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      論事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

      2022-12-29 22:34:02膠州市膠東國際機(jī)場和臨空經(jīng)濟(jì)區(qū)綜合辦公室葉珊珊
      區(qū)域治理 2022年33期
      關(guān)鍵詞:事業(yè)單位部門檔案管理

      膠州市膠東國際機(jī)場和臨空經(jīng)濟(jì)區(qū)綜合辦公室 葉珊珊

      一、基層事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

      (一)秘密性

      在檔案管理工作時(shí),這一點(diǎn)不容忽視,在開展相關(guān)工作時(shí),要將保密制度實(shí)施和執(zhí)行下去,如果出現(xiàn)泄密,將對單位造成極大影響。

      (二)真實(shí)性

      真實(shí)性這一特點(diǎn)也非常重要,可以將事業(yè)單位實(shí)際情況充分反映出來,在開展各項(xiàng)管理工作時(shí),檔案管理人員要做好資料的整理與鑒別工作,將材料的真實(shí)性與權(quán)威性體現(xiàn)出來,防止非法行為的出現(xiàn)。

      (三)動(dòng)態(tài)性

      檔案管理自身的內(nèi)容、更新與變化比較顯著,大都隨著事業(yè)單位的發(fā)展而產(chǎn)生變化。因此,在開展事業(yè)單位檔案管理工作時(shí),要樹立高度的動(dòng)態(tài)性視角,不斷與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新。

      二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

      (一)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理缺乏重視

      許多事業(yè)單位的檔案管理部門在當(dāng)前的社會(huì)現(xiàn)實(shí)下,往往是一個(gè)雞肋性質(zhì)的部門,這也是因?yàn)楣ぷ魅藛T對檔案管理缺乏重視,所以導(dǎo)致了事業(yè)單位整體服務(wù)性的缺失。隨著信息化發(fā)展的不斷進(jìn)步,事業(yè)單位工作的內(nèi)容逐漸趨向于精細(xì)化,傳統(tǒng)的檔案管理方式弊端逐漸凸顯。造成這種現(xiàn)狀的一個(gè)主要原因,是因?yàn)槭聵I(yè)單位面臨著轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期,事業(yè)單位的改革與機(jī)構(gòu)的變動(dòng)性,導(dǎo)致很多檔案管理人員不能夠明確管理檔案工作中的工作重點(diǎn)和工作要點(diǎn)。造成這種現(xiàn)狀的主要一個(gè)原因,是因?yàn)槭聵I(yè)單位缺乏相關(guān)專業(yè)的檔案管理工作人員。盡管很多事業(yè)單位的檔案管理人員雖然擁有較高的學(xué)歷,但是很大一部分專業(yè)不對口,是從行政部或者人力資源部調(diào)任過來的人員,對檔案管理的專業(yè)性并不擅長。另一方面,在頻繁的機(jī)構(gòu)改革中,檔案部門面臨著“人為刀俎,我為魚肉”的改革狀態(tài),經(jīng)常被置于可有可無的地位,很多檔案管理人員在這種情況下出現(xiàn)了頻繁離崗、離職的情況,還有一部分人員覺得檔案管理工作是比較枯燥的,所以不愿意長期從事這一門工作。以上種種以上原因,導(dǎo)致了檔案管理工作的專業(yè)性缺失,傳承性也得不到有效的延展。傳統(tǒng)的事業(yè)單位針對以上情況,往往會(huì)派遣外部專業(yè)的人員來處理內(nèi)部檔案情況,但是外部專業(yè)人員由于對內(nèi)部情況不是很了解,所以也不能做到科學(xué)有效地解決問題,所以檔案管理人員專業(yè)性的問題依然存在的。

