淺談國有企業(yè)辦公室如何科學(xué)高效開展工作

張潔玲

（中鐵十八局集團有限公司總部機關(guān)黨委）

引言

辦公室是一個單位的綜合辦事機構(gòu)，是上傳下達、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐。一個單位如果缺少了傳遞信息、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的樞紐，這個單位的運行效率就會大打折扣。“運籌于帷幄之中，決勝于千里之外。”習(xí)近平總書記引用的這句詩恰如其分地表明了辦公室地位的特殊性。當前，國有企業(yè)改革步入深水區(qū)，面臨諸多問題與挑戰(zhàn)，如何充分發(fā)揮國有企業(yè)辦公室的職能作用，提升辦公室工作水平，讓各項工作更加高效、務(wù)實開展，為企業(yè)改革發(fā)展起到積極的推進作用，是國有企業(yè)辦公室長期追求的目標。尤其是在新形勢下，如何更好地凸顯辦公室的助手參謀、信息調(diào)研、協(xié)調(diào)保障、督查督辦等職能，切實為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為群眾服務(wù)[1]，這些都是國有企業(yè)辦公室工作內(nèi)容核心價值的體現(xiàn)，工作效益、質(zhì)量的高低是衡量國有企業(yè)辦公室工作成績的重要內(nèi)容,對企業(yè)運行效率和對外形象有著極其重大的意義。

一、深刻認識國有企業(yè)辦公室工作的重要性和特點

國有企業(yè)辦公室是一個承上啟下的部門，是聯(lián)結(jié)領(lǐng)導(dǎo)和職工、總部和基層單位的橋梁，是協(xié)調(diào)各個部門之間的紐帶，是對外溝通聯(lián)系的窗口，地位尤其突出?？偟母爬ㄆ饋?，辦公室工作的重要性主要有四個方面：一是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀，要起到“智囊團”的作用。辦公室工作始終圍繞著企業(yè)的中心任務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)的各項決策部署展開。辦公室工作水平高，能夠有效助力企業(yè)各項決策部署、重點工作順利實施；工作水平低，就會延誤工作進展，甚至影響企業(yè)發(fā)展。二是對上對下的服務(wù)。辦公室需要與上級部門無縫對接，需要做好領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)各部室、下屬各單位等的后勤服務(wù)保障。一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，溝通不暢，銜接不準，都勢必會影響整體的工作效率。三是企業(yè)的機密部門。辦公室掌握著企業(yè)機密、領(lǐng)導(dǎo)行蹤，一旦泄露，輕則給領(lǐng)導(dǎo)造成煩擾、給工作推進造成阻礙，破壞企業(yè)和諧穩(wěn)定，重則給企業(yè)造成重大損失。四是企業(yè)對外的形象窗口，是企業(yè)的門面。辦公室工作人員的一言一行、一舉一動都展示了個人綜合素養(yǎng)，都代表著企業(yè)的形象。由此來看，辦公室工作與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營密切相關(guān)，并產(chǎn)生重大影響。

長期身處辦公室工作環(huán)境之中，有人形象地把辦公室工作人員比喻為“干活的牛、替罪的羊、看門的狗、挨罵的豬”。這個比喻雖然有些不雅，但也從側(cè)面深刻反映了辦公室工作的特點?！案苫畹呐！?，說明辦公室工作任務(wù)繁重、強度大，辦公室工作人員經(jīng)常處于忙碌狀態(tài)?！疤孀锏难颉保f明辦公室工作人員要善于替領(lǐng)導(dǎo)解決問題、排憂解難，勇于承擔(dān)過錯。“看門的狗”，說明辦公室既要有效發(fā)揮參謀助手的作用，又要扮演好一個單位總管家角色，保障單位人財物安全?！鞍ちR的豬”，說明辦公室是一個單位機關(guān)科室、下屬單位的后勤服務(wù)保障部門，接受著來自四面八方的“質(zhì)詢”。正因如此，習(xí)近平總書記曾用“重”“苦”“雜”“難”四字評價辦公室工作。

