廣西師范大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 孫婉華
信息化財(cái)會(huì)管理形式是新時(shí)代公司發(fā)展的一個(gè)主要方面。隨著信息化技術(shù)的普及,這樣能夠更好地為企業(yè)財(cái)會(huì)形式的變革和管理觀念的更新奠定牢固的根基。
因此,企業(yè)在往后的發(fā)展過程當(dāng)中,應(yīng)要良好的把財(cái)會(huì)管理信息化的建設(shè)放在首位,這樣才能奠定未來發(fā)展的堅(jiān)實(shí)的基石。同時(shí),企業(yè)的財(cái)務(wù)管理者還應(yīng)要科學(xué)運(yùn)用先進(jìn)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),這樣才能夠在第一時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確掌握財(cái)務(wù)方面的情況,從而更好地了解企業(yè)具體動(dòng)態(tài),并以此為切入口,更好地串聯(lián)各個(gè)部門,有效地促成各部門的分工合作,從而有效達(dá)到財(cái)務(wù)的全平臺(tái)管理。同時(shí),通過財(cái)務(wù)信息平臺(tái),公司財(cái)務(wù)人員可以隨時(shí)了解公司的財(cái)務(wù)狀況和資金運(yùn)用狀況,并能夠依據(jù)市場(chǎng)方面上的相關(guān)數(shù)據(jù)反饋第一時(shí)間內(nèi)修改財(cái)務(wù)計(jì)劃,調(diào)整運(yùn)營戰(zhàn)略,這樣可以更好地確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
20世紀(jì)50年代,一些公司摒棄了傳統(tǒng)的手工核算,利用信息技術(shù)對(duì)員工的工資和管理者報(bào)酬進(jìn)行核算,這是財(cái)務(wù)信息化的產(chǎn)生,也是財(cái)務(wù)信息化建立的一個(gè)重大信號(hào)。隨著信息化水平的提高,財(cái)務(wù)信息化的速度越來越快,這也就使得財(cái)務(wù)信息化的相關(guān)軟件的開發(fā)逐漸成熟,信息化財(cái)務(wù)的運(yùn)用逐漸普遍。在與財(cái)務(wù)有關(guān)的工作中,能夠采用不同的信息技術(shù)來解決一些財(cái)務(wù)方面的相關(guān)工作,財(cái)務(wù)工作人員不僅能夠更好地提升工作的效率,還能夠良好的執(zhí)行本身的職責(zé),這也就使得財(cái)務(wù)部門健全了各環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)工作,從而有效增強(qiáng)了各個(gè)部門之間的合作。
財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)不僅豐富了公司的管理模式,而且還使財(cái)務(wù)的管理更加高效和系統(tǒng)。一方面,通過信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的集中式管理,實(shí)現(xiàn)資金流、信息流、后勤流的同時(shí)進(jìn)行,并使之與財(cái)會(huì)管理的內(nèi)容協(xié)調(diào)一致;另一方面,公司也可以利用信息化來為財(cái)務(wù)信息處理、資金規(guī)劃、物流等提供相應(yīng)的制度與機(jī)構(gòu),使之在協(xié)同運(yùn)作、互動(dòng)的長(zhǎng)效制度體系中運(yùn)作,達(dá)到最佳效果。
為了實(shí)現(xiàn)“財(cái)務(wù)處理的轉(zhuǎn)變”,采用信息化技術(shù)終端,能夠解決以往只靠人力來完成的難題,有效地減少了重復(fù)的工作,降低了人工的費(fèi)用,實(shí)現(xiàn)了對(duì)大量復(fù)雜數(shù)據(jù)的高效處理,提高了工作的整體效率。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下,信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)使傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方法可以很好地解決,從而使各種程序事務(wù)得到更好的處理,從而使企業(yè)的經(jīng)營效率得到提高。此外,運(yùn)用信息技術(shù),可以構(gòu)建一個(gè)更為完善的財(cái)務(wù)處理體系,使財(cái)會(huì)信息化的管理模式更加高效,使其在持續(xù)的工作中,不斷地完善自身的平臺(tái),使其達(dá)到一個(gè)良性的循環(huán)[1]。
