煤炭企業(yè)檔案管理的重要性

袁小梅 陜煤集團(tuán)神木紅柳林礦業(yè)有限公司

檔案部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，所謂檔案管理指的是對企業(yè)的檔案信息進(jìn)行存儲管理和利用，確保檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)的其他業(yè)務(wù)提供服務(wù)。在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理是不容忽視的一項(xiàng)工作內(nèi)容，檔案工作管理與服務(wù)融為一體，與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營直接掛鉤，一旦出現(xiàn)問題，造成檔案管理工作質(zhì)量下降或者是泄漏等負(fù)面情況，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益勢必會受到影響。

一、檔案管理工作對煤炭企業(yè)的重要意義

（一）有助于煤炭企業(yè)宣傳工作的順利開展

當(dāng)下社會行業(yè)之間的競爭如此激烈，信息技術(shù)的發(fā)展如此迅速，煤炭企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱行業(yè)，未來也將面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，想要在市場經(jīng)濟(jì)中贏得一席之地，占據(jù)優(yōu)勢地位，企業(yè)的宣傳工作是必不可少的。但宣傳工作的開展往往和圖文資料、音頻視頻之間息息相關(guān)，這些都是必不可少的助力，因此保證檔案管理工作的質(zhì)量，對于煤炭企業(yè)的宣傳工作順利進(jìn)行十分有利，不僅節(jié)約了一定的人力物力和財(cái)力，還能使煤炭企業(yè)的銷售量和影響力更進(jìn)一步。

（二）有利于人事工作的處理

煤炭企業(yè)屬于綜合性企業(yè)，因?yàn)樯婕傲吮容^廣泛的業(yè)務(wù)范圍和比較復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)，龐大的員工數(shù)量和企業(yè)規(guī)模，從客觀上都要求煤炭企業(yè)必須做好檔案管理工作，而且人事在煤炭企業(yè)各個(gè)部門中是非常重要的溝通橋梁，也是員工關(guān)系的潤滑劑，做好檔案管理工作，有利于人事工作的順利展開，為煤炭企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展奠定基礎(chǔ)[1]。

二、煤炭企業(yè)檔案管理問題及現(xiàn)狀

（一）檔案管理的方式方法落后

現(xiàn)代煤炭企業(yè)涉及信息化建設(shè)十分復(fù)雜，考慮的因素也比較煩瑣，因此，在實(shí)施過程管理中，會重視人員管理，資源管理和設(shè)備管理，而相對忽視了檔案管理。多數(shù)煤炭企業(yè)依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，利用紙質(zhì)的檔案記錄，由檔案部門進(jìn)行分類與存儲，這種方式會消耗很多時(shí)間，需要特定的庫房，對于庫房的要求也比較高。利用人工進(jìn)行查閱，費(fèi)時(shí)耗力的同時(shí)效率也低下，面對信息化的時(shí)代，煩瑣的工作，利用傳統(tǒng)的工作方式，已滿足不了工作需求，現(xiàn)實(shí)生活中甚至存在一些煤炭企業(yè)根本沒有設(shè)立檔案管理室，將檔案管理隸屬于行政工作，使檔案管理監(jiān)管不到位。

（二）管理人員缺乏科學(xué)認(rèn)識

煤炭企業(yè)重視經(jīng)濟(jì)效益，這是現(xiàn)階段企業(yè)的普遍現(xiàn)象，所以檔案管理工作很少得到重視，有的企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展而言無足輕重。市場的不斷變革與發(fā)展，在面對如此激烈的市場競爭環(huán)境下，煤炭企業(yè)想要?jiǎng)?chuàng)新變革，必須以效益優(yōu)先、生產(chǎn)為主，注重自身的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益，但是無形資產(chǎn)也是資產(chǎn)的一部分，對于無形資產(chǎn)的管理也需要提高認(rèn)知，檔案管理工作在企業(yè)資產(chǎn)管理中是非常重要的，煤炭企業(yè)要意識到檔案管理的意義、價(jià)值，對檔案管理有新的認(rèn)知[2]。

