淺析人事檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

崔艷平

（魚臺(tái)縣醫(yī)保局）

人事檔案是個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作能力、獎(jiǎng)懲情況、性格特點(diǎn)等的真實(shí)寫照，加強(qiáng)人事檔案管理，深入分析單位人員人事檔案，可以更加真實(shí)全面地了解人員的基本情況，通過合理設(shè)置崗位，可以有效提高人才的使用效率，揚(yáng)長(zhǎng)避短、人盡其才，優(yōu)化人事管理。同時(shí)，人事檔案也是一個(gè)單位人事部門決定員工工資待遇和升遷調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)。隨著時(shí)代的快速發(fā)展，各行各業(yè)面臨的形勢(shì)日新月異，人事檔案管理工作也應(yīng)緊跟環(huán)境發(fā)展變化，與時(shí)俱進(jìn)、不懼問題、勇于突破、創(chuàng)新管理，才能更好地發(fā)揮自身的職能作用，服務(wù)好人才使用管理需要。

一、人事檔案的特點(diǎn)

人事檔案雖然只是檔案資料的一種，但自身的特性也表現(xiàn)出了與其他檔案不同的特殊性。人事檔案主要表現(xiàn)出以下幾個(gè)方面的特征：一是現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是人力資源部門合理確定工資福利待遇、合理配置人才的重要依據(jù)，直接服務(wù)于現(xiàn)實(shí)工作，這是人事檔案的突出特征之一。二是真實(shí)性。真實(shí)性是所有檔案資料的基礎(chǔ)要求，也是人事檔案最重要的特征，人事檔案只有記錄的內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，才能為用人單位提供正確的參考，否則這項(xiàng)工作會(huì)適得其反。三是動(dòng)態(tài)性。人事檔案立卷之后，其中的內(nèi)容并非一成不變，隨著當(dāng)事人自身學(xué)歷、工作經(jīng)歷的變化，人事檔案需要?jiǎng)討B(tài)完善，補(bǔ)充新的材料，且要求人事檔案與當(dāng)事人實(shí)際情況的脫節(jié)要盡量小，這也是人事檔案真實(shí)性的要求之一。四是流動(dòng)性。人事檔案會(huì)伴隨當(dāng)事人終身，隨著個(gè)人學(xué)習(xí)、工作的調(diào)動(dòng)和職位升遷，人事檔案會(huì)“檔隨人走”，轉(zhuǎn)入新的單位。五是機(jī)密性。人事檔案涉及個(gè)人隱私信息，屬于機(jī)密性檔案資料，任何個(gè)人、任何單位非因工作原因和沒有正常理由都無權(quán)泄漏人事檔案中的內(nèi)容，否則就是違法行為。

二、加強(qiáng)人事檔案管理的必要性

1.加強(qiáng)人事檔案管理是人事檔案信息化發(fā)展的需要。在以紙質(zhì)為主的人事檔案管理工作中，人事檔案信息因人員調(diào)動(dòng)、升遷提拔等在頻繁使用和存取過程中極易造成丟失或損壞，這樣會(huì)直接影響人事檔案信息的完整性和真實(shí)性，降低了人事檔案信息的利用價(jià)值，因此，要大力推動(dòng)人事檔案管理信息化發(fā)展，提高檔案信息的科技化、現(xiàn)代化含量，這樣有利于用戶對(duì)檔案信息的查詢和利用，既方便又快捷，也有利于實(shí)時(shí)補(bǔ)充人事檔案信息，保證人事檔案信息的完整性、真實(shí)性和及時(shí)性。

2.加強(qiáng)人事檔案管理能很好地促進(jìn)人才的培訓(xùn)和培養(yǎng)，有針對(duì)性地提高人才技能，快速適應(yīng)崗位需要，為單位提供更好的服務(wù)。為適應(yīng)社會(huì)的快速發(fā)展，單位對(duì)工作的標(biāo)準(zhǔn)也相應(yīng)提高，工作任務(wù)也更加具體和精細(xì)化，這需要單位整合內(nèi)部人力資源，對(duì)人才提出更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。通過加強(qiáng)人事檔案管理，做好對(duì)現(xiàn)有人才的培訓(xùn)工作，開闊視野、提升技能，強(qiáng)化綜合能力，使其成為一專多能的人才。通過人事檔案統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)，分析單位人才具有的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，可以有針對(duì)性地提升其素質(zhì)，設(shè)置更合適的崗位，調(diào)動(dòng)員工的積極性，科學(xué)合理地促進(jìn)人才在單位內(nèi)部流動(dòng)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理是單位人員管理的一個(gè)非常重要的部分，也是單位的一項(xiàng)重要工作。