公司財(cái)務(wù)信息化的構(gòu)建可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與其他各方面的集成,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)、統(tǒng)一的版本,從而實(shí)現(xiàn)整體的業(yè)務(wù)過程的流暢。比如“采購方案一,資金付款,商品進(jìn)入,物料領(lǐng)取”過程中,各個(gè)部門均能從該系統(tǒng)模塊獲取全部物料的信息,并保證了該過程中的一致性、準(zhǔn)確性,并在各個(gè)生產(chǎn)運(yùn)行過程中做到了無縫對(duì)接。比如,在銷售部向系統(tǒng)輸入了銷售訂單后,采購部可以迅速查詢到產(chǎn)品的存貨,并根據(jù)產(chǎn)品和物料的數(shù)量,進(jìn)行物料的需求,并編制出相應(yīng)的采購方案和訂單,進(jìn)行下一階段的“采購-入庫-領(lǐng)用-入庫-出庫-銷售”。全鏈作業(yè)不會(huì)出現(xiàn)重疊現(xiàn)象,實(shí)現(xiàn)了最優(yōu)的資源分配,從而減少了流程上的浪費(fèi)。此外,在決策過程中,公司管理層會(huì)綜合考慮成本、利潤和市場(chǎng)需求等諸多要素,將信息分享給決策者,各個(gè)行業(yè)的資料,以最大限度地利用信息化在公司的運(yùn)作決策中起到?jīng)Q定性的影響。
財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)不但可以使財(cái)務(wù)的管理模式更加多樣化,而且可以擴(kuò)展財(cái)會(huì)管理的內(nèi)涵,從而對(duì)企業(yè)的管理能力有更大的促進(jìn)作用。在財(cái)會(huì)管理信息化的構(gòu)建中,公司將會(huì)花費(fèi)巨資購買或者開發(fā)專用的財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng),通過對(duì)這些關(guān)鍵的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,從而發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行相應(yīng)的處理;并對(duì)其它輔助生產(chǎn)過程中的輔助生產(chǎn)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行了有效的管理與監(jiān)測(cè),以便對(duì)生產(chǎn)運(yùn)營進(jìn)行有效指導(dǎo),以便給出企業(yè)未來發(fā)展的趨勢(shì)預(yù)測(cè),做出適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營決策方案??傊?,建立一個(gè)相對(duì)完整、科學(xué)、完整的信息化財(cái)務(wù)管理體系,是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié),可以更好地對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控,讓人、財(cái)、物都處于有效監(jiān)管之下,資金運(yùn)作也得以更加健康和高效。
財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)可以極大地改善財(cái)務(wù)報(bào)表的精確度,使管理層能夠根據(jù)所獲得的有關(guān)資料,及時(shí)地找到業(yè)務(wù)問題,從而制定相應(yīng)的經(jīng)營戰(zhàn)略,達(dá)到預(yù)期的目的。其中,包括銷售回款率、資產(chǎn)負(fù)債率、資金收支等方面的信息,為企業(yè)經(jīng)營決策提供了可靠的依據(jù)。財(cái)務(wù)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果反映了一個(gè)公司的經(jīng)營和發(fā)展?fàn)顩r,單憑一個(gè)市場(chǎng)導(dǎo)向來進(jìn)行策略規(guī)劃并不能保證公司的長(zhǎng)期發(fā)展。只有對(duì)財(cái)務(wù)的資料進(jìn)行分析、處理,以及如何有效地控制財(cái)務(wù)的信息,是公司在激烈的市場(chǎng)環(huán)境下取得穩(wěn)定地位的重要一環(huán)。信息化的財(cái)會(huì)管理方法和財(cái)務(wù)體系使決策者可以很容易地獲得和掌握當(dāng)前的市場(chǎng)情況,為企業(yè)做出合理的經(jīng)營決策提供了依據(jù),從而減少了在復(fù)雜的市場(chǎng)中所面對(duì)的各種風(fēng)險(xiǎn)[2]。
