電子檔案信息安全管理對(duì)策探索

葉云利

（寧波財(cái)經(jīng)學(xué)院）

信息安全管理是現(xiàn)階段我國(guó)在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展背景下需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題，該部分問(wèn)題可以體現(xiàn)在多方面，不同企業(yè)之間，不同部門之間以及個(gè)人之間均需要做好信息安全管理工作。電子檔案是具有憑證考察和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件，利用計(jì)算機(jī)硬盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)，當(dāng)人們需要的時(shí)候進(jìn)行查看，極大程度地為人們信息查詢提供便捷性?，F(xiàn)階段電子檔案逐漸開(kāi)放應(yīng)用，這種情況使其信息安全管理無(wú)法得到充分保障，影響了電子檔案開(kāi)放性的利用。因此，當(dāng)前需要采取有效應(yīng)對(duì)措施開(kāi)展信息安全管理部署，提升電子檔案在使用管理中更加安全。

一、電子檔案概述

電子檔案是現(xiàn)階段針對(duì)信息存儲(chǔ)具有綜合性的一種存儲(chǔ)方式和高效的應(yīng)用技術(shù)文件。在存儲(chǔ)過(guò)程中主要是借助數(shù)字信息技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)，其存儲(chǔ)形式以電子形式為主，在存儲(chǔ)過(guò)程中電子檔案多存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、移動(dòng)磁盤(pán)中，并且借助計(jì)算機(jī)讀取進(jìn)行信息處理?，F(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸普及，提高了我國(guó)的信息傳輸速度，網(wǎng)絡(luò)信息傳輸逐漸興起，該種背景下電子檔案在信息管理過(guò)程中存在著重大威脅[1]。例如黑客攻擊、病毒植入、竊取信息，、備份技術(shù)等等，這些均是造成電子檔案存在不安全管理的重要因素。如果電子檔案信息安全無(wú)法得到有效規(guī)范管理，極易造成電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。

二、電子檔案信息安全管理內(nèi)容

（一）電子檔案重要性分析

（1）電子檔案想要充分發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值需要積極加強(qiáng)信息安全保障工作。在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展時(shí)代，電子檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)逐漸增加，這種情況下造成檔案信息在應(yīng)用過(guò)程中無(wú)法得到有效保障，存在多種危險(xiǎn)性因素，嚴(yán)重影響了電子檔案信息安全，而電子檔案隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展文化創(chuàng)新逐漸增多，其可使用價(jià)值逐漸增大，對(duì)社會(huì)發(fā)展指導(dǎo)具有重要作用，因此積極加大電子檔案信息安全管理，可為社會(huì)發(fā)展提供輔助，使電子檔案逐漸由封閉式應(yīng)用過(guò)渡到開(kāi)放式應(yīng)用。

（2）電子檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案管理其優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)較多，其中覆蓋面積廣是其重要特點(diǎn)，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可以覆蓋社會(huì)發(fā)展中的各個(gè)領(lǐng)域，例如科技、醫(yī)療、文化、商業(yè)、電子等，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建立關(guān)系，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案信息化數(shù)字化發(fā)展。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)在社會(huì)領(lǐng)域中各企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行關(guān)聯(lián)，有效實(shí)現(xiàn)信息交流、信息溝通、信息傳輸作用，幫助社會(huì)發(fā)展更加具有規(guī)范化，安全化[2]。

（3）電子檔案在使用過(guò)程中可以極大程度節(jié)省存儲(chǔ)空間，對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)的辦公環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中，由于需要占據(jù)大量的空間位置，文件量較大，如果需要使用需要進(jìn)行一一尋找，不僅需要大量的時(shí)間、精力，還會(huì)造成檔案管理效率降低。而電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中可以隨時(shí)利用檢索工具進(jìn)行檢索，用戶利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及桌面相關(guān)訪問(wèn)設(shè)備進(jìn)行電子檔案搜索，既滿足改善辦公環(huán)境需求，同時(shí)又可以減少存儲(chǔ)空間；可以在任何時(shí)候檢索相關(guān)檔案信息，同時(shí)其使用權(quán)限保持始終可用性。