3.加強(qiáng)人事檔案管理是對(duì)單位人才需求進(jìn)行精準(zhǔn)預(yù)測(cè)的需要。實(shí)際工作中，通過高效地利用人事檔案，整合人員的年齡、學(xué)習(xí)、性別等相關(guān)信息，單位管理人員對(duì)人才配置是否合理、是否存在缺口就會(huì)一目了然，這樣也能大大提高人才的使用效率。隨著時(shí)間的推移和環(huán)境的變化，單位對(duì)人才的需求也會(huì)隨之發(fā)生變化，通過對(duì)人事檔案信息的分析和比對(duì)，可以很好地掌握人才缺口情況，進(jìn)而可以從外部招聘或者從內(nèi)部挖掘、培養(yǎng)人才以滿足需求。另外，利用人事檔案信息，單位可以更好地規(guī)劃自身人力資源儲(chǔ)備，在使用人才過程中按需引進(jìn)培養(yǎng)，可以防止成本浪費(fèi)，這樣既經(jīng)濟(jì)又科學(xué)。

三、人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理制度相對(duì)落后。在國(guó)內(nèi)，雖然一些專家對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理制度進(jìn)行了初步探索和實(shí)踐，但仍屬于起步階段，體制、機(jī)制、理論體系既不健全也不完善。還有一些具體規(guī)定，比如《干部檔案工作條例》第三十一條第(五)項(xiàng)規(guī)定 “任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，自己都不知道自己的檔案情況，檔案信息談何能夠得到及時(shí)的補(bǔ)充、存檔和修正，這直接影響了檔案的完整性和真實(shí)性，也不利于檔案信息的有效利用，進(jìn)而影響單位對(duì)人才信息的判斷。另外，這種情況也容易出現(xiàn)虛假檔案，單位個(gè)別員工為牟取私利，通過檔案管理人員弄虛作假，還有少數(shù)有不良想法的個(gè)人偽造檔案打擊報(bào)復(fù)別人。這樣的規(guī)定雖然初衷是保護(hù)個(gè)人檔案信息，但弊端也很多，嚴(yán)重影響了檔案制度的準(zhǔn)確性。

2.人事檔案管理缺乏足夠的重視。人事檔案管理雖然是一項(xiàng)管理工作，但面對(duì)的是紙質(zhì)的材料和相關(guān)的個(gè)人信息，和人員的交流少，也創(chuàng)造不出來效益，很容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視，在人員配備、經(jīng)費(fèi)投入等方面自然就會(huì)得不到合理配置，所以檔案管理工作在真正執(zhí)行時(shí)無形中都會(huì)被輕視。人事檔案管理工作在一些單位有時(shí)還存在誤解，沒有被列入單位的議事日程，認(rèn)為檔案只要保管好，不丟失、不泄密就行了，沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。另外，一些人員對(duì)自己的檔案資料重視程度也不夠，當(dāng)取得學(xué)歷證書、職稱等級(jí)、獎(jiǎng)勵(lì)榮譽(yù)時(shí)沒有及時(shí)把相關(guān)資料交到檔案管理部門歸檔，有時(shí)也存在不知道該交還是不交，由于不懂又怕麻煩就不交了。除此之外，還有一些人員麻痹大意，隨手填寫一些與實(shí)際情況不符的資料，同一信息多次填寫存在較大誤差，造成檔案資料的失真，不能真實(shí)反映自身情況，單位也不能準(zhǔn)確無誤地通過檔案對(duì)其進(jìn)行了解和掌握。

3.人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。在實(shí)際人事檔案管理配備時(shí)，存在隨意用人和人員素質(zhì)不高的問題。由于重視程度不夠和存在誤解，許多單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理是一個(gè)“閑差”，工作既機(jī)械又簡(jiǎn)單，優(yōu)秀的人才優(yōu)先安排到其他部門，大都把一些年齡偏大、學(xué)歷偏低的人員抽出來從事人事檔案管理，用人表現(xiàn)得極其隨意。人員素質(zhì)不高主要表現(xiàn)為：一是不專業(yè)。沒有招聘專業(yè)對(duì)口的人員，也沒有培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)的人才。二是現(xiàn)有的從事人事檔案管理的人員沒有學(xué)習(xí)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，這就導(dǎo)致在實(shí)際的檔案管理過程中無法滿足工作要求。還有的管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成檔案信息不真實(shí)，這都對(duì)人事檔案管理質(zhì)量大打折扣，專業(yè)的檔案管理人員的缺失是制約當(dāng)前人事檔案管理發(fā)展的一個(gè)核心因素。

