基于校內(nèi)真實(shí)工作環(huán)境的秘書實(shí)訓(xùn)研究

孟睿

（遼寧裝備制造職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧沈陽(yáng) 110161）

職業(yè)教育應(yīng)牢固樹立新發(fā)展理念，服務(wù)建設(shè)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系和實(shí)現(xiàn)更高質(zhì)量更充分就業(yè)的需求。只有更好地對(duì)接市場(chǎng)需求，開展高質(zhì)量實(shí)踐培訓(xùn)，幫助學(xué)生真正掌握一技之長(zhǎng)，才能為企業(yè)提供更多的專業(yè)技能人才，實(shí)現(xiàn)更高質(zhì)量、更充分的就業(yè)。2019 年1 月，國(guó)務(wù)院印發(fā)《國(guó)家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》，把職業(yè)教育作為類型教育提升到與普通教育同等重要的地位，著力培養(yǎng)高素質(zhì)勞動(dòng)者和技術(shù)技能人才。《國(guó)家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》從課程內(nèi)容與職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接、注重實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)、打造“雙師型”教師隊(duì)伍等多方面提出了具體要求，引導(dǎo)職業(yè)教育工作者更多地關(guān)注實(shí)踐教學(xué)。

文秘專業(yè)作為實(shí)踐性很強(qiáng)的專業(yè)，主要培養(yǎng)滿足各類企事業(yè)單位管理工作需求、具備綜合能力的職業(yè)文秘人才。秘書實(shí)訓(xùn)是文秘專業(yè)教學(xué)的重要環(huán)節(jié)，實(shí)訓(xùn)教學(xué)內(nèi)容應(yīng)符合企事業(yè)單位工作實(shí)際，充分對(duì)接崗位需求，培養(yǎng)學(xué)生短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)崗位工作的能力，幫助學(xué)生進(jìn)入職場(chǎng)后迅速完成角色轉(zhuǎn)換，在心理和能力上成為合格的職場(chǎng)人士，同時(shí)也能滿足企事業(yè)單位節(jié)約人員培訓(xùn)成本的需求。搞好實(shí)踐教學(xué)，切實(shí)提高文秘專業(yè)學(xué)生真實(shí)工作情境下的實(shí)踐能力，是教師開展課程設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)該思考的重要問(wèn)題。

一、目前秘書專業(yè)實(shí)訓(xùn)存在的問(wèn)題

校內(nèi)實(shí)訓(xùn)教學(xué)是培養(yǎng)文秘專業(yè)學(xué)生基本技術(shù)技能、融會(huì)專業(yè)理論知識(shí)的重要途徑，是學(xué)生實(shí)習(xí)就業(yè)之前最接近實(shí)際工作場(chǎng)景的教學(xué)環(huán)節(jié)，也是秘書專業(yè)人才培養(yǎng)模式改革的重要一環(huán)。當(dāng)前，我國(guó)高校文秘專業(yè)校內(nèi)實(shí)訓(xùn)教學(xué)一般采取課堂模擬實(shí)訓(xùn)、案例分析、任務(wù)驅(qū)動(dòng)、項(xiàng)目模塊等方式，雖然在一定程度上加強(qiáng)了學(xué)生對(duì)秘書工作、秘書職業(yè)能力與素養(yǎng)的認(rèn)知，但仍未突破原有教學(xué)條件的限制，實(shí)訓(xùn)效果不夠理想。存在的不足主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）實(shí)訓(xùn)課程安排缺乏系統(tǒng)性

有的高職院校文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)課和理論課安排各自為政，實(shí)訓(xùn)情景設(shè)置較為單一，缺乏綜合性。比如學(xué)習(xí)秘書禮儀課程時(shí)，學(xué)生的實(shí)訓(xùn)主要圍繞禮儀相關(guān)操作進(jìn)行，反復(fù)訓(xùn)練事先設(shè)置好的一個(gè)或幾個(gè)項(xiàng)目，缺乏實(shí)際工作過(guò)程的前后連續(xù)性和整體綜合性。當(dāng)設(shè)定了工作情景，安排學(xué)生分角色完成實(shí)訓(xùn)任務(wù)時(shí)，體現(xiàn)的往往是小組研討意見，甚至是小組中主導(dǎo)成員的意見，與真實(shí)工作情境中體現(xiàn)個(gè)人判斷的意見不同，對(duì)大多數(shù)學(xué)生的核心工作能力訓(xùn)練達(dá)不到效果，轉(zhuǎn)換到真實(shí)工作環(huán)境處理問(wèn)題時(shí)難以融會(huì)貫通[1]。

（二）師資隊(duì)伍企事業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)不足

一些高職院校文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)教師往往由理論課教師擔(dān)任，教師的企事業(yè)單位實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)有限，且一些教師專業(yè)背景以漢語(yǔ)言文學(xué)等相關(guān)專業(yè)為主，沒(méi)有受過(guò)正規(guī)系統(tǒng)的秘書工作專業(yè)訓(xùn)練[2]。因此，在指導(dǎo)學(xué)生實(shí)訓(xùn)和辦工設(shè)備操作、辦工軟件使用過(guò)程中，有時(shí)不夠具體到位。在具體工作情境訓(xùn)練解決具體問(wèn)題時(shí)，有時(shí)缺乏有效的指導(dǎo)。

