事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑分析

中國電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院 徐艷梅

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，使得人們的生活、生產(chǎn)方式發(fā)生了較大的變化。在信息技術(shù)不斷應(yīng)用的情況下，事業(yè)單位的檔案管理工作需要進行優(yōu)化，轉(zhuǎn)變當前的管理模式，實現(xiàn)檔案工作的信息化開發(fā)，并凸出檔案管理工作在事業(yè)單位中所存在的價值。因此，事業(yè)單位需要順應(yīng)時代的發(fā)展，針對檔案管理工作進行優(yōu)化，深度挖掘檔案中的信息價值，為事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)揮積極的推動作用。在這一背景下，深入探究事業(yè)單位檔案管理存在的問題，并提出積極的解決對策，對于事業(yè)單位檔案管理工作的推進產(chǎn)生了重要的價值。因此，本文針對這一問題進行了深入研究。

一、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的重要性

第一，實現(xiàn)資源的合理配置。事業(yè)單位檔案中的高價值信息非常多，加強檔案管理工作的優(yōu)化，可以實現(xiàn)資源的合理配置。在事業(yè)單位發(fā)展中應(yīng)用信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)新，可以對于當前的資源進行合理的配置。新時期事業(yè)單位檔案管理工作也向著數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展[1]。在事業(yè)單位檔案管理是可以建立電子化檔案，使得檔案的收集、查閱以及存儲的效率大大提升，實現(xiàn)單位資源有效共享、各部門之間信息溝通效率的提升。

第二，提升工作效率。事業(yè)單位檔案管理工作十分復(fù)雜，涉及大量的資料、數(shù)據(jù)文件，需要實現(xiàn)各工作之間的有效銜接，并充分發(fā)揮檔案管理工作的價值，但是在傳統(tǒng)工作模式下，檔案管理工作主要是依靠人工來完成，工作質(zhì)量和工作效率得不到保證，容易引發(fā)較多的問題。在新時期信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，檔案管理工作的信息量也不斷地增加，引入新的技術(shù)可以實現(xiàn)各業(yè)務(wù)之間的有效銜接，包括檔案的查詢、保存、借閱等。也可以充分發(fā)揮檔案的價值，為事業(yè)單位的決策提供數(shù)據(jù)支撐，有效地解決傳統(tǒng)工作中存在的不足。

第三，順應(yīng)時代的發(fā)展。信息技術(shù)的發(fā)展，使得傳統(tǒng)檔案管理工作的方式發(fā)生了較大的變化，僅依靠人工的方式來進行檔案管理已經(jīng)無法滿足時代的需求。因此，針對事業(yè)單位檔案管理工作進行優(yōu)化，需要順應(yīng)時代的發(fā)展，提升檔案管理的效率。在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作受到了人們的重視，需要充分接觸與信息技術(shù)來針對當前檔案管理工作的方式進行創(chuàng)新[2]。但是長期以來事業(yè)單位在檔案管理工作存在著重視不足、投入不足等多項問題，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，可以保證事業(yè)單位順應(yīng)時代的發(fā)展，滿足新時期事業(yè)單位管理的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

第一，管理意識不強。事業(yè)單位長久發(fā)展以來，檔案管理工作并沒有受到應(yīng)有的重視，有些事業(yè)單位認為檔案管理工作沒有太高的價值，導(dǎo)致這項工作的工作效率低、工作質(zhì)量低，僅僅是進行信息的收集以及保存，并沒有為單位的人才管理提供更多的數(shù)據(jù)參考。他們認為檔案管理工作十分單一，并沒有針對檔案中的信息進行深度的價值挖掘，也沒有投入較多的時間及精力進行管理。有些檔案管理部門也認為檔案僅僅是簡單的文件保存，只要不損壞文件就完成了工作，導(dǎo)致檔案管理工作成為一項邊緣工作，無法提升整體的管理水平及效率。

第二，管理制度不完善。當前，我國事業(yè)單位的檔案管理工作尚顯籠統(tǒng)，并沒有制定完善的檔案管理制度，尤其是沒有針對檔案管理人員的行為進行約束。在事業(yè)單位缺乏正確認知的基礎(chǔ)上，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理制度得不到有效的落實，嚴重影響了檔案管理工作的效率。一些事業(yè)單位在進行制度管理時，也沒有針對自身的實際情況建立有效的管理制度，導(dǎo)致制度也沒有發(fā)揮相應(yīng)的價值，無法滿足新時期檔案管理工作的要求。一些事業(yè)單位的檔案管理制度存在較多的漏洞，并沒有針對當前檔案管理模式進行詳細的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作十分被動，各項流程也缺乏完善的制度保障，在軟件以及硬件的投入方面缺乏制度的支撐。

