物資采購與倉儲保管環(huán)節(jié)內(nèi)部控制分析

宮月英

（中海油能源發(fā)展裝備技術(shù)有限公司，天津 300452）

企業(yè)日常管理中，建立完善的內(nèi)部控制制度能夠有效預(yù)防企業(yè)發(fā)展風(fēng)險，促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。在企業(yè)經(jīng)營管理中，加強(qiáng)物資采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，能夠有效促進(jìn)企業(yè)相關(guān)物資資源的最大化利用，不僅可以減少物資采購環(huán)節(jié)可能發(fā)生的浪費問題，還可以降低企業(yè)物資采購成本和消耗，進(jìn)而提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。同時，加強(qiáng)企業(yè)物資倉儲管理，做好倉儲保管環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制工作，對倉儲物資進(jìn)行有效保管，不斷提高倉儲保管工作的效率和質(zhì)量，保證倉儲物質(zhì)的安全，才能有效提升倉儲保管水平。倉儲保管水平是體現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理水平的重要標(biāo)志，結(jié)合物資采購管理工作，加強(qiáng)企業(yè)物資采購和倉儲保管環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，才能有效減少物資采購和保管成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，提升企業(yè)市場競爭力，促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。

一、物資采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制分析

1.存在問題

（1）采購計劃不恰當(dāng)

物資采購過程中，企業(yè)物資采購人員未能制定合理、恰當(dāng)?shù)牟少徲媱澓头桨?，就會?dǎo)致采購環(huán)節(jié)過于隨意，出現(xiàn)盲目采購現(xiàn)象。部分物資采購人員，由于對“先利庫后采購”原則認(rèn)識不足，就會在物資采購過程中，造成企業(yè)物資庫存超儲問題，或者相應(yīng)的物資采購量難以滿足企業(yè)生產(chǎn)需求，進(jìn)而占用企業(yè)現(xiàn)金流，提高了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。

（2）管理者內(nèi)部控制意識不足

國資委聯(lián)合財政部所頒發(fā)的《關(guān)于加快構(gòu)建中央企業(yè)內(nèi)部控制體系有關(guān)事項的通知》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)文件中，對內(nèi)控規(guī)范體系的建設(shè)提出了明確的要求。但部分企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，相關(guān)管理者缺乏內(nèi)部控制意識，未能充分認(rèn)識到內(nèi)控制度對企業(yè)發(fā)展的重要意義，因此在企業(yè)實際生產(chǎn)與發(fā)展中，難以有效執(zhí)行內(nèi)部控制制度，相應(yīng)的內(nèi)控制度形式化問題較為嚴(yán)重，缺乏正確的內(nèi)控管理理念，使得企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)難以進(jìn)行全過程、全方位、全員化管理，采購人員的素質(zhì)能力得不到有效提升，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)物資采購過程中存在一定的徇私舞弊現(xiàn)象，采購人員存在行為不端等問題，進(jìn)一步提高了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險[1]。

（3）供應(yīng)商選擇不合理

一部分企業(yè)在物資供應(yīng)商選擇過程中，往往缺乏一個準(zhǔn)確、合理的選擇標(biāo)準(zhǔn)，往往只檢查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照和稅務(wù)登記證，過于看重供應(yīng)商是否能夠提供企業(yè)生產(chǎn)所需的物資，對供應(yīng)商的發(fā)展規(guī)模與經(jīng)營情況不夠重視，缺乏對供應(yīng)商長期合作能力以及物流運輸能力的了解，在物資供應(yīng)商的選擇中未能明確規(guī)定，缺少對供應(yīng)商的資信評估分析工作，使得企業(yè)物資采購過程中，所選擇的供應(yīng)商往往是一些小規(guī)模廠家，相應(yīng)的物資質(zhì)量難以得到有效保障，且采購成本相對較高，不利于企業(yè)經(jīng)營發(fā)展。

（4）物資采購招標(biāo)不合規(guī)