目前,國內(nèi)很多公司都有對(duì)于財(cái)會(huì)信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)上的局限,認(rèn)為財(cái)會(huì)管理信息化就是財(cái)會(huì)工作數(shù)字化,也就是財(cái)會(huì)信息化,但是二者有著根本的不同。有些公司雖然在財(cái)務(wù)工作中使用了電腦,但是他們只是在做項(xiàng)目,沒有將計(jì)算機(jī)技術(shù)系統(tǒng)地運(yùn)用。公司財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)是以財(cái)務(wù)為核心,進(jìn)一步拓展到其他部門,技術(shù)內(nèi)部架構(gòu)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要求管理者、決策者和全體職員共同努力,但一些管理者和職員的觀念還沒有跟上時(shí)代的步伐,對(duì)信息化的認(rèn)可度不足,從而一定程度上會(huì)對(duì)信息化的建設(shè)產(chǎn)生一定的負(fù)面作用。
在現(xiàn)實(shí)的經(jīng)營活動(dòng)中,許多公司的工作流程與人員的責(zé)任劃分、作業(yè)技術(shù)規(guī)程等都沒有明確而明確的設(shè)計(jì)和規(guī)則,缺乏完善的建設(shè)體系來支持,造成了財(cái)務(wù)信息化的基礎(chǔ)不健全。有的企業(yè)在內(nèi)部控制方面缺乏科學(xué)性的決策,難以實(shí)施責(zé)任的管理,現(xiàn)有的管理規(guī)范也比較含糊,難以充分實(shí)現(xiàn)信息化的管理功能。此外,由于公司財(cái)會(huì)人員分工不明確,甚至有越俎代庖的現(xiàn)象,導(dǎo)致無法充分調(diào)動(dòng)員工的主觀能動(dòng)性,從而對(duì)公司的財(cái)會(huì)管理工作產(chǎn)生不利的影響[3]。
企業(yè)財(cái)會(huì)管理信息化建設(shè),涵蓋了公司的所有層次,包括很多的部門和員工。與此同時(shí),對(duì)軟件運(yùn)行環(huán)境和技術(shù)環(huán)境的要求也越來越高,對(duì)硬件設(shè)備的要求也越來越高。這樣,在企業(yè)的初期采購、中期、后期的使用、維修等方面,都要付出很大的代價(jià)。但是,由于我國大部分的公司都是民營的,而且大部分都是中小企業(yè),缺乏足夠的資本是這些公司的共同問題,他們會(huì)拒絕大量的信息化項(xiàng)目,這也成為企業(yè)財(cái)會(huì)信息化建設(shè)實(shí)施的難題之一。
各個(gè)行業(yè)都非常注重信息化人才的培訓(xùn),但是由于信息化的人手不足,使得信息化的發(fā)展速度很慢。過去財(cái)會(huì)管理模式相對(duì)落后,企業(yè)急需大量的復(fù)合型人員,人才類型受限于公司的特性,從而使財(cái)會(huì)信息化的建設(shè)過程也會(huì)受其影響。當(dāng)前,一些財(cái)會(huì)管理的職業(yè)技術(shù)還不成熟,缺乏財(cái)會(huì)管理人員和計(jì)算機(jī)技術(shù)人員,計(jì)算機(jī)人員缺乏財(cái)會(huì)等方面的知識(shí),以及私人公司員工的流動(dòng)性,信息化的操作和管理者的變動(dòng),不但會(huì)加大人力資源的培養(yǎng)費(fèi)用,還會(huì)加大信息泄漏的危險(xiǎn)。
以互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的財(cái)會(huì)信息化,固然極大地提高財(cái)會(huì)工作的工作效率和工作的品質(zhì),但是由于缺乏安全保護(hù),很容易遭到黑客、病毒等入侵,從而使公司內(nèi)部的數(shù)據(jù)、商業(yè)機(jī)密、信息泄露或流失,由此可能給公司造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。在現(xiàn)實(shí)財(cái)會(huì)工作中,很難注意到電子郵件的加密、信息保護(hù)等問題,而公司的內(nèi)部資料也很可能遭到盜用。與此同時(shí),一些財(cái)會(huì)從業(yè)人員缺乏對(duì)業(yè)務(wù)操作的熟練程度和操作技巧的熟練程度,容易造成工作中的錯(cuò)誤,長(zhǎng)期存在著對(duì)公司發(fā)展的潛在風(fēng)險(xiǎn)[4]。
