高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的問題及解決方法

羅晉煌

(福州黎明職業(yè)技術(shù)學(xué)院 教務(wù)處，福建 福州 350109)

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，人們的工作和生活的方式都發(fā)生了極大的改變。隨著社會各行各業(yè)對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)依賴的加強，高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)顯得越來越重要。高校教務(wù)管理主要包括學(xué)生學(xué)籍、成績等教務(wù)文檔管理，教學(xué)課程管理，教學(xué)進(jìn)度管理和考務(wù)管理等事宜，以保障各學(xué)院、各門課程科學(xué)實施預(yù)定的教學(xué)計劃，確保合理分配教材和教師資源，按時完成教學(xué)計劃，使教學(xué)進(jìn)展高效且完整[1]。信息時代，高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)能夠運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對教務(wù)管理信息進(jìn)行科學(xué)、高效的收集和處理，有效整合教務(wù)管理資源，使教務(wù)管理工作更加便捷、高效，既方便了教務(wù)管理人員，也進(jìn)一步滿足了教師和學(xué)生在教與學(xué)方面的需求。總而言之，教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)能夠保障高校網(wǎng)絡(luò)的信息安全，提高高校教務(wù)管理質(zhì)量，促使高校教務(wù)管理更加規(guī)范。如何借助信息技術(shù)手段進(jìn)行無紙化辦公，在網(wǎng)絡(luò)上構(gòu)建融答辯系統(tǒng)、選課系統(tǒng)為一體的教學(xué)管理平臺，提升教務(wù)管理效率，成為教務(wù)管理信息化建設(shè)急需解決的問題。

1 高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的原則

高校教務(wù)管理系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)關(guān)乎全校教學(xué)計劃的順利實施和各項教育教學(xué)工作的順利開展。教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)工作嚴(yán)謹(jǐn)性強、標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)、要求高,因此，高校建設(shè)教務(wù)管理信息化系統(tǒng)要堅持安全穩(wěn)定、兼容性強、支持高并發(fā)數(shù)的原則。

1.1 安全穩(wěn)定的原則

高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)要做到安全穩(wěn)定。首先，系統(tǒng)運行穩(wěn)定性要強，不僅要規(guī)避突發(fā)故障，還要規(guī)避穩(wěn)定性差可能帶來的數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰等問題。其次，系統(tǒng)要從密碼管理、備份恢復(fù)等方面保證內(nèi)部數(shù)據(jù)安全，避免學(xué)生和高校的信息被竊取或丟失，給學(xué)生人身及財產(chǎn)安全帶來不良影響。最后，系統(tǒng)要具備風(fēng)險預(yù)警功能，在系統(tǒng)瀕臨崩潰時,要能夠及時修復(fù)系統(tǒng)并找回數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)丟失，同時避免由于數(shù)據(jù)故障導(dǎo)致其他工作無法正常開展[2]。

1.2 兼容性強的原則

高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)要同時滿足學(xué)生、教務(wù)管理人員與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的應(yīng)用需求，支持集成業(yè)務(wù)系統(tǒng)、用戶單點登錄與數(shù)據(jù)接口開發(fā)，同時保證數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的一致，使門戶、數(shù)據(jù)和應(yīng)用程序相互連接。因此，高校教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)該支持多層協(xié)議以擴展新業(yè)務(wù)，確保不同平臺、中間件和數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)換，兼容應(yīng)用程序軟件[3]。換言之，高校教務(wù)管理系統(tǒng)要兼顧不同受眾的應(yīng)用需求，保障業(yè)務(wù)系統(tǒng)和用戶登錄兼容。

1.3 支持高并發(fā)數(shù)的原則

高校教務(wù)管理系統(tǒng)的用戶包括教師、學(xué)生、教務(wù)管理人員和學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫與應(yīng)用程序要支持多重負(fù)載，支持眾多用戶同時登錄操作[4]。因此，高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)要從設(shè)計思路、開發(fā)原理、開發(fā)工具、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)等方面著手進(jìn)行全面考慮。高校教務(wù)管理系統(tǒng)必須支持高并發(fā)數(shù)，確保大量用戶同時登錄系統(tǒng)時能夠正常操作，避免因同時在線用戶數(shù)量激增而造成系統(tǒng)崩潰等情況的發(fā)生。

