基于資產(chǎn)清查視角的高等院校固定資產(chǎn)管理研究

邱光明

廣東技術師范大學財務處 廣東 廣州

近年來我國高等教育事業(yè)快速發(fā)展，高等學校占有、使用的固定資產(chǎn)規(guī)模急劇擴大，其構成也日趨復雜，出現(xiàn)的問題也越來越多，管理難度越來越大，尤其是院校的合并和擴張，形成了多校區(qū)教學、多校區(qū)存放資產(chǎn)、管理分散的格局，給高校固定資產(chǎn)管理帶來諸多挑戰(zhàn)。多年來，各高校按照國務院、教育部以及省級主管部門的要求，加強了國有資產(chǎn)管理，在制度建立和管理工作上取得了一定成效，但從清產(chǎn)核資、資產(chǎn)抽查中發(fā)現(xiàn)，管理基礎工作不規(guī)范、賬實不符、賬賬不符、資產(chǎn)處置隨意、資產(chǎn)流失等問題仍然存在，高校需在具體問題上加強完善固定資產(chǎn)管理，改進相關措施。

一、資產(chǎn)清查內(nèi)涵與作用

1.資產(chǎn)清查內(nèi)涵

資產(chǎn)清查是指根據(jù)各級政府財政部門專項工作要求或?qū)W校特定經(jīng)濟行為需要，按照《行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查核實管理辦法》等有關規(guī)定和工作程序，對學校基本情況進行全面清理、對學校資產(chǎn)進行賬務清理、對固定資產(chǎn)實物清查盤點核實、對學校財務情況的全面核對清理，依法認定各項資產(chǎn)的損益，從而重新核定學校資產(chǎn)價值和完善制度的行為。

2.資產(chǎn)清查作用

通過資產(chǎn)清查，可以全面摸清學校家底，真實、完整地反映學校的資產(chǎn)和財務狀況，完善資產(chǎn)管理制度，為編制年度預算、加強資產(chǎn)管理、規(guī)范經(jīng)濟秩序創(chuàng)造條件。

二、高校固定資產(chǎn)管理使用中存在的問題

高校固定資產(chǎn)在資產(chǎn)總量中占比較大，大部分高校固定資產(chǎn)都占該校資產(chǎn)總量的1/3以上，有些高校的固定資產(chǎn)在資產(chǎn)總量中占比超過50%。資產(chǎn)龐大、種類繁多、存放分散，在使用管理中存在諸多問題。

1.固定資產(chǎn)存在多部門管理，賬賬、賬實不符

固定資產(chǎn)管理混亂是目前高校的通病之一，多頭管理而又互相推卸責任。通過資產(chǎn)清查發(fā)現(xiàn)，大部分高校的固定資產(chǎn)由設備處、總務后勤處、圖書館等部門多頭管理。財務部門只負責購置固定資產(chǎn)價值量的登記和核算，固定資產(chǎn)的實物量登記管理則由設備處、總務后勤處、教務處、圖書館等部門負責，通常是設備處或?qū)嶒炇夜芾磙k公設備、教學儀器設備，總務后勤處管理房屋、建筑物、車輛、家具等，圖書館管理圖書雜志。由于多部門管理實物資產(chǎn)，而且各實物管理部門的具體管理辦法也不一樣，實物資產(chǎn)管理部門與財務部門也沒有開展定期對賬工作，導致固定資產(chǎn)管理松散，存在固定資產(chǎn)存量不明，購置、使用狀況不清，賬卡、賬賬、賬實不符等問題。

2.資產(chǎn)調(diào)撥變動不辦理資產(chǎn)信息調(diào)整手續(xù)

（1）通過資產(chǎn)清查發(fā)現(xiàn)，使用單位對資產(chǎn)的保管不夠重視，資產(chǎn)使用人和放置地點發(fā)生變動后，不及時到資產(chǎn)管理部門進行資產(chǎn)信息變更，導致資產(chǎn)登記人與資產(chǎn)使用人不一致，個人資產(chǎn)賬與保管實物不符。

（2）二級學院隨意調(diào)撥挪動實驗室資產(chǎn)到行政崗位或其他部門使用，且不向資產(chǎn)管理部門辦理任何調(diào)撥手續(xù)，導致資產(chǎn)用途發(fā)生變化，實驗室資產(chǎn)信息與實物資產(chǎn)不符。

3.固定資產(chǎn)報廢處置隨意，不及時辦理報廢手續(xù)或未達到使用年限報廢資產(chǎn)

