辦公室后勤管理工作存在的問題及解決對(duì)策

趙 嫻

(黑龍江省能源環(huán)境研究院，哈爾濱 150090)

在新時(shí)代背景下的企事業(yè)單位運(yùn)行過程中，辦公室后勤工作發(fā)揮著重要作用，是單位的基礎(chǔ)性、支持性工作，是提升單位資源配置水平中不可忽略的重要環(huán)節(jié)之一，是管理人員進(jìn)行溝通的橋梁與樞紐，也是一個(gè)單位的門面，會(huì)直接影響單位的整體形象和工作績(jī)效。辦公室后勤管理要有服務(wù)大局的觀念，需制定正確可行的制度，依靠監(jiān)督和考核機(jī)制全面做好協(xié)調(diào)工作，不斷提高工作流程的科學(xué)性與后勤管理水平，為企事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的發(fā)展建設(shè)提供服務(wù)。

1 辦公室后勤管理工作

辦公室后勤管理是一項(xiàng)管理企事業(yè)單位日常事務(wù)的工作，通過對(duì)有效的管理方法和管理手段進(jìn)行運(yùn)用，確保組織內(nèi)部全體人員能夠全身心投入到相應(yīng)工作中，使工作效益或產(chǎn)出大幅度提高[1]。

后勤管理是辦公室工作的重要組成部分，企事業(yè)單位也較為重視后勤管理，將其放在單位管理的重要位置，這是單位內(nèi)部管理的基礎(chǔ)，能夠?yàn)閱挝坏穆毮芑顒?dòng)提供必要支撐[2]。

完善的辦公室后勤管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位必備的組織架構(gòu)，對(duì)提升單位效益有著重要意義，能為單位在安全運(yùn)行、后勤服務(wù)、節(jié)能降耗等方面提供助力，保障單位內(nèi)部管理的有序性和穩(wěn)定性，為單位的正常運(yùn)行提供有力支撐，優(yōu)化工作環(huán)境，營(yíng)造良好的工作氛圍，幫助員工樹立對(duì)單位的歸屬感、忠誠(chéng)感和責(zé)任感，提高員工的積極性和主動(dòng)性，使員工可以全心全意服務(wù)于單位的各項(xiàng)工作[3]。

將創(chuàng)新、綠色、共享的管理理念應(yīng)用于辦公室后勤管理可以激活員工的工作活力，有效解決辦公室后勤管理在制度、人事、考核、質(zhì)量等方面的問題，減少后勤人員的工作量，提高其工作效率。

2 辦公室后勤管理工作存在的問題

2.1 對(duì)辦公室后勤管理工作的認(rèn)識(shí)不夠深入，管理觀念有些落后

一些辦公室工作人員較為關(guān)注工作質(zhì)量，有些忽視了后勤管理的水平，會(huì)對(duì)單位的高效有序運(yùn)行產(chǎn)生一些影響。在現(xiàn)代化的辦公室后勤管理工作建設(shè)中，還存在著思想觀念落后、專業(yè)化程度不高等問題，在部署后勤管理工作時(shí)有些盲目，人力資源的分配不太合理[4]。在辦公室后勤管理的人才選拔過程中，缺少高素質(zhì)型、專業(yè)型的管理人才，有些管理技術(shù)沒有落實(shí)到位，使得辦公室后勤管理工作出現(xiàn)了服務(wù)性不強(qiáng)和工作不緊湊等問題。

2.2 缺少完善的運(yùn)行機(jī)制

隨著企事業(yè)單位精細(xì)化模式的應(yīng)用，辦公室后勤管理組織機(jī)構(gòu)的管理體制與運(yùn)行機(jī)制不完善的問題被暴露出來，僅強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)單化的管理制度，而運(yùn)行機(jī)制還存在不完善、不成型、不合理的問題，導(dǎo)致后勤管理工作難以明確劃分人員的職責(zé)范圍，會(huì)有些限制后勤管理的現(xiàn)代化發(fā)展[5]。有些后勤管理人員缺少對(duì)工作的主動(dòng)性、積極性和協(xié)同一致性，推動(dòng)力不足，不利于辦公室后勤管理工作的順利實(shí)施。

