大型工程物資管理體系的建立與使用探究

景志

（中鐵建設(shè)集團(tuán)有限公司，北京 100040）

1 引言

大型工程項(xiàng)目的影響因素較多，所需物資數(shù)目與種類也普遍較多，整體的物資管理難度較大。建立完善的物資管理體系利于簡(jiǎn)化管理流程，提升監(jiān)管效果，降低物資因素對(duì)工程項(xiàng)目施工進(jìn)程、施工質(zhì)量及其他方面的影響。

2 物資管理概述

物資管理主要是指對(duì)各類生產(chǎn)資料的購(gòu)銷、儲(chǔ)運(yùn)、使用等所進(jìn)行的計(jì)劃、組織和控制工作[1]。其管理目的主要在于通過物資管理降低企業(yè)生產(chǎn)成本，提升企業(yè)盈利及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力；良好的物資管理對(duì)提升企業(yè)管理水平有重要作用，利于促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展[2,3]。就我國(guó)當(dāng)前各企業(yè)主要的物資管理工作而言，物資管理主要是以物資進(jìn)庫(kù)、出庫(kù)的管理為主，但在實(shí)際管理工作中，物資的進(jìn)庫(kù)、出庫(kù)與找貨源、訂貨、采購(gòu)、運(yùn)輸調(diào)度、驗(yàn)收、保管、維護(hù)、發(fā)放及賬務(wù)處理等環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，因此，在實(shí)際的物資管理工作中，會(huì)涉及物資計(jì)劃、采購(gòu)、使用、儲(chǔ)備等多個(gè)重要環(huán)節(jié)的管理，以保障企業(yè)正常運(yùn)作、項(xiàng)目有效落實(shí)過程中的所需物資。做好物資管理監(jiān)管工作，以避免公款私用、挪用公物等問題的發(fā)生，保障企業(yè)的基本利益，進(jìn)一步降低企業(yè)生產(chǎn)成本，促進(jìn)企業(yè)盈利。

3 大型工程物資管理體系的建立與使用

大型工程物資管理涉及的物資數(shù)目、種類較多，工程實(shí)施過程中，每天進(jìn)出庫(kù)的物資數(shù)目巨大，若未對(duì)大型工程所需物資進(jìn)行有效管理，會(huì)對(duì)工程施工進(jìn)程及工程項(xiàng)目質(zhì)量造成巨大影響。所以，在大型工程施工過程中，需及時(shí)建立物資管理體系，并有效維持管理體系的正常運(yùn)作，以保障工程施工所需材料的有效供應(yīng)，降低施工企業(yè)生產(chǎn)成本，加速資金周轉(zhuǎn)，確保工程項(xiàng)目的有效落實(shí)。

3.1 物資管理體系構(gòu)建

3.1.1 建立完善的物資管理體制

建立完善的物資管理體制，結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，適當(dāng)調(diào)整、改善相關(guān)管理方案，制定明確的規(guī)章制度，如物資入庫(kù)時(shí)，需明確登記生產(chǎn)商、生產(chǎn)日期、采購(gòu)日期、入庫(kù)日期、入庫(kù)數(shù)目、存放位置等，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定與條例落實(shí)各項(xiàng)管理措施。制定組織機(jī)構(gòu)關(guān)系圖，包括物資管理部門在明確貨源、訂貨、采買等環(huán)節(jié)建立同采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部間的合作交流關(guān)系，進(jìn)一步明確各部門、各崗位的權(quán)責(zé)，以便于責(zé)任制度和各項(xiàng)管理工作的有效落實(shí)。在制定相關(guān)規(guī)章制度時(shí)，還需定員定崗，明確各崗位的職能、責(zé)任與所需人員數(shù)目。在上崗前，對(duì)其進(jìn)行相關(guān)職位的專業(yè)培訓(xùn)，確保物資管理部門工作人員掌握相關(guān)崗位技能，高效完成各崗位任務(wù)工作。在物資管理體制建立、健全前，工程項(xiàng)目禁止開工，以避免管理混亂，以及無謂的人力、物力耗損，進(jìn)一步降低施工企業(yè)生產(chǎn)成本，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

3.1.2 引進(jìn)先進(jìn)的物資管理理念與管理模式

在大型工程物資管理體制構(gòu)建過程中，還需引進(jìn)先進(jìn)的物資管理理念和管理模式。定期對(duì)工程項(xiàng)目的工作人員開展思想工作，為其講解工程項(xiàng)目實(shí)施過程中的物資管理方法與流程，提升各部門員工的物資管理意識(shí)，有效推進(jìn)物資管理模式的創(chuàng)新。在管理過程中，管理人員需不斷強(qiáng)調(diào)管理制度的重要性，叮囑各崗位嚴(yán)格按照制度、條例完成職能任務(wù)，以管理制度優(yōu)先，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)人的執(zhí)行能力。

