EPC 總承包項(xiàng)目中的工藝設(shè)備采購管理

彭 白 馬 敬

中國化學(xué)工程第十一建設(shè)有限公司 河南開封 475002

近幾年，中國化學(xué)工程第十一建設(shè)有限公司承接的EPC 總承包項(xiàng)目和PC 總承包項(xiàng)目逐年增多，取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益，為實(shí)現(xiàn)公司跨越式、高質(zhì)量發(fā)展打開了新的方向。通過近年來工藝設(shè)備采購管理工作的不斷實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)目前普遍存在著采購專業(yè)人才儲(chǔ)備不足的情況，同時(shí)內(nèi)部制度流程對(duì)工藝設(shè)備采購工作的適用性、指導(dǎo)性、服務(wù)與監(jiān)督管理也有不同程度的不匹配現(xiàn)象。為此，筆者根據(jù)近年參與的工藝設(shè)備采購管理工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，著力探討現(xiàn)代石油化工EPC 項(xiàng)目工藝設(shè)備采購工作的管理流程、管理重點(diǎn)和難點(diǎn)。

1 工藝設(shè)備采購管理重點(diǎn)

1.1 采購管理組織的建立和職責(zé)

1.1.1 采購團(tuán)隊(duì)

由于工藝設(shè)備采購工作的重要性和特殊性，項(xiàng)目部需要組建獨(dú)立、專職的工藝設(shè)備采購團(tuán)隊(duì)來執(zhí)行此項(xiàng)工作。該團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)配備工藝設(shè)備采購經(jīng)理、商務(wù)主管和技術(shù)主管，根據(jù)采購任務(wù)的輕重，每名主管還需配備數(shù)名專業(yè)工程師。

1.1.2 采購經(jīng)理

工藝設(shè)備采購經(jīng)理應(yīng)具有良好的采購管理能力和一定的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，了解采購管理的相關(guān)法律法規(guī)，熟悉公司管理制度和流程，全面主持設(shè)備采購工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)聯(lián)系業(yè)主與總承包商之間的工作對(duì)接，以及團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的協(xié)作、采購工作與項(xiàng)目管理之間的協(xié)作，保障采購工作合規(guī)、合法且符合項(xiàng)目進(jìn)度要求。

1.1.3 技術(shù)主管

技術(shù)主管應(yīng)選用具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的設(shè)備工程師，該崗位尤為重要，主要負(fù)責(zé)與設(shè)計(jì)單位溝通，吃透設(shè)計(jì)單位采購詢價(jià)文件的意圖和核心；充分與業(yè)主設(shè)備主管及使用單位的負(fù)責(zé)人交流對(duì)接，掌握業(yè)主對(duì)工藝設(shè)備的需求重點(diǎn)和功能訴求；并能夠與潛在供應(yīng)商進(jìn)行良好的交流與協(xié)作，將設(shè)計(jì)與業(yè)主的要求和意圖充分且合理地實(shí)現(xiàn)，將各方達(dá)成一致的技術(shù)條件形成細(xì)致、完善、縝密的供貨技術(shù)協(xié)議。同時(shí)，技術(shù)主管還需對(duì)設(shè)備的監(jiān)造、交貨驗(yàn)收、設(shè)備竣工資料審查、設(shè)備調(diào)試運(yùn)行及驗(yàn)收負(fù)管理責(zé)任。

1.1.4 商務(wù)主管

商務(wù)主管應(yīng)熟悉公司規(guī)章流程，對(duì)行業(yè)通行商務(wù)合作慣例和做法有清楚的認(rèn)識(shí)，頭腦靈活、善于溝通，能夠與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)溝通協(xié)作，與潛在供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判、合同及協(xié)議簽訂、保函與款項(xiàng)的收取與支付，以及設(shè)備采購進(jìn)度款的申請(qǐng)等工作。