當我們從側(cè)面了解到辦公室工作的特殊性后，更需要思考如何平衡關(guān)系，從現(xiàn)實中來看，筆者總結(jié)到一般情況下，國有企業(yè)辦公室工作有“三難、四說、五多”三大特點:“三難”即工作協(xié)調(diào)時候難，車輛安排時候難，文件處理時候難；“四說”即上層領(lǐng)導(dǎo)說你軟，基層群眾說你舔，身邊朋友說你短，執(zhí)手愛人說你懶；“五多”即條塊頭緒繁多，工作被動情況多，文字材料寫得多，加班加點時候多，上下不滿意見多。思維的高度決定工作的力度。只有充分認識辦公室工作的極端重要性和突出特點，才能有的放矢，做到始終服務(wù)大局、保障大局、促進大局，確保各項工作順利開展。

二、科學(xué)研判國有企業(yè)辦公室工作存在的問題

（一）對辦公室工作存在的錯誤認識

一是認為辦公室工作清閑，就是偶爾轉(zhuǎn)發(fā)一下文件，傳達一下指示，安排一下車輛，組織一下會議等，不如業(yè)務(wù)部門工作繁重。辦公室服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，端端茶倒倒水就萬事大吉了。二是認為辦公室工作只是繁雜并沒有技術(shù)含量，誰都可以勝任。三是認為辦公室作為協(xié)調(diào)服務(wù)部門，掌管著一切人員來訪接待、物資采購等，不是清水衙門，吃拿卡要機會多、油水大。

之所以出現(xiàn)上述錯誤認識，原因在于：其一，對辦公室工作不熟悉，缺乏深入了解，低估了辦公室的職能定位，看不到工作人員的辛苦付出。辦公室是一個綜合性部門，工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜，以簡單的事務(wù)性工作來片面地理解辦公室工作，容易造成誤解。其二，風(fēng)清氣正的工作風(fēng)氣尚未形成，作風(fēng)建設(shè)始終在路上。一方面，個別人員不作為、工作作風(fēng)不實、風(fēng)氣不正還在一定程度內(nèi)存在。但這只是局部，不能以偏概全。另一方面，激勵考核制度不健全，沒有形成統(tǒng)一科學(xué)的考核激勵機制，并在企業(yè)推行不徹底，“干多干少一個樣、干好干壞一個樣”的懶政思維始終在作祟，培養(yǎng)了一批又一批“看客”。一部分人的人生觀、業(yè)績觀、價值觀出現(xiàn)偏差，沒有樹立正確的導(dǎo)向，一頭扎進了物欲的牢籠，一心追逐有機可乘、有利可圖，貪婪享受多、拼搏奉獻少。

（二）辦公室工作人員自身存在的問題

1.責(zé)任意識不夠。近年來辦公室地位有所下降，部門間協(xié)調(diào)配合時總是呼之即來揮之即去，缺乏必要的理解和尊重，挫傷了工作人員積極性，尤其是對于資歷淺、年紀輕的同志，在國有企業(yè)“論資排輩”的大環(huán)境下，默認為協(xié)調(diào)配合就是“你去做”“我來看”。且辦公室工作紛繁復(fù)雜、瑣碎，很多的“辦文、辦會、辦事”過程中，往往夾雜著腦力、體力勞動都要做的情況，也會讓直接領(lǐng)導(dǎo)人員失去跟蹤監(jiān)控，責(zé)任意識不夠的情況下，個別人員認為“多做多錯，少做少錯，不做沒錯”，“不求有功，但求無過”、推諉扯皮，被動地應(yīng)付工作。