（1）2019年1月1日《政府會計制度》實施前，我國高等院校對固定資產(chǎn)不計提折舊，對固定資產(chǎn)的使用沒有使用年限的概念，對于部分已損壞或過了使用年限長久不使用的固定資產(chǎn)，資產(chǎn)使用部門不及時到資產(chǎn)管理部門辦理報廢處置手續(xù)，而是將其堆積在角落，長期擱置，時間久了加上人員的變動，等到報廢時找不到實物?；蛘呤浅^了使用年限不能使用的閑置資產(chǎn)，甚至是已經(jīng)不存在的資產(chǎn)設備、已拆除的房屋建筑物，都沒有辦理報廢核銷，導致賬實不符。

（2）資產(chǎn)未達到使用年限就提出報廢。由于高校人事制度的改革和新老交替，難免會有人員變動和崗位調(diào)整，但接替者不愿意使用上任留下的資產(chǎn)設備，即使未達到報廢年限，也要求報廢重新購買。另一種情況是，覺得舊了、不好用、不喜歡，要用新產(chǎn)品，未達到報廢年限就提出要求報廢，浪費學校資源。在資產(chǎn)清查中還發(fā)現(xiàn)，有些已結題的科研項目特定使用的資產(chǎn)，雖然資產(chǎn)尚能使用，未滿使用年限，但因該項目已完結，不再需要，也要求報廢處理該資產(chǎn)。

4.資產(chǎn)保管責任人及個人資產(chǎn)賬與實物賬不符

清查中發(fā)現(xiàn)，個別資產(chǎn)保管責任人不重視個人名下資產(chǎn)保管責任，報增登記資產(chǎn)使用人時隨意確定，使用中隨意調(diào)撥，造成個人資產(chǎn)賬與實物賬不符。

5.更改資產(chǎn)登記信息不及時

高校的二級學院由于在人、財、物的支配上相對較自由，因此，在未告知學校資產(chǎn)管理部門的情況下，隨意增減實驗室、更改實驗室名稱等，導致資產(chǎn)報增時資產(chǎn)無法歸屬，實驗室資產(chǎn)信息無法統(tǒng)計。

6.不重視資產(chǎn)條形碼粘貼

資產(chǎn)清查發(fā)現(xiàn)，部分資產(chǎn)設備條形碼缺失，對新購置的資產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門雖有登記制作資產(chǎn)條形碼，但使用部門、使用保管人不把固定資產(chǎn)條形碼粘貼在資產(chǎn)實物上，導致固定資產(chǎn)編號與實物核對困難，導致資產(chǎn)維修、資產(chǎn)清查和報廢時難于查找資產(chǎn)信息。

7.自行購置和隨意處置資產(chǎn)

近年來我國對高等院校、科研機構的科研經(jīng)費投入大幅增加，高校教學科研人員申請財政科研項目經(jīng)費的人數(shù)越來越多。但是，很多教學科研人員認為自己申請爭取的科研項目經(jīng)費屬于個人所有，可以自主隨意支配使用，未經(jīng)學校資產(chǎn)管理部門批準就擅自購置資產(chǎn)設備，且不到資產(chǎn)管理部門登記報增資產(chǎn)，對資產(chǎn)隨意處置，造成國有資產(chǎn)流失。

三、加強高校固定資產(chǎn)管理的相關對策和改進措施

固定資產(chǎn)是屬于國家所有的財產(chǎn)和財產(chǎn)權利，每位教職工對學校配備給個人使用的資產(chǎn)都應負有安全保管的責任，從資產(chǎn)的登記、調(diào)整到處置都應嚴格按規(guī)章制度辦理，做到“人人都管物，物物有人管”。各部門各二級學院行政第一負責人是本部門固定資產(chǎn)管理第一責任人，有責任和義務管理好本部門的固定資產(chǎn)，實現(xiàn)資產(chǎn)的保值、增值、不流失。高校資產(chǎn)管理專職部門要加強固定資產(chǎn)管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學校各資產(chǎn)管理部門工作，各部門各二級學院資產(chǎn)使用也要高度重視固定資產(chǎn)管理，加強對本部門資產(chǎn)的監(jiān)管，及時辦理資產(chǎn)報增登記、資產(chǎn)報廢、資產(chǎn)信息變更等手續(xù)，嚴守固定資產(chǎn)的處置審批流程，提高資產(chǎn)利用率，保證國有資產(chǎn)的安全、完整，防止國有資產(chǎn)流失，避免資產(chǎn)閑置和浪費。

針對高校固定資產(chǎn)管理中存在的具體問題，要研究具體解決方案和改進措施，建立和嚴格執(zhí)行固定資產(chǎn)管理制度，包括固定資產(chǎn)采購制度及流程、固定資產(chǎn)報廢制度及流程、固定資產(chǎn)處置制度及流程等。加強定期檢查和清產(chǎn)核資，重點對固定資產(chǎn)進行全面盤點清查，資產(chǎn)管理部門要定期與財務部門對賬，發(fā)現(xiàn)錯漏及時補正，保證賬物相符。

