大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的研究

◎郭艷紅

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，檔案管理發(fā)揮著越來越重要的參考作用。大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，在檔案管理工作中也起到重要作用，不僅使檔案管理工作效率得到了進(jìn)一步提升，也使檔案管理模式實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新發(fā)展，檔案的儲(chǔ)存質(zhì)量和利用效率都得到了明顯的提高。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的主要特點(diǎn)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人們的生產(chǎn)生活也發(fā)生了極大的改變，尤其是大數(shù)據(jù)擁有著強(qiáng)大的存儲(chǔ)容量，能夠自動(dòng)獲取信息數(shù)據(jù)，深度挖掘有價(jià)值的信息。所以說在檔案管理工作中，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅可以使檔案信息數(shù)據(jù)的處理速度顯著加快，還可以使檔案信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量得到提升。

（一）提高了檔案信息數(shù)據(jù)的可用性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出海量增長趨勢(shì)，這使得檔案信息的數(shù)量成倍增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，不能快速高效地深度加工、整理和儲(chǔ)存海量的數(shù)據(jù)信息。在檔案管理工作過程中，通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠廣泛收集海量數(shù)據(jù)信息，并對(duì)其進(jìn)行深度加工，從中篩選出更有價(jià)值的檔案信息數(shù)據(jù)，以此提升檔案信息的利用率。

（二）增加了檔案信息數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)化

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)已經(jīng)逐漸代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)，使得檔案管理在內(nèi)容和空間上都得到了有效擴(kuò)展。尤其是檔案信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)并不像以往占據(jù)實(shí)質(zhì)性的存儲(chǔ)空間，這使得收集和整理檔案數(shù)據(jù)信息這項(xiàng)工作可以隨時(shí)隨地進(jìn)行。從理論層面上說，檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量非常大，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用使檔案信息的動(dòng)態(tài)搜集、整理以及儲(chǔ)存得以實(shí)現(xiàn)。比如人事檔案管理，在人員的招聘、入職以及離職等各個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)產(chǎn)生大量的動(dòng)態(tài)檔案信息數(shù)據(jù)，都需要收集、整理等，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，受空間所限，只能挑選關(guān)鍵的檔案信息記錄在檔案中。但是隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息可以非常詳盡，這也使檔案信息數(shù)據(jù)更加動(dòng)態(tài)化，進(jìn)而讓檔案管理更加全面化和具有真實(shí)性。

（三）增加了檔案管理的復(fù)雜性

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案信息數(shù)據(jù)不僅快速增長，在類型上也越發(fā)地多樣化，雖然能夠使不同人群的不同需求得到有效滿足，但也使檔案管理更加具有復(fù)雜性，尤其是在劃分檔案信息數(shù)據(jù)種類的過程中，如果無法確定其準(zhǔn)確的類型，會(huì)使檔案信息數(shù)據(jù)變得較為混亂，檔案數(shù)據(jù)的復(fù)雜性也由此增強(qiáng)。另外，在對(duì)檔案信息進(jìn)行分析時(shí)，如果缺少有效的工具，則無法準(zhǔn)確分辨出信息有無價(jià)值，而這樣會(huì)使得一些沒有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)被輸送出去，檔案管理的難度也會(huì)因此而增加。

（四）提高了檔案管理的便捷性

在檔案管理工作中，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)收集整理方式已經(jīng)失去優(yōu)勢(shì)，獲取檔案信息數(shù)據(jù)的途徑也更加多元化，檔案信息類型變得更加豐富多樣，例如結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，大數(shù)據(jù)技術(shù)既能夠有效保存紙質(zhì)檔案，又能夠大量儲(chǔ)存音頻、視頻等檔案信息數(shù)據(jù)，打破了傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性。另外，通過存儲(chǔ)不同類型的檔案信息數(shù)據(jù)，可以根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求將檔案信息數(shù)據(jù)類型進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)換，深度挖掘檔案信息，從中找到更加有價(jià)值的信息，這充分體現(xiàn)出了檔案管理的便捷性。

二、檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理理念滯后

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的成熟，檔案信息資源數(shù)據(jù)在結(jié)構(gòu)上發(fā)生了極大的改變，數(shù)量與日俱增，種類也更加多樣化，逐漸形成了十分龐大的數(shù)據(jù)庫，而要想深度挖掘出檔案信息資源中有價(jià)值的信息，就要改變檔案管理理念。在實(shí)際開展檔案管理工作過程中，工作人員應(yīng)科學(xué)合理地利用檔案云存儲(chǔ)系統(tǒng)，開發(fā)出有價(jià)值的檔案信息數(shù)據(jù)，可以為廣大用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，使檔案管理工作品質(zhì)和效率得到進(jìn)一步提高。但就當(dāng)前情況來看，仍有些檔案管理部門或是檔案管理人員采用傳統(tǒng)檔案管理模式，在理念上也存在一定的滯后性，尤其是未能充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)滿足用戶的實(shí)際需求，這使得檔案管理工作無法順利地朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