企業(yè)在進(jìn)行大宗物資采購過程中，往往要采取招標(biāo)采購方式，部分企業(yè)會通過生產(chǎn)急需等借口，避開招標(biāo)采購，采取議標(biāo)采購方式[2]。此外，有些企業(yè)為了獲取相關(guān)利益，會以自由競爭為借口，在物資采購招標(biāo)過程中，讓資質(zhì)不全的投標(biāo)人借用其他企業(yè)資質(zhì)或名義參與物資招投標(biāo)，進(jìn)而導(dǎo)致串標(biāo)、圍標(biāo)等問題的發(fā)生，嚴(yán)重擾亂物資采購招標(biāo)秩序，降低企業(yè)信譽，增加了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，同時也會導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)制造安全隱患問題的增加。

（5）物資驗收管理制度不完善

由于企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中需要使用大量的物資，且物資類型多種多樣，因此企業(yè)物資驗收管理工作難度也相對增加。企業(yè)經(jīng)營管理中，對企業(yè)生產(chǎn)效率與經(jīng)濟(jì)收益的關(guān)注度更高，往往會忽視物資驗收管理工作的重要性，相關(guān)物資驗收管理制度不夠完善，使得物資驗收過程缺乏合理的驗收標(biāo)準(zhǔn)，相應(yīng)的驗收管理較為松懈，驗收監(jiān)督不夠嚴(yán)格，因此所采購物資質(zhì)量常常出現(xiàn)不達(dá)標(biāo)等問題，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)風(fēng)險增加，相應(yīng)的產(chǎn)品質(zhì)量難以滿足市場需求，嚴(yán)重影響企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（6）ERP系統(tǒng)存在缺陷

ERP系統(tǒng)是企業(yè)物資采購管理中不可或缺的管理系統(tǒng)，通過對物資采購和相關(guān)項目進(jìn)行集成管理，能夠有效提升物資采購管理水平。但在企業(yè)經(jīng)營管理中，由于對物資管理工作不夠重視，ERP系統(tǒng)相關(guān)管理模塊常常發(fā)生缺失問題，比如物資采購過程中，系統(tǒng)報表統(tǒng)計功能的缺失，就會導(dǎo)致統(tǒng)計數(shù)據(jù)的丟失或滯后等問題，進(jìn)而對企業(yè)經(jīng)營管理造成影響[3]。此外，ERP系統(tǒng)中相應(yīng)的打印功能只能打印物資采購訂單明細(xì)，不能打印標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，存在不小的功能缺陷，進(jìn)一步增加了企業(yè)物資采購工作的難度。

2.工作流程及控制點

（1）明確物資采購職責(zé)

企業(yè)日常經(jīng)營中需要使用的物資多種多樣，這在一定程度上使得物資管理難度加大，因此，在物資采購過程中，應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的管理制度，明確物資管理職責(zé)，才能更好的保障物資采購質(zhì)量，尤其是一些專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)含量高的物資，物資采購人員應(yīng)當(dāng)保障相關(guān)物資工藝符合當(dāng)前社會科技發(fā)展方向，確保物資能夠有效滿足生產(chǎn)需要。但由于物資采購人員自身專業(yè)能力問題，難以準(zhǔn)確把握企業(yè)經(jīng)營所需物資，無法有效衡量物資質(zhì)量，因此，針對企業(yè)不同部門所需物資的不同，應(yīng)當(dāng)制定更加具體的物資管理方案，由企業(yè)不同部門自行負(fù)責(zé)相應(yīng)的物資采購任務(wù)[4]。比如物資采購部門可以負(fù)責(zé)企業(yè)日常生產(chǎn)以及對外委托業(yè)務(wù)所需物資的采購工作；企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備的技術(shù)交流與談判主要由工程部門負(fù)責(zé)，并由工程部門簽訂相關(guān)技術(shù)協(xié)議，客戶第一輪報價后，采購部門再進(jìn)行價格談判，并簽訂最終合同；生產(chǎn)部門相關(guān)物資采購過程中，需要提供生產(chǎn)所需產(chǎn)品模具、工裝夾具以及生產(chǎn)設(shè)備等輔助設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)要求；工程施工合同由基建部門負(fù)責(zé)簽訂。