從當(dāng)前的公司發(fā)展?fàn)顩r和財(cái)會(huì)工作的實(shí)際情況出發(fā),要強(qiáng)化財(cái)會(huì)人才的教育、培訓(xùn)、交流的重要性和優(yōu)越性,提高財(cái)會(huì)人才的認(rèn)可程度,提高財(cái)會(huì)從業(yè)人員和管理者對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境的要求和特征,樹立新的工作觀念和管理思想,注重發(fā)揮信息技術(shù)在財(cái)會(huì)工作中的作用。從當(dāng)前的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情況來看,財(cái)會(huì)管理信息化是實(shí)現(xiàn)公司長(zhǎng)期發(fā)展的一個(gè)主要途徑。財(cái)會(huì)信息化的出現(xiàn),使財(cái)務(wù)的管理模式由傳統(tǒng)的線下向線上轉(zhuǎn)變,不但提高了財(cái)會(huì)工作的工作效能,而且信息化技術(shù)也得到了推廣。信息化的持續(xù)發(fā)展與公司的制度改革是互相推動(dòng)的,全公司都認(rèn)識(shí)到了信息化的重要作用。隨著對(duì)重要性的認(rèn)知逐漸加深,企業(yè)的內(nèi)部人士更樂于主動(dòng)地投身于信息化的建設(shè)過程,并主動(dòng)利用信息化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)自己的工作,這樣相輔相成、自下而上的轉(zhuǎn)變,就可以使公司的核心能力得到持續(xù)提高。同時(shí),公司管理層要更多地投身于信息化的構(gòu)建,領(lǐng)導(dǎo)公司內(nèi)部人員逐步提高組織的組織意識(shí),使其在信息化的管理下得到充分的使用。
在信息化快速發(fā)展的時(shí)代,財(cái)會(huì)管理的變化必然導(dǎo)致財(cái)會(huì)人員的地位發(fā)生變化,財(cái)會(huì)人才的整體素質(zhì)將直接關(guān)系到財(cái)會(huì)信息化建設(shè)的長(zhǎng)期發(fā)展。企業(yè)財(cái)會(huì)信息化的建設(shè)離不開信息化技術(shù)的支持,因此,在提高員工和管理者的財(cái)務(wù)信息化的基礎(chǔ)上,必須加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的培養(yǎng)。組織財(cái)會(huì)專業(yè)技術(shù)人員、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)和信息技術(shù)的培訓(xùn)和講座,積極支持專業(yè)技術(shù)人員的交叉研究和信息交換,并建立相關(guān)的研究獎(jiǎng)勵(lì)制度;可與高校、社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)聯(lián)合培訓(xùn),確保專業(yè)技術(shù)人員向公司提供服務(wù);在公司設(shè)立專門的體系維護(hù)小組,以激勵(lì)公司的員工進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng),提高員工自主處理問題的能力。企業(yè)要重視對(duì)員工的甄選與錄用,定期進(jìn)行考核,制定專業(yè)知識(shí)、技能考核與考核時(shí)限,以持續(xù)加強(qiáng)財(cái)會(huì)工作與管理工作的綜合素質(zhì)。為了適應(yīng)動(dòng)態(tài)變化的信息化管理需求,必須在的財(cái)會(huì)管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,不斷地培訓(xùn)具有財(cái)務(wù)管理和信息化的綜合能力,以確保財(cái)務(wù)信息平臺(tái)的有效處理,還能夠根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整及時(shí)修改財(cái)會(huì)管理工作,始終確保人員素質(zhì)提升與企業(yè)發(fā)展同步[5]。
企業(yè)財(cái)會(huì)管理信息化建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)會(huì)管理體系是分不開的。財(cái)務(wù)并非是一個(gè)單獨(dú)的組織,而是一個(gè)與其他部門緊密合作的組織,它們之間的合作取決于相應(yīng)的規(guī)章制度和程序,而且必須要嚴(yán)格遵守這些規(guī)章制度。首先,在信息化的體系建設(shè)上,應(yīng)先確立信息化的終極目的,并借鑒先進(jìn)公司的成功做法,結(jié)合自身的發(fā)展,合理地安排各個(gè)部門的工作流程,以達(dá)到科學(xué)的分工;其次,要保證信息化體系的科學(xué)化、系統(tǒng)化,在方法選擇、指標(biāo)設(shè)定等方面都要考慮到信息化本身的建設(shè)需要;第三,對(duì)財(cái)會(huì)信息工作進(jìn)行界定,讓每個(gè)工作人員都可以把握財(cái)會(huì)工作的重點(diǎn),并充分利用自己的工作功能來適應(yīng)和配合信息化的發(fā)展需要。在內(nèi)部財(cái)會(huì)體系上,要繼續(xù)改進(jìn)信息化管理、固定資產(chǎn)管理、收支平衡管理等各個(gè)環(huán)節(jié),使信息化的建立與內(nèi)部審計(jì)、外部監(jiān)督等過程相結(jié)合,以動(dòng)態(tài)適應(yīng)當(dāng)前財(cái)會(huì)市場(chǎng)變化。企業(yè)財(cái)務(wù)組織的建立離不開信息的數(shù)據(jù)支撐,通過對(duì)財(cái)務(wù)的管理服務(wù)進(jìn)行優(yōu)化,可以使財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)在不同的部門間進(jìn)行高效的傳遞,因而,財(cái)務(wù)的信息化建設(shè)過程設(shè)計(jì)也必須進(jìn)一步完善。