2.服務(wù)意識不強。一些工作人員在工作時不能做到任勞任怨，服務(wù)意識不強，沒有發(fā)揮好人的主觀能動性，很多時候都是領(lǐng)導(dǎo)推一下動一下，不能主動開展工作，遇到任務(wù)躲著走，或者是相互推諉、消極拖拉甚至是不作為，尤其是遇到有挑戰(zhàn)性或急難險重的問題，更是懼怕，不敢擔(dān)當，擔(dān)當意識下降，作風(fēng)不夠?qū)?，標準不夠高，更多地趨向于偏安一隅，對于領(lǐng)導(dǎo)交代的事情或是本身推進的工作不能保質(zhì)保量保時完成，造成領(lǐng)導(dǎo)決策、企業(yè)部署不能高效率傳達和執(zhí)行，嚴重影響各項工作的高質(zhì)量開展。

3.學(xué)習(xí)意識有待進一步提高。辦公室人員平時事務(wù)性工作多，系統(tǒng)性學(xué)習(xí)少。主動學(xué)習(xí)進步的意識不夠強，理論學(xué)習(xí)不深入，對于大政方針的研究、對企業(yè)各項規(guī)章制度的深入學(xué)習(xí)、對文字工作的研討提高，這些都需要“積跬步”，但大多數(shù)時候，很多人的學(xué)習(xí)停留在表面，缺乏對辦公室工作理論性、系統(tǒng)性的深入學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)主觀能動性不夠，不能做到與時俱進，不能將時代需要的科學(xué)理論指導(dǎo)方法與創(chuàng)效實際結(jié)合起來，理論聯(lián)系實際不夠，理論學(xué)習(xí)與現(xiàn)實工作脫節(jié)。

4.創(chuàng)新意識不足。由于辦公室日常事務(wù)較多，工作上疲于應(yīng)付多，在工作方式方法上一成不變、按部就班。尤其是在國有企業(yè)長時間固定模式的工作環(huán)境下，更是缺乏創(chuàng)新工作方法、創(chuàng)新產(chǎn)品、創(chuàng)新思維方式的勇氣，總想著創(chuàng)新需要試錯，試錯就需要成本，這樣很有可能不但解決不了問題還要被領(lǐng)導(dǎo)責(zé)怪，不如按照以往的方式解決，起碼不會錯，這樣的思維模式下，遇到問題和困難就繞道走，發(fā)現(xiàn)問題與解決問題的觀念不強，正面積極應(yīng)對、大膽創(chuàng)新的少，僅僅滿足于不失事、不誤事。

5.人員素質(zhì)參差不齊。不僅外界對辦公室工作有偏見，一些單位的主管領(lǐng)導(dǎo)也低看辦公室工作，把關(guān)不嚴，致使辦公室成為了照顧型、安置型的部門，勤雜人員多，事務(wù)性工作人員多。受部門編制影響，一些素質(zhì)能力高、工作能力強的工作人員卻難以到辦公室工作。這也是當今國有企業(yè)辦公室工作的現(xiàn)狀，人員的能力素質(zhì)閾值很大，因為工作的方式多樣，趨于多、雜，需要的高精尖辦公能力卻不是很高，這樣就導(dǎo)致在工作能力不足，難以滿足現(xiàn)實要求的時候，臨時從其他部門抽調(diào)，干擾正常的工作秩序，這種現(xiàn)象在一些基層單位尤其突出。同時，對專職人才培養(yǎng)力度不夠，政治素質(zhì)高、文字綜合表達能力強、精通辦公室工作的工作人員缺乏，難以適應(yīng)企業(yè)信息化進程的加快和快速發(fā)展的需求。

基于以上存在的問題，國有企業(yè)辦公室工作人員提升綜合能力已是亟待解決的企業(yè)問題，一方面是企業(yè)需要提高對辦公室工作的重視程度，另一方面是相關(guān)工作人員需要主動提升自我能力，練就本領(lǐng)，高質(zhì)量完成工作，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

三、國有企業(yè)辦公室工作人員要練就多種本領(lǐng)

