大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理策略剖析

四川省核工業(yè)輻射測試防護院 殷玥，朱灝淼

大數(shù)據(jù)時代的到來，對事業(yè)單位的人事檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)與機遇。與此同時，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)呈現(xiàn)出了明顯的滯后性。事業(yè)單位人事檔案管理要想緊跟時代的發(fā)展，就必須要充分意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢，并大膽創(chuàng)新，對傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進行優(yōu)化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榕c時俱進的數(shù)字化檔案。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）促進事業(yè)單位人事組織工作的順利開展

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，可以有效促進人事組織工作的順利開展。首先，人事檔案管理工作的開展需要具有一定的嚴肅性、公平性以及科學(xué)性。人事檔案管理是人才管理工作質(zhì)量的評估依據(jù)，也是對人才進行分析和考核的重要參考依據(jù)之一。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，構(gòu)建數(shù)字化的人事檔案管理模式，不僅可以將人事檔案選人用人的依據(jù)作用有效發(fā)揮出來，還可以提高人才監(jiān)督與培養(yǎng)的針對性與合理性，進而將人才的利用價值充分發(fā)揮出來，促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展[1]。另外，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，還可以最大限度的降低人為篡改檔案信息的概率，提高人事檔案管理對于各種風(fēng)險的抵御能力，為人事組織工作的順利發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

（二）促進事業(yè)單位人事檔案發(fā)展的科學(xué)性

在大數(shù)據(jù)時代下，人事檔案管理工作改革已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢。目前，檔案管理人員非常有必要對大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢有一個正確的認識，在此基礎(chǔ)上，應(yīng)積極、靈活地應(yīng)對人事檔案管理工作的變革，并促進人事檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。與此同時，事業(yè)單位還要加強現(xiàn)代化人事檔案管理制度的建設(shè)，加強大數(shù)據(jù)技術(shù)與人事檔案管理工作的有機融合，通過對大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理應(yīng)用，提高人事檔案管理的科學(xué)性與高效性。

（三）促進人事檔案資源的共享

在大數(shù)據(jù)時代下，各事業(yè)單位之間可以打造一個專門的人事檔案資源共享體系，并借此突出人事檔案資源的利用價值，采取相應(yīng)的措施實現(xiàn)人事檔案的增效增值[2]。另外，在共享經(jīng)濟的發(fā)展背景下，將大數(shù)據(jù)技術(shù)滲透到人事檔案管理工作中，提高人事檔案管理工作人員的信息共享意識，可以將數(shù)字化人事檔案資源的利用價值發(fā)揮到極致。

二、大數(shù)據(jù)時代下事業(yè)單位人事檔案管理工作中的常見問題

（一）人事檔案管理方式過于落后

在大數(shù)據(jù)時代下，依然有部分事業(yè)單位采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，以手工記錄為主，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用范圍非常有限。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作，具有較高的復(fù)雜性，且工作人員的工作量比較繁重，很容易在登記信息的時候出現(xiàn)失誤或錯誤。在后期的檔案信息查詢與處理方面也存在著較大的難度。

（二）信息化人事檔案管理機制過于傳統(tǒng)

信息化人事檔案管理機制過于傳統(tǒng)的問題，主要體現(xiàn)在以下幾方面。首先，部分事業(yè)單位由于預(yù)算資金有限，很難購進足量的電子設(shè)備，無法有效開展人事檔案的信息化管理工作。其次，部分事業(yè)單位在局域網(wǎng)布設(shè)方面也存在著一定的困難，再加上檔案管理人員數(shù)量較少，大數(shù)據(jù)技術(shù)難以得到持續(xù)的推廣應(yīng)用。