1.成立國有資產(chǎn)管理專門機構，集中統(tǒng)一管理學校資產(chǎn)

固定資產(chǎn)管理混亂是目前高校的通病，多頭管理而又互相推諉責任。因此，各高校應成立國有資產(chǎn)管理專門機構，集中統(tǒng)一管理學校固定資產(chǎn)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)學校房屋建筑物、儀器設備、圖書等資產(chǎn)管理部門和資產(chǎn)使用部門工作。建立固定資產(chǎn)明細分類賬和固定資產(chǎn)臺賬、卡片，專人管理，詳細記錄固定資產(chǎn)數(shù)量、價值、規(guī)格型號、使用單位和存放地點等，并定期盤點，確保固定資產(chǎn)賬賬、賬表、賬物相符。

2.加強各部門的對賬工作

學校資產(chǎn)管理部門不但要按月或按季與財務部門核對價值賬，還要定期與各資產(chǎn)使用部門核對實物賬，實施動態(tài)監(jiān)管和精細管理，切實做到賬賬相符、賬物相符、賬卡相符，防止國有資產(chǎn)流失。為便于對賬，資產(chǎn)管理部門必須與財務部門密切配合溝通，在資產(chǎn)總賬和明細分類賬設置上要與財務賬一致，進一步提升資產(chǎn)管理水平。

3.建立健全固定資產(chǎn)管理制度和實施細則

制定嚴密的固定資產(chǎn)審批、購買、驗收、報銷、入賬、登記、建檔立卡、報廢處置等管理流程；加強采購管理和驗收管理，嚴格采購與驗收分開制度，嚴禁未經(jīng)批準自行購置、不報增資產(chǎn)行為；加強固定資產(chǎn)管理內(nèi)控制度，對報廢和處置的固定資產(chǎn)要進行評估計價，或通過競價方式出售報廢資產(chǎn)，防止違規(guī)違法和資產(chǎn)流失。

4.健全固定資產(chǎn)報廢注銷制度，嚴格執(zhí)行固定資產(chǎn)處置流程

嚴格執(zhí)行固定資產(chǎn)處置流程是保證資產(chǎn)賬物相符的關鍵環(huán)節(jié)，如果固定資產(chǎn)處置混亂，不按規(guī)定執(zhí)行，必然會導致資產(chǎn)流失、賬物不符。因此，資產(chǎn)管理部門、財務部門、審計部門和資產(chǎn)使用部門必須密切配合，嚴格按照資產(chǎn)處置權限、資產(chǎn)處置流程處置資產(chǎn)。在資產(chǎn)報廢、調(diào)出、變賣時應嚴格履行審批手續(xù)、規(guī)范操作程序，定期清查核對資產(chǎn)保管人和實驗室資產(chǎn)，保證資產(chǎn)信息準確無誤。

資產(chǎn)使用部門需報廢固定資產(chǎn)，應向資產(chǎn)管理部門提出申請，按學校規(guī)定的鑒定流程，逐級審批，并將報廢資產(chǎn)交回資產(chǎn)管理部門，資產(chǎn)管理部門將處置申請材料定期匯總，提交校長辦公會議審議，未經(jīng)批準，任何單位和個人不得自行處置。對超過資產(chǎn)使用年限且無法使用的固定資產(chǎn)，必須按規(guī)定程序辦理資產(chǎn)報廢手續(xù)，不得擅自隨意處置或丟棄。對于科研項目已結題不再需要，但尚能使用且未達到使用年限的特定資產(chǎn)，不能簡單地報廢了事，學校資產(chǎn)管理部門應統(tǒng)一協(xié)調(diào)，按照資產(chǎn)處置流程，對外出售或調(diào)撥給其他部門使用。年終資產(chǎn)管理部門應將報廢的資產(chǎn)進行匯總，詳細匯總報廢資產(chǎn)名稱、數(shù)量、金額等給財務部門進行賬務核銷處理，做到資產(chǎn)賬與財務賬一致。

5.做好固定資產(chǎn)登記工作

固定資產(chǎn)登記分為價值核算登記（財務賬）和實物明細登記（資產(chǎn)賬），價值登記由財務部門負責，在固定資產(chǎn)購置財務報賬時入賬登記，不詳細反映固定資產(chǎn)的名稱、數(shù)量、規(guī)格、型號等明細記錄。實物明細登記由資產(chǎn)管理部門負責，詳細記錄資產(chǎn)購置日期、名稱、數(shù)量、金額、規(guī)格型號、存放地點、使用部門、使用人、資產(chǎn)編號等，因此，資產(chǎn)管理部門必須與財務部門密切配合，報增固定資產(chǎn)做好實物明細登記的同時，資產(chǎn)價值金額也必須與財務價值金額相符，并定期與財務核對，做到資產(chǎn)賬與財務賬金額相符。對未經(jīng)資產(chǎn)管理部門批準而私自購置且未報增資產(chǎn)登記的，不管資金來源如何，財務部門應不予報銷。資產(chǎn)使用部門應及時通知本部門崗位變更、離職、退休等人員前往資產(chǎn)管理部門辦理資產(chǎn)變更或交還手續(xù)。