（二）電子檔案信息安全特點(diǎn)

網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展使當(dāng)前檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢(shì)，而在這種背景下，電子檔案信息安全管理問(wèn)題需要被高度重視。電子檔案信息安全管理需要具備多種特點(diǎn)，以此防止信息管理出現(xiàn)問(wèn)題。其特點(diǎn)有如下幾點(diǎn)：（1）電子檔案需要具備真實(shí)性，保證電子檔案真實(shí)性是信息安全管理工作開(kāi)展的必要性要求，同時(shí)也是提升電子檔案使用效率以及使用價(jià)值的關(guān)鍵要素。（2）保證電子檔案完整性[3]。電子檔案在開(kāi)展信息安全管理過(guò)程中，如受到病毒或者網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，導(dǎo)致電子檔案的完整性受到影響，就無(wú)法為人們提供信息使用服務(wù)。（3）具備使用長(zhǎng)效性，電子檔案與紙質(zhì)檔案存在本質(zhì)上區(qū)別，電子檔案對(duì)網(wǎng)絡(luò)更加依賴，如果在日常生活中網(wǎng)絡(luò)受到影響，會(huì)極大程度降低電子檔案使用效率。因此在開(kāi)展信息安全管理過(guò)程中，需要充分依據(jù)電子檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行完善。

三、影響電子檔案信息安全管理因素的分析

（一）物理安全問(wèn)題

現(xiàn)階段信息技術(shù)逐漸優(yōu)化與發(fā)展，使人們?cè)谌粘Ｉ钪须S處可以應(yīng)用到網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)面積覆蓋逐漸增加，人們生活更加因網(wǎng)絡(luò)發(fā)展而逐漸便捷，這種情況也是造成電子檔案信息安全問(wèn)題的重要原因。其中物理安全問(wèn)題對(duì)電子檔案信息安全管理起到重要影響。由于電子檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中需要以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為依托進(jìn)行保存，與常規(guī)紙質(zhì)保存存在一定差異，想要保證電子檔案信息安全，需要做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)，并且保證不受其損害或者破壞。而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中受到的物理因素影響較多，這些因素主要體現(xiàn)在環(huán)境的溫度、濕度、防盜、防磁、防毀等方面，這些方面如果不加以充分管理很容易造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)安全故障，進(jìn)而導(dǎo)致電子檔案丟失，因此需要積極加大針對(duì)電子檔案信息安全管理中物理安全問(wèn)題的研究。

（二）軟件安全問(wèn)題

軟件安全問(wèn)題同樣是影響電子檔案信息安全管理的重要問(wèn)題之一。眾所周知，電子檔案需要依據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助應(yīng)用，這一過(guò)程中需要相關(guān)軟件負(fù)責(zé)檔案創(chuàng)建、歸檔、利用。盡管現(xiàn)在大部分企業(yè)均已加大了針對(duì)電子檔案管理應(yīng)用軟件優(yōu)化，但是仍然存在部分情況導(dǎo)致電子檔案的運(yùn)行軟件無(wú)法滿足技術(shù)要求，在使用過(guò)程中受到權(quán)限限制，使非權(quán)限用戶使用非法手段對(duì)電子檔案信息進(jìn)行竊取以及拷貝，因此積極加大軟件安全管理同樣是現(xiàn)階段保證電子檔案信息安全的重要目標(biāo)。