（三）人事檔案信息收集渠道、收集手段過于單一

人事檔案信息的收集，是有效開展人事檔案信息化管理的第一步。但是，信息收集渠道、收集手段的單一性，卻是一個非常普遍的問題。首先，現(xiàn)階段的檔案紙質(zhì)材料，可能沒有全面囊括員工的詳細情況，無法以此為基礎(chǔ)對員工的綜合素質(zhì)做出準確的評價，進而影響了員工評價體系的構(gòu)建。其次，在事業(yè)單位不斷發(fā)展的過程中，人事檔案信息越來越多，歸檔材料收集手段的單一性，對檔案的補充與完善產(chǎn)生了一定的限制。

（四）人事檔案信息的集成分析與評價體系不夠完善

人事檔案信息不僅是員工晉升發(fā)展的參考，還是事業(yè)單位從整體上進行業(yè)務(wù)素質(zhì)評價的依據(jù)，是保證人才招聘、人才容留以及人才管理科學(xué)開展的基礎(chǔ)。如果事業(yè)單位沒有形成科學(xué)合理的信息化檔案管理體系，無法對人事檔案材料進行系統(tǒng)的規(guī)劃與整理，那么將很難發(fā)揮出檔案信息數(shù)據(jù)的利用價值。另外，在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，檔案信息的集成都是每隔一段時間開展一次全員統(tǒng)計，不僅檔案管理效率偏低，還無法實現(xiàn)持續(xù)性、動態(tài)化的管理。

（五）人事檔案數(shù)據(jù)信息的填報過于隨意

在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，檔案信息的填報以手工記錄方式為主。數(shù)據(jù)填報隨意而不規(guī)范，且沒有有力的數(shù)據(jù)支撐和評價支持。另外，還有一些關(guān)鍵、重要員工的人事檔案處于長期存放、無人監(jiān)管狀態(tài)。這些檔案信息很容易遭到泄露，或者出現(xiàn)密級與查閱、報備等規(guī)定設(shè)置與實際不相符的情況。

三、大數(shù)據(jù)時代下事業(yè)單位人事檔案管理的優(yōu)化策略

（一）增強事業(yè)單位對人事檔案管理的重視程度

在大數(shù)據(jù)時代下，只有事業(yè)單位的全體員工都充分意識到人事檔案管理工作的重要性，才能夠高質(zhì)量的開展人事檔案管理工作。無論是人事檔案資料的整理，還是人事檔案資料的借閱，或者是人事檔案原始資料的保管以及人事檔案資料信息的更新，都需要以嚴格的人事檔案管理機制為基礎(chǔ)。只有將人事檔案管理機制落實到位，才能夠提升人事檔案信息運行的高效性與準確性[3]。例如，只有事業(yè)單位充分認識到人事檔案和報表的更新與提交的重要性與必要性，高度重視人事檔案資料的信息化管理，才能夠徹底避免檔案信息更新延遲等問題的出現(xiàn)。

另外，檔案管理人員責(zé)任意識的高低，也直接影響著事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展。在將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理工作中，必須要對人事檔案管理責(zé)任機制的構(gòu)建予以高度的重視。與此同時，明確并細化人事檔案管理的工作內(nèi)容，落實每一位員工的檔案管理責(zé)任。

