探析十四五規(guī)劃背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新

濟(jì)南市公園發(fā)展服務(wù)中心 高宏璟

一、前言

檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)信息的綜合性處理工作，檔案管理的改革和推進(jìn)有助于相關(guān)工作人員更好地對(duì)資料進(jìn)行整理和歸納，從中獲取想要的信息。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)是基于檔案管理的內(nèi)在需求所決定的，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作效率有助于推動(dòng)改革和發(fā)展，從現(xiàn)階段我國(guó)市場(chǎng)整體發(fā)展形勢(shì)來看，傳統(tǒng)的檔案管理模式落后且單一，無法滿足市場(chǎng)需求。

基于此，需要檔案管理相關(guān)工作人員以及機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理層加強(qiáng)對(duì)于檔案管理模式創(chuàng)新和優(yōu)化的重視程度，綜合考慮“十四五”規(guī)劃中對(duì)檔案管理的具體需求，結(jié)合實(shí)際情況采取相應(yīng)措施，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，充分發(fā)揮出檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展過程中的重要作用。

一方面，作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理者，應(yīng)當(dāng)深刻了解檔案管理的重要性，不斷改良創(chuàng)新策略，建立合理的檔案管理制度和工作機(jī)制，確保相關(guān)工作的有序進(jìn)行。

另一方面，伴隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迅猛發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案管理相關(guān)工作人員要摒棄傳統(tǒng)工作形式，及時(shí)更新管理理念，結(jié)合新時(shí)期的需求，創(chuàng)新檔案管理方式,開展多種檔案管理方法，不僅可以極大提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作效率,更有助于推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)程，加速檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

二、當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案管理理念陳腐。目前，我國(guó)多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，仍然存在較為固化的傳統(tǒng)的檔案管理理念。理念決定行為，只有保證檔案管理相關(guān)工作人員能夠結(jié)合“十四五”規(guī)劃定期對(duì)管理理念進(jìn)行更新，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，才能及時(shí)對(duì)檔案管理的相應(yīng)模式進(jìn)行創(chuàng)新。目前我國(guó)多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理相關(guān)工作人員具有較為豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，因此在多年的工作過程當(dāng)中，其形成了較為傳統(tǒng)且單一的檔案管理理念。雖然豐富的工作經(jīng)驗(yàn)有利于檔案管理工作的進(jìn)行，但是傳統(tǒng)且陳腐的檔案管理理念大大限制了檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化的進(jìn)度，因此需要相關(guān)工作人員意識(shí)到這一問題，充分意識(shí)到現(xiàn)代化的管理理念以及現(xiàn)代化的管理模式的重要性，積極創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)自身工作理念的與時(shí)俱進(jìn)。

2.檔案管理手段低下。檔案管理工作本身在實(shí)際進(jìn)行過程中所涉及到的內(nèi)容和環(huán)節(jié)就相對(duì)較多，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部所有部門以及所有工作在開展過程當(dāng)中都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的檔案資料，傳統(tǒng)的檔案管理手段是無法全面且完整地對(duì)單位內(nèi)部所有檔案資料進(jìn)行管理的?；诖诵枰獧C(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)工作人員對(duì)現(xiàn)階段的管理模式進(jìn)行全面分析，同時(shí)綜合考慮市場(chǎng)整體發(fā)展形勢(shì)以及機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展情況，結(jié)合實(shí)際情況和“十四五”規(guī)劃的具體要求采取相應(yīng)措施，對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，提升檔案管理效率，全面貫徹落實(shí)“十四五”規(guī)劃對(duì)檔案管理模式創(chuàng)新提出的新要求，保證檔案管理能夠成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中的有效推手。

