國(guó)有企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略分析

濰坊市園林環(huán)衛(wèi)集團(tuán)有限公司 韓冰

檔案管理服務(wù)于企業(yè)管理的全過(guò)程，作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其支撐著企業(yè)的發(fā)展。提升國(guó)有企業(yè)的檔案管理服務(wù)水平，有利于企業(yè)不斷提高自身的管理水平，進(jìn)而提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。而在新的形勢(shì)下，國(guó)有企業(yè)檔案管理也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)，并且存在很多問(wèn)題，要及時(shí)解決這些問(wèn)題，提升檔案管理水平，為企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要意義

（一）確保國(guó)有資產(chǎn)保值增值和企業(yè)生存發(fā)展

企業(yè)檔案中記錄著企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)，是企業(yè)生存發(fā)展的重要資源，企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的構(gòu)成都在此有直接的體現(xiàn)[1]。這些檔案資源能作為企業(yè)進(jìn)行決策活動(dòng)時(shí)的重要依據(jù)，因此有助于企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)也能為國(guó)企的結(jié)構(gòu)升級(jí)提供相應(yīng)的理論依據(jù)，有助于企業(yè)進(jìn)行更多的可行性分析，從而做出精準(zhǔn)預(yù)測(cè)。另外，檔案中還包括企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案，很多相關(guān)憑證、資料都有助于企業(yè)維護(hù)自身的合法權(quán)益，以免遭受經(jīng)濟(jì)損失。

（二）為后續(xù)檔案交接工作提供了重要的憑證

供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革中，國(guó)企或多或少都會(huì)涉及企業(yè)檔案，而檔案的處置問(wèn)題關(guān)乎職工權(quán)益的維護(hù)，同時(shí)還與國(guó)有資產(chǎn)的維護(hù)息息相關(guān)[2]。同時(shí)，國(guó)企檔案中有很多人事檔案、文書(shū)材料、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案等，而這些檔案囊括了企業(yè)的各個(gè)方面的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的信息記錄，反映著企業(yè)的真實(shí)發(fā)展情況，并且有完整的記錄。

（三）有利于提升國(guó)有企業(yè)管理水平和軟實(shí)力

企業(yè)檔案能反映一個(gè)企業(yè)的真實(shí)管理水平。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其記錄著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的全過(guò)程[3]。國(guó)企更能以此為企業(yè)管理的一種重要手段，促進(jìn)企業(yè)提高工作效率。另外，在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)檔案還在很大程度上反映著企業(yè)的發(fā)展成果，并記載著企業(yè)的發(fā)展理念。因此，企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)軟實(shí)力水平的提升具有重大意義。為此，國(guó)企要提升對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)同度，結(jié)合相關(guān)檔案，分析自身發(fā)展的歷史規(guī)律，在充分尊重歷史的基礎(chǔ)上，制定有效的經(jīng)營(yíng)決策，讓相關(guān)戰(zhàn)略契合企業(yè)文化，符合時(shí)代發(fā)展戰(zhàn)略，從而有效提升國(guó)有企業(yè)管理水平。

二、國(guó)有企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題

國(guó)企深化改革后，各方面都發(fā)生了較大變動(dòng)，尤其在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面，在新時(shí)期，傳統(tǒng)的檔案管理的理念已經(jīng)無(wú)法匹配當(dāng)代國(guó)企的經(jīng)營(yíng)管理水平：

（一）檔案管理人員的意識(shí)較弱

首先，檔案管理工作是一項(xiàng)不能馬上體現(xiàn)收益價(jià)值的基礎(chǔ)性工作，并且大部分人都認(rèn)為這項(xiàng)工作是檔案部門的“一家”之事，企業(yè)的關(guān)注度也不是很高，投入的資金也相對(duì)較少，使得檔案管理工作的很多事項(xiàng)都無(wú)法順利開(kāi)展[4]。其次，很多部門的管理者都十分欠缺檔案意識(shí)，并且很多其他非相關(guān)人員也不具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)，大部分人都將檔案管理工作狹隘地理解為歸檔和保存檔案，因此認(rèn)為很多檔案由自己來(lái)保管更為妥當(dāng)。而這種觀念直接導(dǎo)致大部分企業(yè)職工不重視企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的文檔資料的提交，影響了檔案資料的更新，耽誤了新檔案資料的存檔。另外，還有一些檔案管理人員的工作觀念不能與時(shí)俱進(jìn)，過(guò)分依賴以往的工作經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)用手工管理方式開(kāi)展檔案管理工作，不注重創(chuàng)新。檔案管理創(chuàng)新不足在很大程度上阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)。