（一）要磨礪“千里眼”，練就“順風(fēng)耳”

辦公室工作要發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用，就要及時提出決策建議，并能把領(lǐng)導(dǎo)的決策化為具體實施意見，當好領(lǐng)導(dǎo)的千里眼、順風(fēng)耳。首先，要具有大局意識、超前意識、謀劃意識，想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)所急，充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖和企業(yè)重點工作，力爭做到參謀不干擾、輔佐不越位、建言不決策，力求參在點子上，謀在關(guān)鍵處。其次，要具有大局觀念，圍繞企業(yè)中心工作主動加強調(diào)研、掌握情況、提出建議、當好參謀，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。再次，要深入調(diào)查研究，掌握第一手資料，摸清基層實際實情。通過廣泛調(diào)研、深入分析，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有效參考。

（二）要點亮“指示燈”，做好“服務(wù)站”

服務(wù)是辦公室的立身之本、輔政之基、謀事之道。離開了服務(wù)，辦公室工作就會成為無源之水、無本之木。因此，要主動找準工作定位，把服務(wù)作為自己的情感所系、職責(zé)所在、事業(yè)所求[2]。要點亮“指示燈”，工作中必須要牢記助手職責(zé)，尤其不能以自己的主觀臆斷，曲解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和想法。要認真履行職責(zé)，確保政令暢通，不斷強化領(lǐng)導(dǎo)部署各項工作的執(zhí)行力。要做好“服務(wù)站”，堅持把信息調(diào)研工作擺在重要位置，主動開展調(diào)研、收集信息，讓信息調(diào)研工作更好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為決策服務(wù)、為發(fā)展服務(wù)。要不斷將有利于企業(yè)發(fā)展的主題活動同企業(yè)的重點工作、實際情況緊密結(jié)合在一起開展，達到促進企業(yè)整體發(fā)展、整體推進的目的。因此，辦公室工作人員要靠服務(wù)樹立形象，要靠服務(wù)贏得認同。

（三）要學(xué)做“老黃?！?，爭當“千里馬”

辦公室工作非常辛苦，經(jīng)常是“兩眼一睜，忙到熄燈”，隨時待命，加班加點是家常便飯，在這里工作要付出比別人更多的艱辛和努力。要培養(yǎng)老黃牛的品格，樹立高度的責(zé)任心與使命感，工作上勤勤懇懇、兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨、默默奉獻，多些實干，少些抱怨，做到干一行，愛一行，鉆一行。光有老黃牛吃苦耐勞、埋頭苦干的精神還不夠，還要擁有“千里馬”的氣勢和拼搏精神，志存高遠，勇往直前。自覺樹立不懈奮斗的目標和開拓創(chuàng)新、與時俱進的勇氣，不斷適應(yīng)新形勢新任務(wù)新要求，跳出已有的“條條框框”，創(chuàng)造性地開展工作，做到工作出彩，人生精彩。

（四）要練就“筆桿子”，擁有“兩下子”

辦公室是出材料、出思路的地方，隨著辦文辦會的增多，辦公室的每個人都要力爭成為筆桿子，才能為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀和助手。寫作本身是一個學(xué)習(xí)、思考和工作的過程，需要精通業(yè)務(wù)，不斷熟悉情況，提高發(fā)現(xiàn)問題、研判問題、分析問題、解決問題的能力。越是“大塊頭”的材料，越是要站在全局的高度去思考，提出的思路和方法也要更有針對性、實效性和可操作性，更加貼合企業(yè)發(fā)展實際。不想寫、不愿琢磨，思想就會懶惰，容易按部就班，久而久之容易犯主觀主義錯誤。所以，要勤于思考，多寫多練，長期堅持，練就一手過硬的“筆桿子”。俗話說，不動筆墨不讀書。要提倡握緊筆桿，有利于增強時不我待的學(xué)習(xí)意識，克服“本領(lǐng)恐慌”，日積月累，真正擁有為人稱道的“兩下子”。