工藝設(shè)備的安裝、調(diào)試工作由施工團(tuán)隊(duì)或設(shè)備供應(yīng)商完成；設(shè)備、備件配件、技術(shù)資料的倉儲(chǔ)保管和發(fā)放工作可由項(xiàng)目物資材料采購管理團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一執(zhí)行。但工藝設(shè)備專職采購組織必須將上述工作納入監(jiān)管，建立臺(tái)賬、信息共享、定期檢查。

1.2 采購方式和原則的確立

1.2.1 采購方式的選擇

根據(jù)集團(tuán)和公司的要求，公司承接的工程項(xiàng)目的設(shè)備采購必須進(jìn)行招標(biāo)。招標(biāo)方式一般有兩種，即公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)。其中公開招標(biāo)方式適用于大宗材料和定型批量生產(chǎn)的中小型設(shè)備。邀請(qǐng)招標(biāo)則一般適用于采購非批量生產(chǎn)的大型復(fù)雜機(jī)組設(shè)備、特殊用途的材料及非標(biāo)準(zhǔn)部件。工藝設(shè)備的招標(biāo)因其設(shè)備類型、性能參數(shù)的獨(dú)特性，以及業(yè)主對(duì)設(shè)備品牌和檔次的傾向性，一般采取邀請(qǐng)招標(biāo)的方式。

1.2.2 采購原則的確定

EPC 總承包項(xiàng)目工藝設(shè)備采購合同一般分為成本敏感型合同和成本非敏感型合同。

成本敏感型合同是指業(yè)主以項(xiàng)目工藝設(shè)備概算作為依據(jù)，以一定金額的總價(jià)將工藝設(shè)備采購工作全部交由總承包單位實(shí)施，總承包單位在滿足工藝設(shè)計(jì)和生產(chǎn)運(yùn)行的前提下自主采購、自負(fù)盈虧。在這種模式下，總承包單位必須加強(qiáng)對(duì)采購成本的把控，不能盲目地滿足業(yè)主對(duì)工藝設(shè)備的所有要求，同時(shí)還需要對(duì)設(shè)備的工藝性能、裝置的生產(chǎn)運(yùn)行有相當(dāng)程度的了解和掌握，才能盡可能地壓低成本、產(chǎn)生效益，同時(shí)要滿足設(shè)備長周期運(yùn)行的安全操作和性能考核的基本要求。該承包模式對(duì)于總承包單位來說是效益與風(fēng)險(xiǎn)共存，具有一定的挑戰(zhàn)性。

成本非敏感型合同是指總承包單位對(duì)業(yè)主提供全程的工藝設(shè)備采購管理服務(wù)，在工藝設(shè)備采購總價(jià)的基礎(chǔ)上提取一定比率服務(wù)費(fèi)的合作模式。在該模式下，工藝設(shè)備的采購價(jià)格由業(yè)主根據(jù)項(xiàng)目概算和資金情況及使用要求等方面因素綜合考慮，自行控制?？偝邪淘跇I(yè)主主導(dǎo)的框架下，最大化滿足業(yè)主對(duì)工藝設(shè)備的各項(xiàng)指標(biāo)和要求。該承包模式基本不存在盈虧的風(fēng)險(xiǎn)，但利潤相對(duì)較低，同時(shí)仍存在一定與供應(yīng)商之間的合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)，總體可控，適用于設(shè)備采購經(jīng)驗(yàn)較為欠缺的管理團(tuán)隊(duì)。

1.3 招標(biāo)前的策劃與準(zhǔn)備工作

1.3.1 采購依據(jù)文件的審查

設(shè)備采購的依據(jù)文件一般為設(shè)計(jì)院出具的設(shè)備采購詢價(jià)書、性能參數(shù)表、規(guī)格書等，采購前技術(shù)主管應(yīng)組織各方專業(yè)人員尤其是使用單位的專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行初步審查，對(duì)選型、性能、能耗、安全性、環(huán)保等方面進(jìn)行充分的探討，確定初步的技術(shù)路線，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與設(shè)計(jì)單位反饋溝通，將顯性問題消除在招標(biāo)之前。