4.人事檔案管理安全保障弱。當(dāng)前，隨著人事檔案管理在各行各業(yè)起到的重要作用和直接效益的不斷提升，社會(huì)對(duì)人事檔案資料的安全意識(shí)也在不斷增強(qiáng)。2016年4月，國(guó)家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》，強(qiáng)調(diào)檔案安全是檔案工作的“底線”。但在實(shí)際人力資源檔案管理過程中，由于受到檔案管理人員素質(zhì)低下、檔案安全管理意識(shí)薄弱、個(gè)別部門檔案管理重視程度不高等客觀因素的影響，人事資源檔案管理仍然存在檔案收集整理不及時(shí)，造成檔案資源缺失；檔案存儲(chǔ)不規(guī)范，造成檔案丟失或毀損；檔案歸集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成檔案資料不完整；檔案借閱管理不規(guī)范，造成檔案資源流失等檔案安全管理隱患。由此可見，檔案管理安全保障弱化是制約人事檔案管理發(fā)展的又一重要因素。

5.人事檔案信息化管理程度低。時(shí)代的發(fā)展和數(shù)字化的推廣大大改變了檔案管理的方式，過去以紙質(zhì)為主要載體的檔案存儲(chǔ)模式已逐步被當(dāng)前以磁帶、磁盤、光盤、膠片、云盤等為主要載體的檔案存儲(chǔ)模式所替代，在檔案的檢索、調(diào)閱、利用和開發(fā)等管理工作中，也逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、系統(tǒng)軟件模塊化、數(shù)據(jù)信息云計(jì)算等大變革。但由于人事檔案管理具有其專業(yè)性特點(diǎn)，近年來，專業(yè)性開發(fā)應(yīng)用的人事檔案管理系統(tǒng)仍不多，人事檔案管理在電子信息化建設(shè)方面仍處于探索與實(shí)踐的起步階段，再加上大部分單位重視程度不夠?qū)θ耸聶n案信息化建設(shè)資金投入較少，人事檔案管理信息化程度仍不高，這也是制約當(dāng)前人事檔案管理發(fā)展的主要因素之一。

四、加強(qiáng)人事檔案管理的對(duì)策

1.健全人事檔案管理制度。繼續(xù)對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行深入的探索和實(shí)踐，理順體制、機(jī)制，健全完善相關(guān)制度。具體工作過程中，建立健全檔案登記、借閱、檢查、歸檔等環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，強(qiáng)化人事檔案管理人員的政策性與紀(jì)律性。打造適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)要求的人事檔案管理方式，堅(jiān)持以服務(wù)用戶為初衷，不斷加大人力、資金的投入力度，加快相關(guān)人事管理軟、硬件的建設(shè)速度，強(qiáng)化使用科技手段推動(dòng)人事檔案管理工作，通過數(shù)字化等先進(jìn)技術(shù)，整合檔案內(nèi)容，快速、精準(zhǔn)地實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢服務(wù)，進(jìn)而深度開發(fā)檔案管理工作。

2.轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理思想觀念。單位的領(lǐng)導(dǎo)，尤其是一把手要提高思想認(rèn)識(shí)、轉(zhuǎn)變觀念，把人事檔案管理工作真正抓在手里、放在心上，必要時(shí)需要加大資金投入力度，夯實(shí)干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施。工作人員需要對(duì)自身的業(yè)務(wù)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，達(dá)到全域重視、全員落實(shí)。除此之外，檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)員工檔案信息知識(shí)的宣傳力度，讓他們明白檔案信息資料對(duì)個(gè)人的重要性，懂得自身那些相關(guān)資料應(yīng)該納入個(gè)人檔案，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地把應(yīng)該入檔的資料交給檔案管理部門，保證檔案資料的真實(shí)性、完整性，提高人事檔案管理質(zhì)量。

