提升房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理利用效能助力唐山市政務(wù)服務(wù)發(fā)展

唐山市房地產(chǎn)交易中心 柴軍榮

近年來(lái)，國(guó)家為了穩(wěn)定房地產(chǎn)市場(chǎng)、保障民生需求，對(duì)市場(chǎng)發(fā)展進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，并根據(jù)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)推出相應(yīng)的調(diào)控政策，同時(shí)，建材企業(yè)、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)、房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)等眾多相關(guān)產(chǎn)業(yè)鏈條上的企業(yè)也會(huì)根據(jù)國(guó)家出臺(tái)的這些新政策適時(shí)調(diào)整發(fā)展計(jì)劃。而國(guó)家對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，大部分來(lái)源于作為監(jiān)管基礎(chǔ)和核心的房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案，另外，政府多個(gè)相關(guān)政務(wù)服務(wù)部門和單位、社會(huì)企業(yè)及個(gè)人也都需要提取該部門業(yè)務(wù)檔案作為依據(jù)。因此，提升唐山市房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理利用效能，必將為國(guó)家房地產(chǎn)市場(chǎng)監(jiān)測(cè)提供更加翔實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)支撐，也必將成為助力本市政務(wù)服務(wù)發(fā)展的重要抓手。

一、房產(chǎn)交易部門建立業(yè)務(wù)檔案的意義

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案是詳細(xì)記載房屋初始登記及轉(zhuǎn)移登記前歷史階段的檔案，具有極強(qiáng)的公信力度。該類檔案以文字、數(shù)字、圖表、聲像等形式記錄房屋信息，保留了房屋相關(guān)企業(yè)和個(gè)人的印章、簽名、手紋、影像、身份等信息，具有極強(qiáng)的法律效力，對(duì)于房屋所有者、使用者、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)甚至國(guó)家都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（一）確保房屋面積等相關(guān)物理信息數(shù)據(jù)真實(shí)有效

為確保房屋面積數(shù)據(jù)真實(shí)有效，國(guó)家實(shí)行了房產(chǎn)預(yù)、實(shí)測(cè)繪成果備案制，房產(chǎn)交易部門對(duì)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)委托測(cè)繪企業(yè)完成的房屋面積測(cè)繪成果進(jìn)行核實(shí)備案并存檔備查，同時(shí)存儲(chǔ)相關(guān)土地、規(guī)劃、建筑、圖紙、預(yù)售等信息，以防止房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)和測(cè)繪企業(yè)弄虛作假、給國(guó)家和購(gòu)房者造成損失。

（二）確保房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目如期交付、購(gòu)房者權(quán)益不受侵害

國(guó)家實(shí)行的商品房預(yù)售資金監(jiān)管制度有效防止了房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)對(duì)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目盲目擴(kuò)張開(kāi)發(fā)，導(dǎo)致資金鏈斷裂，企業(yè)跑路，項(xiàng)目延期交付甚至爛尾等問(wèn)題發(fā)生，給國(guó)家和購(gòu)房者造成損失。當(dāng)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)對(duì)所開(kāi)發(fā)項(xiàng)目出現(xiàn)資金撥付問(wèn)題時(shí)，通過(guò)查詢商品房預(yù)售資金監(jiān)管檔案，可直接了解預(yù)售監(jiān)管資金撥付及使用情況，制定有效解決措施，立即責(zé)令進(jìn)行整改，確保項(xiàng)目如期交房。而房產(chǎn)交易資金托管則為買賣雙方均提供了權(quán)益保障。

（三）保護(hù)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)、購(gòu)房人及承租人權(quán)益

新建商品房預(yù)售及現(xiàn)售備案、房屋租賃備案等制度是有效遏制一房多賣、一房多租等違法行為，保障當(dāng)事人權(quán)益的重要措施，也是一項(xiàng)最具中國(guó)特色的房屋交易機(jī)制，其檔案查詢頻率高，利用價(jià)值大。

（四）為涉法違紀(jì)涉訴案件提供依據(jù)