第三，管理員的專業(yè)水平有待提升。一些事業(yè)單位負責(zé)檔案管理工作的人員缺乏專業(yè)的水平，只是進行簡單的檔案收集以及保存。因此，在新時期信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)有的專業(yè)能力已經(jīng)無法滿足新時期工作的要求。部分事業(yè)單位的檔案管理部門將檔案管理工作等同于資料保存，沒有派出專業(yè)的人員，也沒有進行持續(xù)的人員培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)得不到提升。

第四，檔案管理的設(shè)備較為落后。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，各個行業(yè)都開始借助于信息技術(shù)來開展管理工作，在事業(yè)單位檔案管理中也逐步引入信息技術(shù)，并實現(xiàn)信息化檔案管理。但是因沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，一些事業(yè)單位新興技術(shù)的使用范圍較窄，并沒有借助于信息技術(shù)來深度挖掘檔案管理工作的價值。一些事業(yè)單位的檔案管理工作場所相對狹小，無法滿足信息化設(shè)備的應(yīng)用要求，尤其是在管理人員缺乏信息技術(shù)使用經(jīng)驗及能力的基礎(chǔ)上，仍然借助于人工來進行檔案的登記工作，導(dǎo)致檔案管理的效率相對較低[3]。同時，事業(yè)單位對于檔案的應(yīng)用程度不夠，盡管事業(yè)單位的檔案資料內(nèi)容豐富，但是長時間被擱置，導(dǎo)致檔案的利用率低，其內(nèi)在價值得不到挖掘。部分事業(yè)單位檔案管理工作在資金投入不足的情況下，現(xiàn)代化的設(shè)備也無法得到大面積的應(yīng)用，檔案管理工作數(shù)字化進程也受到了限制。盡管一些事業(yè)單位開始進行檔案管理系統(tǒng)的更新，在設(shè)計中卻沒有與單位的實際工作特點進行有效結(jié)合，無法充分發(fā)揮檔案管理數(shù)字化的價值。在事業(yè)單位檔案管理中，信息渠道的單一也是較為嚴重的問題。一些事業(yè)單位僅僅進行數(shù)字化的錄入，對一些影像信息的利用率不高，也沒有針對檔案管理工作來建立專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)資源庫，無法實現(xiàn)信息的集成化管理，導(dǎo)致整體的建設(shè)進程較為落后。作為管理人員，在日常工作中必須要注重信息化數(shù)據(jù)的利用，但是當前對于檔案工作后期的價值挖掘不足，無法為事業(yè)單位決策的開展提供資料支撐。

三、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的原則及路徑

（一）事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的原則

第一，體現(xiàn)整體化與個性化。針對事業(yè)單位檔案管理工作進行優(yōu)化時，必須要遵循一定的原則。首要的就是兼顧整體化以及個性化。在制定事業(yè)單位檔案管理制度時，需要基于檔案管理工作的法律法規(guī)，將其作為基礎(chǔ)性的依據(jù)，針對整體的制度進行優(yōu)化。而具體的管理制度則需要結(jié)合事業(yè)單位的實際情況，保證管理制度符合本單位日常工作的狀況，實現(xiàn)針對性的管理。

第二，確保事業(yè)單位管理制度的落實。一些事業(yè)單位已經(jīng)制定了關(guān)于檔案管理工作的制度，但是在落實時卻出現(xiàn)了較多的問題。因此，新時期隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作需要得到創(chuàng)新優(yōu)化，同時也需要注意管理制度的落實，充分發(fā)揮檔案管理制度的約束作用。因此，事業(yè)單位也需要針對檔案管理制度的落實進行有效的監(jiān)督，確保制度得到真正落實。

第三，實現(xiàn)工作人員的權(quán)責(zé)統(tǒng)一。在事業(yè)單位的檔案管理中，必須要確保工作人員的權(quán)責(zé)統(tǒng)一。工作人員工作的積極性，直接影響著檔案管理工作的效果。因此，在充分保障檔案管理工作人員權(quán)益的基礎(chǔ)上，明確各個工作人員的日常職責(zé)。尤其是在新時期檔案工作量不斷增大的情況下，調(diào)動員工的積極性，明確各個員工負責(zé)的內(nèi)容，可以有效地提升其工作的熱情，為檔案管理工作效率的提升提供保障[4]。

