優(yōu)化檔案信息化建設(shè)促進(jìn)檔案利用體系發(fā)展研究

中海油能源發(fā)展裝備技術(shù)有限公司 李楠

檔案在每個(gè)國(guó)家中都具有重要作用，我國(guó)也非常重視檔案事業(yè)發(fā)展。檔案管理是檔案事業(yè)核心工作，而檔案利用是衡量檔案管理水平主要標(biāo)準(zhǔn)。在當(dāng)今時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足檔案利用要求，因此檔案信息化建設(shè)成為檔案管理工作重點(diǎn)。只有做好檔案信息化建設(shè)，才能促進(jìn)檔案利用體系發(fā)展。

一、檔案利用與檔案信息化

（一）檔案利用

檔案利用是檔案管理與服務(wù)重要環(huán)節(jié)，也是檔案最重要作用之一。檔案管理部門通過直接提供檔案或檔案內(nèi)容檢索等方式，為檔案需求者直接提供服務(wù)。檔案需求者根據(jù)各自所需，采用傳遞、記錄、復(fù)制以及分析等方式對(duì)檔案進(jìn)行直接或間接利用。因此，檔案利用是檔案管理最終環(huán)節(jié)，檔案管理工作要為檔案利用環(huán)節(jié)服務(wù)。在檔案管理界，通常也都用檔案利用工作衡量檔案管理水平[1]。

鑒于檔案利用工作的重要性，檔案管理單位應(yīng)建立完善檔案利用體系，使檔案利用水平與效率不斷提高。在檔案利用體系中應(yīng)包含檔案保管、查找、分享、分析和保密等方面內(nèi)容，而在當(dāng)前人口增加、資源緊張以及社會(huì)節(jié)奏加快背景下，傳統(tǒng)主要依靠紙質(zhì)檔案和純?nèi)斯す芾淼姆绞揭呀?jīng)越來越不適應(yīng)時(shí)代，影響檔案利用水平。因此，在信息化時(shí)代，檔案管理工作也要進(jìn)行信息化變革，利用信息技術(shù)來促進(jìn)檔案利用體系發(fā)展。

（二）檔案信息化在檔案利用中的作用

檔案信息化是檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)，其是指在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字檔案資源，并對(duì)這些檔案信息資源進(jìn)行存儲(chǔ)、管理與開發(fā)利用，進(jìn)而為單位或個(gè)人等檔案需求者提供檔案服務(wù)。檔案信息化不僅是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，還包括建立檔案信息化管理系統(tǒng)，運(yùn)用此系統(tǒng)可以對(duì)所藏檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，能方便快捷地對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、備份、檢索、閱讀、分享與分析，并且能設(shè)置查閱權(quán)限，便于進(jìn)行保密管理工作。由此可見，檔案信息化能提高檔案管理效率，減少非必要人工操作，減少空間資源占用，對(duì)于探索檔案利用體系發(fā)展路徑大有裨益。但是，檔案信息化工作涉及信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟硬件、人員技術(shù)水平以及資金投入等多方面因素，各個(gè)檔案管理單位檔案信息化水平參差不齊，并且存在一些共性問題，需要先優(yōu)化檔案信息化建設(shè)，才能發(fā)展檔案利用體系。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案信息資源開發(fā)利用深度不足

雖然很多檔案管理單位早已經(jīng)開展檔案信息化工作，但其對(duì)檔案資源開發(fā)利用深度仍然不夠，影響檔案利用工作發(fā)展。檔案信息可以進(jìn)行多次開發(fā)與挖掘，通常包括一次、二次和三次開發(fā)，通過每次開發(fā)都能挖掘出更深層次信息，大部分檔案信息都至少可以進(jìn)行二次開發(fā)[2]。但很多檔案管理單位都僅將檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，然后進(jìn)行存儲(chǔ)和調(diào)閱，而缺乏進(jìn)一步加工與開發(fā)，因而不能得出更深層次信息。因此，這種做法表面上似乎是已經(jīng)屬于檔案信息化，但其本質(zhì)依然是傳統(tǒng)方式，只不過是將檔案換一種形式記錄，這與檔案信息化建設(shè)要求相距甚遠(yuǎn)。有些單位雖然對(duì)數(shù)字檔案資源有初步加工，例如匯編整理、分類存放、添加檔案簡(jiǎn)介與描述、建立檔案目錄等，但這些做法仍是初步加工和一次開發(fā)，利用價(jià)值未得到明顯提高，顯然是未能充分利用信息化技術(shù)。