持續(xù)深化集約化管理和精細(xì)化管理，定期組織物資管理部門工作人員進(jìn)行相關(guān)管理理念與管理技能的培訓(xùn)，以“集中、統(tǒng)一、高效、精益”為管理目標(biāo)，集中、統(tǒng)一進(jìn)行物資采購(gòu)，以避免重復(fù)采買、漏采及其他問題的發(fā)生，保障物資供應(yīng)。定期進(jìn)行物資審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、記錄存在質(zhì)量問題或庫(kù)存數(shù)目不足的物資種類，以便于羅列物資采購(gòu)清單，保障工程項(xiàng)目實(shí)施過程中所需物資的基本質(zhì)量與有效供應(yīng)。通過精細(xì)化管理，進(jìn)一步細(xì)化物資出入庫(kù)時(shí)的信息登記名錄，明確各物資入庫(kù)后具體的檢查、維修時(shí)間，明確庫(kù)內(nèi)物資檢查過程中的檢查指標(biāo)，包括數(shù)目、是否存在損壞、損壞類型、損壞原因調(diào)查與分析等。進(jìn)一步細(xì)化物資管理工作與管理指標(biāo)，有效提升整體管理水平，同時(shí)有效落實(shí)集約化管理理念與管理模式，確保在大型工程項(xiàng)目中，對(duì)物資進(jìn)行集中、統(tǒng)一地配置管理，降低工程施工過程中的物資浪費(fèi)率，便于物資財(cái)務(wù)信息的集中核算、支付與監(jiān)督，確保物資、財(cái)務(wù)信息一體化，優(yōu)化企業(yè)資源配置，提升管理效率，降低生產(chǎn)成本，維持企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展?fàn)顟B(tài)，保障大型工程項(xiàng)目施工進(jìn)程。

3.1.3 優(yōu)化ABC 管理方法

ABC 管理方法全稱為ABC 分類庫(kù)存控制法，也可稱為重點(diǎn)管理法，是一種根據(jù)事物在技術(shù)或經(jīng)濟(jì)方面的特征進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、排列，分清重點(diǎn)與一般，有區(qū)別地實(shí)施管理的科學(xué)管理方法。將ABC 管理方法應(yīng)用到大型工程物資管理工作中，可按物資與崗位職能的不同進(jìn)行不同的管理。其中，物資方面按物資用量、采買資金、采購(gòu)難易度等分為A、B、C 三類，A 類用量少，但所需采買資金多，采購(gòu)難度大；B 類用量中等，所需采買資金相對(duì)較少，采購(gòu)難度不大；C 類用量多，但所需采買資金少，采購(gòu)難度較易。針對(duì)ABC 類物資采用不同管理方式：（1）A 類物資需嚴(yán)格控制其庫(kù)存數(shù)目，按工程項(xiàng)目施工進(jìn)程定期分析、預(yù)測(cè)A 類物資的使用情況，在需使用A 類物資的施工階段，定期入庫(kù)進(jìn)行物資數(shù)目、質(zhì)量方面的清點(diǎn)、檢查，若庫(kù)存數(shù)目較少且后期所需量較大，需及時(shí)訂貨、進(jìn)貨，嚴(yán)格按照項(xiàng)目計(jì)劃表預(yù)計(jì)數(shù)目進(jìn)行采購(gòu)，避免物資囤積。（2）C 類物資用量大，需適當(dāng)縮短庫(kù)內(nèi)物資清點(diǎn)檢查時(shí)間，按工程項(xiàng)目進(jìn)程，可同供貨方適當(dāng)簽訂定期訂貨、送貨協(xié)議，以保障庫(kù)內(nèi)物資充足，確保施工進(jìn)程。（3）B 類物資管控力度在A 類、C 類物資的管控力度間，合理控制庫(kù)內(nèi)物資數(shù)目，在保障工程實(shí)施所需物資的同時(shí)，降低成本，避免物資的非必要囤積，減少物資浪費(fèi)，促進(jìn)企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)。管理職能方面，可按管理工作任務(wù)對(duì)物資管理的影響程度分為A、B、C 三類。需定期對(duì)各崗位員工工作內(nèi)容進(jìn)行急需（A 類）、重要（B 類）、一般（C 類）這3方面的劃分。如在工程實(shí)施初期，此時(shí)羅列物資清單、物資入庫(kù)的工作為A 類急需工作計(jì)劃；入庫(kù)后的物資清點(diǎn)與檢查、監(jiān)督管理的工作為B 類重要工作計(jì)劃；物資入庫(kù)后的定期檢查、維修的工作為C 類一般工作計(jì)劃。隨工程進(jìn)程的發(fā)展，適當(dāng)調(diào)整ABC 類工作計(jì)劃，有效明確各崗位、各階段的重點(diǎn)工作內(nèi)容，明確相關(guān)工作的主次、輕重緩急關(guān)系，進(jìn)一步提升物資管理部門工作人員的工作效率，避免重復(fù)工作，或未在預(yù)期時(shí)間內(nèi)完成主要物資管理工作及其他問題的發(fā)生，從而有效提升大型工程項(xiàng)目實(shí)施過程中的物資管理水平。

3.1.4 完善信息管理系統(tǒng)