      (二)缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度

      很多事業(yè)單位把檔案管理工作視為邊緣化的工作。在實(shí)際工作開展中,并沒有制定合理的、科學(xué)的檔案管理制度。由于檔案管理制度性的缺失,在實(shí)際工作中沒有流程可以依據(jù),沒有制度可以參考。制度規(guī)范性的缺失導(dǎo)致工作人員在處理和收集檔案信息的時(shí)候,沒有統(tǒng)一的操作模式,這樣久而久之就形成了檔案管理工作的混亂局面。雖然目前大部分企業(yè)的檔案管理都運(yùn)用了計(jì)算機(jī)來管理檔案,檔案管理的效率也進(jìn)一步得到了提升,但是很多問題仍然存在,例如在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化方面,就沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的程序、統(tǒng)一的規(guī)范和制度,管理手段依然比較落后,這樣就使檔案管理工作效率停滯不前,急需要統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范工作內(nèi)容,來規(guī)范人員的管理工作,這樣才能促進(jìn)管理效率提升。

      (三)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

      事業(yè)單位對于檔案管理人員的配置沒有采用優(yōu)化的配置方案,經(jīng)常是啟用一些離退休干部來進(jìn)行檔案管理。這些離退休干部普遍知識體系比較陳舊,不能適應(yīng)檔案管理的發(fā)展要求。與此同時(shí),在離退休的時(shí)候,老同志不能把心思全部放在工作上。想為自己爭取最后一段悠閑的時(shí)光,所以工作態(tài)度比較散漫,工作動(dòng)力不足。而且在這些老干部眼中,在經(jīng)歷了人生最輝煌的大起大落之后,反而認(rèn)為檔案管理是一種平庸工作。只是單位任命才不得不去從事檔案管理工作,所以在他們眼中,檔案管理是一件可有可無的工作。另外,除了在人員配備上的不合理之外,檔案工作室還會(huì)啟用很多臨時(shí)工作人員,包括兼職人員或者是其他部門代勞人員,這些人員的背景多樣化,使檔案管理出現(xiàn)出混亂的情況,不能使檔案工作得到系統(tǒng)化、科學(xué)化、合理化的管理,容易造成檔案管理的混亂、癱瘓。嚴(yán)重的情況還會(huì)導(dǎo)致文件丟失、文件損毀等等情況。

      (四)傳統(tǒng)檔案管理數(shù)字準(zhǔn)確性不高

      在傳統(tǒng)模式的檔案管理中,需要大量的人工成本,而且在紙質(zhì)化的檔案管理中,管理效率比較低,管理也很不方便,經(jīng)常因?yàn)槿斯さ氖д`或者人工管理的復(fù)雜性而帶來檔案管理的一些失誤,不但耗費(fèi)了大量的資源,而且也得不到很明顯的效果提升。與此同時(shí),很多人事檔案管理者,雖然具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)與管理能力,但是并沒有進(jìn)行人事檔案信息化的充分學(xué)習(xí),對于信息化的先進(jìn)手段與處理方法也沒有去及時(shí)地掌握。紙質(zhì)檔案沒有進(jìn)行及時(shí)的電子化存儲,導(dǎo)致人事檔案數(shù)量比較繁多,在工作應(yīng)用中遇到需要及時(shí)抽取或查閱的情況,不能夠準(zhǔn)確的實(shí)時(shí)提取和查閱。

      (五)缺乏信息化的管理方式

      傳統(tǒng)的管理模式缺乏信息化技術(shù)的應(yīng)用,多采用手動(dòng)管理和紙質(zhì)管理的方式,管理人員對這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行手動(dòng)分類,手動(dòng)記錄,所以工作人員每天要面臨大量而繁重的檔案工作,這一方面降低了管理效率,另一方面造成了管理失誤率的提高,所以急需要在事業(yè)單位的檔案信息化管理過程中有所建樹。單純紙質(zhì)化的文件管理并不能滿足日益增長的檔案管理需求,所以應(yīng)該通過信息化的手段,對這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行錄入、存儲和傳遞,這對于檔案管理技術(shù)和檔案管理模式是一次嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),但是卻是勢在必行的一種趨勢。

