新時(shí)期公立醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案管理研究

王子云，劉波，姜嫚黎

華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬協(xié)和醫(yī)院財(cái)務(wù)處，湖北武漢 430022

醫(yī)院的財(cái)務(wù)部門履行著對(duì)醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)、管理等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)記錄和報(bào)告的職能，必然會(huì)有大量的會(huì)計(jì)檔案。 公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案主要有3 類：①財(cái)務(wù)工作需要的外部資料如合同、協(xié)議、紀(jì)要、批文、票據(jù)、清單、支票、銀行回單、收款及轉(zhuǎn)賬憑證等；②財(cái)務(wù)部門制作產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等專業(yè)性的核算資料；③具有醫(yī)療行業(yè)特殊性的會(huì)計(jì)資料[1]。公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理可以反映醫(yī)院資產(chǎn)狀況、 記錄醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、財(cái)政資金使用情況，為反映經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供重要證據(jù)。 另外，其能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持，同時(shí)也可以為各種檢查、審計(jì)、司法調(diào)查提供資料[2]。 公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案如何科學(xué)管理一直是值得研究的問(wèn)題。 在手工化時(shí)期，紙質(zhì)憑證和紙質(zhì)檔案是記錄醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)狀況的記錄。 在電算化時(shí)期，會(huì)計(jì)憑證開始通過(guò)電算化系統(tǒng)記錄，利用磁盤存儲(chǔ)，會(huì)計(jì)檔案仍以紙質(zhì)存儲(chǔ)。在信息化時(shí)期，財(cái)務(wù)共享服務(wù)和流程自動(dòng)化成為趨勢(shì)，電子檔案管理是財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型中的重要一環(huán)[3]。在數(shù)據(jù)智能化時(shí)期，技術(shù)驅(qū)動(dòng)促使醫(yī)院不斷深入挖掘電子會(huì)計(jì)檔案管理價(jià)值，數(shù)智化發(fā)展則是未來(lái)公立醫(yī)院信息化建設(shè)的發(fā)展方向。 在此背景下，加強(qiáng)電子檔案的管理非常重要。

1 公立醫(yī)院電子化檔案管理的驅(qū)動(dòng)因素研究

1.1 政策因素

2013 年12 月財(cái)政部出臺(tái)的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（財(cái)會(huì)〔2013〕20 號(hào)）指出滿足條件的企業(yè)內(nèi)部生成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和輔助性會(huì)計(jì)資料可以不輸出紙質(zhì)材料，對(duì)于外部來(lái)源的會(huì)計(jì)資料在滿足條件時(shí)也可以不輸出紙質(zhì)材料。

2015 年國(guó)務(wù)院出臺(tái)的《關(guān)于大力發(fā)展電子商務(wù)加快培育經(jīng)濟(jì)新動(dòng)力的意見》（國(guó)發(fā)〔2015〕24 號(hào)）對(duì)推行電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)檔案、完善相關(guān)規(guī)章制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)提出明確要求，要求稅務(wù)總局、財(cái)政部、國(guó)家檔案局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委等部門盡快出臺(tái)相應(yīng)政策。 財(cái)政部、國(guó)家檔案局隨后印發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79 號(hào)）首次將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，為會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展提供了制度保障[4]。

2016 年12 月商務(wù)部、中央網(wǎng)信辦、發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)《電子商務(wù)“十三五”發(fā)展規(guī)劃》，強(qiáng)調(diào)要加快企業(yè)電子檔案管理制度及平臺(tái)建設(shè)， 推進(jìn)電子檔案管理，《規(guī)劃》要求建設(shè)發(fā)票信息庫(kù)、推動(dòng)電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)檔案的制度建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

2019 年4 月國(guó)務(wù)院令《國(guó)務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》簽署，賦予電子檔案法律效力，加速憑據(jù)電子化進(jìn)程；國(guó)家稅務(wù)總局明確了全電子發(fā)票系統(tǒng)的推進(jìn)時(shí)間表，預(yù)計(jì)2021 年開始全面推行電子發(fā)票（包括專票和普票），同時(shí)逐步取消目前的稅控專用設(shè)備。

2020 年財(cái)政部會(huì)計(jì)司《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6 號(hào)）指明了電子發(fā)票等會(huì)計(jì)憑證的報(bào)銷入賬歸檔要求。電子發(fā)票電子憑證的應(yīng)用和管理得到了大力發(fā)展，也加快了會(huì)計(jì)檔案管理轉(zhuǎn)型的步伐。