6.做好固定資產(chǎn)條形碼粘貼工作

條形碼是固定資產(chǎn)的身份證明，證明該資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、資產(chǎn)編號、購置日期、價值金額、存放地點、使用部門、使用人等，及時粘貼固定資產(chǎn)條形碼是規(guī)范固定資產(chǎn)管理的重要一環(huán)，也是實現(xiàn)固定資產(chǎn)賬物相符的關鍵環(huán)節(jié)，保證固定資產(chǎn)信息流與固定資產(chǎn)實物流對應。

給每件資產(chǎn)賦予唯一的條形碼，便于后續(xù)的資產(chǎn)查詢；便于資產(chǎn)使用人獲取資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、型號等維修信息；便于對資產(chǎn)進行盤點，對數(shù)據(jù)進行自動化的精準記錄，從而實現(xiàn)所有固定資產(chǎn)的狀態(tài)清晰可查、可追蹤。因此，資產(chǎn)購置報增、登記資產(chǎn)信息時，應同時制作條形碼，及時粘貼在資產(chǎn)實物上。

7.加強固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息化建設

在互聯(lián)網(wǎng)時代，先進的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)不但能提高工作效率，而且能更加準確無誤地查明固定資產(chǎn)使用、存放、報廢、折舊計提等詳細信息，及時掌握資產(chǎn)動態(tài)，促進資產(chǎn)的合理配置。學校應建立和完善固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代化信息技術，推進學校固定資產(chǎn)管理工作現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學化，利用校園網(wǎng)絡技術，實行網(wǎng)絡管理、網(wǎng)上對賬等，實現(xiàn)全校固定資產(chǎn)信息共享，優(yōu)化教學資源配置，避免重復購置資產(chǎn)，提高資產(chǎn)利用率。

8.提高固定資產(chǎn)管理理念，強化固定資產(chǎn)管理意識

強化固定資產(chǎn)管理意識是加強固定資產(chǎn)管理的前提，高等院校的固定資產(chǎn)主要由建筑物、教學設備、科研設備、實驗室設備、圖書資料、辦公設備等組成，量大且復雜，而且大部分高校實行的是多部門管理，管理難度大。加強全體教職員工對學校固定資產(chǎn)、購買、登記、使用、報廢處置等內(nèi)容和程序的宣傳學習，定期對各部門專職、兼職管理員進行固定資產(chǎn)管理業(yè)務培訓，增強廣大教職工主動參與固定資產(chǎn)管理的自覺性，做到“人人都管物，物物有人管”。

9.定期對固定資產(chǎn)清查盤點，提高對國有資產(chǎn)的監(jiān)管力度

定期開展固定資產(chǎn)清查盤點工作，不但是行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理制度的要求，也是加強固定資產(chǎn)日常管理工作的需要，定期開展固定資產(chǎn)清查盤點必須做到制度化、規(guī)范化、常態(tài)化。

（1）根據(jù)行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理要求，每年進行資產(chǎn)盤點核查，重點對固定資產(chǎn)進行全面盤點清查，保證賬賬、賬卡、賬物相符。對于個人原因或管理不善造成的損失，要按照學校資產(chǎn)管理責任制有關規(guī)定，要求責任人予以賠償。

（2）定期清查核對資產(chǎn)保管人和實驗室資產(chǎn)，對大型儀器設備和錄像機、照相器材、筆記本電腦等要賬實核對、落實資產(chǎn)使用人、檢查資產(chǎn)條形碼的粘貼情況等，保證資產(chǎn)信息準確無誤，防止國有資產(chǎn)流失。

（3）高校資產(chǎn)管理部門在資產(chǎn)管理工作中，每年要分次以不定期抽查的方式對學校各部門進行資產(chǎn)清查，部門負責人對本部門的資產(chǎn)負有管理監(jiān)督的責任，若由于對資產(chǎn)使用和管理不善造成國有資產(chǎn)流失的，學校要追究直接責任人經(jīng)濟賠償和部門領導的責任。

（4）建立和完善固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。充分利用現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，利用校園網(wǎng)技術，實行網(wǎng)絡管理、網(wǎng)上對賬、網(wǎng)上查詢等，實現(xiàn)全校固定資產(chǎn)資源信息共享。

（5）進一步健全完善固定資產(chǎn)管理制度。根據(jù)資產(chǎn)清查發(fā)現(xiàn)和暴露的問題，研究制定相應的整改措施和實施辦法，健全完善固定資產(chǎn)管理制度。