基于RFID技術(shù)的檔案信息化管理模式探究

徐曉春

吉林省人民政府國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理中心，吉林 長春 130021

0 引言

在傳統(tǒng)的辦公室業(yè)務(wù)中，檔案管理業(yè)務(wù)一直占據(jù)相當(dāng)?shù)姆蓊~和比重，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力才可以做到有效梳理、快速查閱。但隨著互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)信息技術(shù)在辦公環(huán)境中全方位引入，檔案管理工作需要依托信息技術(shù)進(jìn)行有效的改變和提升。在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，信息化的有效介入是不可逆的趨勢(shì)，它對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理來說具有革新性的意義。但是檔案信息化管理模式的建立絕不是單純地把檔案架構(gòu)在互聯(lián)網(wǎng)和信息化體系中，而是以信息技術(shù)作為切入點(diǎn)，檔案管理者將更加快速便捷地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理[1]。

1 傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性

1.1 檔案管理缺乏整體性

傳統(tǒng)辦公檔案管理模式一般為在辦公單位中設(shè)置1個(gè)單獨(dú)的檔案管理機(jī)構(gòu)或?qū)n案管理機(jī)構(gòu)架構(gòu)在行政部門，同時(shí)設(shè)置1名專職或兼職的檔案管理人員，對(duì)涉及的關(guān)鍵性單位進(jìn)行管理。但在實(shí)際的運(yùn)行過程中，由于各類業(yè)務(wù)之間的閉環(huán)管理，導(dǎo)致各類檔案分別對(duì)應(yīng)在不同的部門和管理人員手中。此種管理模式的好處在于不同業(yè)務(wù)部門可以圍繞自身業(yè)務(wù)管理內(nèi)容，將自身涉及的檔案進(jìn)行有效的管理和應(yīng)用；弊端在于管理部門對(duì)各部門檔案缺乏整體把握，導(dǎo)致整體檔案管理難以做到統(tǒng)籌兼顧。

1.2 傳統(tǒng)檔案強(qiáng)調(diào)保存，缺乏有效整理歸檔

傳統(tǒng)意義上，統(tǒng)籌檔案管理部門可以做到專人管理、專人負(fù)責(zé)、專人統(tǒng)籌、專人監(jiān)督，較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的整體梳理和歸檔。但更多的企業(yè)未設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理個(gè)人，它們對(duì)檔案在宏觀層面的管理是依托行政部門對(duì)部門檔案的層次化掌握，但掌握的內(nèi)容也僅限于了解部門檔案的保存程度，缺乏對(duì)部門檔案梳理程度和歸檔程度的有效掌握；而部門的檔案管理人員在行政部門的宏觀指導(dǎo)下，也僅能夠做到對(duì)檔案的有效保存，梳理和歸檔能力不足。這是傳統(tǒng)檔案管理中暴露出的不足，原因主要有3個(gè)方面：一是檔案管理缺乏扁平化的管理模型，沒有合理掌握各部門的檔案管理現(xiàn)狀；二是對(duì)檔案管理缺乏正確的理解和認(rèn)知，缺乏對(duì)檔案的科學(xué)整理和歸檔的認(rèn)知與理解；三是單位檔案管理的具體工作量和當(dāng)前單一化的人才配置是相互矛盾的。

1.3 檔案管理缺乏科學(xué)高效利用性

傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作內(nèi)容側(cè)重于檔案管理人員定期對(duì)檔案的收集和整理，缺乏對(duì)檔案的應(yīng)用。檔案應(yīng)用是檔案管理工作中十分重要的一個(gè)方面，它涵蓋對(duì)個(gè)人檔案的快速查閱，對(duì)業(yè)務(wù)檔案的查找分析和研判，對(duì)單位發(fā)展歷史的梳理和掌控。但傳統(tǒng)檔案管理中，檔案查閱速度慢與工作需要快之間出現(xiàn)巨大的矛盾。這種矛盾會(huì)在一定程度上造成檔案管理工作整體行為和意識(shí)上的被動(dòng)，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作很難與單位整體工作實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展。