（五）要練就“宰相肚”，學(xué)會“冷處理”

為人處事，需要有胸懷。作為辦公室工作人員，隨時應(yīng)對各類臨時出現(xiàn)的人和事，滿足各式各樣的需求，很難做到事無巨細考慮周全。如果工作中出現(xiàn)問題，就可能成為問題焦點、出現(xiàn)工作難點，有時甚至還要無端受過，委曲求全。這個時候，更要有肚量。能不能做到坦然面對，心平氣和聽取不同的聲音，虛心接受意見，考量著一個人的胸懷和修養(yǎng)。要練就“宰相肚”，避免一觸即發(fā)，減少矛盾與隔閡，營造和諧共贏的氛圍，推動工作任務(wù)順利開展。要學(xué)會“冷處理”，給對方思考的時間，也留給自己回旋的空間，努力做到不沖動，不讓矛盾再次升級，不使問題衍生問題，這樣對己對公都有利無害。

四、要以人為本注重實效，實現(xiàn)辦公室團隊建設(shè)的新突破

（一）全面增強團隊親和力

工作最關(guān)鍵的主導(dǎo)是人。辦公室工作要聚力做好以人為本管理。在選人用人上，要注重實效，不論資排輩；在工作開展上，要放心放手，讓大家在具體任務(wù)中礪煉成長；在發(fā)展環(huán)境上，要努力營造尊重人才、尊重知識、尊重勞動成果的濃厚氛圍。在思想交流上，要做到坦誠以待，以心換心；在日常生活上，互相關(guān)照，友愛互助，充分體現(xiàn)國有企業(yè)的溫暖感和辦公室團隊的人情味，不斷增強向心力、凝聚力，用一份溫暖換一份親和，把辦公室打造成為快速成才、實現(xiàn)自我的重要舞臺[3]

（二）切實增強團隊活力

好的團隊是干好工作的堅實保障。說到底，做好服務(wù)關(guān)鍵在人，重點在好的團隊。為此，必須堅持“以人為本”的思路，把辦公室團隊建設(shè)擺在突出位置，通過全面素質(zhì)提升，系統(tǒng)組織集體學(xué)習(xí)，建立交互式學(xué)習(xí)交流方式，將好的學(xué)習(xí)方法、思考成果與團隊共享，建立一定的團隊內(nèi)部獎勵機制，對于干得好的加大獎勵，激發(fā)全員活力，為做好服務(wù)提供有力保障，從而形成一種企業(yè)凝聚力。

（三）不斷強化團隊溝通

沒有什么問題是溝通解決不了的，如果有就是溝通還不夠。站在國有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的高度，辦公室在做好服務(wù)工作的同時，更要做好溝通協(xié)調(diào)工作。既注重辦公室團隊人員之間的溝通，也要加強與上級單位、總部職能部門、所屬單位之間的溝通。通過溝通協(xié)調(diào)，最大限度的實現(xiàn)信息對稱、凝聚共識，以強大合力推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。辦公室工作人員要大力提高有效聯(lián)系、高效溝通的意識和能力，協(xié)調(diào)各方力量，保證信息暢通、執(zhí)行有力，形成密切溝通、通力協(xié)作的網(wǎng)絡(luò)。

隨著國有企業(yè)改革創(chuàng)新的不斷深化，辦公室地位更加突出，其職能作用發(fā)揮也將更加明顯。深刻認識辦公室工作的重要性和特點，正視現(xiàn)實中存在的問題，科學(xué)研判當前形勢，切實加強溝通協(xié)作，有針對性地錘煉工作本領(lǐng)，提高工作水平，有利于進一步充分發(fā)揮辦公室職能，更好地應(yīng)對新形勢新任務(wù)、新挑戰(zhàn)，促進企業(yè)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。