3.檔案管理缺乏規(guī)范。由于檔案管理涉及到機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部所有工作以及所有部門的檔案和資料，為保證后續(xù)相關(guān)工作人員在調(diào)取并應(yīng)用檔案資料時(shí)的便捷性，檔案管理相關(guān)人員在對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)以及管理的過程當(dāng)中需要統(tǒng)一并規(guī)范檔號(hào)以及案卷標(biāo)題等。據(jù)相關(guān)工作人員調(diào)查，發(fā)現(xiàn)目前我國(guó)多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部由于對(duì)于檔案管理的重視程度不足，缺乏規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理效率整體相對(duì)低下，無法充分發(fā)揮出其重要作用，后續(xù)相關(guān)人員在調(diào)取并查閱檔案時(shí)不夠清晰明朗。

4.管理模式有待系統(tǒng)化?，F(xiàn)階段我國(guó)多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部是有系統(tǒng)的檔案管理模式的，但是隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及我國(guó)整體科學(xué)技術(shù)水平的飛速提升，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作也正處于由傳統(tǒng)化向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的重要階段，造成轉(zhuǎn)型過程中的管理模式系統(tǒng)性仍然不足。一方面是多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)來說較為落后，辦公環(huán)境普遍較差；另一方面是機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部缺乏系統(tǒng)化的檔案管理模式和檔案管理制度，檔案管理工作普遍效率低下。

5.管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升。對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作效率造成直接影響的是相關(guān)工作人員的專業(yè)能力，隨著現(xiàn)階段我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作效率的要求越來越高，“十四五”規(guī)劃背景下其對(duì)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)能力也提出了新的要求?；诖耍枰獧C(jī)關(guān)事業(yè)單位管理層以及檔案管理部門管理層提高對(duì)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)以及其專業(yè)能力的重視，全面分析現(xiàn)階段管理人員專業(yè)能力方面存在的具體問題，結(jié)合實(shí)際情況采取相應(yīng)措施提升管理人員專業(yè)水平以及其綜合素養(yǎng)。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略

以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，深入貫徹黨的十九大和十九屆二中、三中、四中、五中全會(huì)精神，以高質(zhì)量發(fā)展為主題，全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)，深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，強(qiáng)化科技和人才支撐，著力推動(dòng)檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化，為開啟全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家新征程、實(shí)現(xiàn)第二個(gè)百年奮斗目標(biāo)貢獻(xiàn)力量。

1.提升檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施先進(jìn)性。從現(xiàn)階段我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展形勢(shì)來看，其在發(fā)展過程當(dāng)中所產(chǎn)生的大量資料數(shù)量和種類只會(huì)越來越多，想要實(shí)現(xiàn)檔案資料的全面管理和有效管理，就必須對(duì)檔案管理模式進(jìn)行相應(yīng)的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。檔案管理在轉(zhuǎn)型過程中所涉及到的內(nèi)容和環(huán)節(jié)相對(duì)來說較為復(fù)雜，對(duì)于相關(guān)工作人員的專業(yè)能力的要求也相對(duì)較高。基于此，需要管理層提高對(duì)于這一問題的重視程度，在對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位資金進(jìn)行分配時(shí)，加大對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施維修維護(hù)的投入，定期對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行檢查，確保其能夠穩(wěn)定運(yùn)行，同時(shí)需要保證其各方面性能達(dá)到管理需求。對(duì)于的管理中所涉及到的數(shù)字音像制作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、微縮系統(tǒng)以及圖文影像掃描等相應(yīng)硬件設(shè)施，一旦發(fā)生故障第一時(shí)間進(jìn)行維修或更換。同時(shí)保持高度的市場(chǎng)敏銳度，實(shí)現(xiàn)檔案管理硬件設(shè)施以及基礎(chǔ)設(shè)施的與時(shí)俱進(jìn)，定期對(duì)其進(jìn)行更新以保持其先進(jìn)性。

