新時(shí)期國(guó)有企業(yè)公文管理工作要點(diǎn)探究

周曉敏

（中交第四公路工程局有限公司第一建筑工程分公司）

公文管理工作作為一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，不管是對(duì)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)單位還是公司企業(yè)而言，都是履行職能或者是貫穿企業(yè)日常管理的重要路徑，它對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著很重要的幫助。就當(dāng)前現(xiàn)狀分析可知，在國(guó)有企業(yè)公文管理工作開(kāi)展的階段，由于受到管理方法、管理技術(shù)等影響，會(huì)導(dǎo)致公文管理質(zhì)量滿(mǎn)足不了實(shí)際需求，會(huì)給企業(yè)的發(fā)展造成一定的阻礙。所以要對(duì)國(guó)有企業(yè)公文管理工作要點(diǎn)進(jìn)行探究，尋找出更為科學(xué)有效的管理方法。

一、企業(yè)公文管理工作的要求

（一）規(guī)范性

公文管理工作的過(guò)程連貫性非常強(qiáng)，且對(duì)文書(shū)處理人員個(gè)人能力要求較高。要想確保公文管理順利實(shí)施和進(jìn)行，必須要提高工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。在具體公文處理過(guò)程中，要想做好規(guī)范化管理，就必須要做好下述幾個(gè)方面的工作：其一，保證制度、規(guī)程規(guī)范；其二，確保所有文書(shū)處理人員有良好的工作作風(fēng)，工作嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真。其三，各個(gè)工作環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系，提高工作水平。

（二）時(shí)效性

公文管理過(guò)程中應(yīng)該遵循時(shí)效性的要求，這是極為重要的工作準(zhǔn)則之一。在實(shí)際工作中，任何公文的形成、傳閱、批示、歸檔等流程都必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。如果公文管理人員缺乏時(shí)間觀(guān)念，沒(méi)有對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)行嚴(yán)格的管理和控制，導(dǎo)致公文得不到及時(shí)處理，將影響工作的落實(shí)。因此，在公文管理中，應(yīng)該及時(shí)、規(guī)范性管理每份公文。公文比較多的情況下，要分輕重緩急開(kāi)展工作，發(fā)揮出公文管理應(yīng)有的作用，提高工作效率。

（三）安全保密性

保密性也是公文的一項(xiàng)重要特征。在信息化技術(shù)發(fā)展和進(jìn)步之下，公文管理電子化、信息化成為主流，紙質(zhì)文件已經(jīng)逐步被淘汰，而網(wǎng)絡(luò)安全性通常較差，所以泄密的情況比較常見(jiàn)，途徑也比較多。大部分機(jī)密性公文，包含很多秘密文件和事項(xiàng)，因此對(duì)于保密的要求也更高，這也是公文管理的內(nèi)在要求。有效確保安全、保密是公文管理正常運(yùn)作的基本要求，必須做好軟、硬件方面的防范和管理，提高防范意識(shí)和水平，明確工作范圍和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于公文流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)都要加強(qiáng)監(jiān)督與管理。對(duì)于公文傳遞的整個(gè)生命周期進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督管理，保證文件不會(huì)存在泄漏、遺失和損壞的問(wèn)題[1]。

二、企業(yè)公文管理工作中存在的問(wèn)題

在國(guó)有企業(yè)工程管理工作開(kāi)展過(guò)程中，由于相關(guān)的管理制度不夠健全或者是公文處理的時(shí)效性不足等多方面問(wèn)題，導(dǎo)致公文管理工作難以開(kāi)展，甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。以下對(duì)公文管理常見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行探討。

