數(shù)字化模式在檔案管理中的應(yīng)用探究

蘇添華

1.福建省科學(xué)技術(shù)信息研究所，福建 福州 350025

2. 福建省信息網(wǎng)絡(luò)重點實驗室，福建 福州 350003

0 引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)業(yè)數(shù)字化的趨勢已經(jīng)勢不可擋，未來將朝著數(shù)字化方向發(fā)展，而產(chǎn)業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型也是綠色低碳轉(zhuǎn)型的驅(qū)動力。檔案管理也是如此，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能適應(yīng)當今社會的快速發(fā)展。同時在現(xiàn)階段，國家大力發(fā)展低碳經(jīng)濟，這不僅是環(huán)境發(fā)展的需要，也是社會可持續(xù)發(fā)展的需要。檔案管理是企事業(yè)單位的重要組成部分，加快檔案信息化建設(shè)，對促進社會經(jīng)濟發(fā)展起著重要作用，數(shù)字化檔案也將成為推動國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的基石。

1 數(shù)字化檔案管理的概念

數(shù)字化檔案管理是現(xiàn)代檔案管理部門管理方法的創(chuàng)新，可以發(fā)揮其大數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢，向客戶提供及時、精確、全面、權(quán)威、有重要參考價值的檔案數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)檔案管理需要大量存儲空間，檢索需要花費大量時間，維護也不方便[1]，數(shù)字化檔案存儲能夠極大地緩解這一問題。一般而言，數(shù)字化檔案存儲能夠利用掃描儀把大量紙質(zhì)文檔信息記錄到計算機數(shù)據(jù)庫中，并利用檢索條目功能來查找有關(guān)信息。在計算機上存儲信息的好處是數(shù)據(jù)恢復(fù)快捷，便于進行同步備份，存儲空間較小，維護簡單且安全。

2 數(shù)字化模式在檔案管理中的作用

2.1 響應(yīng)信息化社會發(fā)展需要

由于現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，加之計算機技術(shù)和信息通信技術(shù)的應(yīng)用普及，由信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展而形成的數(shù)字環(huán)境，對人類生存的影響越來越大。公眾對電子檔案信息系統(tǒng)的需求量也隨之增大，信息共享的緊迫性日益突出。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可使用戶隨時依據(jù)被授予的權(quán)限進入檔案管理系統(tǒng)，自由檢索自身所需要的檔案資料，而不受時間與空間的限制。在這一趨勢下，數(shù)字化檔案管理應(yīng)運而生，并將逐漸成為推動國家信息化步伐和檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

2.2 使檔案工作更加規(guī)范化、標準化

檔案是我國社會科學(xué)研究資料的重要組成部分，并已逐步成為我國現(xiàn)行經(jīng)濟、科技、文化、教育等各行各業(yè)的重要資料。檔案數(shù)字化的工作內(nèi)容，覆蓋了檔案事業(yè)的各個方面。檔案工作人員在積極利用檔案數(shù)據(jù)資源的過程中，要注重規(guī)范歸檔服務(wù)，以創(chuàng)造有價值的歸檔數(shù)據(jù)，真正實現(xiàn)檔案作為信息資源的目標，為社會經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理工作流程的控制能力和流程控制反饋期較短，所以必須從數(shù)字化檔案的生成階段開始管理，對每個階段特定的管理內(nèi)容進行全流程監(jiān)控[2]。管理工作的起始階段被提前到了數(shù)字化檔案的初步建立階段，并按照統(tǒng)一的管理標準和規(guī)范對業(yè)務(wù)過程進行重組，以便與業(yè)務(wù)流程有機地融合。在數(shù)字化文件的流程管理中，還必須將組織內(nèi)所有文件內(nèi)容數(shù)字化并集中登記，進而對文件內(nèi)容進行分類管理。同時，數(shù)字化檔案管理還必須支持機構(gòu)的檔案管理標準和流程，在保證數(shù)字化檔案完整、安全、精確、系統(tǒng)的同時，保證檔案管理標準與流程之間的安全、無縫、高效融合。

2.3 更好地保護原始檔案，促進長遠發(fā)展

利用數(shù)字化檔案取代原始檔案能夠更好地保存原始檔案。數(shù)字拷貝可按需保存到不同的地方，縮微膠片可以長期保存。這樣，在出現(xiàn)自然災(zāi)害時這些資料不至于受到破壞，還可以修復(fù)檔案資料中模糊不清和褪色的手稿，修補破損的照片檔案。數(shù)字化檔案是將傳統(tǒng)的檔案對象轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，開辟了數(shù)字化檔案管理的新模式，大大降低了原始檔案的使用頻率，使原始檔案得到了更好的保護。檔案數(shù)字化后，檔案的檢查和使用變得非常方便和快捷，有效降低了檔案管理員的勞動強度，并推動了檔案的長遠發(fā)展[3]。