2.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。21世紀(jì)以來，我國(guó)逐步進(jìn)入現(xiàn)代化社會(huì)，檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型是其發(fā)展的必然趨勢(shì)，“十四五”規(guī)劃要求加大檔案管理信息化建設(shè)力度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理層需要明確檔案管理模式現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的重要地位，根據(jù)國(guó)家實(shí)際發(fā)展形勢(shì)明確檔案管理的升級(jí)以及其轉(zhuǎn)型方向，確立科學(xué)準(zhǔn)確的建設(shè)目標(biāo)，以提升檔案管理效率并在此基礎(chǔ)之上降低人力資源投入為最終目標(biāo)，通過檔案管理信息化建設(shè)以及其信息化轉(zhuǎn)型，推動(dòng)我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位全面進(jìn)步。

3.以依法治檔為根本實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。想要保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理能夠有序進(jìn)行，就必須保證檔案管理的制度化，同時(shí)在進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中，需要相關(guān)工作人員明確依法治檔是檔案管理的根本?，F(xiàn)階段我國(guó)多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理相關(guān)工作人員以及專業(yè)人員對(duì)檔案管理工作的重視程度嚴(yán)重不足，在其實(shí)際工作過程當(dāng)中，并沒有意識(shí)到檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的重要意義，因此其責(zé)任感和職業(yè)素養(yǎng)普遍相對(duì)較低，加之其并沒有接受過系統(tǒng)且全面的檔案管理相關(guān)專業(yè)理論知識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理效率低下，而且檔案管理的制度化嚴(yán)重不足。“十四五”規(guī)劃背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位面對(duì)檔案管理提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式相對(duì)來說較為混亂，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部全部資料的有效管理，因此需要相關(guān)人員意識(shí)到依法治檔的重要意義，在管理過程中，結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況和“十四五”規(guī)劃制定相應(yīng)制度，同時(shí)需要確保各項(xiàng)制度落實(shí)在各崗位以及檔案管理的各項(xiàng)工作當(dāng)中。

4.運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段建立完善的檔案管理系統(tǒng)。如何將機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分門別類、高效快速、有條不紊地管理利用起來，并不是一件易事。伴隨著當(dāng)今自動(dòng)化管理工具的成熟和普遍使用，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)其信息的控制，已經(jīng)開始從庫房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實(shí)施，已經(jīng)滲透到機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的方方面面。為了適應(yīng)新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展的需要，須采用科學(xué)、有效的檔案管理手段，依法規(guī)范管理機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案，增強(qiáng)檔案的實(shí)用性和有效性，達(dá)到電子檔案和紙質(zhì)檔案同步建立、按照權(quán)限安全利用檔案的目的。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案跨越的時(shí)間很長(zhǎng)，想要實(shí)現(xiàn)不同時(shí)期內(nèi)以及不同類型的所有檔案資料的有效管理，就必須保證機(jī)關(guān)單位內(nèi)有完善的管理系統(tǒng)?，F(xiàn)階段我國(guó)多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的重視程度仍然相對(duì)較低，管理模式仍然相對(duì)落后。從現(xiàn)階段我國(guó)市場(chǎng)整體發(fā)展形勢(shì)來看，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足市場(chǎng)需求，因此必須在傳統(tǒng)的檔案管理模式的基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用。實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理模式的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型是“十四五”規(guī)劃背景下檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是解決目前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)檔案管理問題的必要渠道。