（二）事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的路徑

第一，加強對檔案管理的重視。在新時期，事業(yè)單位必須要充分認識到檔案管理工作的重要性。尤其是在時代發(fā)展的背景下，事業(yè)單位的檔案管理必須要應(yīng)對新時期的挑戰(zhàn)，提升檔案管理工作的質(zhì)量及效率。在事業(yè)單位加強檔案管理工作時，必須要加強宣傳，使員工也認識到檔案管理工作對于單位發(fā)展所發(fā)揮的重要價值。尤其是在信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位必須使員工能夠注意運用信息化技術(shù)對檔案管理工作所產(chǎn)生的價值。在提升工作效率的同時，使檔案管理工作能夠為單位的發(fā)展提供服務(wù)。一方面，事業(yè)單位的管理人員需要樹立科學(xué)的意識，及時了解當前工作中存在的不足。作為檔案管理部門的負責(zé)人，也需要更新自身的理念，加強對檔案管理的宣傳教育，對當前管理工作進行優(yōu)化，使事業(yè)單位的管理人員能夠不斷提升責(zé)任感，并在具體工作中按照檔案管理工作的規(guī)定開展相關(guān)的工作。在事業(yè)單位檔案管理進行優(yōu)化時，也需要加大資金和人員的投入，實現(xiàn)設(shè)備的優(yōu)化，滿足新時期檔案管理工作所需要的硬件及軟件需求。

第二，優(yōu)化管理制度。在時代發(fā)展的背景下，事業(yè)單位必須要注意工作制度的調(diào)整及優(yōu)化，尤其是在信息化推進過程中，事業(yè)單位承擔(dān)著較多的任務(wù)，檔案管理工作的重要性也越來越高。因此，事業(yè)單位需要充分借鑒先進的管理經(jīng)驗，結(jié)合自身的特點進行管理制度的優(yōu)化以及調(diào)整。事業(yè)單位的檔案管理制度需要針對檔案管理的各項流程進行完善，特別是新時期信息技術(shù)出現(xiàn)以后，對于檔案管理工作所提出的挑戰(zhàn)。如果存在制度不合理的問題，需要及時地進行優(yōu)化[5]。只有這樣，才能確保管理制度落到實處。檔案管理工作的流程較為繁瑣，需要涉及檔案的收集、保密以及檔案的日常管理。在針對檔案管理制度進行完善時，需要涉及有些內(nèi)容保密檔案管理的規(guī)范化，并對員工的行為進行約束。如果發(fā)現(xiàn)在日常檔案管理中，人為因素所引發(fā)的檔案破損、丟失等各項問題，必須要進行嚴格的懲處，確保檔案的安全。而在單位內(nèi)部進行檔案管理時，也需要有專業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)小組進行分工，確保檔案的收集及整理的規(guī)范化。

第三，提升檔案管理人員的專業(yè)水平。事業(yè)單位的檔案管理，需要有專業(yè)的團隊來進行完成。在新時期檔案管理工作方式進行轉(zhuǎn)變的情況下，有些人員實力不足，這會對整體的工作效率產(chǎn)生不利的影響，無法充分地落實檔案管理工作的要求。在新時期信息技術(shù)變革的情況下，打造專業(yè)的團隊是非常必要的。只有提升工作人員的專業(yè)水平，才能夠確保檔案管理工作落到實處。尤其是信息化建設(shè)，是需要針對工作人員的信息技術(shù)水平以及管理理念進行更新，結(jié)合員工的實際情況來制定專業(yè)化的培訓(xùn)計劃，使員工的操作能力得到提升。同時，員工的培訓(xùn)需要實現(xiàn)理論與實踐的相結(jié)合，在更新理念的情況下，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)的有效落實。例如，針對檔案信息資料進行錄入時，可以改變傳統(tǒng)的手工填寫模式，借助于信息技術(shù)的填寫來保證工作的效率。而在進行檔案管理時，也可以打造專屬數(shù)據(jù)庫，達到解放人力的目的。在選拔檔案工作人員時，也需要注意提升門檻，針對人員進行選擇、招聘時，需要考慮其專業(yè)能力、信息化應(yīng)用能力，提升整體的素質(zhì)。檔案管理工作也可以通過內(nèi)部人員帶動、提升整體的素質(zhì)，選擇專業(yè)水平高的人員帶動其他人員，提升整個團隊的實力。

