中小企業(yè)財務(wù)會計外包風(fēng)險及控制策略

祁 超

中海石油財務(wù)有限責(zé)任公司 北京

一、概述

1.研究背景

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展使得世界經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展速度也隨之提高，國內(nèi)外的市場環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)也不斷調(diào)整。為了能夠更好地滿足客戶的個性化需求，中小企業(yè)也紛紛開始研究現(xiàn)有發(fā)展模式是否存在不合理之處，并試圖通過多方努力來擴(kuò)大自身在行業(yè)中的影響力。但相比較來看，由于中小企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模較小且核心競爭能較差，因此在新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中會面臨更為嚴(yán)峻的生存壓力。企業(yè)不得不考慮利用其他資源，并將其中一些業(yè)務(wù)進(jìn)行外包處理，以此來有效減少經(jīng)營成本。財務(wù)會計外包這種新型的業(yè)務(wù)模式便進(jìn)入到了大眾視野。雖然財務(wù)會計外包能夠幫助中小企業(yè)有效節(jié)約經(jīng)營成本，提高經(jīng)濟(jì)利益，但隨之而來的風(fēng)險也不容忽視。例如財務(wù)會計企業(yè)外包模式涉及外包商選擇、合同管理以及信息安全保護(hù)等多項工作。稍有不慎將會引發(fā)財務(wù)風(fēng)險，甚至?xí)ζ髽I(yè)的經(jīng)營發(fā)展帶來致命傷害。通過分析以往的財務(wù)外包案例可知，有部分中小企業(yè)并未認(rèn)識到加強(qiáng)財務(wù)會計外包風(fēng)險管控的重要性，沒有提前制定出行之有效的風(fēng)險管控手段。雖然通過外包業(yè)務(wù)達(dá)到了降低成本的目標(biāo)，但卻因突如其來的風(fēng)險使得外包業(yè)務(wù)不得不終止，使企業(yè)面臨自己難以承受的巨大經(jīng)濟(jì)損失。

2.研究意義

在經(jīng)濟(jì)全球化的當(dāng)下，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度一直在穩(wěn)步提升的狀態(tài)。尤其是對于現(xiàn)代企業(yè)而言，如何能夠在低投入的前提下獲得更大的經(jīng)濟(jì)收益，是落實日常經(jīng)營管理工作的核心要義。為此，很多中小型企業(yè)在經(jīng)濟(jì)實力和儲備資源相對較弱的前提下，會選擇采用業(yè)務(wù)外包的形式來節(jié)約成本，提高自身的核心競爭力。通過深入了解可知，中小企業(yè)應(yīng)用財務(wù)會計外包策略，一方面可以有效減少自身的經(jīng)營成本支出，另一方面則能夠全面提高財務(wù)管理的質(zhì)量水平。截至目前，中小企業(yè)在我國的企業(yè)總量中占據(jù)著較大份額，由于此類企業(yè)的投資少、規(guī)模小，因此在財務(wù)管理模式中存在著很多不足之處和弊端，甚至有些小微企業(yè)根本沒有專門設(shè)置財務(wù)管理部門。針對這一現(xiàn)象，盡快落實財務(wù)會計外包策略勢在必行。從另一個層面加以分析，中小企業(yè)在開展經(jīng)營與管理工作時，通過實施企業(yè)財務(wù)會計外包策略，可以幫助自己重新審視原有的業(yè)務(wù)流程。在愈發(fā)嚴(yán)峻的競爭環(huán)境中，摸準(zhǔn)自身的發(fā)展定位，以此來凸顯財務(wù)管理特點，提高企業(yè)的財務(wù)信用度與品牌影響力。