2.4 提升檔案管理人員的專業(yè)技能

隨著科技的發(fā)展，在檔案管理工作中運用信息化技術(shù)十分必要。在數(shù)字化檔案管理模式下，管理人員通過計算機就能夠完成資料和信息的獲取、利用與保存，極大地提高了信息數(shù)據(jù)資源的使用率，這樣不但節(jié)約了成本，也減少了原材料反復(fù)印刷帶來的紙張耗費和人力損耗等[3]。新時代檔案管理中，管理人員必須明確工作目標，不斷學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)，提高專業(yè)技能，這樣才能提升檔案管理工作的效率。在數(shù)字化背景下，檔案管理的信息化水平將會提升，檔案管理中數(shù)字化技術(shù)平臺的有效建設(shè)，相關(guān)工作包括選擇、獲取、轉(zhuǎn)移、掃描、搜索和鏈接數(shù)據(jù)資料，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，并進行備份，這些工作都離不開專業(yè)的技術(shù)人員，因此必須加強對相關(guān)工作人員在信息化建設(shè)方面的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)力度，提升檔案管理者的綜合素養(yǎng)，從而提高檔案管理工作的效率。

2.5 符合低碳環(huán)保發(fā)展理念

目前，國家大力倡導(dǎo)綠色低碳發(fā)展理念，檔案管理者應(yīng)具有低碳理念和信息化意識，這也將是實現(xiàn)檔案信息化管理的重要措施。以往需要建設(shè)恒溫恒濕的檔案儲藏室保存紙質(zhì)檔案，儲藏室占用大面積空間資源，且室內(nèi)需要設(shè)立集中式空調(diào)系統(tǒng)、書庫房以及機要檔案恒溫空調(diào)系統(tǒng)，產(chǎn)生大量的能源消耗問題。而應(yīng)用數(shù)字化檔案管理形式則大大減少了空間資源的占用及能源的消耗，更符合綠色低碳發(fā)展理念。

2.6 安全性易于保障，提高控制精度

在數(shù)字化檔案管理過程中，檔案管理是通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行的，因此，檔案信息的安全性也受到網(wǎng)絡(luò)條件的影響[4]。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理人員通過計算機技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行歸類調(diào)用，軟件系統(tǒng)成為數(shù)字化檔案發(fā)展的重要媒介，而采取合適、專業(yè)、具有時效性的軟件工具能夠在數(shù)字化建設(shè)過程中使管理工作更加便捷安全，降低人力、物力的投入，減少人力檔案采集的誤差率，提高控制粒度與精準度?？傊浞职l(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用，高度重視利用計算機技術(shù)保護平臺，能夠有效確保企事業(yè)單位數(shù)字化檔案的安全性。

3 實踐案例

以福建省科技檔案館為例，2019年福建省科技廳推進“全國示范數(shù)字檔案室”工作，逐項落實建設(shè)目標內(nèi)容，完善檔案管理系統(tǒng)功能，全面提高電子檔案管理水平。通過開展課題研究，守正創(chuàng)新，不斷提升檔案管理水平。

3.1 建設(shè)“全國示范數(shù)字檔案室”的組織架構(gòu)

2019年初，福建省科技廳“全國示范數(shù)字檔案室”建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組正式成立。由分管檔案工作的福建省科技廳領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，福建省科技廳各處室負責(zé)人和福建省科技檔案館相關(guān)負責(zé)人為成員，下設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室具體指導(dǎo)建設(shè)工作。在福建省科技廳領(lǐng)導(dǎo)小組的帶領(lǐng)下，以福建省科技檔案館為主體承擔(dān)的建設(shè)“全國示范數(shù)字檔案室”工作全面啟動。

首先，領(lǐng)導(dǎo)小組指導(dǎo)建設(shè)工作，進行頂層設(shè)計。福建省科技檔案館協(xié)調(diào)相關(guān)部門，全面梳理、逐條比對福建省科技廳各門類紙質(zhì)檔案及其電子檔案管理的具體要求、創(chuàng)建標準，探討創(chuàng)建實施方案。

其次，結(jié)合福建省科技廳文書檔案整理情況，協(xié)調(diào)相關(guān)部門將之前應(yīng)歸未歸的文件材料收集齊全并歸檔，進一步規(guī)范了文件材料的歸檔流程。