      三、事業(yè)單位檔案管理工作中的解決措施

      (一)提高事業(yè)單位對檔案的認(rèn)識程度

      之所以要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案部門的使用效率,根本上是為了提高檔案部門的重要性,把檔案部門提到企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展之中,提到主要的戰(zhàn)略地位之中。雖然檔案管理工作不會(huì)創(chuàng)造出直接效益,但是它關(guān)系到事業(yè)單位的工作形象和工作效率,也關(guān)系到事業(yè)單位自身的價(jià)值體現(xiàn),所以工作人員應(yīng)該充分意識到檔案管理工作的重要性,要明確檔案部門不是事業(yè)單位發(fā)展的瓶頸和累贅,也不是可有可無的部門,而是事業(yè)單位發(fā)展的動(dòng)力,能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展推住助瀾,能夠記錄事業(yè)單位發(fā)展的歷程,還能夠?qū)θ藛T進(jìn)行立檔歸卷。人事檔案的建立能夠?yàn)閭€(gè)人的發(fā)展奠基,能夠使人員對自己的職業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)有一個(gè)綜合審視,也能夠使部門領(lǐng)導(dǎo)在對人員的管理、分配上達(dá)到有的放矢、有據(jù)可依的便利性,所以無論是從集體利益還是個(gè)人利益層面,事業(yè)單位檔案管理都具有重要的戰(zhàn)略地位,所以要提高認(rèn)識,不斷優(yōu)化檔案管理。首先,要加強(qiáng)集約化管理,防止檔案分散、凌亂,使檔案工作呈現(xiàn)系統(tǒng)性和完整性的特征,這樣才能使事業(yè)單位的整個(gè)發(fā)展歷程得到系統(tǒng)化、完整化的呈現(xiàn)。其次,要促使學(xué)員的檔案意識提高,進(jìn)行《檔案法》的普及,及時(shí)利用關(guān)鍵階段——例如世界讀書日,進(jìn)行文本閱讀的教育,讓全體人員都對檔案建立和檔案的管理工作重視起來,只有全員形成了綜合而健全的檔案意識,才能促使檔案管理部門戰(zhàn)略地位提高。

      (二)建立統(tǒng)一的檔案管理制度

      首先,應(yīng)該從檔案管理制度上不斷地變革,制度始終是事業(yè)單位行使工作的重要依據(jù),也是流程化工作、科學(xué)化工作規(guī)范化工作的重要依據(jù)。在內(nèi)部的管理機(jī)構(gòu)設(shè)置過程中,同時(shí)需要注意檔案管理部門工作的獨(dú)立性,領(lǐng)導(dǎo)層要給予檔案管理部門相應(yīng)的權(quán)利,讓其擁有獨(dú)立的資源,獨(dú)立的組織設(shè)計(jì)。另一方面,檔案管理部門要加強(qiáng)在制度執(zhí)行過程中的監(jiān)督作用,圍繞著檔案管理為核心,打造一個(gè)科學(xué)、規(guī)范的檔案管理體系。應(yīng)該在現(xiàn)有基礎(chǔ)上規(guī)范檔案的管理流程,從初步資料審查到檔案錄入、檔案存儲、檔案調(diào)閱、檔案保密等等流程,提升檔案管理信息化的有效性、標(biāo)準(zhǔn)性。其次要避免管理人員肆意揮霍自己的權(quán)利,任意查處人事檔案資料。再者,對于現(xiàn)行的、優(yōu)化后的檔案管理制度,要進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督,嚴(yán)格把控,要杜絕部分管理人員違法行為發(fā)生,做好工作人員的教育工作,強(qiáng)化管理人員的管理意識、安全意識和信息化意識,能夠讓相關(guān)人員嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律法規(guī),能夠積極約束自己的行為,始終做到認(rèn)真、嚴(yán)肅、積極、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐瓿勺约旱南嚓P(guān)工作。