1.2 技術(shù)因素

近年電子會(huì)計(jì)憑證快速發(fā)展。電子發(fā)票、電子客票、電子行程單、財(cái)政電子票據(jù)、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單、電子合同（電子簽章、電子簽名）等外部電子會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、輔助性會(huì)計(jì)資料如物資出入庫(kù)報(bào)表、成本計(jì)算表等內(nèi)部會(huì)計(jì)憑證依托信息化建設(shè)得到廣泛應(yīng)用，發(fā)票流、資金流、合同流與物流可實(shí)現(xiàn)四流合一。國(guó)內(nèi)各種攝影技術(shù)和專用設(shè)施推陳出新，語(yǔ)音識(shí)別和OCR 技術(shù)應(yīng)用日益普及，再加上大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)不斷更新迭代，高新技術(shù)的應(yīng)用推動(dòng)了醫(yī)院檔案管理向電子化智能化數(shù)字化發(fā)展[5]。

1.3 管理因素

對(duì)電子檔案管理不足和傳統(tǒng)檔案管理面臨諸多困境是公立醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)狀況。

1.3.1 財(cái)務(wù)信息化發(fā)展推進(jìn)檔案電子化管理 近年來(lái)，隨著公立醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化建設(shè)產(chǎn)生了越來(lái)越多以電子化數(shù)據(jù)形式存在的財(cái)務(wù)信息，為了方便對(duì)海量檔案和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的管理和利用，公立醫(yī)院迫切需要建立一套電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，讓會(huì)計(jì)檔案成為醫(yī)院的數(shù)據(jù)資產(chǎn)[6]。目前醫(yī)院的信息化建設(shè)還存在流程管理系統(tǒng)未統(tǒng)一，主數(shù)據(jù)不統(tǒng)一等問(wèn)題，流程驅(qū)動(dòng)是數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)無(wú)法脫離流程驅(qū)動(dòng)而單獨(dú)存在，其必須要以流程搭建和設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)來(lái)確保數(shù)據(jù)的輸入源頭和輸出對(duì)象，會(huì)計(jì)檔案管理整體性的轉(zhuǎn)型升級(jí)還有很多困難要克服。

1.3.2 對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化系統(tǒng)化管理有所欠缺2015 年底國(guó)家出臺(tái)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確了電子會(huì)計(jì)檔案屬于會(huì)計(jì)檔案。 由于確定時(shí)間較晚，公立醫(yī)院對(duì)電子檔案的管理是邊做、邊看、邊完善制度，醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案管理不構(gòu)成體系和規(guī)范。在電子和紙質(zhì)檔案同時(shí)存在的情況下，紙質(zhì)檔案和電子檔案之間沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的檢索關(guān)系，易出現(xiàn)查找困難的情況。

1.3.3 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理成本高 公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案來(lái)源多個(gè)部門，并且涉及多種類型，特別是公立醫(yī)院，在進(jìn)行政府會(huì)計(jì)制度改革和一體化的信息化建設(shè)后，預(yù)算會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)雙分錄的記賬方式和核算精細(xì)化程度加深，產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證隨之大幅增長(zhǎng)[7]。每年會(huì)計(jì)檔案的打印、裝訂、歸檔、移交搬運(yùn)、存儲(chǔ)保管等會(huì)消耗醫(yī)院大量的人力、物力成本。

1.3.4 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案利用性差 ①檔案鑒定、檢索、查詢效率低。檔案鑒定、檢索和查詢依賴人工查看翻閱，特別是以前年度會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有用Word 和Excel 等辦公軟件輔助管理，如果要查詢歷史較久遠(yuǎn)的會(huì)計(jì)檔案可能需要更長(zhǎng)的人工查找時(shí)間[8]。②檔案的共享性較差。由于紙質(zhì)檔案保存在固定的庫(kù)房里，受查詢時(shí)間、地點(diǎn)、人員的限制，如果需要掃描、復(fù)印、提取檔案中的數(shù)據(jù)等信息又要耗費(fèi)效率較低，影響資料提供的及時(shí)性。

1.3.5 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易產(chǎn)生安全管理風(fēng)險(xiǎn) ①紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案有毀損、泄露、被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，完整性難以保證。 ②紙質(zhì)檔案保存在檔案室中，有些醫(yī)院設(shè)備較老、通風(fēng)、防水、防火、防霉措施不到位[9]。 ③傳統(tǒng)的借閱記錄都是手工填寫，借閱歸還過(guò)程沒(méi)有辦法主動(dòng)實(shí)時(shí)記錄，導(dǎo)致檔案借閱記錄的可追溯性較差。