二、中小企業(yè)財務(wù)會計外包的風(fēng)險類別

1.無法及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險

部分中小企業(yè)在落實財務(wù)會計外包策略時，無法在第一時間發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中所存在的風(fēng)險隱患。究其根本來看，主要是由于企業(yè)與外包商之間并沒有建立起密切的溝通關(guān)系，很多企業(yè)因內(nèi)部結(jié)構(gòu)相對簡單，決策層認(rèn)為只要選擇了業(yè)務(wù)外包，則可以達(dá)到減少財務(wù)費用支出的目的，進(jìn)而將所有工作全權(quán)交由服務(wù)商來處理，自己只是對每個會計期間的財務(wù)報表進(jìn)行核對和確認(rèn)即可。但在此處需重點強(qiáng)調(diào)的是，外包服務(wù)商并非一直處于企業(yè)內(nèi)部，因此在日常的會計處理工作中會呈現(xiàn)出一定的間斷性特點，尤其是在處理企業(yè)的財務(wù)信息時會需要預(yù)留出一部分的反應(yīng)時間。這會導(dǎo)致財務(wù)信息的確認(rèn)出現(xiàn)滯后性，無法在第一時間發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險。正是由于中小型企業(yè)的財務(wù)能力相對薄弱，因此并不具備十分敏銳的財務(wù)風(fēng)險感知能力，經(jīng)常是在出現(xiàn)重大財務(wù)風(fēng)險之后，才能夠知曉問題的嚴(yán)重性。

2.外包商選擇風(fēng)險

當(dāng)中小企業(yè)確定執(zhí)行會計外包決策之后，首先要考慮的問題是如何能夠選擇一家業(yè)務(wù)精湛、資質(zhì)良好的外包商。通過了解以往的業(yè)務(wù)外包經(jīng)驗可知，一家優(yōu)秀的外包商可以幫助企業(yè)盡快實現(xiàn)目標(biāo)，在行業(yè)內(nèi)擴(kuò)大經(jīng)營份額。但反之，如果選擇失敗將會為企業(yè)帶來巨大的財務(wù)風(fēng)險，甚至?xí)媾R破產(chǎn)的境地。因此，中小企業(yè)在這一環(huán)節(jié)中一定要再三謹(jǐn)慎，不僅要對外包商的綜合業(yè)務(wù)能力進(jìn)行準(zhǔn)確評估，同時還要考慮到外包商以往的報價水平，通過深度走訪的方式來確定其在行業(yè)中的信譽(yù)度和品牌影響力。此外，中小企業(yè)還要根據(jù)自身的經(jīng)營能力來合理選擇不同收費標(biāo)準(zhǔn)的外包服務(wù)商，使得最終確定的財務(wù)會計外包業(yè)務(wù)可以符合自身的經(jīng)營模式。

3.財務(wù)成本上漲風(fēng)險

中小企業(yè)如果將財務(wù)管理這部分工作交由第三方來進(jìn)行處理，可以有效減少自己的工作壓力，拿出更多的精力放到核心業(yè)務(wù)上。但在此處不容忽視的是，這并不意味著將財務(wù)工作全權(quán)交給第三方就可以達(dá)到預(yù)期效果。其中，部分中小企業(yè)在選擇第三方時存在偏頗，使得最終敲定的財務(wù)會計運行模式不符合自身的發(fā)展現(xiàn)狀，這會讓企業(yè)面臨著財務(wù)成本的上漲風(fēng)險。另外，還有一些中小企業(yè)因預(yù)算不足，會選擇要求第三方減少業(yè)務(wù)種類，也會直接影響財務(wù)會計的業(yè)務(wù)效果，無法獲得更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量。從整體角度來看，這不僅會浪費中小企業(yè)的時間，同時還會引發(fā)一系列風(fēng)險隱患。

4.信息泄露風(fēng)險

一直以來，財務(wù)問題對于中小企業(yè)而言都是非常敏感的，尤其是對于那些規(guī)模較小的企業(yè)而言，他們對外包商一直處于不信任的狀態(tài)。當(dāng)下，很多外包商為了能夠獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益，甚至?xí)活櫳虡I(yè)信用而出賣企業(yè)信息，會導(dǎo)致整個行業(yè)的信任度大幅度下降。另外，由于與財務(wù)會計業(yè)務(wù)有關(guān)的信息內(nèi)容，涉及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收入、信用額度及具體的資金分布情況，如果第三方不守約，違反信用約定，將會對中小企業(yè)帶來毀滅性的打擊，因此信息泄露是十分重要的風(fēng)險之一。

5.政策法規(guī)不夠完善

現(xiàn)如今，在我國中小企業(yè)領(lǐng)域中，財務(wù)會計外包的區(qū)域范圍仍然相對較小。歸根結(jié)底來看，主要是由于政府尚未制定出有關(guān)于財會外包業(yè)務(wù)的政策規(guī)定，使得很多企業(yè)在落實財務(wù)外包策略時經(jīng)常遇到各種各樣的問題。在處理糾紛時無法找到對應(yīng)的法律條款，對第三方外包商的約束力相對較弱。