3.強(qiáng)化人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。隨著人事檔案管理的科技化、信息化程度越來越高，單位規(guī)模的擴(kuò)大，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)、年齡、經(jīng)驗(yàn)等綜合素質(zhì)的要求也相應(yīng)提高，高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)要拓寬渠道，提高標(biāo)準(zhǔn)。第一，加大高校相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生的招聘力度，他們雖沒有相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，但專業(yè)知識(shí)豐富，理念較新，可以為單位人事檔案管理人員補(bǔ)充新鮮血液，改變大部分單位檔案管理人員年齡大、學(xué)歷低的局面。第二，強(qiáng)化現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，采取專家講座、外出先進(jìn)單位學(xué)習(xí)、座談交流等方式，豐富檔案管理知識(shí)，提高專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和綜合素質(zhì)，開闊視野、拓寬思路、大膽創(chuàng)新，采用現(xiàn)代化的方式大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理效率，更方便快捷地服務(wù)用戶，真正使人事檔案管理為單位的長(zhǎng)期發(fā)展創(chuàng)造更多價(jià)值。

4.強(qiáng)化人事檔案安全管理。堅(jiān)決貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》精神，守牢檔案管理“安全”底線，在人事檔案收集、整理、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移、借調(diào)、利用等環(huán)節(jié)強(qiáng)化制度約束、規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)、建立機(jī)制監(jiān)督和加強(qiáng)績(jī)效考核，同時(shí)在當(dāng)前人事檔案管理工作中，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全受到較大的威脅，要求檔案管理人員要具備較強(qiáng)的安全意識(shí)，積極提升系統(tǒng)硬件條件，經(jīng)常針對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檢查和檢測(cè)，強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的監(jiān)管，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，及時(shí)更新軟件防護(hù)程序，并通過設(shè)置相應(yīng)的密碼和訪問權(quán)限，強(qiáng)化檔案信息安全保障能力。另外，日常工作中要對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的備份引起足夠重視，通過運(yùn)用云存儲(chǔ)，有效地防范突發(fā)情況的發(fā)生，確保人事檔案在檔案管理的全過程中實(shí)現(xiàn)收集及時(shí)、整理規(guī)范、存儲(chǔ)集中、轉(zhuǎn)借備案、利用登記，有效保證人事檔案歸集安全、存儲(chǔ)安全、流轉(zhuǎn)安全和利用安全。

5.推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。在當(dāng)前信息技術(shù)普及應(yīng)用的新形勢(shì)下，各領(lǐng)域都加大了對(duì)信息化建設(shè)的投入力度。人事檔案管理工作也不例外，通過重視信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，積極提升人事檔案管理信息化水平，不僅能夠保證人事檔案信息的真實(shí)性，還可以提高人事檔案管理工作的效率，為用戶提供更好的服務(wù)。特別是運(yùn)用信息化手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)，在保證數(shù)字信息與紙制檔案信息一致性的前提下，更便于人事檔案信息的利用。同時(shí)，通過建立人事檔案管理系統(tǒng)，并運(yùn)用專業(yè)的檔案管理軟件，將企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與單位人事檔案管理信息系統(tǒng)有效整合，可以大大提高人事檔案信息收集和歸檔的效率，積極推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)，為高效利用人事檔案信息打下良好的基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

任何事物的發(fā)展都不是一帆風(fēng)順的，都有一個(gè)不斷完善和發(fā)展的過程。在推進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化的過程中肯定還會(huì)遇到很多困難，這就要求單位領(lǐng)導(dǎo)更加重視人事檔案管理工作，創(chuàng)新體制機(jī)制，加大資金投入，強(qiáng)化人員配備。從事人事檔案管理工作的人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，有針對(duì)性地采取有效的措施，隨著經(jīng)驗(yàn)的積累和技術(shù)的進(jìn)步，探索出現(xiàn)代化的檔案管理模式，持續(xù)提高人事檔案管理工作效率，使這項(xiàng)工作更好地服務(wù)于社會(huì)和人民。相信不久的將來，通過單位領(lǐng)導(dǎo)和從業(yè)工作人員的共同努力，人事檔案管理工作將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)嶄新的局面，創(chuàng)造出一個(gè)更加美好的明天。

【相關(guān)鏈接】

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。

人事檔案在新的市場(chǎng)形勢(shì)下，由于社會(huì)治理及企業(yè)管理內(nèi)容和要求的變化，人事檔案的內(nèi)容也相應(yīng)發(fā)生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級(jí)和更新。