1.3.6 檔案管理人員的專業(yè)性較低 不少醫(yī)院沒(méi)有專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，而且人員崗位變動(dòng)頻繁，針對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)比較少，專業(yè)性不足，給會(huì)計(jì)檔案管理的收集、整理、利用等帶來(lái)不確定性。有些會(huì)計(jì)資料沒(méi)有歸口管理，而是保存在相應(yīng)會(huì)計(jì)手中，哪個(gè)崗位的人經(jīng)手的就保存在哪個(gè)崗位，離職、換崗或退休后就移交給接手的會(huì)計(jì)，可能會(huì)遇到不知道要到哪里查的問(wèn)題。

2 公立醫(yī)院加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的必要性

2.1 提升公立醫(yī)院管理水平

提高公立醫(yī)院電子檔案管理水平，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，有利于醫(yī)院不同部門間信息共享查閱，提高會(huì)計(jì)信息處理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，優(yōu)化工作流程，提高工作效率，減少人力物力消耗，提升醫(yī)院整體的管理水平，助推醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展[10]。 對(duì)于采用分院區(qū)一體化核算或是醫(yī)共體醫(yī)院推廣應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)異地核算原始憑證的適時(shí)審核，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理的監(jiān)督職能，起到防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的作用。

2.2 提高公立醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力

公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案在巡視檢查醫(yī)療糾紛賠償、新增醫(yī)療服務(wù)價(jià)格項(xiàng)目申報(bào)、審計(jì)檢查、醫(yī)保改革過(guò)程中發(fā)揮重要作用，保障著醫(yī)院正常運(yùn)營(yíng)[11]。 高效的電子化檔案管理能為醫(yī)院管理提供及時(shí)的信息與服務(wù)。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及銀行余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表等是財(cái)務(wù)部門法定的保存內(nèi)容，保管時(shí)間有明確要求。信息化建設(shè)下的電子會(huì)計(jì)檔案不僅包括以上類型會(huì)計(jì)檔案，還包括計(jì)算機(jī)電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子數(shù)據(jù)及磁介質(zhì)中存儲(chǔ)的電子數(shù)據(jù)。紙質(zhì)檔案和電子檔案互為補(bǔ)充。

2.3 提高公立醫(yī)院數(shù)據(jù)挖掘能力

公立醫(yī)院業(yè)財(cái)融合發(fā)展趨勢(shì)需要將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)形成大數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學(xué)業(yè)務(wù)流程與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)，減少人工干預(yù)，保證數(shù)據(jù)的精細(xì)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、和可追溯。電子檔案系統(tǒng)可借助大數(shù)據(jù)平臺(tái)信息系統(tǒng)，及時(shí)分類、整理、歸集數(shù)據(jù)，將電子會(huì)計(jì)檔案作為醫(yī)院的“數(shù)據(jù)資產(chǎn)”，提高數(shù)據(jù)資產(chǎn)的利用能力，深度挖掘其中價(jià)值。

3 電子會(huì)計(jì)檔案管理策略

3.1 轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)檔案的管理理念

公立醫(yī)院檔案管理中存在重視紙質(zhì)檔案不重視電子檔案的現(xiàn)象[6]。記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬等均為法定保存的檔案，都需要打印裝訂，大多數(shù)醫(yī)院對(duì)這部分內(nèi)容做得比較規(guī)范、完整。但是對(duì)電子形式存儲(chǔ)的一些輔佐性材料重視不足。公立醫(yī)院應(yīng)轉(zhuǎn)變對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的思路，重視電子會(huì)計(jì)檔案管理。 加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案的投入力度。 大型醫(yī)院可以設(shè)立專門的檔案管理部門和崗位，搭建檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)傳輸和存儲(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)公立醫(yī)院內(nèi)部電子檔案制度建設(shè)

公立醫(yī)院應(yīng)根據(jù)國(guó)家出臺(tái)《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等文件精神，結(jié)合醫(yī)院自身特點(diǎn)，制定本醫(yī)院的檔案管理辦法，以明確針對(duì)電子檔案的管理要求、操作標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行規(guī)范，確保電子會(huì)計(jì)檔案管理辦法在財(cái)務(wù)處各崗位、各部門標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行，以保證電子會(huì)計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和可查詢。

3.3 建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)