（二）管理人員技能亟待提升

有些國(guó)企檔案管理在人手配置上嚴(yán)重不足，僅有1-2名管理人員，且還都是非相關(guān)專業(yè)的兼職人員。而讓這些非檔案管理專業(yè)的人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，很難取得良好的工作成效。有些人員缺乏理論知識(shí)和綜合素養(yǎng)，甚至根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。一方面，文檔資料的數(shù)量越來(lái)越大，面對(duì)越來(lái)越復(fù)雜的檔案信息，很多管理人員都顯得力不從心，也無(wú)力在此項(xiàng)工作上進(jìn)行創(chuàng)新。另一方面，部分管理人員較為欠缺檔案管理的專業(yè)知識(shí)，并且相關(guān)技能水平也較低。而企業(yè)提供的相關(guān)培訓(xùn)也十分有限，使得這些人員一直無(wú)法接受繼續(xù)教育。在信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用的當(dāng)代社會(huì)，相關(guān)人員不注重提升自己的信息化素養(yǎng)，在很大程度上制約了企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和升級(jí)。

（三）檔案管理制度亟待完善

國(guó)企要想讓檔案管理工作更加規(guī)范化，就要不斷完善企業(yè)制度，但是在我國(guó)目前的國(guó)有企業(yè)改革中，較為普遍的問(wèn)題就是欠缺對(duì)檔案管理的重視[5]。尤其在相關(guān)制度體系的完善上重視度較低，這導(dǎo)致相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)沒(méi)有相應(yīng)制度作指導(dǎo)，很多事項(xiàng)都不能高效地開(kāi)展。因此，國(guó)企要在建立健全企業(yè)檔案管理制度方面給予更多的重視，針對(duì)多年未修訂的制度進(jìn)行及時(shí)修訂，對(duì)不夠健全的檔案管理流程進(jìn)行有效完善。

（四）信息化程度亟待提升

目前，我國(guó)國(guó)企的檔案管理軟件、硬件設(shè)備都十分欠缺，如復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并且企業(yè)對(duì)這方面的重視度也較低[6]。很多設(shè)備的更新速度也十分緩慢，在一定程度上也影響了檔案數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程。另外，部分國(guó)企仍未設(shè)置數(shù)字檔案室，還有的企業(yè)通過(guò)紙質(zhì)歸檔、流轉(zhuǎn)等方式開(kāi)展相關(guān)工作，而未建立自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，這對(duì)檔案信息的查詢、推送等工作造成不小的影響，妨礙了工作的正常開(kāi)展。

（五）檔案的協(xié)同利用受到制約

檔案管理工作有較強(qiáng)的綜合性，其不僅僅需要相關(guān)人員有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，還需要企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層以及各級(jí)職工能對(duì)其進(jìn)行充分運(yùn)用。企業(yè)檔案作為企業(yè)的重要信息資源，是企業(yè)的重要知識(shí)資產(chǎn)，在沒(méi)有得到充分利用的情況下，很難激發(fā)大家提供檔案信息的熱情。此外，在以往的檔案管理中，相關(guān)人員通常都采用分庫(kù)管理的方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，讓不同方面的檔案資料都在各自獨(dú)立的系統(tǒng)中獨(dú)立運(yùn)行。這種管理方法有較強(qiáng)的分散性，在很大程度上制約了人們對(duì)檔案資源的高效利用。

三、完善國(guó)有企業(yè)檔案管理的策略

要想在當(dāng)前的環(huán)境下對(duì)國(guó)企檔案管理工作方式進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，首先要明確當(dāng)前企業(yè)的各方面發(fā)展情況，并基于企業(yè)的管理現(xiàn)狀提出具體的檔案管理改革思路。當(dāng)前階段的國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作的最主要問(wèn)題是嚴(yán)重缺乏重視度，這直接導(dǎo)致檔案管理工作本身的價(jià)值無(wú)法得到充分發(fā)揮。為了更好地提升檔案管理工作的服務(wù)水平，必須要提高重視度，并且要對(duì)管理模式進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，要抓住重點(diǎn)，找到短板，逐項(xiàng)完善：

（一）推行企業(yè)檔案“一站式”服務(wù)