1.3.2 招標(biāo)前的技術(shù)交流

在工藝設(shè)備的招標(biāo)過程中，難度最大也是最關(guān)鍵的是標(biāo)前考察論證工作。技術(shù)主管應(yīng)負(fù)責(zé)組織對(duì)高價(jià)值設(shè)備、重點(diǎn)核心設(shè)備、大型成套設(shè)備、技術(shù)路線爭(zhēng)議較大的設(shè)備進(jìn)行標(biāo)前供應(yīng)商技術(shù)交流工作，可以選取多家行業(yè)內(nèi)主流供應(yīng)商與業(yè)主一同進(jìn)行探討，也可前往意向廠家實(shí)地考察進(jìn)行交流。招標(biāo)方應(yīng)盡可能詳實(shí)地向廠家提供設(shè)備運(yùn)行的工藝參數(shù)、物料特點(diǎn)和狀態(tài)，以及業(yè)主期望實(shí)現(xiàn)的操作方式和自動(dòng)化控制水平等信息。廠家可以根據(jù)上述信息并結(jié)合自身技術(shù)能力，提供一套初步的技術(shù)路線和配置方案供招標(biāo)方技術(shù)團(tuán)隊(duì)參考。

標(biāo)前交流工作可以有效地解決設(shè)計(jì)詢價(jià)文件的爭(zhēng)議或遺漏問題、補(bǔ)全設(shè)備參數(shù)要素、確定工藝技術(shù)路線、明確操作要求，為下一步的設(shè)備招標(biāo)提供一個(gè)統(tǒng)一的技術(shù)平臺(tái)、清晰的談判方向，為供應(yīng)商公平競(jìng)標(biāo)、評(píng)標(biāo)團(tuán)隊(duì)合理評(píng)標(biāo)設(shè)立一個(gè)同等條件的框架。

1.3.3 招標(biāo)技術(shù)協(xié)議的編制

經(jīng)過充分的探討和交流，各方對(duì)技術(shù)方案和路線達(dá)成統(tǒng)一意見之后，技術(shù)主管可以進(jìn)行招標(biāo)版的設(shè)備采購技術(shù)協(xié)議的編制工作，經(jīng)業(yè)主和設(shè)計(jì)單位審查合格后作為招標(biāo)文件的技術(shù)附件。

招標(biāo)技術(shù)協(xié)議應(yīng)對(duì)標(biāo)的設(shè)備的主要性能參數(shù)與配置、核心模塊工藝技術(shù)要求、操作方式與自動(dòng)化水平、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)行壽命、通訊協(xié)議、配件部件的品牌檔次、備品備件、技術(shù)服務(wù)、質(zhì)量保證等方面作出明確的原則性要求。需要注意的是，品牌要求不能具有明確的指向性，可以選取多家同檔次品牌供廠家選擇。

1.3.4 潛在供應(yīng)商的選擇

對(duì)于潛在供應(yīng)商的選擇，項(xiàng)目部需要綜合考慮各家設(shè)備廠商的品牌、實(shí)力、信譽(yù)、業(yè)績、用戶口碑、訴訟糾紛等多方面的因素。采購時(shí)應(yīng)秉承公平、公正的原則，給予所有符合條件的設(shè)備廠家同等的平臺(tái)、同等的機(jī)會(huì)。

應(yīng)對(duì)潛在供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行資格預(yù)審，考察其代理的品牌、產(chǎn)品來源，避免多家企業(yè)代理同一產(chǎn)品的情況。還要考察同類設(shè)備各家企業(yè)間是否存在關(guān)聯(lián)，避免出現(xiàn)圍標(biāo)、串標(biāo)現(xiàn)象。