（二）檔案信息化技術(shù)水平不足

檔案信息化體系以檔案信息化技術(shù)為核心，很多檔案管理單位雖然已經(jīng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，但由于單位本身技術(shù)薄弱，無法自行建立完善系統(tǒng)，通常都是通過外包方式交由其他公司進(jìn)行制作或直接購(gòu)買已有系統(tǒng)。由于檔案管理人員普遍不熟悉信息技術(shù)，無法正確判斷產(chǎn)品質(zhì)量，會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)花費(fèi)大量資金，卻只得到粗制濫造產(chǎn)品的情況，因而難以真正開展信息化建設(shè)。

當(dāng)前檔案信息化管理系統(tǒng)技術(shù)水平也普遍不足，相關(guān)開發(fā)工作仍需加強(qiáng)。例如，在檔案信息錄入方面，較多依靠人工錄入與排版，因而自動(dòng)化程度不高。在檔案信息存儲(chǔ)方面，多采用單機(jī)化存儲(chǔ)，由于其存儲(chǔ)容量有限，經(jīng)常造成信息分散，進(jìn)而影響檔案信息檢索與調(diào)閱。在檔案檢索與調(diào)閱方面，雖然在目錄級(jí)層面能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化管理，但在檢索方式上，仍然存在檢索方式單一、速度較慢、搜索結(jié)果不準(zhǔn)確不全面等問題。而且現(xiàn)有很多系統(tǒng)也不包含聯(lián)網(wǎng)功能，所以無法進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)與聯(lián)機(jī)檢索，因而也不能對(duì)檔案進(jìn)行共享與傳遞，使得調(diào)閱與利用仍然不夠方便快捷，不能解決檔案分散化問題。在保密管理方面，很多系統(tǒng)也不能有效防止檔案信息泄露，例如，一些系統(tǒng)雖然已設(shè)置用戶查詢權(quán)限，但仍有較多漏洞，會(huì)被有心之人利用。很多單位多年都沒有對(duì)內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行分隔管理，也未對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)采取電磁屏蔽措施，在開展檔案信息化后，信息泄露問題會(huì)更為嚴(yán)重。

（三）檔案管理人員信息化意識(shí)與素養(yǎng)不足

在我國(guó)，檔案管理專業(yè)是一種純文科專業(yè)，因而檔案管理從業(yè)者大多都缺乏信息化意識(shí)與素養(yǎng)，因而更多是采用傳統(tǒng)模式對(duì)檔案進(jìn)行整理與歸檔，即使單位已安裝檔案信息化管理系統(tǒng)，他們也無法熟練使用，更不能認(rèn)識(shí)到其重要作用。有些單位領(lǐng)導(dǎo)層也不熟悉檔案管理工作，不了解其重要性，因此不會(huì)主動(dòng)進(jìn)行檔案管理模式改革，使得本單位檔案管理水平仍然停留在十多年前乃至更低水平。因此，相關(guān)人員信息化意識(shí)與素養(yǎng)直接制約檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)而阻礙檔案利用體系發(fā)展。

三、基于檔案信息化的檔案利用體系發(fā)展路徑

（一）提高對(duì)檔案信息化重視程度

只依靠檔案管理人員無法完成檔案信息化建設(shè)，進(jìn)而無法促進(jìn)檔案利用體系發(fā)展。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，應(yīng)該是一種全員參與過程[3]。因此，單位從上至下都應(yīng)重視檔案信息化，并重視利用檔案信息化促進(jìn)檔案利用體系發(fā)展。