（2）做好采購計劃分析

企業(yè)物資采購部門在采購物資之前，應(yīng)將相應(yīng)的采購周期編制提供給企業(yè)相關(guān)部門。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營情況，各部門結(jié)合自身實際，按照物資采購部門提供的采購周期編制內(nèi)容制定各部門物資需求計劃，并確保相關(guān)物資名稱、規(guī)格、技術(shù)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間及相關(guān)要求等要素的準(zhǔn)確無誤，然后將計劃交給采購部門進(jìn)行采購。物資采購部門還要結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)計劃和相關(guān)部門所需物資的消耗定額，審核物資需用單位提報的需求計劃，確保相關(guān)計劃的準(zhǔn)確性，加強(qiáng)監(jiān)督考核工作。在編制物資采購計劃時，采購部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合已經(jīng)審批的物資需求計劃和物資儲備定額，確保庫存平衡，在此基礎(chǔ)上確定相應(yīng)的采購數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨日期及采購方式，選擇合適的供應(yīng)商，并由各級負(fù)責(zé)人根據(jù)自身權(quán)限對采購計劃進(jìn)行分級審批，確保采購計劃的準(zhǔn)確、合理。

（3）選擇合適的供應(yīng)商

選擇合適的供應(yīng)商，加強(qiáng)供應(yīng)商考核、評估工作，針對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中所需的大宗、經(jīng)常性需要的物資，建立一級供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，并建立相應(yīng)的供應(yīng)商動態(tài)考核和優(yōu)勝劣汰機(jī)制，確保供應(yīng)商能夠有效提供符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營要求的物資。供應(yīng)商的選擇過程中，應(yīng)當(dāng)充分考慮供應(yīng)商能夠有效保障企業(yè)產(chǎn)品的技術(shù)質(zhì)量要求，制定相應(yīng)的質(zhì)量保證機(jī)制，由物資采購部門和質(zhì)量檢驗部門聯(lián)合監(jiān)督管理，確保物資質(zhì)量。

（4）控制采購價格

物資采購應(yīng)當(dāng)遵循公開、公正、競爭原則，物資采購過程中，為保證物資采購質(zhì)量，物資采購部門可以聯(lián)合企業(yè)其他部門進(jìn)行談判。同時，物資采購部門在進(jìn)行物資采購時，還可以采取招標(biāo)采購、協(xié)議采購及詢價采購等多種方式，通過價格和質(zhì)量對比，保證物資質(zhì)量的同時，爭取最優(yōu)惠的采購價格，降低采購成本[5]。重大成套設(shè)備的采購，應(yīng)當(dāng)由企業(yè)技術(shù)部門組織技術(shù)交流和談判，并簽訂技術(shù)協(xié)議。物資采購部門要加強(qiáng)對相關(guān)物資市場行情的關(guān)注，并對市場大宗通用物資的價格及成本構(gòu)成進(jìn)行有效分析，建立相應(yīng)的價格數(shù)據(jù)庫，才能在物資采購過程中，更加有效的確定物資價格，降低采購成本。

（5）加強(qiáng)合同簽訂與審批監(jiān)督

物資采購部門在完成采購計劃制定，并選擇合適的供應(yīng)商后，仔細(xì)分析合同內(nèi)容，簽訂最終的供貨合同。合同簽訂完成，還需要交給企業(yè)合同審查部門進(jìn)行審查，確認(rèn)合同內(nèi)容無誤，主管經(jīng)理進(jìn)行審批后存檔。物資采購人員和合同管理人員還需要對合同的具體執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督管理，以保證合同內(nèi)容的有效執(zhí)行。

（6）采購物資檢驗

物資入庫前，質(zhì)檢部門要嚴(yán)格檢驗物資質(zhì)量，并出具質(zhì)量檢驗報告書，保證物資質(zhì)量符合要求。倉儲管理人員還要進(jìn)一步確認(rèn)物資數(shù)量和外觀，并進(jìn)行檢驗，確保物資符合合同要求，然后辦理驗收入庫，對于限額內(nèi)的數(shù)量損耗情況，要及時通知財會部門。物資存在質(zhì)量問題或物資不符合合同要求，則不得辦理入庫，超限額數(shù)量損耗同樣不可辦理入庫[6]。在填寫入庫單時，要采取連續(xù)編號方式，并予以保存，以備后續(xù)查驗。對于物資質(zhì)量檢驗不合格，物資采購人員要按照合同內(nèi)退貨索賠條款，及時聯(lián)系供貨商，辦理退貨索賠。