      (三)不斷地建設(shè)和強(qiáng)化人才隊(duì)伍

      傳統(tǒng)模式下,在配備相關(guān)的管理人員的時(shí)候,領(lǐng)導(dǎo)部門沒有選擇比較優(yōu)秀的和負(fù)責(zé)任的重要員工來從事這個(gè)崗位的工作。如今,這種觀念應(yīng)該予以改變,在挑選員工的時(shí)候,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該注意選擇能力出眾、責(zé)任感較強(qiáng)的員工來進(jìn)行檔案管理。根據(jù)當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求,需要不斷的建設(shè)和強(qiáng)化人才隊(duì)伍的建設(shè),檔案管理部門需要引入優(yōu)秀的專業(yè)人才,并且配備合理的培訓(xùn)資源和激勵(lì)機(jī)制,讓整體的檔案管理人員工作水平、工作技能、工作素養(yǎng)得到進(jìn)一步的優(yōu)化和提升。與此同時(shí),為了有效地提高檔案管理人員的檔案管理意識,需要在管理人員的思政建設(shè)上給予一定的策略。因?yàn)槭聵I(yè)單位人事檔案管理工作不僅關(guān)系到相關(guān)的知識和技能的應(yīng)用,還關(guān)系到管理人員是否有職業(yè)道德,管理人員的道德和思想作風(fēng)是否完善,這樣才能做到檔案資料管理的安全性、保密性,才能為檔案管理的建設(shè)工作提供“人腦安全密碼”,并保證這些珍貴的人事資料能夠不外泄、不外賣。在整個(gè)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)過程中,對技術(shù)能力過硬和道德素養(yǎng)良好的檔案管理人員,要予以嘉獎(jiǎng);對于重點(diǎn)崗位的關(guān)鍵技術(shù)人員和關(guān)鍵管理人員要給予充分的待遇提升,從福利和薪酬方面展開適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。只有人才隊(duì)伍經(jīng)過充分的激勵(lì)之后,他們才有動(dòng)力深化工作節(jié)奏、調(diào)整工作步伐、優(yōu)化工作內(nèi)容。正是因?yàn)槿绱?,事業(yè)單位的檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者,應(yīng)該著重檔案管理人員的結(jié)構(gòu)性優(yōu)化,對于將要從事或已經(jīng)從事檔案管理的工作人員,要予以科學(xué)化的培訓(xùn)管理、正向的激勵(lì)和相關(guān)的待遇提升。

      (四)加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化和信息化

      從初步資料審查到檔案錄入、檔案存儲、檔案調(diào)閱、檔案保密等等流程,提升檔案管理數(shù)字化的有效性、標(biāo)準(zhǔn)性。數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理邁進(jìn)的一個(gè)基礎(chǔ)性革命。它告別了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方式,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的錄入,把紙質(zhì)文檔全部轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的文檔,所以在數(shù)字化的建設(shè)過程中,一定要配備專業(yè)的、細(xì)心的工作人員,保證檔案錄入工作的正確率。與此同時(shí),要加緊實(shí)施信息化建設(shè),使檔案管理過程能夠應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段,協(xié)助事業(yè)單位進(jìn)行檔案的開發(fā)和利用,來促進(jìn)事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)效率。在隨時(shí)調(diào)取、查閱、整編管理檔案工作中,能夠?qū)嵤└咝У男畔⒒芾砑夹g(shù)手段,提高事業(yè)單位管理效率,使檔案管理能夠更好地為事業(yè)單位發(fā)展而奠定基礎(chǔ)。

      (五)掌握流動(dòng)性管理方式

      事業(yè)單位不僅需要注重檔案管理水平的提升,還需要從工作基礎(chǔ)上意識到對人員流動(dòng)性管理的重要性。在進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)時(shí),需要按照管理制度對人員的工作進(jìn)行合理的安排,讓每個(gè)檔案管理人員能夠明確自身的工作內(nèi)容。管理人員在離職或退休的時(shí)候,需要將自己手上的工作做好交接,保證檔案管理工作的全面性,進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案管理工作的高效性。

      四、總結(jié)

      現(xiàn)如今,國有企業(yè)和事業(yè)單位不斷深化改革的背景下,全面優(yōu)化檔案館管理工作,不但能夠滿足公眾對于事業(yè)單位的檔案服務(wù)要求,而且能夠促進(jìn)事業(yè)單位的管理性、政治性以及服務(wù)性的本質(zhì)提升。所以,事業(yè)單位應(yīng)該立足當(dāng)下,建立長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo),以檔案部門為發(fā)展背書,不斷開啟事業(yè)單位發(fā)展的新篇章。

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