（一）企業(yè)管理制度不夠完善

要想有效地發(fā)揮出管理工作的作用，就必須有規(guī)章制度的保障。建立健全公文管理規(guī)章制度，才能更好地提高工作能力和水平。但是目前很多企業(yè)單位公文管理體系依舊處于初級(jí)發(fā)展階段、盡管建立了一部分規(guī)章制度，但并未考慮其實(shí)用性、全面性、時(shí)代性，沒(méi)有進(jìn)一步完善符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展的管理體系，效率和水平比較差，難以滿(mǎn)足新時(shí)期國(guó)有企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的需要。可以清楚認(rèn)識(shí)到的是，當(dāng)前我國(guó)的很多用人單位的企業(yè)辦公室內(nèi)部管理都是學(xué)習(xí)國(guó)外企業(yè)辦公制度的經(jīng)驗(yàn)，其本身存在一定的缺陷和問(wèn)題，并不能很好的促進(jìn)企業(yè)管理的進(jìn)一步優(yōu)化，相反往往事倍功半。此外，在借鑒國(guó)外管理經(jīng)驗(yàn)時(shí)，沒(méi)有根據(jù)國(guó)內(nèi)政策與社會(huì)環(huán)境做出改進(jìn)和調(diào)整，僵化搬運(yùn)制度，奉行“拿來(lái)主義”，無(wú)法有效的解決國(guó)有企業(yè)發(fā)展過(guò)程的實(shí)際問(wèn)題。這種情況之下，傳統(tǒng)公文管理制度難以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，缺乏可操作性的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有健全完善的獎(jiǎng)懲制度，人員工作積極性、主動(dòng)性比較差，缺乏工作熱情，并不能完全滿(mǎn)足當(dāng)前工作的需要，對(duì)于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展和壯大帶來(lái)不利的影響。

（二）公文沒(méi)有及時(shí)處理

公文管理關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的方方面面，因而必須重視公文管理的時(shí)效性。每一份公文都是有實(shí)效的，公文只有在特定的時(shí)效下才能發(fā)揮作用。如果公文的時(shí)效性不能發(fā)揮出應(yīng)有的作用，不僅會(huì)影響公文的正常流轉(zhuǎn)，還會(huì)給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展帶來(lái)不利影響，很多工作無(wú)法有效地進(jìn)行。從企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展實(shí)際情況來(lái)看，因?yàn)槠髽I(yè)每日收發(fā)文件的數(shù)量比較多，公文管理的工作量也比較大，如果處理方法不合理、處理流程不順暢或者人員素質(zhì)較低等，都會(huì)造成公文不能有效的處理，及時(shí)性比較差，對(duì)工作效率和工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。從這一方面分析，主要可能出現(xiàn)以下幾種情況：其一，沒(méi)有詳細(xì)做好收發(fā)文件記錄工作，沒(méi)有跟蹤記錄，造成文件積壓而延誤。其二，企業(yè)制定的公文管理流程比較復(fù)雜，程序也比較多，造成一些緊急的文件不能有效的傳播和使用。其三，企業(yè)內(nèi)部并未建立完善的監(jiān)督管理控制措施，督辦機(jī)制的功能比較弱化，公文管理延誤、漏辦的問(wèn)題較為普遍存在，影響企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展。

（三）沒(méi)有嚴(yán)格地遵守行文規(guī)則

行文規(guī)則就是制定公文、發(fā)出公文、處理公文等所有工作必須遵守的準(zhǔn)則，是工作的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)要求。只有嚴(yán)格落實(shí)行文規(guī)則，才能保證公文管理工作更加高效、順利地進(jìn)行，提高公文管理科學(xué)化水平和效果。但是從具體情況分析，很多國(guó)有企業(yè)都沒(méi)有落實(shí)行文規(guī)則的措施，造成公文管理比較混亂。具體來(lái)說(shuō)，包含下述幾個(gè)方面的問(wèn)題：其一，行文沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)相應(yīng)的工作程序，部分存在越級(jí)行文、未經(jīng)批復(fù)執(zhí)行文件內(nèi)容、涉及其他部門(mén)職能范圍內(nèi)事項(xiàng)未進(jìn)行會(huì)簽發(fā)文等情況，嚴(yán)重威脅企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。其二，行文沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范要求和標(biāo)準(zhǔn)，上行文與下行文格式混淆，全文排版不符規(guī)范等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。其三，行文繁冗的問(wèn)題較為常見(jiàn)。日常工作過(guò)度依賴(lài)發(fā)文，有的發(fā)文沒(méi)有實(shí)質(zhì)內(nèi)容，層層轉(zhuǎn)發(fā)現(xiàn)象屢禁不止。這些問(wèn)題看似平常，但是長(zhǎng)期積累之下，導(dǎo)致公文無(wú)法有效運(yùn)行和應(yīng)用，容易造成企業(yè)內(nèi)部管理混亂，給企業(yè)正常發(fā)展帶來(lái)不利影響。