從更細(xì)微的角度出發(fā)，傳統(tǒng)的檔案利用率低下已經(jīng)對(duì)工作的進(jìn)度和規(guī)劃產(chǎn)生了明顯的影響。出現(xiàn)這種情況是由于傳統(tǒng)單位檔案管理工作的邏輯習(xí)慣和工作特點(diǎn)導(dǎo)致的，更深層次的原因是由于檔案管理人員缺乏對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作的有效理解和認(rèn)知，缺乏對(duì)檔案與信息化的有效接入和融合[2]。因此，將圖書館領(lǐng)域檔案管理工作中相對(duì)成熟的射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)，靈活應(yīng)用到現(xiàn)代化檔案管理的具體工作實(shí)踐中，勢(shì)必會(huì)為現(xiàn)代化的檔案管理工作帶來一定程度上的改變和革新，同時(shí)利用RFID技術(shù)可以有效提升檔案管理工作效率，也是對(duì)檔案管理與檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的有益嘗試與發(fā)展。

2 RFID技術(shù)對(duì)檔案信息化管理模式的影響

RFID技術(shù)是20世紀(jì)80年代開始應(yīng)用的一種新興自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，是一項(xiàng)利用射頻信號(hào)通過空間耦合（交變磁場(chǎng)或電磁場(chǎng)）實(shí)現(xiàn)無接觸信息傳遞并達(dá)到識(shí)別數(shù)據(jù)信息和交換數(shù)據(jù)目的的技術(shù)。RFID技術(shù)是一種簡單的無線系統(tǒng)，只有兩個(gè)基本器件，該系統(tǒng)用于控制、檢測(cè)和跟蹤物體。系統(tǒng)由一個(gè)詢問器（或閱讀器）和很多應(yīng)答器（或標(biāo)簽）組成。

RFID技術(shù)是檔案信息化管理模式的重要技術(shù)引入和支撐。傳統(tǒng)檔案管理在信息化建設(shè)融合發(fā)展的過程中，產(chǎn)生條形碼技術(shù)等，但由于其難以長時(shí)間保存、缺乏安全性、儲(chǔ)存空間不足等劣勢(shì)，導(dǎo)致其對(duì)傳統(tǒng)檔案管理影響不大。

2.1 借助RFID對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化梳理

檔案管理部門需要將各部門的檔案以電子化的形式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)中，同時(shí)借助RFID技術(shù)將其呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)標(biāo)簽與系統(tǒng)中的檔案實(shí)現(xiàn)一一對(duì)應(yīng)，讓檔案管理有自己的專屬標(biāo)簽。這樣在對(duì)檔案搜集查看的過程中僅僅需要用即時(shí)掃碼設(shè)備，就可以直觀地將相應(yīng)的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)。當(dāng)然，RFID技術(shù)不僅可以實(shí)現(xiàn)單一文件的一一對(duì)應(yīng)，還可以有效提高檔案管理的實(shí)效性。例如，在檔案管理中靈活引入“電子檔案盒”，讓不同部門同一內(nèi)容方向的檔案可以實(shí)現(xiàn)輕松整理和融合。

2.2 借助RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效輸出

基于RFID技術(shù)創(chuàng)建現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，不僅可以快速實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的整理、歸檔，還能夠通過系統(tǒng)分析不同部門檔案管理的內(nèi)容，以及快速形成各部門檔案管理工作的臺(tái)賬。在檔案管理工作中，收檔案很重要，但更重要的是檔案管理中的“用”。檔案管理中的“用”，是利用RFID技術(shù)形成檔案管理信息化系統(tǒng)。通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有檔案的快速查閱、分析、處理，以此有效梳理現(xiàn)有的工作內(nèi)容、工作成績，確保整體的檔案管理工作可以在系統(tǒng)的支撐下實(shí)現(xiàn)有效的應(yīng)用和輸出[3]。