（三）數(shù)據(jù)安全問(wèn)題

安全問(wèn)題是電子檔案信息安全最為關(guān)鍵的內(nèi)容，只有保證數(shù)據(jù)安全才能充分體現(xiàn)電子檔案信息管理水平，使電子檔案不被修改，不被拷貝，保證其數(shù)據(jù)的完整性以及有效性。這種情況下最典型的保證數(shù)據(jù)安全的措施則為通過(guò)數(shù)據(jù)備份實(shí)現(xiàn)。在數(shù)據(jù)備份過(guò)程中，可以依據(jù)真實(shí)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及需要選擇近線存儲(chǔ)或者離線存儲(chǔ)。為有效避免數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中出現(xiàn)識(shí)別讀取風(fēng)險(xiǎn)，可以在備份過(guò)程中開(kāi)展數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，開(kāi)展分類備份，備份后針對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全管理級(jí)別科學(xué)設(shè)置安全訪問(wèn)權(quán)限，以保證不同權(quán)限的人只能訪問(wèn)自己權(quán)限內(nèi)的檔案內(nèi)容。

（四）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全問(wèn)題

盡管電子檔案信息安全管理工作已經(jīng)逐漸實(shí)施，但是仍然缺乏對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的管理。而電子檔案在應(yīng)用使用過(guò)程中與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在密不可分的關(guān)聯(lián)，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到外界環(huán)境影響或者網(wǎng)絡(luò)攻擊，極易造成系統(tǒng)癱瘓，信息安全保障出現(xiàn)故障，影響電子檔案的安全性。而現(xiàn)階段大部分針對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全問(wèn)題的主要解決方法為物理隔離以及防火墻隔離等，這種情況盡管可以減少電子檔案信息管理異常情況，但是在實(shí)際信息安全管理中仍然存在欠缺，需要積極采取措施。

（五）法律法規(guī)建設(shè)問(wèn)題

現(xiàn)階段由于我國(guó)信息安全管理工作仍然處于發(fā)展初期，因此針對(duì)電子檔案安全管理規(guī)章制度在建立過(guò)程中仍然存在一定的欠缺，這種情況也是導(dǎo)致電子檔案在信息安全管理過(guò)程中其管理效果不佳、管理效率低下的重要原因，如何解決這一問(wèn)題，筆者會(huì)在下述文章中進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹。

四、電子檔案信息安全管理措施說(shuō)明

（一）積極加強(qiáng)檔案管理者信息安全意識(shí)

積極加強(qiáng)檔案管理者信息安全意識(shí)是提高電子檔案信息安全水平的重要體現(xiàn)。無(wú)論是企業(yè)單位、事業(yè)單位以及相關(guān)部門，在針對(duì)電子檔案管理這一環(huán)節(jié)均需要高度重視，電子檔案資源是企事業(yè)發(fā)展以及社會(huì)進(jìn)步的重要輔助依據(jù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)積極實(shí)現(xiàn)電子檔案共享，保證電子檔案資源能夠高效利用[4]。與此同時(shí)，針對(duì)電子檔案信息管理意識(shí)水平較低的現(xiàn)狀需要加大對(duì)信息安全管理人員培訓(xùn)，培訓(xùn)過(guò)程中主要強(qiáng)調(diào)信息安全管理對(duì)檔案管理效率、安全性影響，使管理者能夠充分認(rèn)識(shí)電子檔案信息管理的重要性，使其能夠正確掌握電子檔案信息安全管理中的相關(guān)技能，例如查詢電子檔案信息，為其他用戶提供電子檔案咨詢服務(wù)，以此提高電子檔案信息服務(wù)的效率。除此之外日常電子檔案信息管理過(guò)程中需提高保密意識(shí)；高度重視電子檔案信息安全管理人員的責(zé)任感、道德感培養(yǎng)，這樣可以使其在高度責(zé)任感、高度信息安全意識(shí)下開(kāi)展電子檔案管理工作，降低電子檔案管理不安全事件發(fā)生。

（二）加大資金投入，做好信息系統(tǒng)建設(shè)