在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，國(guó)企要想更好發(fā)展，必須改變管理方式，摒棄以往的管理理念。要加強(qiáng)精細(xì)化管理，改變以往的粗放型的管理方式，并且加強(qiáng)信息化管理。另外，在檔案管理目標(biāo)的制定上，要以提高對(duì)檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)為主，而不是單純地注重收集整理。在這個(gè)背景下，國(guó)有企業(yè)要讓檔案充分發(fā)揮積極作用，促使其在企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中體現(xiàn)出更多的價(jià)值，要讓各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化水平有更多的提高，并創(chuàng)新檔案資料的保管機(jī)制。此外，最重要的是，要主動(dòng)改進(jìn)服務(wù)方式，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求，有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)檔案信息，推行信息化服務(wù)手段，促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)建設(shè)

檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)是國(guó)企檔案改革的重要支撐，是推動(dòng)檔案工作和企業(yè)健康發(fā)展的重要保障。首先是加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)提供人才、物理等方面的支持，并將檔案工作納入年度計(jì)劃中。并且相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)找出相關(guān)工作中的問(wèn)題，通過(guò)定期聽(tīng)取相關(guān)工作匯報(bào)進(jìn)一步明確下一步的發(fā)展計(jì)劃，并做出發(fā)展規(guī)劃。其次是強(qiáng)化檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，國(guó)企要注重設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，并配備合適的人員，定期對(duì)他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合能力，同時(shí)將相關(guān)經(jīng)費(fèi)列入企業(yè)的年度預(yù)算。

（三）完成思想意識(shí)方面的轉(zhuǎn)變

目前，企業(yè)檔案管理工作還很難滿足新形勢(shì)下的新的相關(guān)工作要求，且與之存在較大的差距。對(duì)此，為了滿足黨和國(guó)家事業(yè)快速發(fā)展的下產(chǎn)生的新要求，更好地推動(dòng)國(guó)企檔案的轉(zhuǎn)型，可以讓檔案部門發(fā)揮更多的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，做出進(jìn)一步的開(kāi)拓創(chuàng)新。而在這一過(guò)程中，最重要的就是轉(zhuǎn)變工作意識(shí)。國(guó)企各層領(lǐng)導(dǎo)干部要對(duì)企業(yè)檔案的各方面工作都給予充分的重視，并投入更多的人、財(cái)、力支持，讓企業(yè)檔案管理工作能有更多的創(chuàng)新。在激勵(lì)相關(guān)工作者這方面，為了讓檔案管理相關(guān)工作者能進(jìn)一步發(fā)揮工作積極性，主動(dòng)投入相關(guān)工作，要讓他們認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，提高他們對(duì)檔案管理工作價(jià)值的認(rèn)知水平。最后，要讓所有的國(guó)企員工的思想有一定的改變，提高他們協(xié)同辦公的意識(shí)，這樣才能讓各部門積極配合，從而推動(dòng)檔案管理工作順利開(kāi)展。

（四）保證檔案管理環(huán)境設(shè)施的規(guī)范性

在建設(shè)檔案管理環(huán)境時(shí)，要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施配置好，并且在建設(shè)檔案室的時(shí)候，要提前做好相關(guān)計(jì)劃，對(duì)檔案用房相關(guān)事宜做好提前安排。要對(duì)檔案室的布局和結(jié)構(gòu)有足夠的了解，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)研究，在規(guī)劃的過(guò)程中，要認(rèn)真做好功能分區(qū)。為了避免盜竊、著火、受潮等情況的發(fā)生，必須做好相關(guān)安全保障工作，以增強(qiáng)檔案室的實(shí)用性和安全性。另外，企業(yè)要不斷完善相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)格審批檔案的使用和借閱等環(huán)節(jié)，同時(shí)做好保密規(guī)定、安全檢查等管理工作，保證檔案室的舒適性和整潔性。對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的配備，必須做到符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括掃描設(shè)備和其他基礎(chǔ)的電腦設(shè)備等等。檔案盒的質(zhì)量也要符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置的檔案盒的尺寸要科學(xué)合理，要能滿足不同類型檔案的存放需要。同時(shí)還要做好管理工作和經(jīng)驗(yàn)防范工作，根據(jù)現(xiàn)有的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際要求，保證檔案能最大限度地發(fā)揮其自身價(jià)值。

（五）加強(qiáng)“四個(gè)基礎(chǔ)”建設(shè)