（三）檔案人員的專業(yè)性不足

現(xiàn)代煤炭企業(yè)的檔案管理工作要求檔案人員必須要有很強(qiáng)的專業(yè)性，從而保障工作質(zhì)量，因?yàn)楣芾韱T的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力，對于檔案管理起到直接作用。一些人員提出，檔案管理工作應(yīng)高水平的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，所以檔案人員的能力素質(zhì)和道德必須提高門檻?，F(xiàn)實(shí)中，煤炭企業(yè)在檔案管理方面沒有專人負(fù)責(zé)，即使有也是缺乏專業(yè)管理，這些人員不僅缺少專業(yè)培訓(xùn)，而且綜合素質(zhì)也不高，加上企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，對于檔案管理并不重視，所以整個(gè)工作陷入了消極怠工的狀態(tài)。

（四）檔案管理的水平不足

企業(yè)檔案管理過程中，信息化的運(yùn)用使的檔案管理工作效率和質(zhì)量提升，檔案管理信息化建設(shè)涉及的面比較廣，很多煤炭企業(yè)沒有形成數(shù)字化的電子檔案管理系統(tǒng)。就是辦公室信息化系統(tǒng)完善，但數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不成熟，容易造成電子檔案丟失，將影響企業(yè)的穩(wěn)定性與安全性，此外，檔案管理工作的流程與水準(zhǔn)方面也缺乏一定的規(guī)范性和科學(xué)性[3]。

（五）檔案管理檢索效率低、設(shè)備復(fù)雜

信息化檔案建設(shè)除了設(shè)備以外，還要有防護(hù)設(shè)備，如電腦設(shè)備要做到防火、防潮、防盜措施，在實(shí)際過程中，由于多種原因信息化建設(shè)不完整，使大多數(shù)系統(tǒng)都存在檢索方法，老舊的問題，缺乏二次開發(fā)，很多內(nèi)容需要及時(shí)更新，檔案的管理和利用需要更快速的檢索功能來進(jìn)行查閱，這是與人工查閱相比數(shù)字化管理的最大優(yōu)勢，減輕人力物力的同時(shí)，提高了檔案管理的效率。如果一味地為了降低管理成本，在某些方面依賴于紙質(zhì)文件，不能及時(shí)完成信息化管理，那么被損毀和被篡改，風(fēng)險(xiǎn)會越來越高，從而信息檢索的效率與管理明顯降低。

三、煤炭企業(yè)檔案管理的實(shí)踐策略

（一）加強(qiáng)檔案管理工作的重要程度

領(lǐng)導(dǎo)要意識到在企業(yè)中自己除了是領(lǐng)導(dǎo)者的角色以外，還應(yīng)該承擔(dān)指導(dǎo)者的身份，在企業(yè)的檔案管理工作中付出更多的力量，所以領(lǐng)導(dǎo)要在檔案管理工作方面提供一定的支持與幫助，這對于提高檔案管理的質(zhì)量而言是很重要的因素。作為企業(yè)的檔案管理人員，我們要時(shí)刻認(rèn)識到檔案工作性的重要性，要在潛移默化間讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意識到該工作的特殊，一方面檔案管理人員可發(fā)揮核心人物的作用，利用自身的主觀能動(dòng)性，在工作中全心全意，通過不斷的技能培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，促進(jìn)自身職業(yè)能力和素養(yǎng)的提升，只有提高自己能力的同時(shí)，才能使檔案工作受到更多的重視，自己保持高度的責(zé)任感和飽滿的熱情來面對檔案管理，另一方面嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度對于保證工作的高效性非常重要，滿懷熱情的服務(wù)，對于檔案管理人員來講難能可貴，要樹立起大局意識，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理中存在的問題，定期與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案管理的溝通，使領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理提高重視，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作更高的發(fā)展。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)知識技能與綜合素質(zhì)

檔案管理人員必須要有扎實(shí)的專業(yè)技術(shù)和專業(yè)知識，這樣才能確保檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展，因此要求檔案管理人員應(yīng)具備良好的專業(yè)管理技能和職業(yè)素養(yǎng)企業(yè)可以定期對檔案管理人員展開技術(shù)培訓(xùn)，促進(jìn)其專業(yè)技能的提升[4]。

