高校財務(wù)管理信息化過程中的問題及其改進策略

謝夢若

（清遠職業(yè)技術(shù)學(xué)院外語與經(jīng)貿(mào)學(xué)院，廣東 清遠 511510）

近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化在各個領(lǐng)域不斷實現(xiàn)創(chuàng)新運用，“互聯(lián)網(wǎng)+”、物聯(lián)網(wǎng)、信息化等詞匯頻繁出現(xiàn)在人們的生活中并且備受關(guān)注。而隨著高等教育事業(yè)的逐漸發(fā)展壯大，高校規(guī)模不斷擴大，學(xué)生人數(shù)不斷上升，高校財務(wù)管理工作則面臨著新的挑戰(zhàn)，使其財務(wù)管理工作急需從以前傳統(tǒng)的記賬與核算工作模式向信息化模式轉(zhuǎn)化。提高高校財務(wù)管理工作信息化程度，加強信息化建設(shè)，使高校財務(wù)工作更加便捷，同時也能更好地為師生服務(wù)，提高財務(wù)工作質(zhì)量。目前，高校財務(wù)信息化過程中仍然存在很多不足，本文通過研究分析當(dāng)前高校財務(wù)管理信息化過程中的各種問題，找出關(guān)鍵所在并針對性地提出相對的改進策略。

1 高校財務(wù)管理信息化的重要意義

當(dāng)前是信息技術(shù)的時代，隨著信息技術(shù)層層深入的發(fā)展，高等教育改革的層層推進，大數(shù)據(jù)行業(yè)的迅速發(fā)展，社會的方方面面都離不開信息化[1]。所以，高校財務(wù)管理的信息化建設(shè)必須加快加強，只有不斷的強化才能緊跟時代的潮流，提高工作效率的同時節(jié)約資源，提升財務(wù)管理水平，才能提升高校的綜合競爭能力，對高校財務(wù)工作的可持續(xù)發(fā)展有著重大意義[2]。

1.1 提高財務(wù)部門服務(wù)水平，規(guī)范財務(wù)工作流程

在信息技術(shù)的視角下，高校財務(wù)管理應(yīng)將信息技術(shù)與先進的管理思想和方法相結(jié)合，實現(xiàn)了高校財務(wù)管理的一體化以及對數(shù)據(jù)的充分利用，對學(xué)校的資源進行有效的分配、管理、控制和優(yōu)化。提高財務(wù)管理信息化程度在很大程度上打破了傳統(tǒng)意義上的財務(wù)會計系統(tǒng)的約束，縮小了傳統(tǒng)財務(wù)工作中的時間和空間概念，提升了高校在信息化時代下的財務(wù)管理能力，面向師生的服務(wù)水平也隨之提升。傳統(tǒng)會計工作向信息化轉(zhuǎn)化過程中，會促成財務(wù)管理工作的流程的改革，提供了標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)工作，這是對高校財務(wù)管理能力在時間和空間上的一次巨大擴展。提高高校財務(wù)管理信息化可以在很大程度上減輕財務(wù)人員的工作強度和工作壓力。再者，我國的管理會計事業(yè)飛速發(fā)展，許多行業(yè)的會計都在謀求轉(zhuǎn)型，提高高校財務(wù)管理信息化有利于傳統(tǒng)會計向管理會計轉(zhuǎn)型。

1.2 促進資源整合，簡化財務(wù)管理工作

隨著高等教育的改革深入，高校財務(wù)管理工作已經(jīng)有了一定程度的提升，但同樣的，也為高校的財務(wù)管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。在如今信息化社會中，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)化的方法必然會增加財務(wù)管理工作內(nèi)容。隨著高校連年的擴招改革，在其發(fā)展中，簡化財務(wù)工作和促進學(xué)校資源的整合意義十分重大。通過高校財務(wù)管理信息化，如使用財務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)軟件等，則有效地利用了財務(wù)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，將相關(guān)業(yè)務(wù)資源通過信息化手段進行整合，提升了財務(wù)會計人員工作的速度和有效性。財務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析等工作更為準(zhǔn)確有效，從而簡化了財務(wù)管理工作，提升業(yè)務(wù)處理能力。信息化也可以使各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作更加便捷，有利于降低教師與學(xué)生和財務(wù)工作人員之間的矛盾，滿足師生的需求的同時也為其他部門使用財務(wù)數(shù)據(jù)提供便利。