第一，要規(guī)范規(guī)章制度，只有讓國(guó)企檔案制度體系得以進(jìn)一步完善，才能健全制度基礎(chǔ)。企業(yè)在規(guī)范自身檔案管理行為的過(guò)程中，要結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)，根據(jù)國(guó)家檔案局頒布的各項(xiàng)實(shí)施規(guī)范，進(jìn)一步明確符合自身實(shí)際情況的實(shí)施方法，并將其應(yīng)用在實(shí)際的檔案管理相關(guān)實(shí)踐中。與此同時(shí)，檔案管理相關(guān)部門還應(yīng)加強(qiáng)與其他部門的協(xié)調(diào)和配合，從而及時(shí)完成各種檔案的收集和歸檔工作，并不斷規(guī)范自身的業(yè)務(wù)要求。

第二，提高業(yè)務(wù)質(zhì)量，一般來(lái)講，檔案管理相關(guān)工作涉及的具體環(huán)節(jié)主要有以下三個(gè)，即收集、管理、應(yīng)用。在這個(gè)過(guò)程中，收集和管理相關(guān)工作的基礎(chǔ)性較強(qiáng)，主要為后續(xù)相關(guān)工作的開(kāi)展起奠基作用。因此，相關(guān)人員要對(duì)這兩項(xiàng)工作給予充分的重視，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。而國(guó)企的經(jīng)營(yíng)發(fā)展一直處在不斷變化的狀態(tài)，因此，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，相關(guān)部門和相關(guān)人員要做好歸類工作，對(duì)各類檔案的保管期限及其具體的檔案內(nèi)容有足夠的明確。同時(shí)要對(duì)參與各環(huán)節(jié)工作的人員的職責(zé)進(jìn)行明確劃分，并加強(qiáng)人員之間的溝通和交流，保障檔案內(nèi)容的完整度和歸檔的時(shí)效性。做好了這兩項(xiàng)基礎(chǔ)工作后，相關(guān)工作者要在開(kāi)發(fā)和利用檔案的環(huán)節(jié)做到以企業(yè)發(fā)展大局為重，加強(qiáng)檔案編研。

第三，加快國(guó)有企業(yè)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)，建設(shè)數(shù)字檔案館十分重要，對(duì)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展意義重大。因此，國(guó)有企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)。要建立健全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，要對(duì)不同存儲(chǔ)介質(zhì)移交的電子檔案進(jìn)行妥善處理，這樣才能從源頭上保證檔案信息的完整性。同時(shí)要保證相關(guān)系統(tǒng)的安全性。首先要配備滿足“八防”要求的相關(guān)設(shè)施，如凈化器、溫度表、滅火器等，并要對(duì)這些防護(hù)設(shè)施進(jìn)行定期檢查。其次是配備相應(yīng)的辦公設(shè)備，如打印機(jī)、掃描儀等，并對(duì)陳舊的設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更換。

（六）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才

企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)本質(zhì)上就是人才的競(jìng)爭(zhēng)。當(dāng)下，大部分的國(guó)有企業(yè)都缺乏綜合能力強(qiáng)的檔案管理人員，相關(guān)崗位的職責(zé)普遍都是由專業(yè)化素養(yǎng)較低的人員負(fù)責(zé)。在這種情況下，企業(yè)的檔案管理很難順利地邁入現(xiàn)代化行列。因此，企業(yè)要對(duì)此有一定的認(rèn)識(shí)，能了解缺乏檔案管理人才在很大程度上阻礙了檔案管理工作的升級(jí)與優(yōu)化，也很難實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。在對(duì)此有了基本的了解后，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)。需針對(duì)電子檔案技術(shù)等具體的工作技能開(kāi)展專題培訓(xùn)。其次還要制定崗位職責(zé)培養(yǎng)計(jì)劃，從而對(duì)檔案管理工作進(jìn)行明確分工。企業(yè)可以與國(guó)內(nèi)的各大高校進(jìn)行更多的交流與合作，從人才培養(yǎng)的角度出發(fā)，培養(yǎng)檔案管理人才。同時(shí)增加激勵(lì)性政策，以吸引更多的相關(guān)人才，尤其是信息素養(yǎng)高的人才，這樣就可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行充分利用，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)分享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)講，檔案的重要性毋庸置疑。在當(dāng)前的環(huán)境下，國(guó)有企業(yè)檔案管理遇到很多新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也迎來(lái)了很多發(fā)展機(jī)遇。因此，企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，與時(shí)俱進(jìn)，注重改進(jìn)其管理模式和管理方法，同時(shí)要加強(qiáng)培養(yǎng)優(yōu)秀人才，提高其信息化水平，讓檔案資源充分發(fā)揮自身的應(yīng)有價(jià)值，這樣才能讓企業(yè)檔案管理水平能更加符合企業(yè)發(fā)展需要。