第四，實現(xiàn)信息化管理平臺的建設(shè)。在時代發(fā)展的背景下，為了針對當前事業(yè)單位檔案管理工作進行優(yōu)化，必須要加大對于信息技術(shù)的應(yīng)用。檔案管理工作量非常大，無法完全依靠人工來完成相應(yīng)的工作。因此，在加大資金投入的情況下，針對當前的硬件設(shè)備進行優(yōu)化，實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。針對事業(yè)單位進行信息平臺打造時，需要結(jié)合本單位的實際情況來建立專業(yè)的中心服務(wù)體系、數(shù)字化管理平臺，這是基礎(chǔ)要求，可以為其他工作的開展提供支撐。在進行平臺建設(shè)時，必須要注意新時期大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，充分考慮事業(yè)單位檔案管理工作的要求來加大平臺的推廣。例如，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完善時，需要建立完善的平臺，但是也要注意成本的投入，包括購買硬件設(shè)施的成本以及后期維護的成本[6]。而在平臺建設(shè)完成之后，需要進行日常工作的教育，使工作人員能夠熟練地操作事業(yè)單位檔案管理平臺，確保完成檔案的日常管理工作。只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案管理的價值，為事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)的開展提供數(shù)據(jù)支撐。

在進行設(shè)備完善時，也需要注意結(jié)合單位的情況來針對成就的設(shè)備進行更新，但是需要注意電子信息檔案的有效保存，選擇一些相對安全的電子產(chǎn)品，實現(xiàn)各單位數(shù)據(jù)的對接共享。同時，在進行檔案管理時必須要注意檔案的安全性，尤其是信息技術(shù)的引入，會對當前檔案管理工作提出較大的挑戰(zhàn)。作為事業(yè)單位的管理人員，必須要嚴格遵循檔案管理的日常規(guī)范，避免人為因素所引發(fā)的信息泄露問題。同時，針對檔案管理平臺，需要提高系統(tǒng)的安全等級，借助于網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)來避免出現(xiàn)信息泄露的問題。同時也需要注意新時期病毒侵入，在軟件和硬件方面來加強保護。通過安全保密技術(shù)來實現(xiàn)系統(tǒng)的升級，通過指紋識別、數(shù)字簽名等方法，保證事業(yè)單位的檔案得到安全管理。

第五，實現(xiàn)各部門之間的高效溝通。事業(yè)單位的檔案管理工作，需要與各部門之間進行溝通，保證信息的高效傳遞，尤其是在信息化工作中。確保檔案之間的信息高效傳遞是非常重要的。在進行檔案優(yōu)化時，必須要借助于信息技術(shù)來進行改革創(chuàng)新，提升各部門之間的溝通效率，并注重檔案的及時收集以及存儲，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作之間進行有效結(jié)合。而各部門之間在進行信息傳遞時，也需要注意通過網(wǎng)絡(luò)平臺來提升效率，通過相應(yīng)的軟硬件來建立檔案管理的專業(yè)平臺。在技術(shù)人員開發(fā)的基礎(chǔ)上，注重平臺的后期維護。在認真落實檔案管理工作制度時，可以充分考慮各部門的管理要求以及檔案管理工作任務(wù)，確保檔案管理工作落到實處，并注重信息的記錄與后期的管理。在各部門充分交流以及溝通的情況下，解決當前檔案管理中存在的不足并出臺完善的措施，使檔案管理工作能夠得到真正優(yōu)化，并輔助事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作順利開展。

四、結(jié)語

當前，事業(yè)單位檔案管理工作處于重要的轉(zhuǎn)型時期，必須要根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展的要求，借助于信息技術(shù)針對當前的管理理念進行優(yōu)化，實現(xiàn)檔案管理工作的升級。在事業(yè)單位發(fā)展中對于信息的要求會越來越高，作為檔案管理人員，必須要更新自身的管理理念，提升自身的管理水平，針對本單位的檔案管理工作進行收集，才能夠滿足新時期事業(yè)單位發(fā)展的要求，并解決傳統(tǒng)工作中存在的不足，確保檔案管理工作充分發(fā)揮其價值。