在快速發(fā)展的信息化和大數(shù)據(jù)環(huán)境下,財(cái)務(wù)信息化的管理既要保證數(shù)據(jù)的真?zhèn)?,又要保證財(cái)務(wù)信息化的數(shù)據(jù)的安全性。在信息化環(huán)境下,各行業(yè)之間的密切協(xié)作使得財(cái)務(wù)的信息資源更加廣泛地被分享,而財(cái)務(wù)的信息泄漏的危險(xiǎn)也相應(yīng)增大。在財(cái)務(wù)信息化的構(gòu)建中,要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的維護(hù),加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的防范,加強(qiáng)對(duì)防火墻、殺毒軟件的使用與管理,加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的備份,及時(shí)更新財(cái)務(wù)密鑰;加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)的管理,加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)的管理,提高員工的隱私意識(shí),簽署商業(yè)機(jī)密合同,保證資料的安全性。同時(shí),要構(gòu)建一套能夠有效地保護(hù)公司發(fā)展的財(cái)務(wù)信息資料的利用和審核機(jī)制,確保信息的安全和完善。同時(shí),要加強(qiáng)公司的風(fēng)險(xiǎn)管理工作,做好公司的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià),并根據(jù)評(píng)價(jià)的結(jié)論,適時(shí)地做出相應(yīng)的反應(yīng),提高公司的總體風(fēng)控水平。
在企業(yè)財(cái)會(huì)的管理中引入信息化管理,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的管理科學(xué)化、規(guī)范化的要求。具體而言,它體現(xiàn)在公司的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、上下級(jí)機(jī)構(gòu)中,當(dāng)信息化系統(tǒng)建成后,可以對(duì)特定的事務(wù)進(jìn)行高效的連接,從而提高對(duì)有關(guān)事務(wù)的信息資源的共享,提高了企業(yè)的業(yè)務(wù)協(xié)作能力。同時(shí),這種科學(xué)性和規(guī)范性也體現(xiàn)在了企業(yè)經(jīng)營者的財(cái)會(huì)處理和企業(yè)事務(wù)的決定上。如前所述,實(shí)行財(cái)會(huì)信息化的管理,有助于各級(jí)機(jī)關(guān)的溝通和交流,使數(shù)據(jù)資料能夠快速、準(zhǔn)確地傳遞[6]。
綜上所述,在當(dāng)今的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,開展財(cái)會(huì)信息化的建設(shè)是能夠更好地符合現(xiàn)階段市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一些相關(guān)需要,也是公司快速發(fā)展的需要。財(cái)會(huì)管理信息化的建立有賴于公司各級(jí)員工對(duì)信息化的認(rèn)知和觀念的更新,在強(qiáng)化員工培訓(xùn),注重人才培養(yǎng),組建專業(yè)化團(tuán)隊(duì)的同時(shí),還要根據(jù)市場(chǎng)環(huán)境,不斷優(yōu)化自身財(cái)會(huì)管理,規(guī)范信息化建設(shè)流程,加強(qiáng)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制;應(yīng)用良好的運(yùn)用財(cái)務(wù)信息化體系,提高經(jīng)營效益,保證公司總體效益,提高公司的核心競(jìng)爭(zhēng)能力,為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出重要的貢獻(xiàn)。