1.3 利用數(shù)據(jù)分析功能，提升部門之間的數(shù)據(jù)共享

高校財務(wù)信息化制度的完善，簡化了財務(wù)管理工作，減少了繁瑣的工作。財務(wù)人員可以從包含的各項流程中收集信息，從多方面、多維度對數(shù)據(jù)進行分類、分析、整理、統(tǒng)籌、規(guī)劃。財務(wù)分析的信息化保證了財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，從而為高校的財務(wù)管理工作有序開展提供了保障。通過信息化系統(tǒng)的建設(shè)，在預(yù)算，報賬，會計核算，課題經(jīng)費等過程中可以對各部門和二級系部進行財務(wù)的流程監(jiān)控和管理。高校管理部門較多，各部門管理者可以從許多數(shù)據(jù)中篩選所需進行分析，為部門決策提供相關(guān)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)信息的電子傳遞，提升了數(shù)據(jù)的共享率。

1.4 提高財務(wù)人員的專業(yè)綜合能力，促進建立專業(yè)隊伍

隨著高校財務(wù)管理信息化進程的加快，高校對財務(wù)人員的要求越來越高，他們不僅需要優(yōu)秀的財務(wù)專業(yè)知識，還需要熟悉信息化系統(tǒng)和計算機技術(shù)的專業(yè)人員。因此，信息化進程必將促進高校建立一支高效、專業(yè)的財務(wù)隊伍，提高財務(wù)工作水平，從而提升高校的核心競爭力。高校財務(wù)管理信息化程度的提高，便于學(xué)校對崗位進行合理的分配，可以將財務(wù)人員從普通機械的工作中解放出來，讓其專注于管理和決策，通過穩(wěn)步推進，實現(xiàn)從傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)向信息會計業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)變。

2 當(dāng)前高校財務(wù)管理信息化過程中存在的問題

引入信息技術(shù)的目的是改進工作方法和工作手段，提高財務(wù)管理水平和財務(wù)管理的效率，實現(xiàn)促進財政改革的目標(biāo)。當(dāng)前,部分高校財務(wù)管理工作存在信息化程度較低、專業(yè)人才素質(zhì)有待提高、信息沒有很好地實現(xiàn)跨部門共享、網(wǎng)絡(luò)安全性缺乏保障等問題。

2.1 部分高校財務(wù)管理工作過程信息化程度較低，管理層對財務(wù)信息化不夠重視

由于財務(wù)管理軟件落后，集成性差等原因，個別業(yè)務(wù)仍使用手工作業(yè)，導(dǎo)致工作效率一直無法大幅度提高。個別高校在信息系統(tǒng)升級更新方面不夠重視，缺乏整體的規(guī)劃。領(lǐng)導(dǎo)層存在對財務(wù)工作的信息化不夠重視的問題，對財務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)的投入有限，導(dǎo)致信息化進程緩慢。沒有對財務(wù)管理軟件信息化進行完整設(shè)計或是更新升級，僅有部分模塊實現(xiàn)簡單的信息化，例如學(xué)生收費系統(tǒng)和工資查詢系統(tǒng)。而預(yù)算、績效或是報賬模塊仍使用手工作業(yè)，信息化程度低，還沿用傳統(tǒng)的方式，因此無法滿足各部門愈加復(fù)雜的業(yè)務(wù)需求。例如人事部門的績效工資模塊，大多是通過做好相關(guān)表格，再與財務(wù)系統(tǒng)對接，這些操作不僅無形中增加了工作量，也會威脅到財務(wù)信息的安全。一些高校使用的收費系統(tǒng)，只開放了部分功能，例如學(xué)生進入網(wǎng)絡(luò)繳費大廳主動繳費只能用于交學(xué)費，其他雜費只能由財務(wù)工作人員人工主動錄入并通知學(xué)生繳費，電子繳費系統(tǒng)沒有自動通知學(xué)生的功能。在學(xué)生繳費這一方面，有著對象數(shù)量多，工作重復(fù)等特點。這就表明如果在信息化的過程中，部分功能短時間內(nèi)不能同時完善，將會導(dǎo)致財務(wù)人員多做了重復(fù)的工作，降低工作效率，沒有發(fā)揮最大的效果。并且人工錄入數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)差錯，特別是在每個學(xué)年開始之時，面對新生學(xué)費和校園卡使用，舊生收費這一部分突然激增的工作量，所以就需要高校對一些細節(jié)上的信息化功能進行提高完善。