公立醫(yī)院建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，可以與網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)選擇同一公司產(chǎn)品，以便于數(shù)據(jù)兼容。 電子檔案系統(tǒng)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)接收、存儲(chǔ)、保管電子檔案和紙質(zhì)檔案掃描件的功能，并能為信息系統(tǒng)使用者提供應(yīng)用服務(wù)。

3.3.1 設(shè)置統(tǒng)一規(guī)范的檔案系統(tǒng)接口 ①加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)， 形成數(shù)據(jù)中臺(tái)。 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的高度集成是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、 數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)。 應(yīng)著力解決現(xiàn)階段各系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行的問(wèn)題， 再將檔案管理系統(tǒng)和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)源統(tǒng)一采集，建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)。 ②明確會(huì)計(jì)電子檔案歸檔范圍、檔案類型、檔案來(lái)源、格式標(biāo)準(zhǔn)。 ③制訂檔案接入標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)規(guī)范，制訂基于開放檔案信息系統(tǒng) （open archival information system, OAIS）模型的電子檔案接入標(biāo)準(zhǔn)，建立電子檔案接入的文件格式、校驗(yàn)規(guī)則、報(bào)文結(jié)構(gòu)、接入頻率等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)[12]。

3.3.2 建立內(nèi)控制度，保障電子檔案安全 （1）建立電子會(huì)計(jì)檔案管理認(rèn)證制度。 對(duì)電子檔案實(shí)行加密技術(shù)，采取指紋、口令和驗(yàn)證碼認(rèn)證，采用電子動(dòng)態(tài)水印、數(shù)據(jù)脫敏處理確保電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性。電子檔案管理系統(tǒng)通過(guò)采用安全控制列表、負(fù)載均衡、組合數(shù)據(jù)備份、冗余存儲(chǔ)等信息技術(shù)以保障系統(tǒng)安全。 （2）建立授權(quán)操作制度。設(shè)立系統(tǒng)管理員或操作員崗位，實(shí)行專人操作，系統(tǒng)管理員或者操作員不能獨(dú)立修改或刪除檔案中的數(shù)據(jù)，需要經(jīng)過(guò)上級(jí)管理者的審批和監(jiān)督。 建立崗位分離制度，對(duì)不同崗位、不同職級(jí)、不同管理者和使用者設(shè)置權(quán)限，避免越權(quán)操作。 檔案管理人員具有賦予電子檔案查詢?nèi)酥蛔x、可下載、可打印、可轉(zhuǎn)發(fā)、查詢周期等功能權(quán)限。 檔案查詢?nèi)藷o(wú)會(huì)計(jì)檔案增加、修改、刪除數(shù)據(jù)權(quán)限。在管理中應(yīng)避免出現(xiàn)隨意修改數(shù)據(jù)、泄密、丟失、歸檔不及時(shí)或歸類錯(cuò)誤等人為破壞檔案的現(xiàn)象。 （3）建立會(huì)計(jì)電子檔案接收和查詢管理制度， 在電子檔案接收前，先檢測(cè)電子會(huì)計(jì)檔案是否準(zhǔn)確、完整、可用和安全，符合要求才可接收。 在數(shù)據(jù)傳輸上設(shè)置加密程序，建立重復(fù)歸檔檢測(cè)程序，避免重復(fù)歸檔。 在數(shù)據(jù)移交時(shí)簽訂保密承諾書，設(shè)立見證人員監(jiān)督工作機(jī)制。 編制檔案檢索工具和索引目錄，確保調(diào)檔及時(shí)、準(zhǔn)確。 建立借閱手續(xù)制度，負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)才可查閱，根據(jù)檔案秘級(jí)程度不同，設(shè)置不同的審批程序[13]。（4）建立檔案定期備份制度。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)可采用雙機(jī)熱備份，電子檔案不僅要求對(duì)數(shù)據(jù)備份，對(duì)相應(yīng)的軟件版本也要求備份，由專人定期把數(shù)據(jù)備份到外存儲(chǔ)器， 對(duì)備份檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，避免會(huì)計(jì)信息損壞。 對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)該妥善保管，異地存儲(chǔ)。會(huì)計(jì)電子檔案是醫(yī)院的內(nèi)部資料并有不同程度的保密要求， 醫(yī)院應(yīng)高度重視檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，安裝殺毒軟件、防止被病毒和黑客攻擊，建立安全的預(yù)警系統(tǒng)。（5）建立紙質(zhì)檔案和電子檔案的協(xié)同機(jī)制。現(xiàn)行政策與管理模式下醫(yī)院勢(shì)必會(huì)存在大量紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的情況。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子會(huì)計(jì)檔案同質(zhì)化協(xié)同管理是公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理中需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題，此時(shí)建議做到以下兩點(diǎn)：①制定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)規(guī)范，協(xié)同業(yè)務(wù)部門從業(yè)務(wù)端源頭保證紙質(zhì)檔案和電子檔案的產(chǎn)生、傳輸保持一致；②通過(guò)電子檔案和紙質(zhì)檔案的對(duì)照表、報(bào)賬條形碼等建立電子檔案和紙質(zhì)檔案的檢索關(guān)系，保證二者能互相查找[14]。