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案能夠?yàn)楣珯z法部門提供有效的法律依據(jù)，為紀(jì)檢部門辦理違紀(jì)案件提供有力證據(jù)和可靠保障，還能為信訪部門提供佐證材料和數(shù)據(jù)支撐，便于上述部門公正執(zhí)法，提高辦案效率，保護(hù)當(dāng)事人權(quán)益，依法懲治違法犯罪，維護(hù)社會(huì)公平。

二、房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容

（一）房產(chǎn)測(cè)繪成果備案檔案

包含房產(chǎn)測(cè)繪報(bào)告、房產(chǎn)測(cè)繪成果備案、房產(chǎn)測(cè)繪成果變更等相關(guān)材料檔案。

（二）資金監(jiān)管檔案

包含商品房預(yù)售資金監(jiān)管和存量房（二手房）資金托管兩項(xiàng)內(nèi)容，其中商品房預(yù)售資金監(jiān)管包含商品房預(yù)售資金監(jiān)管銀行備案及變更、商品房預(yù)售資金監(jiān)管協(xié)議、工程進(jìn)度節(jié)點(diǎn)審批、預(yù)售監(jiān)管資金提取審批、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)及項(xiàng)目變更、資金監(jiān)管賬戶凍結(jié)及解凍等檔案；存量房（二手房）資金托管包含存量房（二手房）資金托管協(xié)議及變更、補(bǔ)充協(xié)議及當(dāng)事人相關(guān)信息等檔案。

（三）房產(chǎn)交易備案檔案

包含新建商品房預(yù)售及現(xiàn)售備案、新建經(jīng)濟(jì)適用住房買賣備案、存量房（二手房）轉(zhuǎn)讓備案、經(jīng)濟(jì)適用住房轉(zhuǎn)商品房、舊公房出售、房屋租賃備案、在建工程抵押備案、現(xiàn)房抵押備案等檔案。

（四）涉法涉案涉訪的房屋拍賣、裁決、查封、信訪檔案

包含涉法涉案涉訪的房屋拍賣、裁決、查封（含續(xù)封及解封）、紀(jì)檢查詢、信訪等檔案。

三、房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案的主要特點(diǎn)

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案作為房地產(chǎn)檔案的一個(gè)重要組成部分，具有以下特點(diǎn)：

（一）保存內(nèi)容豐富

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案涵蓋從房屋雛形建立到二手房轉(zhuǎn)讓階段的所有業(yè)務(wù)辦理形成的檔案，保存內(nèi)容相當(dāng)豐富。

（二）數(shù)量多

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案具有動(dòng)態(tài)性，每天隨著各項(xiàng)業(yè)務(wù)的辦理都會(huì)形成大量檔案，因此，所需存儲(chǔ)的檔案數(shù)量較多。

（三）隱私性強(qiáng)

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案一般涉及企業(yè)和個(gè)人信息，如企業(yè)證明材料、法人信息、資金情況等，個(gè)人身份、婚姻狀況、家庭、公證等信息，如果不加限制地向社會(huì)公開(kāi)，造成企業(yè)和個(gè)人隱私的泄露，會(huì)造成涉法涉案涉訪等諸多隱患。

（四）利用價(jià)值大范圍廣

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案一是可以為國(guó)家對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)監(jiān)測(cè)提供有力數(shù)據(jù)支撐，如房地產(chǎn)市場(chǎng)監(jiān)測(cè)、房屋租賃市場(chǎng)監(jiān)測(cè)等；二是可以為政府相關(guān)部門和單位提供可靠依據(jù)，如稅務(wù)部門辦理相關(guān)稅收、不動(dòng)產(chǎn)部門辦理不動(dòng)產(chǎn)登記、公安部門辦理暫住證、市場(chǎng)監(jiān)督管理部門辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照等；三是可以為企業(yè)和個(gè)人提供查詢，如房屋套數(shù)、產(chǎn)權(quán)人、備案時(shí)間等。檔案利用價(jià)值大，涉及范圍廣。

（五）查詢頻率高

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案查詢頻率較高，日常主要集中在法院、紀(jì)檢等辦理涉法涉案案件，以及企業(yè)、個(gè)人辦理業(yè)務(wù)提供相關(guān)依據(jù)進(jìn)行的查詢等。