在確定供貨商數(shù)量時(shí)，應(yīng)盡量尋求多家供應(yīng)商，避免產(chǎn)品來源單一，價(jià)格虛高。同時(shí)還要盡量平衡供貨商承擔(dān)的工作量，過多有可能造成生產(chǎn)能力不足供貨困難，工期難以保證；過少則有可能形不成批量生產(chǎn)，將不能獲取供貨商批量供貨的優(yōu)惠政策，難以壓低產(chǎn)品的價(jià)格和采購成本。

根據(jù)產(chǎn)品工藝需求，可將供貨商分為高、低不同的等級(jí)，每個(gè)等級(jí)中選擇不少于3 家供貨商，但也不宜過多。對(duì)于關(guān)鍵核心設(shè)備不承諾最低價(jià)中標(biāo)，對(duì)采購成本嚴(yán)加控制，但也絕不能盲目壓低價(jià)格，必須保證產(chǎn)品的質(zhì)量，確保設(shè)備能夠安全、穩(wěn)定、長周期運(yùn)行。

1.4 招標(biāo)方案的編制

招標(biāo)前期準(zhǔn)備工作完成后，可進(jìn)行招標(biāo)方案的編制工作。招標(biāo)方案應(yīng)明確標(biāo)段劃分、招標(biāo)方式、評(píng)標(biāo)辦法、招標(biāo)進(jìn)度計(jì)劃安排、潛在供應(yīng)商初選和采購合同范本等內(nèi)容。招標(biāo)方案編制完成后，經(jīng)公司內(nèi)部和業(yè)主方審核批準(zhǔn)后方可予以執(zhí)行。采購工作應(yīng)嚴(yán)格按照審批后招標(biāo)方案進(jìn)行，不得私自改變。

1.5 招標(biāo)與談判

招標(biāo)評(píng)標(biāo)工作應(yīng)按照編制完成的招標(biāo)方案與招標(biāo)文件，由項(xiàng)目部或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)完成。

對(duì)于不采用最低價(jià)中標(biāo)法評(píng)標(biāo)的核心關(guān)鍵設(shè)備和大型成套設(shè)備的招標(biāo)文件可以設(shè)定入圍名次范圍。評(píng)標(biāo)時(shí)可以對(duì)各入圍廠家技術(shù)路線、配置水平進(jìn)行標(biāo)后澄清和談判，允許投標(biāo)人對(duì)投標(biāo)文件中沒有明確表述的部分進(jìn)行當(dāng)面陳述和解釋，并給投標(biāo)人一定的答疑時(shí)間作出書面澄清。這樣可從多個(gè)廠家的投標(biāo)報(bào)價(jià)、付款方式、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、產(chǎn)品性能和主要配置等方面進(jìn)行綜臺(tái)評(píng)定，擇優(yōu)選取。

對(duì)于高價(jià)值、核心關(guān)鍵設(shè)備、大型成套設(shè)備的入圍廠家有必要的話可以開展標(biāo)后實(shí)地考察工作，參加人員主要有技術(shù)專家、商務(wù)人員和監(jiān)督人員等。重點(diǎn)考察入圍企業(yè)的加工生產(chǎn)能力、訂單負(fù)荷情況、質(zhì)量管理體系運(yùn)行、企業(yè)資金情況等因素，以確認(rèn)該企業(yè)能夠完全履行合同條款，按期交付合格質(zhì)量的產(chǎn)品?？疾鞈?yīng)按照入圍名次依次進(jìn)行，如果第一家不能勝任，則繼續(xù)考察下一家，直到選出合格中標(biāo)企業(yè)為止。

