程中，要逐步樹立云技術(shù)使用意識，將檔案管理工作模式、流程、手段向云技術(shù)方向靠攏，將更多機密檔案存儲于云端，可在政府協(xié)助下做好數(shù)據(jù)庫的維護，進而發(fā)揮云端支撐功能，加強數(shù)據(jù)信息的傳送速度，讓信息技術(shù)在檔案管理部門發(fā)揮更強大功能。

（五）關(guān)注若干注意事項，確保信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用并不能一朝一夕間實現(xiàn)，且該項工作存在較大完成難度，稍有不慎，就會讓之前的一切努力白白浪費。為此，需要在檔案管理部門應(yīng)用信息技術(shù)之際，關(guān)注更多細節(jié)、做好各項保障工作，如此才可以確保信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用達到理想狀態(tài)。

其一，技術(shù)是把雙刃劍，在帶來便利的同時，也帶來了隱患，信息技術(shù)也是如此，需要事業(yè)單位檔案管理部門人員更多的關(guān)注到信息技術(shù)的各項隱患與風險，要集中更多精力和時間在信息技術(shù)的安全方面，做好安全防護至關(guān)重要。建議檔案管理人員加強病毒防護，建立完善的信息安全監(jiān)管系統(tǒng)，敏銳發(fā)覺病毒、處理病毒，為信息化檔案提供強有力防護，另外，要網(wǎng)絡(luò)加密和構(gòu)建病毒庫，強化對各類病毒的認知，從而增強防護力度，也借助網(wǎng)絡(luò)加密手段，重點保護機密檔案、檔案傳輸途徑，可以做到端到端加密，也可以實現(xiàn)節(jié)點加密。最后，控制上網(wǎng)行為，嚴禁檔案管理人員瀏覽不安全網(wǎng)站、嚴禁進行危險操作，需要從根源把關(guān)入網(wǎng)權(quán)限，嚴格規(guī)范上網(wǎng)行為，通過設(shè)置口令、密碼等舉措對檔案進行保護，防止出現(xiàn)惡意入侵現(xiàn)象。

其二，有必要制定健全的信息技術(shù)應(yīng)用制度，其中內(nèi)容包括檔案管理部門人員信息技術(shù)操作規(guī)范、信息技術(shù)合理應(yīng)用標準、錯誤應(yīng)用信息技術(shù)且造成嚴重后果的行為懲戒措施等，為信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理部門中的應(yīng)用提供約束作用。與此同時，要在制度中添加聘用信息技術(shù)人才條例、內(nèi)部檔案管理人員接受信息技術(shù)培訓(xùn)與考核條例，確保信息技術(shù)應(yīng)用水平大幅度提升。

四、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的思考與建議

雖然信息化已經(jīng)普及到各行各業(yè)，信息技術(shù)的應(yīng)用也滲透到許多行業(yè)管理工作當中，但是在進行信息化建設(shè)的過程中還是會遇到各種各樣的問題，所以，不能說信息技術(shù)進入事業(yè)單位的檔案管理部門中就算是成功，而是要確保信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中應(yīng)用的科學(xué)、充分并提高檔案管理效率，才可以說向成功邁向了一大步。

在事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)用信息技術(shù)過程中，要思考到一個問題、認知一個事實，即網(wǎng)絡(luò)世界作為一種開放的虛擬世界并不是完全安全的，它是很容易受到不良群體的攻擊的，自身存在安全隱患。如今我們都在重視網(wǎng)絡(luò)安全問題，它關(guān)乎著個人的隱私以及企業(yè)的機密的安全，檔案管理工作面對的是個人或者國家重要的檔案信息，信息的泄露對于檔案持有者來說很可能會造成致命的打擊，因此，在進行檔案管理工作時要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護檔案安全的原則。信息技術(shù)在檔案管理工作中是否安全不僅與計算機的結(jié)構(gòu)有關(guān)，還與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及工作人員的素質(zhì)有關(guān)。黑客入侵對檔案信息的威脅固然很大，但是工作人員不當?shù)墓芾砉ぷ饕踩菀讓?dǎo)致檔案信息的丟失，企業(yè)應(yīng)加強對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)教育，加強檔案工作人員對信息技術(shù)的學(xué)習，培養(yǎng)專業(yè)的信息技術(shù)管理人才。

另外在進行檔案管理工作時應(yīng)抓住事業(yè)單位自身的問題，根據(jù)問題對癥下藥，進行有效的改良，趨利避害，根據(jù)不同單位的特征對檔案管理模式進行調(diào)整，推動單位的進步。

五、結(jié)語

隨著信息時代的到來，計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等高新技術(shù)正逐漸運用到各種不同的行業(yè)當中，事業(yè)單位的檔案管理是事業(yè)單位工作的重要環(huán)節(jié)，結(jié)合信息技術(shù)能夠使得管理工作高效實施。而信息時代在帶來機遇的同時也帶來了些許挑戰(zhàn)，事業(yè)單位檔案管理部門面對挑戰(zhàn)要不斷更新自身的管理理念，規(guī)范管理標準，完善安全防護技術(shù)，提高職工素養(yǎng)，健全信息化制度，使單位更好地迎接信息化時代的到來。