單位領(lǐng)導(dǎo)尤其是最高領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)先對(duì)檔案信息化建設(shè)重視起來，才能實(shí)現(xiàn)上行下效。領(lǐng)導(dǎo)層首先要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作重要價(jià)值，緊抓檔案管理工作，任命專職管理人員分管檔案管理工作，并調(diào)研本單位檔案管理水平與現(xiàn)存問題，將檔案信息化建設(shè)及早提上議事日程。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)通過建立檔案信息化人才隊(duì)伍，投入足夠資金，購(gòu)置相關(guān)設(shè)備，建立與完善檔案信息化管理制度以及通過專題會(huì)議具體工作等方式，向下直接或間接傳達(dá)有關(guān)思想及指令，使得全員了解單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此事重視程度。在具體工作中還應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)管，防止檔案信息化建設(shè)流于形式。

檔案管理人員直接負(fù)責(zé)檔案管理工作，但很多人觀念落后，嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)，因此也必須提高其對(duì)檔案信息化建設(shè)重視程度。檔案管理人員應(yīng)意識(shí)到自身責(zé)任重大，進(jìn)而加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理方法與信息化技術(shù)學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案信息化系統(tǒng)使用方法，更新自身觀念，主動(dòng)將檔案信息化運(yùn)用于檔案利用工作中。

除此之外，單位內(nèi)其他部門也應(yīng)提高自身對(duì)檔案管理工作與檔案信息化建設(shè)重視程度，配合檔案信息化建設(shè)，對(duì)有關(guān)檔案信息及時(shí)進(jìn)行初步整理與上傳，保證其完整、真實(shí)與準(zhǔn)確，避免在進(jìn)行信息化加工后再進(jìn)行修改。并應(yīng)做好紙質(zhì)檔案與資料保存工作，以便進(jìn)行核對(duì)檢查。還應(yīng)加強(qiáng)與檔案管理部門溝通，及時(shí)反饋檔案信息化管理系統(tǒng)漏洞，提出建設(shè)性建議，以便對(duì)其進(jìn)行完善。

（二）建立與完善檔案信息化管理系統(tǒng)

檔案信息化管理系統(tǒng)在現(xiàn)代檔案管理工作中不可或缺，若本單位尚未建立檔案信息化管理系統(tǒng)，應(yīng)將建立檔案信息化管理系統(tǒng)作為近期目標(biāo)，并盡快實(shí)現(xiàn)。若本單位已經(jīng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，應(yīng)盡快投入使用，進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)并及時(shí)進(jìn)行評(píng)價(jià)，以使其不斷完善。

應(yīng)從以下五個(gè)方面完善檔案信息化管理系統(tǒng)：一是應(yīng)不斷擴(kuò)展其功能，功能越多、越強(qiáng)大，則更有利于進(jìn)行檔案利用工作。尤其是應(yīng)加強(qiáng)分析功能，做到對(duì)檔案信息資源深度分析與加工，并在呈現(xiàn)結(jié)果時(shí)，盡可能做到圖形化、圖表化，能為檔案利用提供更多便利。二是應(yīng)強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)功能，利用網(wǎng)絡(luò)可以方便地進(jìn)行檔案存儲(chǔ)、傳遞與共享，比如利用云存儲(chǔ)技術(shù)將公開檔案資料存儲(chǔ)于云服務(wù)器之上，方便公眾獲取檔案。三是應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，因?yàn)槿缃褚呀?jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字檔案在數(shù)量與大小方面已經(jīng)達(dá)到大數(shù)據(jù)程度，因此檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)采用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行存儲(chǔ)與分析，才能滿足運(yùn)算速度與分析深度要求。四是應(yīng)提高自動(dòng)化與智能化程度，自動(dòng)化與智能化有利于減少人工重復(fù)操作，并降低操作復(fù)雜性，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率及人員工作效率。尤其是應(yīng)提高智能化程度，運(yùn)用智能化程序能減少人工分析與判斷過程，進(jìn)而減少失誤發(fā)生。五是應(yīng)強(qiáng)化保密功能，因?yàn)楹芏鄼n案都有保密需求，泄密事件對(duì)單位自身安全以及國(guó)家安全都有直接影響。因而檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)提高訪問控制、身份確認(rèn)、權(quán)限管理、檔案?jìng)鬏數(shù)冗^程中安全性，并利用檔案數(shù)字簽名、數(shù)字水印技術(shù)等標(biāo)記檔案，以便在檔案泄露后追查其泄露源頭[4]。而且，由于一些檔案信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)能聯(lián)網(wǎng)工作，網(wǎng)絡(luò)安全威脅不容忽視，因此還應(yīng)在防止網(wǎng)絡(luò)攻擊與滲透方面對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)強(qiáng)化。