（二）檔案管理設(shè)備尚不完善

檔案管理工作要想為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，就要有完善的設(shè)備作為支撐。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理人員在實(shí)際開展服務(wù)工作過程中，要想快速高效地完成檔案信息數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存、利用等工作內(nèi)容，就要充分借助云平臺(tái)等設(shè)備。然而，有些檔案管理部門并沒有配備相應(yīng)的設(shè)備，致使檔案管理缺少有力的支撐，這樣不僅無法有效收集和整理檔案信息數(shù)據(jù)，也無法給廣大用戶提供遠(yuǎn)程檔案信息服務(wù)?？偟膩碚f，由于必要的設(shè)備嚴(yán)重不足，檔案信息數(shù)據(jù)無法與大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)有效融合，這就影響到了檔案管理部門工作質(zhì)量和效率的提高。

（三）檔案管理人員缺少安全意識(shí)

檔案信息資源的安全性對(duì)于檔案管理系統(tǒng)至關(guān)重要。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作的開展，必須借助各類先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)手段才能順利實(shí)施。在這一過程中，應(yīng)將檔案信息數(shù)據(jù)的安全性放在首位，切實(shí)提升檔案管理人員的檔案安全管理意識(shí)，讓檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全性進(jìn)一步得到保障，以免因工作人員疏忽大意而發(fā)生泄露、篡改等情況。然而部分檔案管理部門在安全防控方面缺少相應(yīng)的技術(shù)，致使檔案信息數(shù)據(jù)得不到有效的保護(hù)，再加上有些檔案管理工作人員安全防范意識(shí)薄弱，使得檔案信息服務(wù)的安全性不足。

三、大數(shù)據(jù)背景下提高檔案管理工作水平的策略

（一）樹立大數(shù)據(jù)檔案管理意識(shí)

在檔案管理工作過程中，要想使大數(shù)據(jù)技術(shù)得到有效應(yīng)用，就要樹立大數(shù)據(jù)管理意識(shí)。首先，積極轉(zhuǎn)變檔案管理思想。在開展檔案管理工作過程中，通過科學(xué)合理地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，并在充分考慮廣大用戶實(shí)際需求的情況下，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的大數(shù)據(jù)思維和檔案服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)建一套具有現(xiàn)代化特征的檔案管理模式，由傳統(tǒng)單一化的管理模式向大數(shù)據(jù)管理模式轉(zhuǎn)變。在實(shí)際工作過程中，加大大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的應(yīng)用力度，為廣大用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。其次，不斷完善創(chuàng)新檔案管理體制。檔案管理部門應(yīng)始終秉持著開放性的原則，在開展檔案管理各項(xiàng)工作過程中，科學(xué)合理地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷完善創(chuàng)新檔案管理模式，以此使大數(shù)據(jù)技術(shù)的效用充分發(fā)揮出來，推動(dòng)檔案管理工作緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。最后，著重提升檔案信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程服務(wù)水平。檔案管理部門通過運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化、信息檢索智能化以及GIS等先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，使檔案管理系統(tǒng)功能更加強(qiáng)大，進(jìn)而使檔案信息數(shù)據(jù)管理效率得到提升，使檔案信息檢索更加精準(zhǔn)。與此同時(shí)，通過積極創(chuàng)建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)，讓檔案信息管理不論是在工作效率上，還是在服務(wù)品質(zhì)上都得到明顯的提高。

（二）不斷完善創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

檔案管理部門在創(chuàng)新檔案管理機(jī)制的過程中，通過多方面運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，使其與檔案管理實(shí)現(xiàn)全面化融合，從而在設(shè)計(jì)新型檔案管理機(jī)制的過程中做到規(guī)范化、系統(tǒng)化，以此營造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，確保檔案管理服務(wù)體系得到進(jìn)一步的完善，并推動(dòng)檔案管理工作的高效開展。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息共享已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。因此，檔案管理部門要想在檔案管理水平上有顯著的提升，就要充分子解廣大用戶的實(shí)際需求，遵循信息共享這一發(fā)展理念，積極打造共享信息服務(wù)平臺(tái)，在檔案信息數(shù)據(jù)安全性得到有效保障的基礎(chǔ)之上，與其他地區(qū)或是行業(yè)的檔案管理部門建立起良好的合作關(guān)系，使檔案管理系統(tǒng)協(xié)同開發(fā)，以此使廣大用戶群體的不同檔案信息需求得到有效滿足。也就是說，用戶在登陸檔案信息系統(tǒng)，或是在搜索查詢檔案信息的時(shí)候，都要經(jīng)過大數(shù)據(jù)安全技術(shù)平臺(tái)來進(jìn)行身份的驗(yàn)證才能夠正常使用。與此同時(shí)，針對(duì)不同的用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，以此保證在共享檔案信息數(shù)據(jù)的時(shí)候，數(shù)據(jù)的安全性不會(huì)受到影響，從而打造一個(gè)具有互聯(lián)、互通、共享的檔案信息服務(wù)體系，為廣大用戶提供更加便捷高效的檔案服務(wù)。