3 基于RFID技術(shù)的檔案信息化管理模式創(chuàng)建路徑

3.1 設(shè)計(jì)總思路

在檔案管理信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能方面，結(jié)合現(xiàn)實(shí)使用需求和未來發(fā)展趨勢(shì)，將功能歸納為4個(gè)方面，分別是儲(chǔ)位管理、查詢管理、銷毀管理和安全管理，其中儲(chǔ)位管理設(shè)置儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別與檔案自動(dòng)識(shí)別兩個(gè)模塊，而安全管理則設(shè)置監(jiān)控和警報(bào)兩個(gè)模塊。

安全性作為檔案信息化管理中的核心要素，通過兩種措施提升信息化系統(tǒng)的安全冗余：第一，開發(fā)系統(tǒng)登錄賬戶的加密功能，為系統(tǒng)管理員賬戶提供管理其他登錄用戶權(quán)限的功能；第二，升級(jí)信息化系統(tǒng)的密碼維護(hù)功能，如果檔案管理員忘記用戶名或密碼，可輸入身份證號(hào)或手機(jī)號(hào)驗(yàn)證、登錄，再次設(shè)置新密碼。

通過RFID技術(shù)的支撐，利用數(shù)據(jù)中心和RFID終端管理器的有效結(jié)合能夠在檔案管理信息化基礎(chǔ)上提升管理智能化和管理自動(dòng)化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)融合。

3.2 系統(tǒng)功能模塊

基于RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化應(yīng)用需要具備RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、RFID檔案管理系統(tǒng)和RFID終端管理器等。

3.2.1 RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)作為檔案信息輸入與輸出的核心節(jié)點(diǎn)，承載了對(duì)檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、提取等功能。第一，對(duì)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行信息化管理的首要環(huán)節(jié)是將其制作為電子版文件；第二，將電子版的檔案文件進(jìn)行歸納和分析，再經(jīng)過終端管理器上傳至RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，完成檔案的電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。因此，RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)在檔案信息管理中具有極為重要的作用?，F(xiàn)階段主流的RFID數(shù)據(jù)管理器分為標(biāo)簽式閱讀器和手持式閱讀器兩種，前者以標(biāo)簽作為媒介，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫與檔案信息的關(guān)聯(lián)，后者則利用手持式閱讀器采集檔案資料，以完成檔案數(shù)據(jù)庫的更新。

3.2.2 檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)是多個(gè)子功能的集合體，分別為儲(chǔ)位管理系統(tǒng)、查詢管理系統(tǒng)、銷毀管理系統(tǒng)和安全管理系統(tǒng)，各系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)且相互關(guān)聯(lián)，共同實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的全部功能。

第一，儲(chǔ)位管理系統(tǒng)。即檔案信息存儲(chǔ)位置的管理系統(tǒng)，通過對(duì)存儲(chǔ)檔案編號(hào)的自動(dòng)識(shí)別和分析，完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)的智能化匹配以及存儲(chǔ)位置的定位，同時(shí)該系統(tǒng)能夠?qū)?shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)情況實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控，以供管理人員調(diào)取。

第二，查詢管理系統(tǒng)。查詢管理系統(tǒng)作為檔案管理信息系統(tǒng)的輸出審核端口，有權(quán)限對(duì)數(shù)據(jù)庫中的所有檔案進(jìn)行檢索和查找，具體運(yùn)行過程如下：由用戶登錄檔案系統(tǒng)后進(jìn)入查詢管理模塊，輸入目標(biāo)檔案的相關(guān)信息后提交到檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理中心，完成與數(shù)據(jù)庫的存檔匹配后將出庫指示信息通過計(jì)算機(jī)傳送到相應(yīng)檔案架中，存放該檔案的檔案架指示燈可以及時(shí)響應(yīng)，閃爍提示，這樣工作人員就能夠快速找出檔案，歸還時(shí)也可以通過提示燈提示及時(shí)準(zhǔn)確入庫。為提高檔案查詢的效率與準(zhǔn)確性，查詢功能不局限于檔案編號(hào)，同時(shí)將提供檔案名稱、檔案關(guān)鍵詞、存檔時(shí)間、存檔人以及分類查詢等模糊查詢功能。

