事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對(duì)策*

于 欣

（中國(guó)共產(chǎn)黨興隆縣委員會(huì)辦公室）

現(xiàn)階段，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)靈活運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的快速查詢(xún)、閱讀，提高了整體工作效率，但仍然會(huì)受到外界多方因素的影響，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理存在諸多的問(wèn)題和不足。在這樣的背景下，管理人員必須正確看待自身工作的重要性，深入分析影響檔案管理工作開(kāi)展的主要因素，在此基礎(chǔ)上有針對(duì)性地提出切實(shí)可行的解決策略和措施，通過(guò)這樣的方式實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化的相關(guān)概述

所謂檔案數(shù)字化，主要是指在檔案管理過(guò)程中，利用多元化的方式方法對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整合，最終轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程。值得注意的是，對(duì)于紙質(zhì)檔案的處理通常是采用掃描設(shè)備對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，科學(xué)合理的分解紙質(zhì)檔案原件陣式中的信息元素，再將其直接轉(zhuǎn)化為電信號(hào)，同時(shí)將其輸入到計(jì)算機(jī)中，最終以圖像的形式進(jìn)行呈現(xiàn)。從一定意義上來(lái)講，現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換主要有以下兩種模式：一方面，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，并通過(guò)圖像的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，也可以采用OCR字符識(shí)別的方式直接將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為文本；另一方面，借助縮微膠片影像或相機(jī)拍攝的方式方法，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。通過(guò)掃描紙質(zhì)檔案并將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案的方式方法，在經(jīng)濟(jì)成本上更具優(yōu)勢(shì)，操作方式更為便捷，因此，檔案管理人員一旦完成數(shù)字化處理之后就應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間對(duì)圖像文件進(jìn)行存儲(chǔ)，通過(guò)這樣的方式快速高效地搭建起健全完善的信息數(shù)據(jù)檔案資料庫(kù)，為后期事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)的快速檢索奠定良好的基礎(chǔ)。值得注意的是，為了實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)任務(wù)，事業(yè)單位必須與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)現(xiàn)實(shí)社會(huì)發(fā)展需求，合理運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，有針對(duì)性的增加數(shù)字化管理體系的建設(shè)投入，提高信息化管理的水平質(zhì)量。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要現(xiàn)實(shí)意義

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)使得人們的日常生活和工作已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域都借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了快速的創(chuàng)新發(fā)展，而事業(yè)單位是我國(guó)得以持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，因此必須結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況及工作需求，科學(xué)合理的調(diào)整優(yōu)化工作環(huán)節(jié)、工作步驟及工作內(nèi)容。對(duì)于檔案管理來(lái)講，數(shù)字化管理模式能夠切實(shí)提高管理效率及工作質(zhì)量，快速實(shí)現(xiàn)不同信息數(shù)據(jù)的搜集、整合、歸納，從而更好的服務(wù)于人民群眾。當(dāng)然，數(shù)字化本質(zhì)上是利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，結(jié)合現(xiàn)代化的先進(jìn)的技術(shù)軟件對(duì)傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息開(kāi)展數(shù)字化管理。與此同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)數(shù)據(jù)的特征及存儲(chǔ)的實(shí)際需求，合理選擇軟件，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)資料的整合分析。另外，檔案管理的數(shù)字化使得工作人員不再單純地使用紙筆進(jìn)行辦公利用，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)技術(shù)減輕了從業(yè)人員的整體壓力，不再花費(fèi)大量的時(shí)間精力進(jìn)行復(fù)雜、重復(fù)的內(nèi)容處理，而是利用信息技術(shù)快速實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合、歸納、總結(jié)。由此可見(jiàn)，數(shù)字化管理是事業(yè)單位與時(shí)俱進(jìn)，迎合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求的重要舉措，只有不斷革新優(yōu)化管理技術(shù)管理模式，才能切實(shí)提高事業(yè)單位的信息化水平。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及面臨的主要問(wèn)題

從一定意義上來(lái)講，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的靈活運(yùn)用，事業(yè)單位也對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力、綜合素質(zhì)提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)階段，雖然大多數(shù)工作人員的檔案管理理念都發(fā)生了翻天覆地的變化，但在實(shí)際工作中，不僅僅要看到工作成果，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)深入分析檔案數(shù)字化管理過(guò)程中面臨的諸多問(wèn)題和不足。