2.2 財務(wù)工作人員信息化素質(zhì)有待提高，尚未完善人才隊伍的建立

隨著高校財務(wù)管理信息化越來越重要，對相關(guān)財務(wù)人員的要求也越來越高，這意味著培養(yǎng)一個專業(yè)素質(zhì)較高的復(fù)合型財務(wù)人員隊伍至關(guān)重要。財務(wù)管理信息化不能撇開人力資源來談，無論是使用系統(tǒng)的完善還是技術(shù)的更新，高校都需要培養(yǎng)一批兼具財務(wù)知識和計算機知識的信息化人才。財務(wù)人員的專業(yè)多以經(jīng)管類為主，對信息技術(shù)了解較少，對計算機僅會一些能夠滿足工作使用的基本操作，當(dāng)面對系統(tǒng)故障時無法及時處理，只能求助于相關(guān)部門，無法及時解決故障，部門內(nèi)部缺少能夠兼顧財務(wù)工作與計算機知識的人才。還存在財務(wù)工作人員年齡偏大、學(xué)歷職稱跟不上等問題，對財務(wù)方面及技術(shù)方面都了解的復(fù)合型人才較少[3]。此類專業(yè)素質(zhì)較高的復(fù)合型人才的缺乏，長此以往無疑會導(dǎo)致工作效率下降，影響高校財務(wù)管理的發(fā)展速度。

2.3 信息沒有很好地實現(xiàn)跨部門共享

雖然系統(tǒng)的信息化建設(shè)給工作帶來了便利，但就高校而言，很多高校都有多個部門和屬于自己的信息化系統(tǒng)，引入時間不同，軟件不同以及所屬公司也不盡相同，這就容易導(dǎo)致信息交流不暢。即使軟件系統(tǒng)已經(jīng)處于成熟的階段，但由于部門之間的系統(tǒng)不能夠進行統(tǒng)一的對接，信息跟其他部門信息沒有實現(xiàn)共享，影響數(shù)據(jù)的使用效率。例如財務(wù)部門想要查詢教師的級別情況，以便核實工資績效的發(fā)放是否符合教師本人的級別，教職工的級別人事部門最為清楚，如果兩個部門的系統(tǒng)沒有進行對接，則需要到人事部門查詢，核對最新情況，加大了工作量，延長了核算時間。再如，有些高校的課酬發(fā)放則由教務(wù)部門負責(zé)整理，再把課酬資料發(fā)送給財務(wù)部門并入實發(fā)工資的發(fā)放，如果能夠進行數(shù)據(jù)對接，只要財務(wù)部門在共享系統(tǒng)上查詢便能夠了解每一位教師的級別和課酬情況。在這些情況下，部門的信息沒有很好地進行共享，就會降低工作效率，延長工作時間。

2.4 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性不足，財務(wù)數(shù)據(jù)安全缺乏保障

互聯(lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡(luò)安全事故頻頻發(fā)生，互聯(lián)網(wǎng)信息安全面臨著嚴(yán)重的威脅。黑客攻擊和計算機病毒的傳播是互聯(lián)網(wǎng)時代數(shù)見不鮮的問題，高校即使擁有相應(yīng)的保密防御體系和應(yīng)急機制，但卻無法保證萬無一失，財務(wù)管理系統(tǒng)不被入侵。在財務(wù)工作中，財務(wù)人員經(jīng)常使用U盤，移動硬盤或者是網(wǎng)絡(luò)傳輸相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)。一旦疏于防范，可能就會導(dǎo)致財務(wù)系統(tǒng)受到外界計算機病毒的入侵，沒有辦法保證財務(wù)信息的安全穩(wěn)定。一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全事故，財務(wù)人員不能及時發(fā)現(xiàn)問題，并在短時間內(nèi)解決，影響正常的工作開展，對高校中各類系統(tǒng)的信息化埋下網(wǎng)絡(luò)安全隱患。

3 推進高校財務(wù)管理信息化的相關(guān)改進策略

從長遠來看，信息技術(shù)將會繼續(xù)發(fā)展和完善，并將上升到一個新的高度?；诠P者在上文提到的高校財務(wù)信息化過程中存在的一些問題，從促進財務(wù)管理信息化活動的優(yōu)化、工作隊伍建設(shè)等方面推進相關(guān)改進策略，旨在為高校在財務(wù)活動信息化過程中提供相關(guān)參考。

