獸藥監(jiān)察檔案現(xiàn)代化管理思考

蘭 瑩

(中國(guó)獸醫(yī)藥品監(jiān)察所，北京 100081)

習(xí)近平總書記指出，檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識(shí)、歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。做好檔案管理工作不僅可以使其成為對(duì)內(nèi)對(duì)外宣傳教育的歷史材料，也是發(fā)展各項(xiàng)事業(yè)的依據(jù)與借鑒。獸藥監(jiān)察檔案在獸藥行業(yè)中發(fā)揮著非常重要的支撐作用，檔案實(shí)體保護(hù)尤為重要。本文主要針對(duì)目前檔案管理中檔案實(shí)體出現(xiàn)破損或查詢困難等問題，結(jié)合實(shí)際工作情況提出針對(duì)性保護(hù)措施，就檔案信息化建設(shè)提出思路。

1 獸藥監(jiān)察檔案的重要性及管理現(xiàn)狀

1.1 獸藥監(jiān)察檔案重要性 獸藥監(jiān)察檔案作為特殊媒介，是獸藥評(píng)審、檢驗(yàn)、監(jiān)督、菌毒(蟲、種)制備、獸藥標(biāo)準(zhǔn)制定和安全評(píng)價(jià)科技活動(dòng)中產(chǎn)生的真實(shí)記錄，涉及大量科學(xué)數(shù)據(jù)及圖文資料，是保障獸藥質(zhì)量、動(dòng)物性食品安全的有力憑證。在二十世紀(jì)五六十年代，我國(guó)老一輩獸醫(yī)工作者就開展了大量獸藥研發(fā)、檢驗(yàn)等工作，這些珍貴的研究數(shù)據(jù)和資料都是以紙質(zhì)檔案的形式保存至今，供后來(lái)者學(xué)習(xí)借鑒。其中最為典型的就是疫苗研制檔案，它不僅記錄著一代代科研工作者的成果結(jié)晶，更是完整地呈現(xiàn)了我國(guó)動(dòng)物疫病防控的發(fā)展歷程，為未來(lái)新型疫苗的開發(fā)、新獸藥的研制等工作提供了有力參考，推動(dòng)著獸藥監(jiān)察工作血脈不斷賡續(xù)。

1.2 獸藥監(jiān)察檔案管理過程中存在的問題 隨著我國(guó)獸藥監(jiān)察事業(yè)的發(fā)展，獸藥監(jiān)察檔案的種類、數(shù)量在不斷豐富與完善，涉及領(lǐng)域隨之?dāng)U展。新時(shí)代對(duì)獸藥監(jiān)察檔案實(shí)體的日常管理工作提出了愈來(lái)愈高要求，在當(dāng)下信息化建設(shè)加速時(shí)期，傳統(tǒng)檔案管理模式存在的弊端日益凸顯，一是檔案管理設(shè)備設(shè)施較為落后，檔案實(shí)體存儲(chǔ)安全存在風(fēng)險(xiǎn)。很多年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案需要在嚴(yán)格的溫濕度環(huán)境中才能得以長(zhǎng)期保存，紙張薄脆、損壞嚴(yán)重的檔案保存難度對(duì)管理設(shè)備的要求更高，一些單位的檔案管理設(shè)備并沒有隨著檔案存儲(chǔ)難度的提升而升級(jí)，增加了檔案實(shí)體的保存難度。二是大多檔案管理部門仍采用最基礎(chǔ)的檔案手工目錄進(jìn)行檔案查閱，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化管理，查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力，導(dǎo)致檔案利用率低，難以發(fā)揮獸藥監(jiān)察檔案的積極作用。

2 獸藥監(jiān)察檔案現(xiàn)代化管理思考

2.1 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，確保檔案實(shí)體保存完整

紙質(zhì)檔案在檔案管理工作中占據(jù)非常重要的地位，它是檔案產(chǎn)生、保管的最原始形態(tài)，其價(jià)值具有一定的不可替代性。就我國(guó)獸藥檔案管理而言，要全面認(rèn)識(shí)檔案實(shí)體管理的重要性，維護(hù)檔案實(shí)體的存儲(chǔ)安全，在管理方法和存儲(chǔ)技術(shù)上采取措施，力求檔案實(shí)體不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案壽命[1]。與此同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)和自控技術(shù)的發(fā)展，檔案庫(kù)房管理由傳統(tǒng)的人工管理逐步邁向現(xiàn)代化管理，傳統(tǒng)檔案庫(kù)房也隨之向智能庫(kù)房演變，檔案信息化建設(shè)使得極具歷史價(jià)值的珍貴檔案得以留存，有效延長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的壽命[2]。