（一）缺乏先進(jìn)的辦公設(shè)備設(shè)施

現(xiàn)階段，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公，但仍然有大量的檔案管理設(shè)備設(shè)施過(guò)于陳舊老化，根本無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，滿足檔案管理工作的日常需求。由于缺乏先進(jìn)高效的檔案管理設(shè)備設(shè)施，使得事業(yè)單位在實(shí)際管理過(guò)程中可能會(huì)存在一定的不足和偏差，無(wú)法提升檔案搜集整合的效率質(zhì)量，阻礙了整體工作進(jìn)度。與此同時(shí)，部分較為偏遠(yuǎn)的事業(yè)單位由于人手不足，內(nèi)部檔案大量堆積，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人才對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)整合。值得注意的是，一些安全防護(hù)措施根本不達(dá)標(biāo)，缺乏一定的完善性和科學(xué)性，上述情況直接造成了事業(yè)單位的數(shù)字檔案管理工作與國(guó)家信息化檔案的實(shí)際要求相脫節(jié)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源的快速整合優(yōu)化。另外，事業(yè)單位內(nèi)部人員檔案檢查工作過(guò)于單一，沒(méi)有引入先進(jìn)的現(xiàn)代化的檔案設(shè)備設(shè)施，導(dǎo)致管理工作的質(zhì)量效率無(wú)法得到有效的保證，同時(shí)信息數(shù)據(jù)的安全性、可靠性也有待提高。在這樣的背景下，辦公設(shè)備設(shè)施過(guò)于老舊會(huì)直接影響檔案管理的效率，事業(yè)單位必須對(duì)其引起足夠的重視，加強(qiáng)科學(xué)化管理，積極引入新型設(shè)備，這樣才能提高辦公效率及辦公質(zhì)量。

（二）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)性、有效性

從一定意義上來(lái)講，越來(lái)越多的事業(yè)單位已經(jīng)充分地意識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要現(xiàn)實(shí)意義，也采取了一定的策略措施建設(shè)信息化工程，但從整體上來(lái)講，部分從業(yè)人員根本沒(méi)有全面詳細(xì)的了解事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展程度以及應(yīng)當(dāng)達(dá)到的管理效果。與此同時(shí)，事業(yè)單位沒(méi)有根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際需求制定出切實(shí)可行的、科學(xué)合理的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理工作在流程、步驟、環(huán)節(jié)上都存在一定的差異，尤其是檔案的編號(hào)、最終歸檔等環(huán)節(jié)存在諸多問(wèn)題，無(wú)法實(shí)現(xiàn)連續(xù)性、科學(xué)性。

（三）缺乏足夠的安全管理意識(shí)

雖然現(xiàn)代信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠切實(shí)提高檔案管理工作的效率質(zhì)量，但長(zhǎng)期以來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)安全問(wèn)題一直受到大眾的普遍關(guān)注，一旦受到黑客或病毒的攻擊感染，互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)就會(huì)出現(xiàn)漏洞，而以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為前提和基礎(chǔ)的檔案數(shù)字化管理也會(huì)面臨諸多的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，直接影響數(shù)據(jù)信息的安全性、可靠性。與此同時(shí)，現(xiàn)階段的檔案管理人員大多不是專(zhuān)業(yè)出身，缺乏必要的、專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，沒(méi)有梳理信息檔案管理的安全意識(shí)，導(dǎo)致在諸多環(huán)節(jié)檔案的管理均存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）管理人員的專(zhuān)業(yè)能力、綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性、高素質(zhì)、高水平是確保事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作有序開(kāi)展的前提和基礎(chǔ)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展使得檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性不斷提高，事業(yè)單位在這樣的背景下應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照數(shù)字檔案管理的實(shí)際要求及單位發(fā)展的現(xiàn)狀，有針對(duì)性的提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力及綜合素質(zhì)，搭建起健全完善、高素質(zhì)、高水平的數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)，通過(guò)這樣的方式從多個(gè)方面、多個(gè)角度切實(shí)滿足檔案管理工作的實(shí)際要求。但據(jù)調(diào)查顯示，目前受多方因素的影響，事業(yè)單位在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中對(duì)于人才的培養(yǎng)并沒(méi)有引起足夠的重視，專(zhuān)業(yè)人才嚴(yán)重不足，內(nèi)部人員的更新十分滯后，現(xiàn)有的管理人員在專(zhuān)業(yè)能力上根本無(wú)法滿足實(shí)際管理需求，直接阻礙了事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)新。