（三）提高檔案信息資源開發(fā)與利用力度

在收集到檔案信息資源后，應(yīng)注重其開發(fā)工作，經(jīng)過多次開發(fā)與深度開發(fā)，才能做到更好利用，因此首先應(yīng)提高檔案信息資源開發(fā)力度。檔案管理部門應(yīng)選取功能強(qiáng)大的檔案信息管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)分析處理后，還應(yīng)綜合運(yùn)用其他各種功能，做到綜合應(yīng)用與創(chuàng)新應(yīng)用，對(duì)檔案信息進(jìn)行多次開發(fā)與深度開發(fā)。檔案信息化管理系統(tǒng)建立后，不僅要加強(qiáng)新檔案信息資源開發(fā)力度，還應(yīng)專門安排部分檔案管理人員對(duì)既往檔案進(jìn)行開發(fā)，以發(fā)掘以往未能發(fā)現(xiàn)的潛在信息[5]。

檔案信息資源與紙質(zhì)檔案相比，在利用方面也有更多優(yōu)勢(shì)。檔案需求者可以通過保存、下載與共享傳遞等方式方便調(diào)閱和獲取檔案，并能直接得知檔案潛在信息。檔案信息利用價(jià)值明顯提高，因此還有必要提高其利用力度，盡可能使更多人了解和利用檔案信息資源，否則這種價(jià)值提升就會(huì)失去意義，違背檔案信息化建設(shè)初衷。

（四）加強(qiáng)檔案信息化相關(guān)培訓(xùn)與人才培養(yǎng)

檔案信息化管理在近些年才逐漸成為檔案管理專業(yè)主干課程，因此很多檔案管理從業(yè)人員并未學(xué)習(xí)過相關(guān)理論與技術(shù)，或者其所學(xué)技術(shù)已屬于過時(shí)技術(shù)，因而企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)必須做好相關(guān)培訓(xùn)工作。

檔案信息化管理要求檔案管理人員既需諳熟檔案管理工作，又要有較高信息技術(shù)水平，因此單位應(yīng)以培養(yǎng)復(fù)合型人才為目標(biāo)。一方面是培養(yǎng)本單位原有人員，其具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)，但是信息技術(shù)水平可能較差，并且不了解檔案信息化理論，因而應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)其檔案信息化理論水平以及檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用能力；另一方面是培養(yǎng)新入職人員，其信息技術(shù)水平較高，也了解檔案信息化理論，但缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，因此應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)其實(shí)際應(yīng)用能力。

而且不僅要培養(yǎng)檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)用人才，還應(yīng)培養(yǎng)檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)人才。因?yàn)橘?gòu)買或外包這種形式存在一定風(fēng)險(xiǎn)，如耗時(shí)長(zhǎng)、成本高或者被暗中預(yù)留程序后門而影響檔案信息安全等。若需要進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員考核，及時(shí)調(diào)整與淘汰不合格人員，才能保證檔案信息化管理隊(duì)伍整體水平。