2.1.1 打牢硬件基礎(chǔ)，保護(hù)好原有檔案，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房現(xiàn)代化 檔案庫(kù)房是保存檔案的重要場(chǎng)所，對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的甚至無(wú)限期的保管，就必須對(duì)檔案庫(kù)房建筑提出嚴(yán)格要求，如防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光、防鼠、防水、防高溫、防有害氣體等。研究表明，影響檔案物理壽命的重要兩個(gè)因素是溫度和濕度[3]，有效調(diào)節(jié)溫濕度是檔案庫(kù)房的重要任務(wù)。目前，檔案庫(kù)房缺乏智能化監(jiān)測(cè)和管理，僅靠人工定期監(jiān)測(cè)或手動(dòng)控制庫(kù)房溫濕度，一旦出現(xiàn)人工失誤，就會(huì)造成檔案實(shí)體的老化和破損[4-5]。檔案庫(kù)房可安裝庫(kù)房消毒空氣凈化機(jī)及智能恒溫恒濕一體機(jī)等硬件設(shè)備，同時(shí)還要配備溫濕度控制系統(tǒng)，通過電腦遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)并自動(dòng)調(diào)節(jié)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度，確保庫(kù)房環(huán)境處于穩(wěn)定狀態(tài)。同時(shí)需配備防火滅火系統(tǒng)、消毒滅菌系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。防火滅火系統(tǒng)是指智能煙感器實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，發(fā)生火警火情時(shí)，系統(tǒng)可自動(dòng)識(shí)別并在預(yù)設(shè)時(shí)間內(nèi)發(fā)出報(bào)警信息，同時(shí)啟動(dòng)滅火裝置進(jìn)行滅火，保證紙質(zhì)檔案安全。消毒滅菌系統(tǒng)可以在預(yù)設(shè)時(shí)間內(nèi)自動(dòng)對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)空氣進(jìn)行殺菌過濾，保證庫(kù)房?jī)?nèi)空氣清新，避免空氣內(nèi)細(xì)菌繁衍威脅紙質(zhì)檔案安全。安防系統(tǒng)是采用紅外線報(bào)警器和視頻監(jiān)控實(shí)現(xiàn)防范區(qū)域內(nèi)安全隱患第一時(shí)間向監(jiān)控室報(bào)警，監(jiān)控室通過視頻監(jiān)控進(jìn)行處理。以上保護(hù)系統(tǒng)將有效延長(zhǎng)檔案保存期限，提高檔案原始材料保存的可靠性，全面保障檔案庫(kù)房安全。

2.1.2 強(qiáng)化檔案實(shí)體智能管理設(shè)施，提升檔案實(shí)體管理水平 隨著獸藥監(jiān)察工作的發(fā)展，檔案內(nèi)容不斷豐富，形成了黨政、監(jiān)察、科學(xué)研究、基本建設(shè)、科技活動(dòng)、獸藥檢驗(yàn)、菌毒(蟲、種)鑒定、獸藥殘留、新獸藥注冊(cè)、會(huì)計(jì)等眾多類別的檔案實(shí)體，管理這些檔案遇到最大的挑戰(zhàn)就是提升檔案實(shí)體的利用率。檔案實(shí)體管理需要人工接收、整理、入庫(kù)，借閱時(shí)需要通過人工檢索檔案實(shí)體位置、出庫(kù)。由于檔案實(shí)體位置分布很廣，如果借閱檔案種類多、數(shù)量大或者需要進(jìn)行檔案盤點(diǎn)時(shí)，工作人員只能借助扶梯爬上爬下拿取檔案，而且檔案出庫(kù)登記只填寫檔案借閱單，對(duì)檔案實(shí)體情況難以進(jìn)行實(shí)時(shí)追蹤，不能完全確保檔案實(shí)體安全。隨著科技的進(jìn)步，現(xiàn)代化技術(shù)和檔案實(shí)體工作融合，可引入檔案實(shí)體智能管理設(shè)施提高檔案管理水平。檔案實(shí)體智能管理設(shè)施由檔案自動(dòng)定位、識(shí)別系統(tǒng)和智能密集架組成，通過檔案條碼讀取設(shè)備、應(yīng)用系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體自動(dòng)入庫(kù)和出庫(kù)，并同時(shí)保存出入庫(kù)記錄，極大提升檔案整理和借閱效率[6-7]。