（五）數(shù)字化檢索效率低下

據(jù)調(diào)查顯示，目前我國(guó)部分事業(yè)單位在進(jìn)行單人信息的檢索時(shí)仍然采用人工檢索的方式，沒(méi)有全面貫徹落實(shí)計(jì)算機(jī)檢索處理，這樣的錯(cuò)誤思路和錯(cuò)誤方法導(dǎo)致單位內(nèi)部信息檢索速度較慢，缺乏一定的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，同時(shí)也增加了工作人員的壓力，工作量顯著增加，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏現(xiàn)實(shí)意義。

四、提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理效率的主要策略措施

（一）積極引進(jìn)先進(jìn)的、現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備設(shè)施

不僅僅是事業(yè)單位，當(dāng)前社會(huì)中所有的企事業(yè)單位都積極引入了數(shù)字檔案管理模式，購(gòu)置了相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施，而這一行為受到了大眾的廣泛關(guān)注和認(rèn)可，其在一定程度上為人們的日常生活和工作提供了便利，同時(shí)也為數(shù)字化檔案管理的快速推廣奠定了良好的基礎(chǔ)，提供了發(fā)展契機(jī)。從一定意義上來(lái)講，事業(yè)單位的檔案管理工作不同于一般企業(yè)，其涉及到的內(nèi)容是多元化的，在必要時(shí)需要同時(shí)處理多個(gè)復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)，社會(huì)新聞、時(shí)事熱點(diǎn)、群眾反映內(nèi)容都是事業(yè)單位檔案管理的主要內(nèi)容，因此其面臨的信息數(shù)據(jù)是龐大的、海量的。在這樣的背景下，積極引入現(xiàn)代化先進(jìn)的大型數(shù)字化管理設(shè)備信息系統(tǒng)是現(xiàn)階段解決上述問(wèn)題的關(guān)鍵所在。為了切實(shí)提高整體工作效率，確保檔案管理的安全性、可靠性，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)基于國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際需求，靈活利用資源優(yōu)勢(shì)，搭建起現(xiàn)代化的、高效的數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)單位內(nèi)部及外部的數(shù)據(jù)信息高效的整合優(yōu)化，有效把控關(guān)鍵信息的存儲(chǔ)點(diǎn)安全，這樣的檔案管理方式能夠營(yíng)造出良好積極和諧的工作環(huán)境、工作氛圍，同時(shí)促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作有序開(kāi)展。

（二）創(chuàng)設(shè)健全完善的檔案數(shù)字化管理制度

管理制度的建設(shè)是數(shù)字化管理工作能夠穩(wěn)步推進(jìn)的重要基礎(chǔ)，也是一切檔案管理工作開(kāi)展的依據(jù)。在這樣的背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分立足于自身實(shí)際需求，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)價(jià)值，搭建起健全完善的檔案數(shù)字化管理制度，從真正意義上實(shí)現(xiàn)管理工作的與時(shí)俱進(jìn)。第一，相關(guān)從業(yè)人員要按照國(guó)家相關(guān)制度及規(guī)范操作條例嚴(yán)格進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔、錄入，確保每一環(huán)節(jié)、每一步驟都符合國(guó)家實(shí)際要求，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，從源頭上對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性進(jìn)行把關(guān)；第二，檔案的調(diào)閱也應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)制度規(guī)范，盡可能減少信息泄露、信息篡改，息遺失等問(wèn)題的發(fā)生。由此可見(jiàn)，數(shù)字化檔案管理制度的建設(shè)必須與單位的實(shí)際情況相符合，這樣才能實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)、合理、高效，提高事業(yè)單位的管理水平及管理質(zhì)量。

（三）有針對(duì)性地加大檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入

檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)并不是一蹴而就的，事業(yè)單位必須投入大量的人力、物力、資金資源才能保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。在這樣的背景下，數(shù)字化管理系統(tǒng)并不是按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行建設(shè)的，而是要根據(jù)自身發(fā)展的現(xiàn)狀及希望達(dá)到的效果進(jìn)行建設(shè)，相關(guān)的管理人員必須深入分析數(shù)字化技術(shù)及現(xiàn)代信息設(shè)備應(yīng)用面臨的不足和困境，在此基礎(chǔ)上編制出高效的、科學(xué)的、合理的數(shù)字化管理方案及管理計(jì)劃，加大對(duì)先進(jìn)技術(shù)的投入力度，通過(guò)這樣的方式為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效開(kāi)展夯實(shí)基礎(chǔ)。根據(jù)相關(guān)的實(shí)踐調(diào)查研究我們可以看出，現(xiàn)階段我國(guó)檔案數(shù)字化管理的設(shè)備設(shè)施主要分為軟件及硬件兩個(gè)主要模塊：一方面，對(duì)于軟件設(shè)備來(lái)講，事業(yè)單位在對(duì)其進(jìn)行研究和使用時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)考慮系統(tǒng)的兼容性；另一方面，對(duì)于硬件設(shè)備設(shè)施來(lái)講，則應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，適當(dāng)增加設(shè)備更新的投入力度，定期對(duì)已使用設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，這樣才能有效延長(zhǎng)其使用壽命，提高管理水平。