三、中小企業(yè)財務(wù)會計外包風(fēng)險的控制措施

1.形成正確的財務(wù)會計外包觀念

隨著市場經(jīng)濟(jì)范圍的持續(xù)擴(kuò)大，現(xiàn)代企業(yè)在快速發(fā)展的過程中會選擇各種適合企業(yè)自己的發(fā)展策略。尤其對于經(jīng)營規(guī)模相對較小的中小企業(yè)而言，為了能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化目標(biāo)，則要考慮將一些相對次要的業(yè)務(wù)進(jìn)行外包處理，以此來有效節(jié)約經(jīng)營和管理成本。在企業(yè)內(nèi)部，財務(wù)會計工作發(fā)揮出了重要作用，但很多中小企業(yè)尚未設(shè)置專門的財務(wù)部門，內(nèi)部財務(wù)會計人員因業(yè)務(wù)水平相對較低，無法發(fā)揮出應(yīng)有作用。在這一前提下，企業(yè)可以考慮將財會工作進(jìn)行外包，選擇資質(zhì)優(yōu)秀的外包商建立長期合作關(guān)系，使得財務(wù)會計工作各項流程透明化，使企業(yè)財會人員可以將工作重心放到財務(wù)風(fēng)險防范上。中小企業(yè)應(yīng)盡快形成正確的財務(wù)會計外包觀念，從質(zhì)量風(fēng)險、道德風(fēng)險以及財務(wù)風(fēng)險等多個角度入手，制定出行之有效的監(jiān)管方案，提升外包公司的工作質(zhì)量。此外，中小企業(yè)管理者也要積極借鑒其他先進(jìn)企業(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗，根據(jù)當(dāng)前的經(jīng)營發(fā)展現(xiàn)狀做好相對應(yīng)的風(fēng)險處理措施，嚴(yán)格貫徹內(nèi)外兼顧的財會管理原則，以此來保證財會外包工作得以高效開展。

2.合理選擇外包公司

中小企業(yè)在選擇第三方外包商時應(yīng)當(dāng)從多個層面、多個角度入手全面、嚴(yán)謹(jǐn)考慮，其中包括外包費用、業(yè)務(wù)流程及合作對象的工作理念等。企業(yè)管理者不能將節(jié)約成本放在第一位，而是要重點關(guān)注外包商的綜合資質(zhì)、服務(wù)質(zhì)量及在行業(yè)內(nèi)的品牌影響力。初期篩查工作之后，還應(yīng)與外包商進(jìn)行密切溝通，盡量與其建立長期合作關(guān)系。此外，也可以考慮委派專業(yè)人員進(jìn)入外包公司進(jìn)行長期考察，一旦發(fā)現(xiàn)有風(fēng)險問題存在，則可提前終止合作，減少損失。合作關(guān)系確立后，企業(yè)與外包商之間將會形成利益共同體，提高合同內(nèi)容的完善性，約束好雙方行為的同時避免出現(xiàn)信息丟失與信息泄露的風(fēng)險。

3.增加對財務(wù)會計外包知識的了解

企業(yè)在開展財會外包業(yè)務(wù)之前，不僅需要對第三方外包商的相關(guān)資質(zhì)進(jìn)行仔細(xì)調(diào)查，同時還要針對自身當(dāng)前的財務(wù)狀況進(jìn)行深入分析。首先，企業(yè)需要明確財務(wù)會計的發(fā)展目標(biāo)，在此基礎(chǔ)之上來制定出行之有效的發(fā)展規(guī)劃。同時還要結(jié)合自身的經(jīng)營現(xiàn)狀來考慮在產(chǎn)出經(jīng)濟(jì)效益的過程中是否存在經(jīng)營風(fēng)險。在做好科學(xué)衡量之后，重新審視外包決策的合理性與可行性。另外，財務(wù)會計外包業(yè)務(wù)并不一定適合所有的中小企業(yè)，也并不意味著一旦選擇財務(wù)外包形式，則必須要將所有業(yè)務(wù)進(jìn)行外包處理，而是要考慮將其中的一部分業(yè)務(wù)交予外包機(jī)構(gòu)，并在這一過程中對外包機(jī)構(gòu)的經(jīng)營能力作出再次判斷，使其財務(wù)活動的處理效率可以達(dá)到應(yīng)有水平。另外，此種操作還能夠幫助企業(yè)更好地規(guī)避各個部門之間所存在的財務(wù)作假問題，進(jìn)一步提升財務(wù)活動的運行速度，使得財務(wù)處理結(jié)果達(dá)到更加理想的狀態(tài)。