3.1 積極推進優(yōu)化財務(wù)管理信息化工作

首先，高校管理層需要提高對財務(wù)管理工作的重視，提高對財務(wù)部門建立信息化系統(tǒng)的資金投入，積極推進財務(wù)管理信息化工作。高?？梢砸胴攧?wù)RPA技術(shù)，中文翻譯為機器人流程自動化，也就是現(xiàn)在常說的財務(wù)機器人。此項技術(shù)通過模擬人類的工作方式去執(zhí)行以規(guī)則為基礎(chǔ)以及重復(fù)的工作，把人類從通過冗雜反復(fù)的基礎(chǔ)工作中解放出來。再加上相關(guān)財務(wù)軟件例如用友、金蝶等，只需輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，核算、匯總、分析等工作都可以通過計算機進行會計電算化處理，結(jié)賬時進行試算平衡，賬簿可以直接生成。信息化系統(tǒng)的完善，很大程度上提高了財務(wù)人員的工作效率和準(zhǔn)確性。其次，高校師生眾多，推進校園信息化建設(shè)，只要學(xué)生注冊時輸入學(xué)生各項信息，減少關(guān)于學(xué)生收費退費的程序，能夠提高服務(wù)水平，提高學(xué)校在財務(wù)方面有更好更快的運轉(zhuǎn)[4]。因為教職工和學(xué)生的數(shù)量多，需求大，財務(wù)管理信息化的推進，也能夠給到教職工和學(xué)生們提供各項便捷的線上服務(wù)。此外，財務(wù)管理信息系統(tǒng)的建立和完善可以有效減少人為失誤，提高財務(wù)人員工作的準(zhǔn)確性，通過信息化系統(tǒng)的相關(guān)流程和使用權(quán)限設(shè)置可以規(guī)范相關(guān)管理流程，有利于數(shù)據(jù)安全，能夠更快地調(diào)動所需數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)的利用率。重要的是，信息化過程中每一項功能在面向服務(wù)對象開放之前，需要盡量地對其進行模擬分析和研究。這樣可以最大程度上了解這項功能開始使用之后會出現(xiàn)的各項問題以及進行及時解決，同時也可以向師生進行有效解釋，提高服務(wù)質(zhì)量的同時也樹立了職能部門的威信。最后，以標(biāo)準(zhǔn)化和透明的方式管理資金，確保資金以最佳方式使用，改善財務(wù)管理信息活動。加快推進信息化在各職能部門當(dāng)中的應(yīng)用，根據(jù)高校財務(wù)管理信息化的確切需求，對整個財務(wù)系統(tǒng)進行優(yōu)化更新。

3.2 加強綜合財務(wù)人才隊伍建設(shè)

高校應(yīng)加強面對現(xiàn)有財務(wù)工作隊伍的計算機技術(shù)課程培訓(xùn)，加強相應(yīng)的實踐，促進財務(wù)工作和信息化進程的結(jié)合，樹立財務(wù)工作人員財務(wù)管理信息化的理念。例如每月一次邀請校外培訓(xùn)機構(gòu)或是正在使用的信息化系統(tǒng)軟件商家，舉辦相應(yīng)的專業(yè)講座或是學(xué)習(xí)研討會。此舉是為了保證在信息化過程中出現(xiàn)的一些簡單問題可以得到解決，避免耽誤工作進度。此外進行梯隊建設(shè)和梯隊人才管理，遵循德才兼?zhèn)?、公開公平選拔、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、滿足發(fā)展需要等原則進行人才隊伍的建立和完善。高?？梢院推渌值軐W(xué)校進行調(diào)研學(xué)習(xí)，對兄弟院校的財務(wù)信息化建設(shè)進行考察，借鑒其優(yōu)點，審視自身所需改正的問題。人才的引用是高校十分值得關(guān)注的部分，在當(dāng)前形勢下，高校在招聘新的財務(wù)人員的時候，不僅需要重視其學(xué)習(xí)的專業(yè)，還應(yīng)該注重專業(yè)技術(shù)能力以及其學(xué)歷水平。實現(xiàn)財務(wù)工作人員的學(xué)歷水平從中職、高職學(xué)歷到本科、研究生學(xué)歷的跨越，同時注意考察其對計算機使用的熟練程度。