（四）切實(shí)提高管理人員的專(zhuān)業(yè)能力及綜合素質(zhì)

根據(jù)上文我們可以看出，檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力、綜合素質(zhì)直接影響著管理的質(zhì)量和管理水平，尤其是對(duì)于數(shù)字化體系的建設(shè)來(lái)講，一方面，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對(duì)在職人員的培訓(xùn)力度，采用多元化的、高效的培訓(xùn)模式、培訓(xùn)方法，提升檔案管理工作人員的綜合能力，有效明確自身的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，確保培訓(xùn)內(nèi)容的科學(xué)性、合理性、全面性、實(shí)用性。例如，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期組織開(kāi)展視頻會(huì)議、向內(nèi)部人員發(fā)放學(xué)習(xí)手冊(cè)，以此普及檔案數(shù)字化管理的相關(guān)，內(nèi)容形式、重點(diǎn)難點(diǎn)、技能技巧及注意事項(xiàng)等等。與此同時(shí)，在培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)有針對(duì)性地加入信息技術(shù)應(yīng)用技能的培訓(xùn)內(nèi)容，使得管理人員在掌握扎實(shí)檔案管理相關(guān)內(nèi)容的基礎(chǔ)上切實(shí)提高自身的信息技術(shù)運(yùn)用能力，以此為檔案管理的高效開(kāi)展提供可靠的人力資源。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)外積極引進(jìn)高素質(zhì)、高水平的檔案管理人才，為檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液，切實(shí)提升數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)能力、文化程度。值得注意的是，在實(shí)際工作中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)人才的結(jié)構(gòu)及發(fā)展需要制定出切實(shí)可行的人員考核機(jī)制，定期對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力、綜合素質(zhì)、技能水平進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，以此調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)檔案管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)的有效提升。

（五）提高檔案管理安全管理意識(shí)，建立保密制度

一方面，事業(yè)單位要根據(jù)自身發(fā)展需求加強(qiáng)檔案管理體系、網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)力度，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)體系及管理模式，有針對(duì)性的安裝殺毒軟件、防火墻，明確人員的訪問(wèn)權(quán)限，通過(guò)這樣的方式確保信息數(shù)據(jù)的安全性、可靠性；另一方面，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期組織開(kāi)展管理系統(tǒng)的軟硬件設(shè)備設(shè)施檢查維護(hù)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全問(wèn)題，并第一時(shí)間進(jìn)行更新完善，以此提高檔案的利用效率。

（六）有效實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的連接

眾所周知，事業(yè)單位的檔案管理工作本質(zhì)上是為了更好地服務(wù)于日常辦公工作，因此，應(yīng)當(dāng)做好辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的有效連接，在檔案管理模塊增設(shè)資料查詢(xún)功能，以此實(shí)現(xiàn)信息的快速檢索。同時(shí)，優(yōu)化完善資源管理模式及管理手段，一方面，事業(yè)單位相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)基于歸檔、文檔一體化工作、檔案鑒定、保密管理、網(wǎng)絡(luò)安全等制度入手分析，切實(shí)提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的效率及質(zhì)量；另一方面，事業(yè)單位所涉及到的檔案信息具有一定的保密性和特殊性，因此必須采用切實(shí)可行的策略手段，加強(qiáng)保護(hù)力度，這樣才能最大限度地發(fā)揮出信息資源的價(jià)值作用。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)先進(jìn)的、現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備設(shè)施，創(chuàng)設(shè)健全完善的檔案數(shù)字化管理制度，有針對(duì)性地加大檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入，切實(shí)提高管理人員的專(zhuān)業(yè)能力及綜合素質(zhì)，提高檔案管理安全管理意識(shí)，建立保密制度，有效實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的連接。