4.重視信息安全保護(hù)

對于任何企業(yè)來說，在進(jìn)行財務(wù)會計外包業(yè)務(wù)時都可能存在機(jī)密外泄的風(fēng)險，業(yè)務(wù)規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略及客戶信息都是企業(yè)在發(fā)展歷程中所積累的重要資本。因此，要制定出完善的外包保密措施，以此來維護(hù)好自身的合法權(quán)益。當(dāng)做好基礎(chǔ)的準(zhǔn)備工作并確定合作外包服務(wù)商之后，企業(yè)則需要從以下兩個方面著手防范外包活動中可能出現(xiàn)的信息安全風(fēng)險。

首先，在簽訂合同之前應(yīng)當(dāng)做好充分的信息管理工作。中小企業(yè)在決定將財務(wù)會計業(yè)務(wù)進(jìn)行外包處理后，要對合作外包商的業(yè)績表現(xiàn)及相關(guān)報價進(jìn)行逐一核對，在此基礎(chǔ)之上對信譽(yù)度進(jìn)行評估。隨后，企業(yè)要按照自身的需求，合理選擇相應(yīng)的外包項目，并制定出相對應(yīng)的管理條款，根據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)謹(jǐn)慎選擇合作對象。可以考慮借鑒其他企業(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗，督促外包商在各個方面做出合理改進(jìn)。并對合同中的條款進(jìn)行逐條分析，從根本上杜絕模糊項目的存在，以此有效降低風(fēng)險。通常情況下，合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括財會外包項目的具體內(nèi)容、相關(guān)費用的支付時間及財會外包的有效期限與雙方權(quán)利，等等。

其次，企業(yè)要根據(jù)已經(jīng)簽訂完成后的合約信息來做好跟進(jìn)工作。為了使外包業(yè)務(wù)質(zhì)量達(dá)到預(yù)期效果，企業(yè)需要對外包服務(wù)商所反饋的財務(wù)信息進(jìn)行綜合評估，并對后續(xù)的工作效果及時跟進(jìn)，針對其中所存在的問題作出合理調(diào)整。

5.完善與之相關(guān)的財經(jīng)法規(guī)

直至目前為止，針對企業(yè)的財務(wù)會計外包業(yè)務(wù)尚未制定出系統(tǒng)化的政策法規(guī)，其中只有一些零星的條文內(nèi)容，這會在很大程度上增加中小企業(yè)財務(wù)會計外包的風(fēng)險。為此，政府需要針對當(dāng)前的不穩(wěn)定市場環(huán)境，盡快出臺相對完善的管理系統(tǒng)與法律政策，以此來改善相關(guān)市場環(huán)境。目前，國內(nèi)已經(jīng)有多個地方政府部門開始全力推動財務(wù)會計外包市場的蓬勃發(fā)展，并針對當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展情況來制定區(qū)域政策。由于這些規(guī)定要求具有較高的靈活度，因此也取得了較為理想的約束效果。還可以積極借鑒先進(jìn)國家的成功案例，結(jié)合我國國情來總結(jié)寶貴經(jīng)驗，積極運用現(xiàn)代化信息手段，對財務(wù)管理會計的外包業(yè)務(wù)進(jìn)行精準(zhǔn)細(xì)分，使得中小企業(yè)利用法律來維護(hù)自身的合法權(quán)益。

四、結(jié)語

綜上所述，財務(wù)管理活動對于中小企業(yè)而言至關(guān)重要。通過開展財會外包業(yè)務(wù)，與第三方合作商建立長期的合作關(guān)系，不僅可以幫助中小企業(yè)減少經(jīng)營成本支出，同時還能夠進(jìn)一步提高核心競爭力，擴(kuò)大市場份額。為此，中小企業(yè)要明確財會管理目標(biāo)，認(rèn)清自身的發(fā)展優(yōu)勢和劣勢，遵循揚長避短的原則，合理控制財務(wù)會計外包的業(yè)務(wù)風(fēng)險。