2.2 利用現(xiàn)代化手段實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體數(shù)字化，更好發(fā)揮檔案價(jià)值 隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案信息化成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇[8]。在2021年1月正式實(shí)施的《檔案法》中，對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)定，嚴(yán)格規(guī)范了檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。同年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也要求創(chuàng)新檔案管理的工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。持續(xù)提升獸藥監(jiān)察檔案管理能力現(xiàn)代化，也是推進(jìn)新時(shí)代獸藥監(jiān)察事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，可從以下兩方面入手：一是實(shí)現(xiàn)當(dāng)前檔案實(shí)體的電子化。由于一些年代久遠(yuǎn)的檔案保管難度加大、查閱不便，對(duì)其進(jìn)行電子化處理，不僅可以讓檔案以電子圖像的形式保存，同時(shí)也便于查閱使用，可以極大提高檔案的利用率。二是建立檔案數(shù)字化管理體系，從檔案的產(chǎn)生、整理、歸檔、查閱、密級(jí)設(shè)定等各環(huán)節(jié)都進(jìn)行系統(tǒng)化的管理審批，保障檔案的安全性。

2.2.1 用好“數(shù)字化”方法，確保紙質(zhì)檔案永久保存

隨著我國(guó)獸藥監(jiān)察制度的發(fā)展，獸藥監(jiān)察機(jī)構(gòu)、獸藥行業(yè)積累了大量獸藥監(jiān)管、獸藥科研等珍貴檔案資料，由于檔案存放時(shí)間久遠(yuǎn)，存放周期長(zhǎng)，檔案實(shí)體易磨損、霉變，保管成本高。實(shí)際利用率較高，而且利用查詢時(shí)效率較低，不便捷[9]。保護(hù)好這些檔案實(shí)體，需要聚焦數(shù)字檔案室建設(shè)[10]，全面落實(shí)《檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2015)、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31)《信息與文獻(xiàn) 檔案數(shù)字化實(shí)施指南》(ISO/TR 13028-2010)和《文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則》(GB/T 20530-2006)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2016)等制度[11]，將紙質(zhì)檔案通過掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化加工，利用電子數(shù)字化手段將這些珍貴檔案實(shí)體永久保存下來(lái)[12]。建立數(shù)字化檔案室，使傳統(tǒng)的通過檢索手段找到符合特定條件的檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^數(shù)據(jù)挖掘主動(dòng)發(fā)現(xiàn)有用信息，大幅提高檔案的利用價(jià)值和利用效果[13]。推動(dòng)檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)向數(shù)字化、電子化載體，保障獸藥監(jiān)察檔案工作科學(xué)、健康、可持續(xù)發(fā)展。

2.2.2 融入“自動(dòng)化”平臺(tái)，推進(jìn)檔案和業(yè)務(wù)工作無(wú)縫對(duì)接 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在履行職能的過程中使用各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)等，形成了大量具有保存價(jià)值的文書、科技、專業(yè)類電子文件，成為電子檔案的重要組成部分和重要來(lái)源。探索推進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案資源系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)連接，實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)查檔”，不僅使處于原始狀態(tài)的檔案資源得以原汁原味的完整保存，也使文件相互之間的有機(jī)聯(lián)系得以直接展示，方便于理清工作思路，及時(shí)掌握工作進(jìn)展[14]。

3 結(jié) 語(yǔ)

通過對(duì)上述問題的研究與思考，對(duì)獸藥監(jiān)察檔案特別是檔案實(shí)體的管理與保存提出建議與措施，就獸藥監(jiān)察檔案現(xiàn)代化建設(shè)提出思路，更好服務(wù)新時(shí)代獸藥監(jiān)察事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。