（7）財務(wù)付款控制

物資采購資金的支付需要按照規(guī)定流程進(jìn)行，由采購人員遞交資金支付申請文件，文件中應(yīng)當(dāng)包含已填制付款申請單，以及采購合同、驗收單、發(fā)票、《合同履行與結(jié)算申請表》等憑證，采購部門主管進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后提交財務(wù)部門，并由財務(wù)人員再次審核，確定驗收單、發(fā)票及合同一致后，確定具體的付款方式，財務(wù)部門主管根據(jù)企業(yè)資金情況簽署意見，分管經(jīng)理、總經(jīng)理對采購人員提交的付款申請單進(jìn)行審批后，即完成整個付款流程。

（8）物資采購定期分析制度與財務(wù)管理

物資采購部門應(yīng)當(dāng)制定采購定期分析制度，定期匯總采購物資的價格、數(shù)量、質(zhì)量情況，對市場供需、價格走勢進(jìn)行仔細(xì)分析，確認(rèn)自身的采購費用及前期采購計劃的準(zhǔn)確性，以此來制定下一階段的采購控制目標(biāo)，有利于更好地控制物資采購成本。

二、倉儲保管環(huán)節(jié)內(nèi)部控制分析

1.存在問題

（1）入庫驗收不規(guī)范

物資采購?fù)瓿芍?，需要驗收入庫，但部分倉儲人員的驗收流于形式，未能嚴(yán)格按照采購單認(rèn)真審核物資情況，很容易導(dǎo)致虛假采購和套用資金問題。對到貨物資驗收工作不重視，很難保證物資質(zhì)量，進(jìn)而對企業(yè)生產(chǎn)造成不利影響。部分倉儲人員在確認(rèn)驗收無誤后，未能及時登記入庫，或入庫信息不夠準(zhǔn)確，物資分類管理不到位，都會導(dǎo)致相關(guān)賬目的混亂。

（2）倉儲保管職責(zé)不明確

倉儲保管人員的職責(zé)劃分不夠明確，相關(guān)分工不夠合理，就會導(dǎo)致庫存物資挪用，甚至發(fā)生被盜問題。倉儲保管工作中還存在保管方式不當(dāng)問題，對庫存物資管理監(jiān)督不夠嚴(yán)密，進(jìn)而導(dǎo)致物資存儲過程中發(fā)生損壞，就會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營成本的增加。

（3）出庫管理不嚴(yán)格

物資出庫管理不嚴(yán)格，相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)不完善，可能導(dǎo)致庫存物資的流失，進(jìn)而造成物資成本增加，影響企業(yè)經(jīng)營效益。對于一些存在安全風(fēng)險的物資管理，如果未能有效進(jìn)行出庫管理，甚至?xí)l(fā)嚴(yán)重的安全事故。

（4）倉儲盤點制度不健全

當(dāng)前，部分企業(yè)倉儲保管工作中，缺乏有效的倉儲盤點制度，盤點方式不合理，對庫存盤盈、盤虧、變質(zhì)及毀損等問題不能及時發(fā)現(xiàn)，并有效解決，使得庫存物資與入庫清單存在差異，且無法追究責(zé)任，進(jìn)而造成企業(yè)資產(chǎn)的流失。

（5）處置責(zé)任不明確

倉儲保管過程中，部分儲存貨物的處置責(zé)任不夠明確，倉儲管理人員在進(jìn)行審批時不夠嚴(yán)格，不能采取有效、公正的方式處置倉儲貨物，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，管理制度落實不到位，倉儲保管人員隨意報損、報廢現(xiàn)象較為嚴(yán)重，使得倉儲貨物存在流失問題，容易發(fā)生違法、違規(guī)處置問題，造成估計損失。有些貨物要采取特殊的處置方式，比如危險化學(xué)藥品，處置方法不到位，就會引發(fā)污染、火災(zāi)等危害。