在現(xiàn)代化信息技術(shù)支持下，將信息管理系統(tǒng)有效融入大型工程物資管理工作中，對(duì)提升管理人員的工作效率、管理水平均有積極影響。建立并完善專門的物資信息管理系統(tǒng)，搭建綜合管理平臺(tái)，可以有效銜接物資管理部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等多部門間的信息交流體系，以便于采購(gòu)部門及時(shí)掌握當(dāng)前的物資存儲(chǔ)狀態(tài)，便于財(cái)務(wù)部門預(yù)測(cè)、核算物資采購(gòu)資金，進(jìn)一步提升企業(yè)的資源分配。同時(shí)隨著綜合化信息管理系統(tǒng)的搭建與完善，利于優(yōu)化大型工程的監(jiān)控體系。財(cái)務(wù)部門通過定期調(diào)取各類物資采購(gòu)、存儲(chǔ)與使用情況，可有效掌控物資消耗所需成本，進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)部門對(duì)成本的控制，避免物資的非必要采購(gòu)與囤積。且隨著信息管理系統(tǒng)的完成，進(jìn)一步促進(jìn)物資管理的精細(xì)化、電子化，利用EXCEL 等電子表格形式，統(tǒng)計(jì)、記錄各物資具體的出入庫(kù)信息，包括入庫(kù)時(shí)的數(shù)目、廠商、時(shí)間、存放位置、負(fù)責(zé)人等，入庫(kù)后，若在存儲(chǔ)過程中有損壞物資，也需及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充記錄，出庫(kù)時(shí)詳細(xì)記錄出庫(kù)數(shù)目、用途、時(shí)間、負(fù)責(zé)人等。基于信息管理系統(tǒng)，將各類物資信息公開化、透明化，大型工程實(shí)施過程中的各部門員工均可通過信息管理系統(tǒng)對(duì)物資采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用情況等進(jìn)行有效調(diào)查、監(jiān)督，進(jìn)一步避免公款私用、私自挪用公物及其他問題的發(fā)生。除此之外，信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與完善也能幫助管理人員對(duì)物資進(jìn)行更高效的審核與清點(diǎn)工作，幫助管理人員動(dòng)態(tài)掌握任意時(shí)間段的物資數(shù)目及存儲(chǔ)情況，保障物資管理數(shù)目的精準(zhǔn)度，對(duì)降低生產(chǎn)成本、提升管理效率均有重要意義。

3.2 物資管理體系實(shí)施

大型工程一般是指規(guī)模龐大、涉及因素眾多、后果影響重大且深遠(yuǎn)的工程項(xiàng)目，如高速公路建設(shè)、油氣田開發(fā)，此類大型工程多是當(dāng)?shù)鼗驀?guó)家的重點(diǎn)工程項(xiàng)目，對(duì)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展等均有諸多影響。將上述物資管理體系落實(shí)到大型工程項(xiàng)目工作中，在工程項(xiàng)目開工前，要先建立完善的物資管理體制，明確物資管理流程與相關(guān)規(guī)章制度，以及各崗位職能與人員數(shù)目，并在各崗位工作人員上崗前，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，確保物資管理部門各崗位員工能有效完成自身崗位的工作任務(wù)，確保大型工程項(xiàng)目施工后，各物資管理措施能有效落實(shí)，保障工程實(shí)施過程中的物資供應(yīng)。引進(jìn)先進(jìn)的物資管理理念與管理模式，持續(xù)深化集約化、精細(xì)化管理理念與管理模式，提升工程項(xiàng)目?jī)?nèi)員工的物資管理意識(shí)，確保各部門員工能有效配合物資管理部門做好各類物資管理工作，提升工作執(zhí)行的準(zhǔn)確性，制定明確的物資需求表，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行物資出入庫(kù)信息登記，嚴(yán)格按照物資定期檢查計(jì)劃表對(duì)物資進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，詳細(xì)記錄各階段的物資數(shù)目、質(zhì)量檢查結(jié)果、損壞數(shù)目及因素等，進(jìn)一步提升大型工程項(xiàng)目施工過程中的物資規(guī)范化與精細(xì)化管理。優(yōu)化ABC 管理方法、完善信息管理系統(tǒng)，以降低庫(kù)存量，實(shí)現(xiàn)物資自動(dòng)化管理，進(jìn)一步降低成本，提升企業(yè)資金合理分配度，提升監(jiān)督管理質(zhì)量，確保工程項(xiàng)目能按預(yù)期計(jì)劃有效落實(shí)。

4 結(jié)語

綜上所述，物資管理是一項(xiàng)重要的管理工作，尤其是在大型工程實(shí)施過程中，物資有效供應(yīng)對(duì)維持工程的施工進(jìn)程有重要意義。將物資管理體系有效應(yīng)用到大型工程項(xiàng)目中，嚴(yán)格按照規(guī)章制度落實(shí)各項(xiàng)管理工作，化繁為簡(jiǎn)，明確職能、權(quán)責(zé)，避免重復(fù)工作，避免重復(fù)采購(gòu)、漏采物資及其他問題的發(fā)生，保障物資管理質(zhì)量，減少無用功，降低物資囤積，減少生產(chǎn)成本，進(jìn)一步提升企業(yè)利益，促進(jìn)工程項(xiàng)目的按時(shí)完工。