若某標(biāo)段招標(biāo)時(shí)投標(biāo)人不足3 家，則可在項(xiàng)目部或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)組織下進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判，分別對(duì)兩家企業(yè)進(jìn)行技術(shù)澄清和商務(wù)談判，由廠家現(xiàn)場(chǎng)出具報(bào)價(jià)，交由評(píng)審組評(píng)定，廠家可以有兩次報(bào)價(jià)機(jī)會(huì)。競(jìng)爭(zhēng)性談判優(yōu)先選擇在本地進(jìn)行，可以提高采購?fù)该鞫?，并可以安排多位專家在?chǎng)參與談判。談判時(shí)必須保證有招標(biāo)方2 名及以上人員在場(chǎng)，談判主要內(nèi)容要有書面記錄，談判人應(yīng)嚴(yán)守商業(yè)秘密，不能單獨(dú)與投標(biāo)人洽談業(yè)務(wù)。

當(dāng)投標(biāo)人僅有1 家時(shí)，本標(biāo)段做流標(biāo)處理，需要重新遴選供應(yīng)商，再次招標(biāo)。一般不建議采取單一來源的方式確定中標(biāo)人，因合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)較大。

2 采購管理中易出現(xiàn)的問題

（1）前期潛在供應(yīng)商調(diào)研和考察不夠細(xì)致，未能將行業(yè)主流廠家、優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品納入招標(biāo)。

（2）設(shè)計(jì)詢價(jià)文件審查不嚴(yán)，重要工藝參數(shù)缺失，技術(shù)交流不充分，造成采購的設(shè)備性能不達(dá)標(biāo)，還要進(jìn)行后期改造，從而帶來經(jīng)濟(jì)損失。

（3）供應(yīng)商資格審查工作不嚴(yán)，部分二級(jí)代理商進(jìn)入招標(biāo)范圍，造成價(jià)格虛高；供應(yīng)商以多重身份參與競(jìng)標(biāo)，試圖圍標(biāo)、串標(biāo)。

（4）合同約定的生效條款由于某些原因遲遲不能達(dá)成，廠家以合同未生效為由，拒不安排排產(chǎn)，致使供貨延遲，影響工期。

（5）違約責(zé)任罰則約定缺失或不清晰，供應(yīng)商鉆合同漏洞延遲交貨，貨不對(duì)板、備品備件短斤少兩等。

（6）設(shè)計(jì)分工分解不明確，未進(jìn)行有效溝通，造成廠家與設(shè)計(jì)院重復(fù)設(shè)計(jì)或者設(shè)計(jì)漏項(xiàng)。

（7）招標(biāo)過程不能做到公開、公平、公正，制度紀(jì)律約束不嚴(yán)，出現(xiàn)私下接洽、通風(fēng)報(bào)信、收受禮品回扣等現(xiàn)象。

（8）成套設(shè)備由廠家負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)安裝施工情況下，出現(xiàn)以包代管、管理不到位甚至缺失，造成產(chǎn)品施工質(zhì)量出現(xiàn)較大問題，竣工調(diào)試驗(yàn)收出現(xiàn)爭(zhēng)議，簽字確認(rèn)手續(xù)不全。

上述一系列問題的產(chǎn)生，可能是由于管理人員認(rèn)知不足、經(jīng)驗(yàn)欠缺造成的，也可能是由于缺乏責(zé)任心、使命感造成的，還有可能是由于制度不完善給人以可乘之機(jī)。為杜絕上述問題的發(fā)生，公司一方面應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)和責(zé)任意識(shí)、紀(jì)律意識(shí)的教育，打造一批具有高級(jí)專業(yè)水平的采購管理與執(zhí)行隊(duì)伍；另一方面，還要加強(qiáng)制度建設(shè)和監(jiān)督機(jī)制的完善，堵住采購管理的漏洞。

3 結(jié)論

EPC 總承包項(xiàng)目的工藝設(shè)備采購工作是整個(gè)EPC項(xiàng)目管理的工作重點(diǎn)和重要支撐，將工藝設(shè)備采購管理工作做好，整個(gè)EPC 項(xiàng)目也就成功了一半，將為后續(xù)設(shè)計(jì)、施工打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。