3.2 推進檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

福建省科技檔案館組織專業(yè)技術(shù)人員對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的功能進行測試，并反饋給開發(fā)人員，進一步改進數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)功能。同時，福建省科技檔案館對福建省科技廳各處室兼職檔案員進行講授與系統(tǒng)演示，指導(dǎo)相關(guān)人員更好地掌握計算機技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)、電子檔案基礎(chǔ)知識等，提高檔案管理者的業(yè)務(wù)水平。

3.3 提高數(shù)字化檔案管理的效率和安全性

當前，網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境惡劣，各種網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒泛濫，導(dǎo)致應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失或不可用，造成難以挽回的損失。檔案數(shù)字化背景下，保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和可用性十分必要。首先，要建立相關(guān)的保障制度，無論是針對電子檔案的制作，還是針對電子檔案的保管和利用，都應(yīng)當制定出一套科學(xué)、合理的規(guī)章制度，以輔助和維護電子檔案的安全保護工作。其次，還應(yīng)建立相關(guān)的防火墻網(wǎng)關(guān)、安裝殺毒軟件等，以有效防止病毒或者黑客對電子檔案的破壞及篡改。同時，還可以采用數(shù)字簽名、密鑰數(shù)字認證等加密技術(shù)保護電子文件。最后，還要定期對電子檔案的載體實行有效維護和檢測。通過實行數(shù)據(jù)備份制度，確保當主數(shù)據(jù)庫損壞時工作仍可以開展。

福建省科技廳檔案數(shù)字化管理工作中，也非常注重檔案管理系統(tǒng)資源的安全性，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全。在安全性方面，福建省科技檔案館做了異地異質(zhì)備份工作，確保有多地備份、多種存儲介質(zhì)備份，如移動硬盤、藍光光盤等存儲介質(zhì)。

3.4 降低數(shù)字化檔案管理成本，減少庫房存儲壓力

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的后續(xù)維護和開放利用工作比較煩瑣。例如，紙質(zhì)檔案如果出現(xiàn)受潮或者蟲蛀情況可能會導(dǎo)致信息丟失，這就需要檔案管理人員經(jīng)常對紙質(zhì)檔案進行維護。隨著信息數(shù)字化在社會各領(lǐng)域的應(yīng)用，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發(fā)展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，而這些歸檔材料易受潮、受損，其管理工作更是不容忽視。

數(shù)字化后的檔案就避免了這些問題，保存條件要求大大降低。福建省科技檔案館自從應(yīng)用了檔案數(shù)字化管理模式，大大節(jié)省了成本。同樣的檔案材料，所需空間由原來的50 m2縮小到1臺服務(wù)器和1套存儲系統(tǒng)，不再需要高能耗的恒溫恒濕環(huán)境，這也符合國家提倡的低碳環(huán)保理念。

經(jīng)數(shù)字化后實現(xiàn)了檔案雙套制管理，在檔案查詢利用上可以不再使用紙質(zhì)檔案，可以直接在檔案管理系統(tǒng)上查詢、使用，并從系統(tǒng)中打印需要的檔案資料。因此紙質(zhì)檔案就可以按要求移交給福建省科技檔案館統(tǒng)一保管，進一步減少福建省科技廳庫房的儲存壓力。

3.5 通過外包服務(wù)全面實現(xiàn)福建省科技廳各門類檔案的數(shù)字化工作

2020年福建省科技檔案館組織開展2017年之前的科技計劃項目檔案數(shù)字化工作，至2021年底共完成6742項科技計劃項目檔案數(shù)字化，并將歷年留存在業(yè)務(wù)處室的項目檔案全部收集、整理、歸檔到位。2022年底將實現(xiàn)福建省科技廳歷年來共計32 000多項科技計劃項目檔案以及聲像檔案100%數(shù)字化，為全面建成“全國示范數(shù)字檔案室”系統(tǒng)工作奠定了基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，人們對檔案管理的要求也越來越高，而檔案管理的重要意義也在不斷突顯。在新的歷史時期，強化數(shù)字化和信息化技術(shù)的應(yīng)用有助于提高檔案管理的實效性。我國比較重視檔案管理工作，從企業(yè)到事業(yè)單位皆是如此，要充分展現(xiàn)新技術(shù)的優(yōu)勢和作用，提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力，提高檔案資料管理工作的效率，促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。檔案數(shù)字化和電子檔案管理是新時期社會快速發(fā)展的必然趨勢，這將進一步促進社會文明的發(fā)展。