（四）工作意識(shí)薄弱，工作權(quán)責(zé)不清晰

在國(guó)有企業(yè)日常管理實(shí)踐中，辦公室的行政工作人員開(kāi)展公文管理工作，很多因?yàn)樽陨硭刭|(zhì)不足或者管理制度上的缺陷，缺乏較高的工作意識(shí)，工作權(quán)責(zé)界定不清晰，導(dǎo)致在認(rèn)知方面有很大的不足，甚至有人只要是看到文件上有公章就認(rèn)為是公文，這種情況之下，企業(yè)的公文管理本身就會(huì)存在很多的問(wèn)題，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化難以滿(mǎn)足工作的需要。從這個(gè)方面出發(fā)，公文文化的管理應(yīng)該滲透到企業(yè)的各個(gè)管理工作中，應(yīng)該做出改進(jìn)和調(diào)整，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理規(guī)范化進(jìn)行，從而發(fā)揮出規(guī)章制度和效力的作用，促進(jìn)企業(yè)的公文管理水平和服務(wù)質(zhì)量的全面提升，以更好地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)的國(guó)有企業(yè)的獨(dú)特性質(zhì)，在日常工作中，公文管理工作量比較大，如果沒(méi)有及時(shí)統(tǒng)計(jì)企業(yè)的公文信息，或者沒(méi)有按照規(guī)范化的要求對(duì)公文進(jìn)行整理與歸檔，必然會(huì)造成很多工作無(wú)法順利進(jìn)行，給企業(yè)帶來(lái)較大的損失和不利影響。

三、做好公文管理工作的有效對(duì)策

在國(guó)有企業(yè)發(fā)展的階段，想要全面地提高公文的管理水平達(dá)到新時(shí)期發(fā)展需求必須要做好相關(guān)制度的完善，并且要意識(shí)到過(guò)程管理的重要性，從工作思想、工作方法上面進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能夠提高管理水平。

（一）做好公文處理要完善制度、明確職責(zé)

國(guó)有企業(yè)需要做好日常的公文管理工作?！皼](méi)有規(guī)矩?zé)o以成方圓”，辦公室行政人員對(duì)于公文管理方面都需要按照規(guī)章制度開(kāi)展工作，必須遵循相應(yīng)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的公文工作，除了嚴(yán)格遵循上級(jí)單位的制度外，還要以國(guó)家、企業(yè)以及所在地區(qū)的黨政機(jī)關(guān)相應(yīng)的公文處理管理辦法和工作制度為參考，及時(shí)修訂相應(yīng)的公文管理處理工作辦法，為企業(yè)公文管理提供基礎(chǔ)和根據(jù)。

企業(yè)制定的公文處理工作辦法，要規(guī)定好企業(yè)相應(yīng)公文處理內(nèi)容、流程以及權(quán)限，明確各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)以及公文人員的相應(yīng)職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)。通常來(lái)說(shuō)，國(guó)有企業(yè)機(jī)關(guān)辦公室是企業(yè)公文管理的主要機(jī)構(gòu)，也是公文流轉(zhuǎn)的中心組織。充分發(fā)揮公文管理的作用，能夠保證企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的順利開(kāi)展，為領(lǐng)導(dǎo)制定決策、開(kāi)展工作提供依據(jù)。以我公司為例，目前公司制定的《公文處理辦法》以上級(jí)單位制度為標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)參考《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704-2012)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。在日常公文管理工作中，制定《公文評(píng)價(jià)管理辦法》，在過(guò)程中對(duì)機(jī)關(guān)以及下級(jí)單位的公文進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，定期發(fā)布考評(píng)結(jié)果，及時(shí)糾正公文處理中的共性、個(gè)性問(wèn)題，以此提高公司整體的公文管理水平。