（二）構(gòu)建針對性的事業(yè)單位人事檔案管理信息化系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位要想加強人事檔案管理，還需要構(gòu)建相應(yīng)的人事檔案管理信息化系統(tǒng)，提升人事檔案工作的科學(xué)性。首先，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)。檔案數(shù)據(jù)存儲主要有兩種方式，一種是網(wǎng)絡(luò)在線存儲方式，另一種是離線存儲方式。事業(yè)單位無論使用哪一種存儲方式，都可以達到有效存儲管理人事檔案的目的，為后期人事檔案資料有效利用打好基礎(chǔ)。對計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備加以合理利用，可以明顯提高人事檔案數(shù)據(jù)的存儲水平。其次，構(gòu)建人事檔案管理模塊化系統(tǒng)。為了保證人事檔案數(shù)據(jù)瀏覽、修改以及打印的直接性與便捷性，需要確保人事檔案管理模塊化系統(tǒng)包含以下幾大模塊：第一人事檔案日常管理模塊、第二電子文件存盤管理模塊、第三數(shù)據(jù)采集傳輸模塊。再次，構(gòu)建人事檔案查詢系統(tǒng)?？衫肕icrosoft SQL Server2008等相關(guān)軟件查詢并管理人事檔案資料[4]。這一軟件的應(yīng)用，可以直接根據(jù)具體的工作需求對人事檔案數(shù)據(jù)進行錄入、檢索、查詢以及瀏覽。在局域網(wǎng)范圍內(nèi)的權(quán)限還可以直接利用自己獲得的管理權(quán)限瀏覽、查找或者提取人事檔案數(shù)據(jù)信息。最后，構(gòu)建人事檔案安全系統(tǒng)，通過對用戶權(quán)限管理和用戶登錄管理等方式，提高人事檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。例如，可以在指定區(qū)域建立用戶名與口令，并劃分權(quán)限級別，防止出現(xiàn)人事檔案越權(quán)調(diào)閱以及其他違規(guī)違法操作行為。

（三）提高事業(yè)單位人事檔案管理的保密技術(shù)水平

在大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位要想加強人事檔案管理，還需要提高相應(yīng)的保密技術(shù)水平。首先，對防火墻技術(shù)的應(yīng)用應(yīng)予以高度的重視，與當(dāng)?shù)氐男畔⒓夹g(shù)企業(yè)建立密切合作關(guān)系，使其為事業(yè)單位的信息化檔案管理設(shè)置一個優(yōu)質(zhì)的防火墻，加大檔案數(shù)據(jù)信息的保護力度，避免內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)被攻擊而使檔案信息資料遭到破壞或者泄露。之后，再結(jié)合檔案管理崗位的差異性進行訪問權(quán)限的設(shè)置。檔案的錄入、整理以及借閱權(quán)限要分別使用不同的端口。與此同時，還要對每一位員工的訪問權(quán)限進行定期的更新，避免出現(xiàn)某些人員濫用權(quán)限的問題。其次，在應(yīng)用防火墻技術(shù)的時候，還要進行自動報警機制的設(shè)置[5]。如果發(fā)現(xiàn)檔案信息被外來技術(shù)侵入，則會即刻觸發(fā)自動報警機制，自動完善檔案管理保護程序。與此同時，如果發(fā)現(xiàn)檔案信息被病毒或者外來技術(shù)入侵，還要即刻啟動自我保護機制，加強檔案信息的保護。最后，事業(yè)單位還要完善現(xiàn)有的檔案管理規(guī)章制度，增強檔案管理人員的警惕性與保密意識，確保檔案管理人員可以嚴格按照相應(yīng)的步驟和方法，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，標準化得開展檔案管理工作。

（四）優(yōu)化事業(yè)單位的人事檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位要想做好人事檔案管理工作，還需要對現(xiàn)有的人事檔案管理模式進行優(yōu)化，加大人事檔案管理機制的創(chuàng)新。首先，對人事檔案管理工作的重要程度進行分析，在現(xiàn)有條件的情況下，盡可能設(shè)置專門的科室，并安排專門的人員負責(zé)人事檔案的管理工作，明確工作人員的管理職責(zé)、管理權(quán)限和允許范圍內(nèi)的管理機制。然后在管理機制的正常運行下，根據(jù)事業(yè)單位的實際情況，對管理機制運行所產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)信息進行檢驗與分析，及時找出管理機制運行中存在的漏洞，采取相應(yīng)的優(yōu)化措施。其次，對事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀及實際情況進行分析，并劃分人事檔案重點管理內(nèi)容，做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)更新與管理工作，確保人事檔案可以滿足單位內(nèi)部工作的相關(guān)需求。