第三，銷毀管理系統(tǒng)。為使檔案管理高效、有序，在檔案管理信息系統(tǒng)中設(shè)置了檔案的時(shí)效管理，通過階梯式管理理念最大限度地平衡數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)容量與檔案保存時(shí)效的關(guān)系。在檔案達(dá)到存儲(chǔ)年限時(shí)系統(tǒng)將其歸納為過期檔案并轉(zhuǎn)移至待處理檔案庫，同時(shí)以系統(tǒng)消息的方式提醒檔案管理人員進(jìn)行處理。檔案管理人員對(duì)上述過期檔案進(jìn)行人工處理，或?qū)Τ^一定時(shí)間范圍的待處理檔案定期進(jìn)行銷毀。

第四，安全管理系統(tǒng)。信息化檔案管理的安全性主要圍繞兩個(gè)層面：第一，維護(hù)系統(tǒng)自身運(yùn)行的安全性，包括切斷對(duì)外網(wǎng)接入、安裝專業(yè)的殺毒軟件、定期維護(hù)硬件系統(tǒng)等。第二，維護(hù)檔案管理的物理安全，杜絕檔案丟失、被損壞等問題的出現(xiàn)。

3.3 數(shù)據(jù)庫概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

基于RFID技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)是提升檔案信息化管理的便捷性和高效性，利用計(jì)算機(jī)的智能輔助算法和硬件的幫助，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)檔案的自動(dòng)化編號(hào)、一鍵存儲(chǔ)、存儲(chǔ)空間智能分配等功能，最大限度地降低檔案管理步驟的同時(shí)優(yōu)化管理效率?；赗FID技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)需要具備較強(qiáng)的人工智能水平，能夠?qū)n案管理流程進(jìn)行智能化分析，在管理算法中遵循規(guī)范化管理制度，以保障檔案管理系統(tǒng)能夠在無人值守時(shí)對(duì)訪問任務(wù)進(jìn)行反饋和執(zhí)行[4]。

3.4 軟硬件設(shè)計(jì)

3.4.1 硬件設(shè)計(jì)

基于RFID技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)的硬件設(shè)計(jì)以功能為導(dǎo)向，為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的采集和錄入、系統(tǒng)上傳以及檔案下載等功能，需要搭配的硬件如下：攝像頭、圖像傳感器、微控制單元、AD電路芯片、無線傳輸模塊、異步串口等。

3.4.2 軟件設(shè)計(jì)

基于RFID技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)的軟件設(shè)計(jì)，一方面需要以使用單位的具體需求為導(dǎo)向，對(duì)系統(tǒng)軟件的優(yōu)先算法和功能進(jìn)行開發(fā)，實(shí)現(xiàn)使用單位的個(gè)性化功能；另一方面則需要注重開發(fā)管理系統(tǒng)的智能化服務(wù)功能，其是影響系統(tǒng)自動(dòng)化水平的重要條件。此外，選擇合理的處理器，可以降低系統(tǒng)能耗、系統(tǒng)設(shè)計(jì)成本，還能提升系統(tǒng)性能。

當(dāng)前，RFID技術(shù)對(duì)檔案信息化管理建設(shè)的應(yīng)用成效十分明顯。通過RFID技術(shù)將復(fù)雜的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)簽化處理，讓管理者可以靈活地將不同部門之間的檔案進(jìn)行歸類和分析，并通過檔案信息化管理系統(tǒng)有效呈現(xiàn)，并在很大程度上提高檔案管理的信息化水平和整體工作效率。