（二）需要充分地意識(shí)到公文管理工作的重要性

從企業(yè)發(fā)展的角度分析，提高對(duì)公文管理的重視顯得極為重要。首先需要提高企業(yè)管理人員對(duì)于公文管理的意識(shí)，這是做好公文管理工作的基礎(chǔ)和根本。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，公文是一種傳輸信息的載體和形式，可以真實(shí)反映出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展實(shí)際情況，還能夠給企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理工作順利進(jìn)行搭建橋梁，發(fā)揮出應(yīng)有的作用。如果從公文流轉(zhuǎn)的開(kāi)端就不予以足夠的重視，連最基本的公文流轉(zhuǎn)都無(wú)法在企業(yè)內(nèi)按照規(guī)范完成，那么企業(yè)的工作效率和質(zhì)量是無(wú)法保障的。作為國(guó)有企業(yè)公文管理人員，也必須意識(shí)到自身工作的重要性，及時(shí)有效的做好日常公文管理工作，將這項(xiàng)基礎(chǔ)工作作為企業(yè)發(fā)展的重要部分，從思想上提前足夠的重視，才能發(fā)揮出公文管理的重要作用和價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展助力。

（三）重視時(shí)效，提高公文的處理效率

企業(yè)公文管理具備一定的時(shí)效性，這是公文管理工作的重要要求。在企業(yè)處理公文文件時(shí)，應(yīng)該按照隨到隨辦、不拖拉、不漏辦的標(biāo)準(zhǔn)要求，讓公文處理更具時(shí)效性。具體來(lái)說(shuō)，在實(shí)際工作中要從下述兩個(gè)方面著手：第一，簡(jiǎn)化公文處理程序，明確公文管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，公文流轉(zhuǎn)要嚴(yán)格按照公司管理要求執(zhí)行，辦公室要能準(zhǔn)確掌握公文處理流程要求，按照“平件平辦、急件急辦”原則，及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)，確保做到不延誤、不耽擱、不錯(cuò)傳，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利開(kāi)展提供服務(wù)和保障。第二，結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展具體情況，構(gòu)建完善的催辦督辦工作機(jī)制。辦公室作為公文督辦的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)文件流程的督辦催辦工作，應(yīng)該確保文件流轉(zhuǎn)順暢、準(zhǔn)確、高效。要隨時(shí)監(jiān)督公文處理流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)，并定期開(kāi)展公文的催辦與核查工作，跟蹤公文處理的情況，禁止存在公文壓誤或者漏辦的問(wèn)題，保證公文處理在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦結(jié)。

（四）建設(shè)高水平公文管理隊(duì)伍，提高公文管理水平

公文管理工作與企業(yè)的其他管理工作是不同的，其具備政治性，工作內(nèi)容涉及的范圍比較大，企業(yè)任何部門(mén)、任何人員都是公文管理的對(duì)象，這就決定了該工作是比較特殊的?；谶@些特點(diǎn)，處理公文的文書(shū)人員應(yīng)該有一定的思想覺(jué)悟，政治立場(chǎng)非常堅(jiān)定，具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和認(rèn)真的工作態(tài)度，較高的寫(xiě)作水平，較強(qiáng)的時(shí)間觀(guān)念等基本素質(zhì)。只有如此，才能使得公文管理工作順利進(jìn)行，切實(shí)提升公文管理的水平。因此，企業(yè)應(yīng)該積極的展開(kāi)公文管理工作團(tuán)隊(duì)建設(shè)，具體從下述幾個(gè)方面出發(fā)：第一，重視文書(shū)人員的聘用，招聘高水平的崗位工作人員。同時(shí)，通過(guò)設(shè)置AB崗，破解因人員流動(dòng)造成的業(yè)務(wù)水平不穩(wěn)定、不均衡問(wèn)題，確保公文管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。第二，結(jié)合公司公文管理實(shí)際，邀請(qǐng)內(nèi)外部專(zhuān)家，開(kāi)展針對(duì)性和系統(tǒng)性的公文管理培訓(xùn)，著力提升公文管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。第三，定期進(jìn)行人員考核，持續(xù)做好公文評(píng)價(jià)工作，制定切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲工作機(jī)制，提高文書(shū)人員的工作積極性，提高公文管理工作的水平。第四，持續(xù)做好評(píng)先推優(yōu)工作，提高公文管理人員榮譽(yù)感、獲得感，充分調(diào)動(dòng)公文管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，營(yíng)造比學(xué)趕超的良好氛圍。