現(xiàn)階段企事業(yè)發(fā)展過(guò)程中均已經(jīng)積極融入信息技術(shù)，信息技術(shù)提高了企業(yè)自身發(fā)展的速度，使企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)機(jī)制以及制度逐漸完善。這種情況下針對(duì)電子檔案信息安全管理工作同樣需要和信息技術(shù)進(jìn)行融合，完善各單位電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施以及應(yīng)用系統(tǒng)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要指的是硬件設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)硬件，而信息系統(tǒng)則指軟件內(nèi)容。只有將系統(tǒng)與軟件系統(tǒng)相互結(jié)合，才能充分提高信息管理安全性水平。在開(kāi)展信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中需要保證其具備智能化、綜合化特點(diǎn)，這種智能化主要體現(xiàn)在當(dāng)電子檔案存在盜竊、網(wǎng)絡(luò)攻擊、自然災(zāi)害過(guò)程中，信息系統(tǒng)能夠發(fā)出警報(bào)，這樣以提示目前電子檔案管理正受到影響，使技術(shù)人員可以第一時(shí)間掌握電子檔案管理情況，并采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。除了需加大信息系統(tǒng)建設(shè)外，還需要針對(duì)電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，建立規(guī)范性電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確電子檔案管理內(nèi)容以及管理體系，保證電子檔案在管理過(guò)程中可以分部門分層次，實(shí)現(xiàn)集中管理，責(zé)任分明。定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)檢測(cè)，針對(duì)維護(hù)檢測(cè)過(guò)程中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行評(píng)估，以此不斷提升電子檔案信息安全系統(tǒng)安全水平。

（三）優(yōu)化升級(jí)信息管理技術(shù)手段

優(yōu)化升級(jí)信息管理技術(shù)手段是保障電子檔案信息安全的重要體現(xiàn)?，F(xiàn)階段針對(duì)信息管理技術(shù)主要有以下5種。（1）簽署技術(shù)。利用簽署技術(shù)可極大程度保證電子檔案的原創(chuàng)性以及真實(shí)性。該技術(shù)可以分為兩部分，第一部分為證書(shū)是數(shù)字簽名，第二部分為手寫(xiě)數(shù)字簽名。這兩種技術(shù)均可以有效實(shí)現(xiàn)電子檔案管理安全。（2）加密技術(shù)。加密技術(shù)是保證電子檔案信息安全隱蔽性的重要技術(shù)，它使電子檔案不被公開(kāi)。該技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中利用雙密鑰碼對(duì)重要的電子檔案進(jìn)行加密，有效避免非法進(jìn)行檔案解密[5]。（3）身份驗(yàn)證。身份驗(yàn)證是保證電子檔案在管理過(guò)程中特定化的體現(xiàn)，只有有權(quán)限訪問(wèn)的用戶才能通過(guò)自身身份驗(yàn)證進(jìn)入到電子檔案管理系統(tǒng)，有針對(duì)性地篩選、搜索、使用電子檔案，其他沒(méi)有訪問(wèn)權(quán)限的人無(wú)法對(duì)電子檔案進(jìn)行訪問(wèn)。（4）防火墻技術(shù)。防火墻技術(shù)作為重要的訪問(wèn)控制技術(shù)，可以有效減少網(wǎng)絡(luò)信息不安全情況發(fā)生，對(duì)電子檔案信息內(nèi)容起到重要保護(hù)。（5）防寫(xiě)措施。該技術(shù)主要是用戶可以對(duì)電子檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)，并且進(jìn)行信息的應(yīng)用，但無(wú)法對(duì)信息進(jìn)行操作，例如刪除或者增添，這樣可以有效保證電子檔案信息內(nèi)容不被更改，保證其信息真實(shí)性。利用上述5部分技術(shù)優(yōu)化，可有效提高電子檔案信息管理安全水平，保證電子檔案不被修改、竊取、盜用、損壞。