（三）實(shí)訓(xùn)設(shè)備操作訓(xùn)練有限

一些高職院校文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室環(huán)境與真實(shí)環(huán)境有差異，受實(shí)訓(xùn)室建設(shè)資金等條件的限制，生均占有實(shí)訓(xùn)設(shè)備數(shù)量有限，且設(shè)備更新?lián)Q代未必及時(shí)[3]。學(xué)生在有限的時(shí)間里操作有限的設(shè)備，熟練程度得不到保障，熟悉設(shè)備構(gòu)造性能、排除一般故障的能力得不到有效鍛煉。

二、基于校內(nèi)真實(shí)工作場(chǎng)景的秘書實(shí)訓(xùn)對(duì)策

補(bǔ)齊現(xiàn)存的實(shí)訓(xùn)教學(xué)條件短板，真正鍛煉學(xué)生的職業(yè)能力，塑造學(xué)生的職業(yè)精神，主要在于實(shí)訓(xùn)過(guò)程與真實(shí)崗位需求、工作任務(wù)、工作環(huán)境的緊密結(jié)合[4]。充分利用學(xué)?，F(xiàn)有工作條件，在校內(nèi)真實(shí)工作環(huán)境中開展秘書專業(yè)實(shí)訓(xùn)，讓課程和學(xué)校管理工作融合、教師和管理人員融合，探索有效的文秘專業(yè)校內(nèi)實(shí)訓(xùn)教學(xué)模式，可以從一定程度上解決秘書專業(yè)實(shí)訓(xùn)面臨的問(wèn)題。

（一）全面鍛煉工作能力

辦公室承擔(dān)了學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)中樞的職能，教師以學(xué)校辦公室等職能部門的工作環(huán)境為例，讓學(xué)生參與辦文、辦會(huì)、辦事為主的職能工作，可以讓學(xué)生受到綜合性較強(qiáng)的專業(yè)訓(xùn)練[5]。學(xué)生參與辦公室工作實(shí)踐，不僅能鞏固專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)操作設(shè)備的動(dòng)手能力，還能通過(guò)完成具體工作任務(wù)，鍛煉邏輯分析能力、溝通協(xié)調(diào)能力和心理適應(yīng)能力。

（二）工作場(chǎng)景真實(shí)

在校內(nèi)真實(shí)工作環(huán)境中，學(xué)生能運(yùn)用所學(xué)知識(shí)解決實(shí)際問(wèn)題，零距離觀察、體驗(yàn)真實(shí)的工作過(guò)程，可以補(bǔ)齊實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)操作單一的短板，也可以解決實(shí)訓(xùn)室設(shè)備有限、操作實(shí)踐不足的問(wèn)題。無(wú)論數(shù)量還是品牌型號(hào)，真實(shí)辦公環(huán)境中的設(shè)備都更復(fù)雜多樣，利于學(xué)生熟練使用。信息化技術(shù)在工作中的應(yīng)用也非常廣泛，學(xué)生能練習(xí)使用更多的工作平臺(tái)、專用辦公軟件，有興趣的學(xué)生還可以和指導(dǎo)教師共同開發(fā)小程序，提高工作效率。一些學(xué)校辦公室還具有檔案管理職能，豐富的檔案類型，真實(shí)的檔案工作，可以最大限度地提升學(xué)生檔案管理的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。

（三）實(shí)訓(xùn)內(nèi)容豐富

無(wú)論是學(xué)校辦公室工作還是各個(gè)學(xué)院的辦公室工作，學(xué)生在辦公室人員指導(dǎo)之下，在真實(shí)的工作環(huán)境中完成實(shí)際工作任務(wù)，體驗(yàn)真正的工作氛圍，一項(xiàng)工作任務(wù)可以融匯多項(xiàng)專業(yè)知識(shí)。比如籌備一周的會(huì)議，可融匯溝通協(xié)調(diào)、時(shí)間安排、秘書禮儀等多項(xiàng)技能，鍛煉文秘專業(yè)學(xué)生綜合職業(yè)能力，提升綜合素質(zhì)。隨著學(xué)生實(shí)訓(xùn)時(shí)間的增長(zhǎng)、工作經(jīng)驗(yàn)的豐富，他們勝任工作的信心也逐漸增強(qiáng)，今后戰(zhàn)勝工作崗位壓力、解決困難、迎接挑戰(zhàn)的能力也會(huì)越來(lái)越強(qiáng)。