四、房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

（一）檔案室配置低、管理不規(guī)范，存儲(chǔ)場(chǎng)地不足

多年來(lái)，由于房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案大多為過(guò)渡檔案，存儲(chǔ)時(shí)限比較短，僅限于登記、存儲(chǔ)、查詢等，而隨著房屋辦理產(chǎn)權(quán)登記會(huì)進(jìn)行提取或移交，所以該部門對(duì)檔案室的設(shè)施、設(shè)備、場(chǎng)地、人員配置較低，管理規(guī)范限度不高。檔案室一般僅配置了最原始的溫、濕度計(jì)、消防器材；檔案柜還沿用原始的鐵皮卷柜，甚至有些還保存在開(kāi)放式的檔案架上，防塵、防霉、防蛀標(biāo)準(zhǔn)要求不高；場(chǎng)地狹窄、密閉性差；管理人員短缺，文化和專業(yè)管理水平不高。

近年來(lái)，隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的不斷發(fā)展，新建商品房及存量房轉(zhuǎn)讓成交量逐年大幅增加，另外，房產(chǎn)交易部門近年來(lái)隨著業(yè)務(wù)的拓展，又新增加了大量房產(chǎn)測(cè)繪成果備案、商品房預(yù)售資金監(jiān)管、舊公房出售等檔案，檔案數(shù)量急劇上升，檔案庫(kù)房雖多次擴(kuò)容，仍不能滿足源源不斷增長(zhǎng)的檔案存放要求，存儲(chǔ)場(chǎng)地嚴(yán)重不足，檔案管理工作變得越來(lái)越繁重。

（二）房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案重復(fù)保存造成浪費(fèi)

2017年4月，按照國(guó)家整合不動(dòng)產(chǎn)登記職責(zé)要求，唐山市房產(chǎn)交易與登記業(yè)務(wù)歸屬部門進(jìn)行了分割，房產(chǎn)登記部門從住建部門劃歸至自然資源部門管理，新成立的不動(dòng)產(chǎn)登記部門不再要求房產(chǎn)交易部門將原來(lái)定期移交的新建商品房及現(xiàn)房買賣備案、存量房交易備案及相關(guān)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行移交，而受兩部門信息共享發(fā)展進(jìn)程限制，房產(chǎn)交易部門無(wú)法實(shí)時(shí)掌握這部分檔案的利用價(jià)值，所以無(wú)法進(jìn)行及時(shí)銷毀，造成重復(fù)存儲(chǔ)，在人力、物力、財(cái)力、場(chǎng)地等方面造成極大浪費(fèi)。

（三）檔案綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程緩慢

由于房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案數(shù)量大，原始的管理模式早已不能滿足需求，因此，近年來(lái)該部門開(kāi)發(fā)了數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)，但因所需資金投入較大、業(yè)務(wù)不斷拓展、管理人員短缺等因素，其發(fā)展進(jìn)程比較緩慢，致使大量老舊檔案尚未實(shí)現(xiàn)信息錄入，查詢查找困難仍然較大。另外，由于檔案數(shù)量增速較快，社會(huì)查詢利用范圍廣、頻率高，建立電子檔案，提升檔案管理利用效能亟待加速。

（四）檔案信息共享率不高

近年來(lái)，國(guó)家提出促進(jìn)政務(wù)服務(wù)跨地區(qū)、跨部門、跨層級(jí)數(shù)據(jù)共享要求，但進(jìn)展卻不是很快，盡管唐山市在辦理存量房（二手房）交易業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已實(shí)現(xiàn)了稅務(wù)和不動(dòng)產(chǎn)登記部門的信息共享、聯(lián)合辦公，但其他大部分業(yè)務(wù)的辦理還都停留在各部門使用各部門的信息系統(tǒng)，系統(tǒng)對(duì)接工作基本尚未列入日程，因此，檔案數(shù)據(jù)信息共享率不高。