2.工作流程及控制點

（1）制定嚴(yán)格的入庫驗收制度

在辦理物資入庫手續(xù)時，倉儲人員要清點和驗收到貨物資，對照采購訂單以及供應(yīng)商所提供的貨運單、購貨方發(fā)票，仔細(xì)查驗物資規(guī)格、數(shù)量、品種等具體情況，核對無誤后，才能辦理物資入庫手續(xù)。物資清點和驗收時，如果入庫物資與訂貨單、貨運單及購貨發(fā)票不相符，采購部門應(yīng)當(dāng)及時聯(lián)系供應(yīng)商，溝通物資具體情況。入庫單中要準(zhǔn)確填寫物資名稱、規(guī)格等信息，入庫物資要采取連續(xù)編號的方式保存，以便對物資進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

（2）及時做好票據(jù)傳遞工作

購貨發(fā)票是很重要的外部原始單據(jù)，因此要及時做好票據(jù)傳遞工作，以免出現(xiàn)票據(jù)丟失問題。根據(jù)倉儲管理相關(guān)規(guī)定要求，倉儲人員在完成物資驗收后，入庫單內(nèi)容填寫要與購貨發(fā)票相符，然后將購貨發(fā)票與財務(wù)聯(lián)交給物資采購經(jīng)辦人員，完成審批、財務(wù)入賬等流程。庫房記賬聯(lián)則應(yīng)當(dāng)交給庫房材料會計，這是確保會計準(zhǔn)確記錄材料明細(xì)賬的重要依據(jù)。

（3）針對單據(jù)不全物資采取期末暫估入庫制度

根據(jù)財務(wù)制度相關(guān)規(guī)定，已經(jīng)完成驗收入庫的物資，如果相應(yīng)的單據(jù)文件不夠完整，則不能按照正常的流程進(jìn)行報銷入賬，應(yīng)當(dāng)以暫估價格來辦理入庫。按照相關(guān)規(guī)定，期末入庫物資發(fā)票缺失，則需要根據(jù)入庫單來編制兩份暫估入庫物資明細(xì)表，一份作為物資暫估入賬依據(jù)，另一份交給財務(wù)作為暫估入賬依據(jù)，確保存貨財務(wù)賬面數(shù)與實際庫存數(shù)的一致。

（4）定期盤點庫存物資

定期盤點庫存物資，確保庫存物資信息的真實和完整，才能有效提升庫存物資決策質(zhì)量。同時，倉儲人員還應(yīng)當(dāng)采取不定期盤點方式，充分掌握庫存物資情況。在月末，庫存材料會計要與庫管人員、財務(wù)部門成本會計進(jìn)行對賬，針對其中存在的問題，及時查找并糾正。

（5）加強(qiáng)監(jiān)督檢查工作

落實倉儲物品處置責(zé)任，針對倉儲物品毀損、報廢等情況，及時處理，并按照審批程序辦理相應(yīng)的手續(xù)。為進(jìn)一步保障倉儲物品的有效存放，還需要加強(qiáng)監(jiān)督檢查工作。監(jiān)督檢查倉儲條件，并做好查驗記錄。相應(yīng)的財務(wù)和審計部門，開展定期存貨檢查，抽查入庫、出庫等相關(guān)賬目記錄，確保賬賬相符，且賬實相符。監(jiān)督檢查過程中，還要加強(qiáng)倉儲保管人員的工作情況，排查是否存在違規(guī)、違法辦理存儲相關(guān)業(yè)務(wù)等問題，通過監(jiān)督檢查工作，進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部控制，確保倉儲保管工作的有效開展。

三、結(jié)語

物資采購與倉儲保管是企業(yè)經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié)，當(dāng)前，企業(yè)物資采購和倉儲保管工作中依然存在一些問題，為有效促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)物資采購與倉儲保管環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，制定相應(yīng)的內(nèi)部控制管理制度，才能有效減少企業(yè)經(jīng)營成本，保障企業(yè)管理經(jīng)濟(jì)效益。