（四）師資隊(duì)伍優(yōu)化

校內(nèi)辦公室人員的秘書工作經(jīng)驗(yàn)豐富，可以彌補(bǔ)秘書專業(yè)教師實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)較少的不足。學(xué)生在辦公室人員指導(dǎo)下完成工作任務(wù)，可以收獲理論課之外的實(shí)戰(zhàn)體驗(yàn)。學(xué)生身處真實(shí)工作環(huán)境，可以觀察、體會(huì)工作過(guò)程和工作人員之間的溝通協(xié)調(diào)，這是課堂教學(xué)環(huán)境無(wú)法模擬的優(yōu)勢(shì)。辦公室人員和文秘專業(yè)指導(dǎo)教師之間的溝通交流，可以增進(jìn)工作人員的秘書專業(yè)理論水平，也可以增進(jìn)專業(yè)教師的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)雙方業(yè)務(wù)能力提高都大有裨益。

三、秘書專業(yè)實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)教學(xué)安排

（一）崗位安排

學(xué)校辦公室具有秘書工作的職能，但是各科室的工作側(cè)重點(diǎn)不盡相同：有的科室側(cè)重于秘書日常事務(wù)處理，有的側(cè)重于文字綜合工作，有的側(cè)重于檔案管理，等等。安排實(shí)訓(xùn)教學(xué)要充分考慮崗位的側(cè)重，每名學(xué)生至少在兩個(gè)崗位完成實(shí)訓(xùn)，使學(xué)生得到更充分的鍛煉，積累更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。實(shí)訓(xùn)期最好安排兩周以上，保證每個(gè)崗位的實(shí)訓(xùn)時(shí)間，讓學(xué)生充分地適應(yīng)、交流、學(xué)習(xí)，獲得沉浸式工作體驗(yàn)，培養(yǎng)工作積極性和職業(yè)適應(yīng)性。

（二）實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)教師安排

聘請(qǐng)校內(nèi)職能部門工作人員做指導(dǎo)教師，發(fā)揮他們實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的優(yōu)勢(shì)，與專任教師的理論優(yōu)勢(shì)形成互補(bǔ)，學(xué)生在校內(nèi)實(shí)習(xí)期間同時(shí)接受雙方指導(dǎo)。在實(shí)訓(xùn)開始之前，文秘專任教師應(yīng)先與學(xué)校職能部門充分溝通，取得各方的理解與支持，了解其接納文秘專業(yè)學(xué)生的需求，避免因單方面追求實(shí)訓(xùn)效果而影響辦公。在實(shí)訓(xùn)過(guò)程中，專業(yè)教師要對(duì)學(xué)生進(jìn)行實(shí)地和跟蹤指導(dǎo)，與職能部門工作人員保持密切聯(lián)系，實(shí)時(shí)掌握學(xué)生的表現(xiàn)，及時(shí)溝通存在的問(wèn)題，了解工作完成情況。通過(guò)雙方聯(lián)合指導(dǎo)，最大限度地提高實(shí)訓(xùn)效果。這個(gè)過(guò)程也有利于專業(yè)教師與職能部門工作人員融合交流，共同增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。

（三）考核評(píng)價(jià)

評(píng)價(jià)方式以形成性考核評(píng)價(jià)為主，注重過(guò)程評(píng)價(jià)，而非簡(jiǎn)單的結(jié)果評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)應(yīng)貫穿學(xué)生履行崗位職責(zé)、完成崗位任務(wù)全過(guò)程，參與評(píng)價(jià)者應(yīng)包括專業(yè)教師、主要指導(dǎo)教師和職能部門工作人員。評(píng)價(jià)中還可加入同組學(xué)生互相評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)，如此可以更準(zhǔn)確、全面地了解學(xué)生的實(shí)訓(xùn)表現(xiàn)。形成性考核指標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)要根據(jù)學(xué)生崗位工作內(nèi)容，與指導(dǎo)教師商定，考核學(xué)生在實(shí)訓(xùn)中的具體表現(xiàn)及取得的進(jìn)步。評(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括學(xué)生學(xué)習(xí)能力、崗位事務(wù)處理能力、溝通協(xié)調(diào)能力、工作態(tài)度、常用辦公設(shè)備操作、辦公軟件熟練程度等方面[6]。專任教師也可聯(lián)合指導(dǎo)教師，對(duì)學(xué)生實(shí)習(xí)過(guò)程給出綜合評(píng)語(yǔ)，肯定優(yōu)點(diǎn)、指出不足，對(duì)學(xué)生予以鼓勵(lì)和激勵(lì)。

實(shí)踐能力不足的學(xué)生與勝任工作的職業(yè)秘書相比，有很大差距。因此，高職院校要通過(guò)校內(nèi)真實(shí)工作環(huán)境實(shí)訓(xùn)補(bǔ)齊短板，使學(xué)生更好地獲得必備的能力，培養(yǎng)其職業(yè)意識(shí)、職業(yè)精神和職業(yè)素養(yǎng)。實(shí)訓(xùn)期間真實(shí)參與過(guò)辦文、辦會(huì)、辦事的學(xué)生，能更提前、更充分地做好進(jìn)入職場(chǎng)的準(zhǔn)備，迅速實(shí)現(xiàn)由學(xué)生到職場(chǎng)人士的角色轉(zhuǎn)換。