3.3 建立學(xué)校間各部門之間信息共享平臺

隨著信息化的深入，使得很多高校的各個職能部門都有自己的軟件或網(wǎng)絡(luò)平臺，但由于軟件和平臺的差異，信息無法通過一個共同的平臺進行傳播。為了解決部門之間信息傳播不暢的問題和促進各部門信息迅速無誤的傳播，高校都應(yīng)該建立一個統(tǒng)一的信息共享平臺[5]。第一，應(yīng)加大對建立信息化共享平臺的投資，前期要注意審核外包建設(shè)平臺的企業(yè)資質(zhì)，進行深入調(diào)研，一方面是保證資金安全問題，另一方面是保證信息安全。建立起一系列的管理規(guī)定工作制度，以保證該平臺順利開展建設(shè)。后期平臺如期完善后，進行大量的測算和模擬后再在學(xué)校推廣使用，保證平臺能夠提高日常工作的效率和安全性。建立健全關(guān)于校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)信息的一些保護機制。如果不能夠保證新平臺比以前更高效，教職工們會對使用新平臺使用抱有抵觸心理，久而久之造成管理的混亂，效果則適得其反。第二，對校內(nèi)各部門的軟件或者是網(wǎng)絡(luò)平臺進行必要的優(yōu)化升級，使其可以連接到同一個平臺中。這使得每個部門都能及時找到他們需要的信息或數(shù)據(jù)，減少了信息傳播渠道的工作量，提高了效率，使運作更加穩(wěn)定。最后，通過構(gòu)建信息化的共享平臺，在推動各部門信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，促進各職能部門之間的信息化模塊的對接，提升職能部門之間的工作效率和信息傳輸速度，財務(wù)信息得到集成和綜合，從而提高財務(wù)管理水平和經(jīng)濟效益。

3.4 提高信息安全性

網(wǎng)絡(luò)安全已成為當(dāng)今世界的熱門話題之一。隨著新冠病毒在全球范圍內(nèi)的爆發(fā)，影響到在線運營的高校教育和相關(guān)活動，高校的信息安全面臨的威脅比爆發(fā)前大得多。而校園網(wǎng)是高校重要的基礎(chǔ)設(shè)施之一，師生發(fā)生的各項業(yè)務(wù)均依托網(wǎng)絡(luò)，這就對高校的信息的安全管理提出了巨大的挑戰(zhàn)。首先，高校要加強對危害網(wǎng)絡(luò)安全事件的防范，建立相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全防范機制，例如加密和隱藏機制，采用密碼技術(shù)防止信息的泄露和免遭篡改。加密機制不僅只是密碼這么簡單，還可以利用口令密鑰和在線簽名等加密技術(shù)，能夠保證控制數(shù)據(jù)的讀取權(quán)限和存取。其次，信息技術(shù)專業(yè)人員需要定時排查相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全隱患，對財務(wù)人員進行網(wǎng)絡(luò)安全專業(yè)培訓(xùn)，模擬網(wǎng)絡(luò)安全事件發(fā)生時應(yīng)當(dāng)如何操作把損失降到最低。最后，對財務(wù)部門工作中使用的工作軟件和網(wǎng)站存在安全防范機制不足等問題要足夠重視，如要保障財務(wù)工作順利發(fā)展，則需要做好財務(wù)數(shù)據(jù)的備份和保管，加強網(wǎng)絡(luò)安全意識的培養(yǎng)。再安排專業(yè)的軟件維護管理人員，按時排查網(wǎng)絡(luò)安全問題并及時上報處理，保障財務(wù)系統(tǒng)的穩(wěn)定運轉(zhuǎn)。

4 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，財務(wù)部門作為高校最重要的職能部門之一，通過信息化對財務(wù)工作進行管理，能夠不斷地提高高校財務(wù)管理工作的規(guī)范性和安全性，更好地為師生提供更便捷更快速的服務(wù)，同時推動高校本身的發(fā)展和核心競爭力。使財務(wù)管理信息化將成為未來財務(wù)活動的主要趨勢，從目前高校財務(wù)管理信息化建設(shè)的程度來看，發(fā)展還處于緩慢階段，這需要高校管理層和相關(guān)職能部門的密切配合。雖然現(xiàn)在很多高校的信息化還有些不足，但高校必須建立實現(xiàn)信息化建設(shè)的目標(biāo)。信息化進程不可避免，這就更需要高校勇于面對挑戰(zhàn)和及時抓住機會，循序漸進、因地制宜地結(jié)合自身實際提高信息化程度，推動自身發(fā)展。