（五）檔案專業(yè)管理人員短缺

目前，房產(chǎn)交易部門檔案管理人員一般都年齡較大，文化水平參差不齊，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，管理水平不高，其中具有檔案專業(yè)技術(shù)職稱的工作人員更是少之又少，因此，必須加快檔案業(yè)務(wù)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷提高人員思想道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升管理能力和水平，以緩解檔案專職管理人員嚴(yán)重短缺問(wèn)題。

五、房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案利用現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案利用現(xiàn)狀

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案因其具有極高的社會(huì)公信力和法律效力，日常查詢量大，利用率高。

1.為公檢法紀(jì)檢信訪部門提供依據(jù)

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案室設(shè)立專門查詢窗口，日常要接待大量公檢法紀(jì)檢信訪部門房屋查詢業(yè)務(wù)，調(diào)取匯總相關(guān)檔案，并提供材料復(fù)印件。

2.為企業(yè)和個(gè)人提供房屋信息依據(jù)

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案室日常的主要查詢工作是為企業(yè)提供所需信息；為個(gè)人提供本人及其親屬的房屋信息查詢服務(wù)，了解本人房屋信息，為其提供辦理其他相關(guān)業(yè)務(wù)依據(jù)。

3.為辦理新建商品房退房手續(xù)提供依據(jù)

購(gòu)買的新建商品房出現(xiàn)房屋質(zhì)量、個(gè)人重大變故等問(wèn)題需要退房時(shí)，房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案同樣提供辦理依據(jù)。

（二）房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案利用存在的問(wèn)題

1.完成初始和轉(zhuǎn)移登記的房屋交易備案檔案失去利用價(jià)值

因不動(dòng)產(chǎn)登記部門在辦理房屋初始登記時(shí)需房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)或個(gè)人提供新建商品房及現(xiàn)房買賣備案檔案信息，辦理轉(zhuǎn)移登記時(shí)需房屋所有企業(yè)或個(gè)人提供存量房交易備案檔案信息，初始和轉(zhuǎn)移登記完成后，不動(dòng)產(chǎn)登記部門均對(duì)上述檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，故房產(chǎn)交易部門這部分檔案已失去保存和利用價(jià)值。

2.未錄入數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)的老舊檔案查找利用困難

由于早期房地產(chǎn)市場(chǎng)管理不規(guī)范、個(gè)人對(duì)房屋登記認(rèn)識(shí)不夠等原因，造成有些房地產(chǎn)項(xiàng)目入住多年，房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)或個(gè)人仍未能辦理房屋產(chǎn)權(quán)登記，而房產(chǎn)交易部門保存著大量這樣的老舊檔案，一直不能提取、移交或銷毀。而受檔案管理人員短缺、前期檔案管理不規(guī)范、財(cái)力支持不夠等原因影響，這部分檔案也一直未能錄入數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)，甚至好多仍未建立電子檢索查詢目錄，因此查詢利用相當(dāng)困難，有時(shí)要耗費(fèi)大量人力和時(shí)間。

3.數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)不完善，利用效率不高

數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)利用時(shí)間不長(zhǎng)，各項(xiàng)功能尚不完善，存儲(chǔ)信息也不全面，存儲(chǔ)、查詢、利用都受到一定限制。

4.電子檔案發(fā)展緩慢，查詢利用仍耗時(shí)費(fèi)力

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，電子檔案成為檔案管理的必然趨勢(shì)，但房屋電子檔案發(fā)展緩慢，至今仍未實(shí)質(zhì)性進(jìn)入普及階段，因此，房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案仍需保存紙質(zhì)材料，這就使得查找利用耗時(shí)費(fèi)力。

5.與相關(guān)房產(chǎn)子系統(tǒng)及相關(guān)部門和單位信息系統(tǒng)未建立互聯(lián)互通，檔案信息提取受限

與相關(guān)房產(chǎn)子系統(tǒng)及相關(guān)部門和單位信息系統(tǒng)未建立互聯(lián)互通，仍需耗費(fèi)人力進(jìn)行紙質(zhì)檔案收集、運(yùn)送、整理、掃描、立卷、歸檔、查詢、查找、利用；相關(guān)政務(wù)服務(wù)部門和單位辦理業(yè)務(wù)時(shí)不能實(shí)時(shí)提取利用所需房產(chǎn)交易業(yè)務(wù)檔案信息，服務(wù)效能受限。