（五）加強(qiáng)公文管理的數(shù)字化應(yīng)用程度

新時(shí)期國(guó)有企業(yè)應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，讓公文管理工作步入信息化應(yīng)用軌道，首先要做的工作就是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，為公文管理水平的提升起到一定的推動(dòng)作用。公文管理工作信息化應(yīng)用需要滿(mǎn)足一定的基礎(chǔ)設(shè)施條件，企業(yè)必須購(gòu)進(jìn)性能高、質(zhì)量水平高、容量大、安全性好的基礎(chǔ)設(shè)施，滿(mǎn)足實(shí)際工作的需要。此外，對(duì)于配置公文管理信息系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)來(lái)說(shuō)，還應(yīng)該連接掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等，有相應(yīng)的電源供應(yīng)系統(tǒng)，連續(xù)性供電，不會(huì)影響系統(tǒng)的運(yùn)行。為了保證公文管理信息化改革與發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，所應(yīng)用的辦公軟件也必須是正版的，經(jīng)過(guò)權(quán)威部門(mén)的認(rèn)可。要想高效的落實(shí)企業(yè)公文管理信息化建設(shè)，就要讓數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展發(fā)揮出管理的作用與效果[2]。同時(shí)還要意識(shí)到，數(shù)字化建設(shè)并不是短期內(nèi)能夠?qū)崿F(xiàn)的，而是要分步、分階段進(jìn)行，通過(guò)制定周密、詳細(xì)的計(jì)劃，逐步逐項(xiàng)落實(shí)、應(yīng)用到實(shí)際工作中。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)的公文管理工作都是由辦公室完成的，公文管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行推廣責(zé)任也落在了辦公室身上，不僅要將傳統(tǒng)公文文件檔案錄入到系統(tǒng)內(nèi)，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行存儲(chǔ)，還要對(duì)新系統(tǒng)的推廣運(yùn)行進(jìn)行部署、培訓(xùn)，以實(shí)現(xiàn)高效、快速的電子化轉(zhuǎn)變和應(yīng)用。企業(yè)需要通過(guò)公文信息化系統(tǒng)的不斷運(yùn)行，同步接收反饋，不斷改進(jìn)，最終構(gòu)建完善的公文信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公文管理多層次進(jìn)行，促進(jìn)公文管理工作無(wú)紙化、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。只有建設(shè)高水平、高效率的公文管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)公文管理一體化的建設(shè)，將內(nèi)外部信息統(tǒng)一規(guī)劃與管理，才能更好地提升公文管理水平，讓企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、發(fā)展都能夠順利進(jìn)行，各項(xiàng)工作順利實(shí)施。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期國(guó)有企業(yè)公文管理工作對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展起到了極為重要的作用，我們需要從實(shí)踐角度出發(fā)，分析解當(dāng)前公文管理的問(wèn)題和不足，總結(jié)公文管理要點(diǎn)，應(yīng)用先進(jìn)科學(xué)手段組織開(kāi)展公文管理工作，避免因公文管理不到位，造成企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)流程不順暢。公文管理工作還要重視人員素質(zhì)的提升，提高人員責(zé)任心，做好細(xì)節(jié)性的管理工作，促進(jìn)公文管理總體水平提升，為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。