5.建立有效激勵(lì)機(jī)制調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性。據(jù)相關(guān)工作人員調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理人員的工作積極性相對(duì)較低，其主要原因是機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部缺乏相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。基于此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理階層與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)于這一問題的重視程度，以問題為導(dǎo)向、以方法為引領(lǐng)、積極創(chuàng)新、勇于實(shí)踐，通過增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制的方式，提升檔案管理人員的工作積極性。主要從以下幾方面進(jìn)行改進(jìn)提升：（1）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作一直面臨著工作量大、工作難度大的問題,嚴(yán)重制約和影響了檔案管理的工作效率，針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員數(shù)量相對(duì)較少，無法對(duì)大量的檔案資料進(jìn)行全面有效的管理，要適應(yīng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的具體需求，加大崗位福利，吸引社會(huì)各界優(yōu)秀檔案管理人才入駐，通過人員數(shù)量和質(zhì)量的增加提高工作效率；（2）結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況，在檔案管理部門引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，定期在單位檔案管理人員內(nèi)部進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)績(jī)考核，對(duì)于學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、個(gè)人專業(yè)能力強(qiáng)且工作積極性高的員工，給予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或者精神獎(jiǎng)勵(lì)，連續(xù)獲得獎(jiǎng)勵(lì)的優(yōu)先晉升高一級(jí)管理或?qū)I(yè)技術(shù)崗位；（3）在檔案管理部門落實(shí)優(yōu)勝劣汰制。全面分析現(xiàn)階段檔案管理相關(guān)工作人員的不足之處，然后結(jié)合實(shí)際情況制定針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)內(nèi)容包括但不僅限于專業(yè)理論知識(shí)、實(shí)際操作能力、現(xiàn)代化以及信息化技術(shù)應(yīng)用能力、員工職業(yè)素養(yǎng)以及其綜合能力。在培訓(xùn)過程當(dāng)中，需要定期對(duì)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)于學(xué)習(xí)能力過差且消極怠工的員工可以對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的處罰；（4）在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部落實(shí)責(zé)任制。管理層必須意識(shí)到檔案管理在單位實(shí)際發(fā)展過程中的重要作用，把職責(zé)切實(shí)落實(shí)到檔案管理工作的各個(gè)崗位，消除檔案管理責(zé)任真空，消除扯皮推諉，消除管理低效率，將所有職責(zé)逐一落實(shí)到位，實(shí)現(xiàn)檔案管理“人人有事做、事事有人管”，在檔案管理部門實(shí)行精細(xì)化管理，把握好單位檔案的中樞神經(jīng),承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保檔案管理過程中的專人專事，一旦發(fā)現(xiàn)問題，根據(jù)規(guī)章制度找到專門的負(fù)責(zé)人并予以追究責(zé)任，通過責(zé)任制的落實(shí)提升員工責(zé)任意識(shí)；（5）機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部可以在檔案管理部門定期舉行相應(yīng)的座談會(huì)或交流會(huì)，加強(qiáng)員工之間的交流和溝通，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門的信息共享，同時(shí)員工也可以在交流過程當(dāng)中取長(zhǎng)補(bǔ)短。在座談會(huì)以及交流會(huì)當(dāng)中，由各期的優(yōu)秀個(gè)人進(jìn)行演講以及工作經(jīng)驗(yàn)交流，充分發(fā)揮其模范作用，帶動(dòng)部門內(nèi)其他工作人員自主進(jìn)行專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷提升個(gè)人工作能力。

四、結(jié)語

綜上所述，從現(xiàn)階段我國(guó)市場(chǎng)整體發(fā)展形勢(shì)來看，檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展過程當(dāng)中起到的作用越來越重要，其所涉及到的內(nèi)容和環(huán)節(jié)也越來越復(fù)雜，在這樣的背景之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式相對(duì)來說手段單一且理念落后，無法滿足市場(chǎng)具體需求，導(dǎo)致檔案管理工作無法在機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展中充分發(fā)揮出其作用。基于此，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理層以及相關(guān)工作人員充分意識(shí)到創(chuàng)新檔案管理工作模式的重要意義，結(jié)合“十四五”規(guī)劃相關(guān)要求采取相應(yīng)措施提升檔案管理工作效率，主要可以從增加信息化檔案管理資金的投入、升級(jí)信息化管理、實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、建立完善的檔案管理系統(tǒng)、增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制幾方面入手，全面落實(shí)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化在實(shí)際進(jìn)行過程當(dāng)中存在一定難度，相關(guān)人員需要充分重視，并不斷提升個(gè)人工作能力，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，充分發(fā)揮出其在機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展中的重要作用。