同時(shí)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)改變被動(dòng)的工作觀念，激發(fā)管理人員的工作主動(dòng)性，讓管理人員可在工作中具備主人翁意識，利用多元化管理形式實(shí)現(xiàn)資源的科學(xué)分配，幫助管理人員實(shí)現(xiàn)專業(yè)能力的不斷提升，從而為煤炭企業(yè)構(gòu)建高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍。檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變單一化工作模式，不斷豐富自身檔案管理知識與專業(yè)技能，提高自己的管理能力，更好地滿足大煤炭企業(yè)檔案管理工作的需求。

（三）加大檔案知識宣傳力度，提高檔案工作的思想意識

檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升需要煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理人員對該工作的充分認(rèn)知，以及對企業(yè)發(fā)展的重要性，使領(lǐng)導(dǎo)可以給予檔案管理工作更多的支持與幫助，而檔案管理人員可以提高自我認(rèn)知，更加忠于職守，愛崗敬業(yè)。為了提高管理人員的認(rèn)知水平，首先要全面開展檔案知識的宣傳工作：（1）借助新媒體平臺全面普及新修訂《檔案法》，強(qiáng)化宣傳力度；（2）在企業(yè)干部會議中融入檔案法律法規(guī)的宣傳，突出檔案管理工作的關(guān)鍵性；（3）組織檔案管理人員參與當(dāng)?shù)貦n案部門所開展的宣傳學(xué)習(xí)活動(dòng)，強(qiáng)化管理人員的檔案法律意識；（4）檔案部門要積極進(jìn)行宣傳，強(qiáng)化企業(yè)人員對檔案管理工作重要性的正確認(rèn)知。其次構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，確定檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)、主抓領(lǐng)導(dǎo)、專職人員與兼職人員，應(yīng)明確不同崗位的相應(yīng)職責(zé)，確定檔案管理工作的協(xié)調(diào)性與貫通性。再次在領(lǐng)導(dǎo)議事日程中納入檔案管理工作，在年度考核中納入檔案管理指標(biāo)，構(gòu)建年初部署、日常檢查、半年小結(jié)、年終考核的工作流程。最后與集團(tuán)檔案主管部門建立積極的交流與緊密的聯(lián)系，確保檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。

（四）增加投入，優(yōu)化設(shè)備配置

企業(yè)應(yīng)為檔案管理提供良好的基礎(chǔ)保障，為加大檔案管理設(shè)備的投入，根據(jù)檔案管理信息化發(fā)展的要求不斷發(fā)展檔案管理應(yīng)用，確保檔案管理信息化水平與企業(yè)其他工作發(fā)展水平保持同步。首先，硬件設(shè)施的投入，煤炭企業(yè)應(yīng)合理設(shè)計(jì)檔案室的面積，并做好檔案室的防火防潮工作，全面配備電腦、打印機(jī)等設(shè)備。其次，引進(jìn)數(shù)字化管理設(shè)備，提高檔案管理的信息化水平，利用數(shù)字化技術(shù)削減管理人員的無效操作，優(yōu)化檔案管理的效率。最后，引入B/S架構(gòu)的管理平臺系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化與數(shù)字化，提高檔案應(yīng)用的便捷性[5]。

（五）統(tǒng)籌規(guī)劃，完善制度

科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃是保障檔案管理工作持續(xù)正向發(fā)展的根基，煤炭企業(yè)應(yīng)結(jié)合發(fā)展前景與發(fā)展現(xiàn)狀制定切實(shí)可行的檔案工作管理規(guī)劃，該規(guī)劃不僅需要具備針對性與可行性，還需要具有前瞻性與長遠(yuǎn)性，才能夠?qū)n案管理工作提供指導(dǎo)依據(jù)與參考。用制度制定了完整科學(xué)的檔案管理方法，從而使檔案管理更規(guī)范，有序。完成檔案的收集、整理、歸檔、保管與利用，確保檔案管理工作有章可循，提高檔案管理工作的有效性與合理性。