（三）創(chuàng)建智慧檔案管理平臺(tái)

隨著檔案管理工作的不斷深化，檔案工作人員已經(jīng)不再是只對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單的羅列就可以了，而是要科學(xué)合理地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，廣泛收集、整理、深度加工以及全面應(yīng)用檔案信息數(shù)據(jù)。這樣一來，檔案管理所涉及的環(huán)節(jié)會(huì)越來越多，就需要對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行智慧化的管理和應(yīng)用。要將工作重點(diǎn)放在檔案管理技術(shù)的提升上，運(yùn)用相應(yīng)的技術(shù)創(chuàng)建檔案管理智慧化平臺(tái)，充分發(fā)揮其輔助作用，以便于在管理上能夠更加高效地運(yùn)行。與此同時(shí)，還要深入分析廣大用戶各方面的需求，基于此來創(chuàng)建檔案管理智慧平臺(tái)，從而為用戶提供全方位的智能化管理服務(wù)。

（四）建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案大數(shù)據(jù)信息管理隊(duì)伍

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷深化應(yīng)用，檔案管理人員要由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理向信息化技術(shù)管理方向過渡，這就需要檔案管理人員積極提高自身業(yè)務(wù)能力，熟練運(yùn)用信息化技術(shù)，這不僅是進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的必要條件，也是檔案管理實(shí)現(xiàn)優(yōu)化升級(jí)的重要途徑?，F(xiàn)代化檔案管理模式需要相關(guān)工作人員向?qū)I(yè)能力強(qiáng)、綜合素養(yǎng)高以及技術(shù)技能過硬的全能型人才方向發(fā)展，可以將信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)以及檔案管理等科學(xué)合理地融合在一起，從而使檔案管理的品質(zhì)和效率得到有效的提升。因此，在檔案管理由傳統(tǒng)向信息化過渡的過程中，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過定期組織開展培訓(xùn)、交流會(huì)以及邀請(qǐng)專家講座等方式來提升他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。例如在工作中表現(xiàn)良好的員工可以在薪資、職位以及福利待遇等方面給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；而對(duì)于那些在工作中表現(xiàn)消極的員工，則應(yīng)給其調(diào)離崗位等適當(dāng)?shù)膽徒?，督促他們積極提升自身的專業(yè)技能，從而為廣大用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（五）不斷完善大數(shù)據(jù)檔案信息安全保障機(jī)制

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案的歸檔、收集、利用以及挖掘等都要通過特定的軟件才能夠?qū)崿F(xiàn)，并且為了使檔案的管理、調(diào)閱更加便捷，檔案信息平臺(tái)的開放化成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。而在這一過程中，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性是極為關(guān)鍵的，因此，要?jiǎng)?chuàng)建完善的檔案信息安全保障機(jī)制。一方面，應(yīng)對(duì)與檔案信息有接觸的工作人員開展安全性管理培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理人員各項(xiàng)工作水平，建立起完善的人才培養(yǎng)及其晉升機(jī)制，盡可能地避免人才流失，與此同時(shí)，在組織開展培訓(xùn)等學(xué)習(xí)活動(dòng)過程中，應(yīng)著重培養(yǎng)工作人員的道德品質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，以免工作內(nèi)部出現(xiàn)安全疏漏。另一方面，應(yīng)對(duì)檔案做好相應(yīng)的備份工作，以免發(fā)生火災(zāi)等意外情況而導(dǎo)致檔案損毀、丟失等。還要加大資金投入力度，及時(shí)更新升級(jí)硬件設(shè)施，使電子信息設(shè)備更加高效安全，在推動(dòng)檔案管理工作平穩(wěn)發(fā)展的同時(shí)，為用戶提供良好的檔案信息服務(wù)。進(jìn)一步強(qiáng)化系統(tǒng)的安全性能，及時(shí)更新防火墻和殺毒軟件、密保方式等，讓系統(tǒng)的運(yùn)行更加安全可靠。

四、結(jié)語

綜上所述，科學(xué)合理地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，已經(jīng)是開展檔案管理工作的必然趨勢(shì)。因此，作為檔案管理部門，要充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)等先進(jìn)信息化技術(shù)的重要性，積極轉(zhuǎn)變管理思想，不斷探索檔案管理工作實(shí)現(xiàn)優(yōu)化升級(jí)的方式方法，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，推動(dòng)大數(shù)據(jù)與檔案管理工作實(shí)現(xiàn)有效融合發(fā)展，從而使檔案管理工作水平得到全面提高。