2.3 部分后勤管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平不高

有些辦公室后勤隊(duì)伍存在年齡老化、技能不足、綜合素質(zhì)水平不高的問題，缺少創(chuàng)新意識(shí)和探索精神，會(huì)對(duì)后勤管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提升產(chǎn)生一定影響，沒有充分遵循以人為本的原則[6]。

3 做好辦公室后勤管理工作的策略

3.1 完善后勤管理制度，增強(qiáng)服務(wù)的規(guī)范性

辦公室后勤管理屬于綜合管理職能部門，其管理內(nèi)容包括物資、辦公設(shè)備、基本設(shè)施建設(shè)等方面，種類多、攤子大、范圍廣。

為了保證辦公室后勤保障處于良好的運(yùn)行狀態(tài)，需依據(jù)其管理特點(diǎn)完善各項(xiàng)工作制度，明確分工職責(zé)，強(qiáng)化員工的責(zé)任心，建立一個(gè)高質(zhì)量、高效率的后勤服務(wù)團(tuán)隊(duì)；加大資金支持力度，引入高素質(zhì)管理人才，理順管理流程，實(shí)現(xiàn)制度化管理的目標(biāo)，使管理工作科學(xué)化、合理化，將規(guī)范的準(zhǔn)則和制度落實(shí)到位；采取有效的獎(jiǎng)懲措施，完善后勤管理的現(xiàn)代化運(yùn)行機(jī)制，促進(jìn)辦公室后勤管理工作的順利實(shí)施，提高后勤管理工作的效率。

3.2 征求意見或建議，增加服務(wù)手段的多樣性

可以廣開言路，讓大家建言獻(xiàn)策，開展征求意見活動(dòng)，在單位范圍內(nèi)召開辦公室后勤服務(wù)工作征求意見改進(jìn)會(huì)，根據(jù)大家提出的科學(xué)化、合理化的意見或建議改進(jìn)工作方法，完善工作機(jī)制，進(jìn)一步擴(kuò)展征求意見的形式，如采用問卷調(diào)查、互聯(lián)網(wǎng)征求意見等形式廣泛搜集服務(wù)對(duì)象的意見或建議，并把這些意見或建議作為提高工作服務(wù)質(zhì)量的原動(dòng)力。

要立足于辦公室后勤管理的現(xiàn)狀與實(shí)際需求，以提高后勤管理水平為切入點(diǎn)，將新技術(shù)、新產(chǎn)品、新模式、新方法應(yīng)用到后勤管理中，建立起信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)后勤管理的信息化建設(shè)，增加服務(wù)手段的多樣性，實(shí)現(xiàn)后勤管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新，促進(jìn)現(xiàn)代化后勤管理工作水平的提升。

3.3 突出協(xié)調(diào)能力，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

辦公室的協(xié)調(diào)工作按協(xié)調(diào)涉及的關(guān)系可分為單位領(lǐng)導(dǎo)成員之間的協(xié)調(diào)、上下關(guān)系的協(xié)調(diào)、左右關(guān)系的協(xié)調(diào)和人際關(guān)系的協(xié)調(diào)。

協(xié)調(diào)時(shí)， 要堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，積極溝通，消除隔閡，相互信任，以達(dá)到融洽共事、團(tuán)結(jié)一致的目的。要想做好辦公室后勤服務(wù)工作，后勤人員就要有甘于奉獻(xiàn)的精神和大局意識(shí)，甘于做幕后英雄，不計(jì)得失地投入到服務(wù)工作當(dāng)中。要注重培養(yǎng)后勤管理人員的求實(shí)精神、奉獻(xiàn)精神和創(chuàng)新精神，展現(xiàn)出辦公室后勤人員的自身素質(zhì)和全心全意為大家服務(wù)的精神風(fēng)貌。可通過開展知識(shí)講座、實(shí)踐活動(dòng)、專家指導(dǎo)等形式來培養(yǎng)后勤管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和思想道德品質(zhì)，以期提高辦公室后勤管理工作的專業(yè)水平和服務(wù)效率。