（五）建設(shè)與創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫

在大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位要想做好人事檔案管理工作，還需建立與創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫。首先，建立與創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫，可以輔助檔案管理人員對人事檔案信息進行科學(xué)合理的整理、分類、分析以及匯總，并提高核心信息的保密性，提高重要信息更新與補充的便捷性[6]。如果單位內(nèi)部員工出現(xiàn)流動，檔案管理人員要在第一時間進行檔案資料的更新，并借此增強人事檔案信息的完整性與時效性。設(shè)置身份管理權(quán)限，確保既可以讓檔案資料借閱者瀏覽并查詢相關(guān)檔案信息，又不會出現(xiàn)檔案資料被遺失等問題。加強人事檔案管理流程的把控，保證人事檔案信息數(shù)據(jù)庫更新的實時性，盡可能地降低檔案信息泄露的風(fēng)險。其次，事業(yè)單位的檔案管理部門要與單位內(nèi)部的紀檢部門、人事部門以及勞動部門等聯(lián)合起來，提升人事檔案管理與開發(fā)的統(tǒng)一性與高效性，確保信息化人事檔案的管理工作要求得以滿足。各部門負責(zé)各自內(nèi)部檔案的編輯與管理，然后將檔案資料統(tǒng)一報送至檔案部門進行審核。這樣，既可以提高數(shù)據(jù)信息更新的及時性，又可以強化各部門與人事檔案管理部門的交互性，為人事檔案管理質(zhì)量和速度的優(yōu)化提供保障。最后，事業(yè)單位還可以針對人事檔案管理，定期組織開展經(jīng)驗交流會，邀請同行業(yè)專業(yè)的人事檔案管理專家，開設(shè)信息化人事檔案管理講座，加強大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用。

（六）提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位要想做好人事檔案管理工作，還需要提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)。首先，對檔案管理人員進行大數(shù)據(jù)技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用技巧，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)高效率的開展人事檔案管理工作。與此同時，對事業(yè)單位的業(yè)務(wù)需求進行分析，并以此為基礎(chǔ)進行人事檔案管理工作的優(yōu)化。其次，加強檔案資料的保密管理，尤其是關(guān)鍵、重要人員的人事檔案資料，要作為事業(yè)單位的機密資料，嚴禁外傳外發(fā)[7]。再次，嚴格按照人事檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定，對檔案管理人員的工作行為進行要求和約束，增強檔案管理人員的服務(wù)意識，提高檔案管理人員的服務(wù)能力，確保其可以勝任人事檔案管理這份工作。最后，增強檔案管理人員的責(zé)任意識，激發(fā)檔案管理人員的工作激情與熱情，使其充分意識到信息化人事檔案管理的重要性，認識到大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用價值。

（七）拓展人事檔案的利用途徑

在大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位要想做好人事檔案管理工作，還需要拓展人事檔案的利用途徑，將其逐步發(fā)展為社會性的共享資源，增強人事檔案的利用價值。首先，事業(yè)單位要將所有的人事檔案資料分成兩類，一類是保密性檔案資料，另一類是可分享性檔案資料。對這些檔案資料的利用價值進行充分的挖掘，并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案資料的服務(wù)性[8]。其次，事業(yè)單位要加強人事檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，通過數(shù)據(jù)信息的共享來提高整個事業(yè)單位服務(wù)的便捷性與優(yōu)質(zhì)性。

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位的人事檔案管理較之以前有了很大的不同。要想緊跟時代的發(fā)展，為事業(yè)單位的進一步發(fā)展提供保證，就必須要對單位內(nèi)部的人事檔案管理工作予以高度的重視。而要想借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提高人事檔案管理工作質(zhì)量，就必須要使事業(yè)單位全體人員充分意識到人事檔案管理的重要性，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。與此同時，還要構(gòu)建專門的人事檔案管理信息化系統(tǒng)，優(yōu)化和創(chuàng)新人事檔案管理模式，豐富人事檔案利用途徑，并實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)新。