（六）實(shí)現(xiàn)辦公與檔案管理的一體化發(fā)展

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來帶動(dòng)了煤炭產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，部分煤炭企業(yè)的辦公規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)量不斷提高，煤炭企業(yè)致力于產(chǎn)品開發(fā)、技術(shù)鉆研與產(chǎn)品銷售，其運(yùn)行過程中會產(chǎn)生更多的檔案文件，提高了檔案管理工作的難度。而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行業(yè)的普遍應(yīng)用，煤炭企業(yè)檔案工作可用智能化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的辦公軟件或手段，降低檔案文件整理、提交及歸檔等工作對管理人員所造成的壓力，避免出現(xiàn)檔案文件混亂或錯(cuò)漏的現(xiàn)象。通過自動(dòng)化系統(tǒng)可以快速整理海亮的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)辦公與檔案工作融為一體，降低了煤炭企業(yè)的人力與時(shí)間成本的損耗，提高了檔案管理的質(zhì)量[6]。

（七）提升數(shù)字化檔案管理水平

隨著現(xiàn)代科技的進(jìn)步，檔案信息化應(yīng)用越來越普遍，先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)有效提高檔案智能化管理的效率與安全性，因此，煤炭企業(yè)應(yīng)致力于不斷提高檔案管理的數(shù)字化水平。首先，數(shù)字化檔案管理所選擇的軟硬件應(yīng)保證穩(wěn)定性與安全性，盡量選擇騰訊云等可靠性高的云儲存平臺進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)存儲，并做好檔案數(shù)據(jù)備份工作。所購置的軟硬件應(yīng)保障擴(kuò)容可能性與性能穩(wěn)定性，避免因軟硬件故障造成檔案的丟失。其次，為了提高信息化的安全水平，檔案管理信息系統(tǒng)必須嚴(yán)格遵守科學(xué)的操作流程與標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)防火墻，機(jī)房與硬件也必須提高防火水平，從而確保數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用效果[7]。

（八）重視檔案信息的安全性

隨著檔案管理工作完成自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，在信息化技術(shù)中企業(yè)檔案管理尤為重要，同時(shí)如何避免信息環(huán)境所造成的檔案安全問題、如何杜絕非法用戶訪問所導(dǎo)致的信息泄露問題、如何避免企業(yè)利益與知識產(chǎn)權(quán)因信息丟失而遭受威脅，這些問題都需要進(jìn)行不斷的深思?？紤]到檔案信息泄露所造成的嚴(yán)重后果，在提高規(guī)范性與智能化的同時(shí)，必須把控安全性，發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。首先，提高信息化的有效性，對檔案工作制定標(biāo)準(zhǔn)，全面提高各中心、部門的檔案信息化安全意識，確保檔案管理人員遵守相關(guān)規(guī)定與流程，保障檔案人員遵守職業(yè)道德與操守。其次，利用信息技術(shù)強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)的安全性，強(qiáng)化對計(jì)算機(jī)的監(jiān)控與維護(hù)，定期展開計(jì)算機(jī)病毒掃描，及時(shí)處理計(jì)算機(jī)及管理系統(tǒng)的漏洞與問題，避免病毒對信息系統(tǒng)的攻擊。利用網(wǎng)絡(luò)手段落實(shí)信

四、結(jié)語

從煤炭企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展角度考量，檔案管理工作對企業(yè)的市場定位、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、戰(zhàn)略制定及健康成長皆具有重要意義，是保障企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵因素。而在現(xiàn)代社會，煤炭企業(yè)應(yīng)伴隨科技水平的提升而不斷更新檔案管理模式與智能化應(yīng)用，不斷培養(yǎng)專業(yè)人才，提高檔案的數(shù)字化與智能化，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，為煤炭企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供更有力的支撐。煤炭企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)善于利用科技手段優(yōu)化檔案管理工作，結(jié)合先進(jìn)科學(xué)技術(shù)解決煤炭企業(yè)檔案管理問題，推動(dòng)檔案管理的持續(xù)優(yōu)化，助力于煤炭企業(yè)的健康成長。