六、提升房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理利用效能，助力唐山市政務(wù)服務(wù)發(fā)展的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)管理人員隊(duì)伍建設(shè)

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案是重要的房地產(chǎn)檔案，必須要有一支過(guò)硬的檔案管理人員隊(duì)伍進(jìn)行管理。一是要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平；二是要輸入和培養(yǎng)一批具有檔案管理專業(yè)中級(jí)以上職稱的技術(shù)骨干，不斷提高管理水平，創(chuàng)新管理模式，引入先進(jìn)的軟硬件，使檔案管理和利用盡快達(dá)到現(xiàn)代化管理水準(zhǔn)。

（二）加大房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理投入

唐山市房產(chǎn)交易業(yè)務(wù)檔案管理目前尚處在初級(jí)管理水平，人員、場(chǎng)地、軟硬件設(shè)施備案均不標(biāo)準(zhǔn)、不完善、不規(guī)范，急需加大財(cái)政投入，擴(kuò)容增效，配備充足的存儲(chǔ)場(chǎng)地，開(kāi)發(fā)完善的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)的查詢利用空間。

（三）加快推進(jìn)數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)建設(shè)

先將房產(chǎn)交易部門所有業(yè)務(wù)子系統(tǒng)進(jìn)行整合，逐步實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理全程無(wú)紙化電子存儲(chǔ)、網(wǎng)上審批。加快推進(jìn)數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的互聯(lián)互通，未來(lái)要實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)交易業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理。

（四）協(xié)調(diào)房產(chǎn)交易與不動(dòng)產(chǎn)登記部門建立檔案共享利用機(jī)制

政府要協(xié)調(diào)房產(chǎn)交易與不動(dòng)產(chǎn)登記主管部門，建立兩部門檔案共享利用機(jī)制，使不動(dòng)產(chǎn)登記部門在辦理初始登記時(shí)直接在房產(chǎn)交易部門提取新建商品房及現(xiàn)房備案檔案信息；辦理轉(zhuǎn)移登記時(shí)直接提取存量房交易備案檔案信息。房產(chǎn)交易部門在辦理新建商品房備案、存量房交易備案、房屋租賃備案等房產(chǎn)交易業(yè)務(wù)時(shí)，直接在不動(dòng)產(chǎn)登記部門提取房源等信息進(jìn)行核驗(yàn)。

（五）協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)各相關(guān)政務(wù)服務(wù)部門和單位建立互聯(lián)互通、信息共享機(jī)制

可以探討以樓盤表為基礎(chǔ)框架，搭建完善的數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)平臺(tái)。一是協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)相關(guān)部門和單位，制定切實(shí)可行的互聯(lián)互通、信息共享方案和措施標(biāo)準(zhǔn)；二是相關(guān)部門和單位各自整合相關(guān)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，達(dá)到互聯(lián)互通軟硬件要求； 三是實(shí)現(xiàn)全部信息系統(tǒng)互聯(lián)互通，信息實(shí)時(shí)傳送、利用；四是建立起集房屋面積為基礎(chǔ)的物理信息、交易備案、轉(zhuǎn)讓、不動(dòng)產(chǎn)登記、租賃、抵押、金融、公積金、公共維修基金、水、暖、電、氣等為一體的房屋全面信息的數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)平臺(tái)。

七、總結(jié)

房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理和利用需要開(kāi)拓創(chuàng)新、不斷發(fā)展，才能滿足社會(huì)進(jìn)步的需要，才能滿足各相關(guān)政務(wù)服務(wù)部門的需要，才能滿足百姓對(duì)便利生活的需要，因此，大力提升房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理利用效能，盡早實(shí)現(xiàn)包含房屋全面信息的數(shù)字房產(chǎn)綜合管理信息系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)用，必將助力本市本省乃至國(guó)家政務(wù)服務(wù)快速發(fā)展。房產(chǎn)交易部門業(yè)務(wù)檔案管理和利用未來(lái)發(fā)展前景可期，需要下大力氣進(jìn)一步深入探索。