（五）優(yōu)化檔案信息化體系

要想加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高對(duì)檔案的利用，必須要不斷優(yōu)化檔案信息化體系，使其能夠滿足檔案信息化建設(shè)的需要，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)不斷發(fā)展，提高檔案信息化水平。首先檔案部門應(yīng)該根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，用于檔案信息的存儲(chǔ)，并加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，使檔案管理人員可以借助計(jì)算機(jī)快速進(jìn)行檔案整理、檢索等工作，從而加強(qiáng)對(duì)檔案信息的使用，促進(jìn)檔案信息化體系建設(shè)。同時(shí)，檔案部門還需要建立一個(gè)科學(xué)、合理的檔案信息資源體系，并借助科學(xué)技術(shù)使檔案信息能夠共享，最大限度發(fā)揮檔案信息的作用，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的應(yīng)用。

不僅如此，檔案管理部門還可以構(gòu)建一個(gè)檔案信息資源平臺(tái)，并以此為基礎(chǔ)開展檔案信息服務(wù)，方便相關(guān)人員查詢檔案信息。另外通過檔案信息資源平臺(tái)，可以加強(qiáng)各部門之間的溝通交流，方便檔案部門對(duì)檔案信息的管理工作。

除此之外，檔案管理部門還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員信息化水平，使其能夠更好開展檔案信息管理工作，以此來促進(jìn)檔案信息化水平，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。同時(shí)檔案管理部門還需要做好信息安全防護(hù)措施，保障檔案信息安全，為此檔案管理部門可以建立一個(gè)專門的局域網(wǎng)，以此來加強(qiáng)對(duì)檔案信息的防護(hù)工作，通過這種方式可以最大限度保證檔案信息安全，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，使檔案管理部門能夠安全運(yùn)用檔案信息。

（六）完善檔案管理體系

檔案管理部門要想加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理，就必須意識(shí)到檔案信息管理重要性，并給予檔案信息管理足夠的重視，使檔案信息管理工作得到貫徹落實(shí)，保障檔案信息安全，避免在檔案管理過程中出現(xiàn)丟失或者泄露等情況。為此檔案管理部門應(yīng)該建立一個(gè)完善的檔案管理體系，以此來加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理，使檔案管理人員能夠按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作。通過這種方式能夠最大限度保障檔案安全，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理。同時(shí)檔案管理部門還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理的責(zé)任感和使命感，使其在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，能夠秉持著認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，確保檔案信息的準(zhǔn)確性，以此來加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理。

不僅如此，檔案管理人員還要做好檔案信息的收錄工作，及時(shí)將檔案信息收錄到檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，做好檔案信息化工作，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理。但需要注意的是，檔案人員在對(duì)檔案信息進(jìn)行收錄時(shí)，必須要保證收錄信息的準(zhǔn)確性。

除此之外，檔案管理部門還要做好檔案的保密工作，這是因?yàn)橛行n案信息包含著機(jī)密文件，有些甚至關(guān)系著國(guó)家安全，如果沒有做好檔案信息的保密工作，很可能會(huì)危害國(guó)家安全。為此檔案管理人員在對(duì)檔案管理時(shí)，必須要具備責(zé)任意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性。同時(shí)檔案管理部門還應(yīng)該根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，制定一個(gè)完善的保密制度，以此來加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，確保檔案信息安全。

綜上所述，檔案信息化建設(shè)對(duì)于檔案利用工作具有重要意義及作用，但很多單位在這一方面發(fā)展相對(duì)滯后，從而影響檔案利用體系發(fā)展。本文結(jié)合檔案管理現(xiàn)存問題，指出可以通過優(yōu)化檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)我國(guó)檔案利用體系發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步走向現(xiàn)代化，并給出若干切實(shí)可行路徑。