3.4 建立電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存機(jī)制

會(huì)計(jì)檔案的保管時(shí)間為10～30 年， 乃至永久保存，電子會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)建立適應(yīng)未來(lái)發(fā)展的長(zhǎng)期保存機(jī)制。由于系統(tǒng)版本更新迭代，原有數(shù)據(jù)可能出現(xiàn)被覆蓋、數(shù)據(jù)毀損、版本不兼容、原檔案信息不能提取和使用等問(wèn)題， 所以會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)應(yīng)保持協(xié)同，即使會(huì)計(jì)系統(tǒng)升級(jí)也可以和檔案系統(tǒng)兼容。 其次，電子會(huì)計(jì)檔案的保管要采用計(jì)算機(jī)服務(wù)器和外存儲(chǔ)器的雙保管、計(jì)算機(jī)軟件和數(shù)據(jù)信息的雙保管。然后，應(yīng)選擇質(zhì)量好、容量大的存儲(chǔ)介質(zhì)。 最后，要定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。

3.5 提高會(huì)計(jì)檔案管理人員執(zhí)業(yè)水平

公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理正在向數(shù)字化智能化轉(zhuǎn)型，醫(yī)院不僅需要專門的會(huì)計(jì)檔案管理部門和人員，還需提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)能力。 此崗位不僅需要熟悉財(cái)務(wù)知識(shí)，還應(yīng)具有信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全和檔案管理專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備和系統(tǒng)操作能力， 這樣才能保持公立醫(yī)院電子檔案管理持續(xù)發(fā)展。 公立醫(yī)院財(cái)務(wù)部門：①可以在招聘時(shí)考慮有計(jì)算機(jī)或檔案管理背景的財(cái)務(wù)人員； ②讓財(cái)務(wù)人員參與醫(yī)院檔案部門和計(jì)算機(jī)管理部門的崗前培訓(xùn)； ③對(duì)在職的檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育和提供進(jìn)修培訓(xùn)機(jī)會(huì)，以提高檔案管理水平；④可以選擇專業(yè)化的檔案托管單位， 將較早年份的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和備份的電子檔案存放在托管單位，一方面，專業(yè)托管單位的庫(kù)房管理和檔案管理較為專業(yè)， 另一方面，還可以緩解醫(yī)院檔案室空間緊張問(wèn)題，起到異地備份的內(nèi)控作用[15]。

4 總結(jié)與思考

大數(shù)據(jù)、人工智能、移動(dòng)互聯(lián)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的高速發(fā)展推進(jìn)財(cái)務(wù)數(shù)智化轉(zhuǎn)型。電子化是未來(lái)公立醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展方向，公立醫(yī)院推行電子會(huì)計(jì)檔案管理預(yù)期可帶來(lái)以下收益，①降低紙張和打印機(jī)等消耗；②提高財(cái)務(wù)人員工作效率，減少打印裝訂等手工勞動(dòng)的工作量；③建成了電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，減少人為因素影響；④提高數(shù)據(jù)處理的精度與速度等，提高數(shù)據(jù)共享效率。 電子會(huì)計(jì)檔案管理不是一蹴而就，而是隨著公立醫(yī)院信息化發(fā)展和管理流程的變革逐步改進(jìn)和提高的，比如針對(duì)以前會(huì)計(jì)資料缺乏電子化信息的問(wèn)題，醫(yī)院可有組織地對(duì)以前年度的會(huì)計(jì)憑證等資料大批量地掃描以提高電子檔案系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的完整性。 公立醫(yī)院電子化會(huì)計(jì)檔案管理需要工作人員多思考、多總結(jié)、多探索，以提升會(huì)計(jì)檔案利用價(jià)值，提高數(shù)據(jù)分析和挖掘能力，促進(jìn)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。