（四）做好電子檔案存儲(chǔ)的環(huán)境管理

電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境也是影響信息安全管理內(nèi)容之一，電子檔案主要存儲(chǔ)于磁、光介質(zhì)上，想要保證其存儲(chǔ)環(huán)境安全，需要保證存儲(chǔ)環(huán)境滿足磁、光介質(zhì)存儲(chǔ)需求，合理控制存儲(chǔ)環(huán)境的溫度濕度，溫度控制在14℃-24℃，濕度控制在40%-60%之間，除了保障電子檔案存儲(chǔ)中的溫度濕度控制，還需要做好電子檔案的避光、防塵、防變形工作。存放過(guò)程中遠(yuǎn)離磁場(chǎng)較強(qiáng)的設(shè)備，減少對(duì)電子檔案的內(nèi)部干擾。只有做好電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境管理，才能從基礎(chǔ)上談電子檔案信息安全建設(shè)內(nèi)容。

（五）建立健全電子檔案管理體系

電子檔案信息安全管理體系建立是保證電子檔案在使用過(guò)程中信息安全的重要保障。電子檔案管理體系主要包括兩部分，第一部分為系統(tǒng)安全性，第二部分為信息安全性。通過(guò)這兩部分安全體系的建立，可有效減少非法入侵情況發(fā)生，使電子檔案信息安全管理工作更加科學(xué)，檔案數(shù)據(jù)使用更加長(zhǎng)期穩(wěn)定。在體系構(gòu)建過(guò)程中需要重視以下6點(diǎn)內(nèi)容：（1）網(wǎng)絡(luò)傳輸安全。其目的是使電子檔案?jìng)鬏敻影踩?，讓用戶檔案閱讀更加高效。（2）信息存儲(chǔ)安全。其目的是保證電子檔案信息傳輸中的真實(shí)性以及原始性。（3）系統(tǒng)操作安全。定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，做好服務(wù)器升級(jí)打補(bǔ)丁工作[6]。（4）安全檢測(cè)工作。將系統(tǒng)內(nèi)部安裝殺毒軟件，安裝防火墻，有效避免黑客入侵導(dǎo)致電子檔案丟失或者被盜。（5）系統(tǒng)建設(shè)安全。做好系統(tǒng)訪問(wèn)控制管理，保證訪問(wèn)權(quán)限設(shè)定科學(xué)，確保訪問(wèn)資源安全。（6）系統(tǒng)排除工作。重點(diǎn)為排查電子檔案管理系統(tǒng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，并采取有效應(yīng)對(duì)措施。

（六）完善電子檔案管理法律法規(guī)建設(shè)

完善電子檔案信息管理中法律法規(guī)建設(shè)是保障電子檔案信息安全的關(guān)鍵內(nèi)容，DA/T58- 2014《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》等國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)里，均已明確在電子檔案管理過(guò)程中，需保證電子檔案的真實(shí)可靠性、應(yīng)用齊全性、檔案內(nèi)容完整性。2021年1月1日新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》逐漸被實(shí)施，這是我國(guó)檔案法制建設(shè)里程中新的里程碑，要求在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中需要依法治理，逐漸加強(qiáng)信息化建設(shè)，以法律法規(guī)約束，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期電子檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，這樣可以更好地保證電子檔案數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子檔案信息安全管理工作是提高我國(guó)信息安全建設(shè)、保障信息應(yīng)用、實(shí)現(xiàn)社會(huì)和企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。盡管我國(guó)已經(jīng)積極開(kāi)展了針對(duì)信息安全管理的研究，但是電子檔案信息安全管理中受到多種因素影響，導(dǎo)致其信息安全性不足。因此筆者提出以加強(qiáng)檔案管理者信息安全意識(shí)、做好信息系統(tǒng)建設(shè)、優(yōu)化升級(jí)信息管理技術(shù)、做好電子檔案存儲(chǔ)的環(huán)境管理、建立電子檔案管理體系、完善檔案管理法規(guī)等內(nèi)容，以此提升電子檔案信息安全管理水平。