2 高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)存在的問題

近年來，不少高校雖然已經(jīng)建立了教務(wù)信息管理系統(tǒng)，但依然難以滿足信息時代高校日常教務(wù)管理的需要，存在軟硬件設(shè)施陳舊且升級困難，系統(tǒng)共享和數(shù)據(jù)挖掘的深度不夠,系統(tǒng)交互處理數(shù)據(jù)的能力有待提升，教務(wù)管理人員隊伍建設(shè)有待加強等問題。

2.1 軟硬件設(shè)施陳舊且升級困難

目前，部分高校的教務(wù)信息管理系統(tǒng)軟硬件設(shè)施建設(shè)陳舊且升級困難。一是部分高校的教務(wù)信息管理系統(tǒng)使用時間長且過于陳舊，考慮到系統(tǒng)升級費用太高，這些高校并沒有及時對教務(wù)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行升級。陳舊的教務(wù)管理信息系統(tǒng)大多僅支持存儲和查詢數(shù)據(jù)，鮮少支持統(tǒng)計和分析數(shù)據(jù)，難以從實質(zhì)上推進(jìn)高校教務(wù)管理部門和其他部門的協(xié)作。二是部分高校引進(jìn)的軟件平臺和系統(tǒng)框架大多只能為完善校務(wù)管理流程提供保障，難以精準(zhǔn)地滿足高校個性化發(fā)展需求。高校相關(guān)部門的管理人員只能結(jié)合自身對信息系統(tǒng)的使用情況優(yōu)化管理流程,而這一過程并非短短一兩年就可以完成，客觀上加重了軟硬件設(shè)施陳舊和升級困難的問題[5]。究其原因，是一些軟件平臺供應(yīng)商不了解高校教務(wù)管理的具體工作需求，不能針對實際問題給出解決方案,難以滿足高校教務(wù)管理的實際需求。

2.2 系統(tǒng)共享和數(shù)據(jù)挖掘的深度不夠

當(dāng)前，部分高校的教務(wù)信息管理系統(tǒng)在共享和數(shù)據(jù)挖掘方面存在深度不夠的問題。一是部分高校信息資源比較分散，尚未實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。例如，高校下設(shè)的不同部門在進(jìn)行信息收集時往往采取填寫表格的方式，這些表格雖然格式不同,但是內(nèi)容類似，重復(fù)填報，浪費了人力和物力。更有甚者，一些表格要填的信息相同卻無法進(jìn)行復(fù)制粘貼操作，增加了教務(wù)管理工作量[6]。二是部分高校的教務(wù)信息管理系統(tǒng)在管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)方面仍然存在相互獨立的問題。例如，大學(xué)生在校園餐廳的就餐記錄、出入校門的記錄、學(xué)生上課的出勤記錄、考試成績數(shù)據(jù)、出入圖書館的記錄等信息由高校不同的部門掌握，難免形成互相獨立的數(shù)據(jù)孤島，阻礙了全校信息資源的互聯(lián)互通，阻礙了數(shù)據(jù)共享。

2.3 系統(tǒng)交互處理數(shù)據(jù)的能力有待提升

當(dāng)前，部分高校教務(wù)信息管理系統(tǒng)在處理數(shù)據(jù)方面的交互能力有待提升。例如，大學(xué)生在提交學(xué)籍變動的相關(guān)信息后，高校相關(guān)部門需及時在教務(wù)信息管理系統(tǒng)中變更學(xué)生信息，并上傳到各班級的學(xué)生信息庫。如果相關(guān)部門沒有及時更改學(xué)生信息，教師則查不到學(xué)生信息，無法進(jìn)行課程考核和成績上傳。由此可見，部分高校教務(wù)信息管理系統(tǒng)尚未真正實現(xiàn)相關(guān)門戶的信息聯(lián)動。造成這一問題的原因主要在于:一是高校的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)大多比較復(fù)雜，部門之間多以召開會議的方式傳達(dá)信息，后續(xù)還需處理會議文件和信息，導(dǎo)致信息難以在第一時間傳達(dá)；二是教務(wù)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)往往根據(jù)部門職責(zé)來劃分，每個部門只負(fù)責(zé)內(nèi)部工作，“各掃門前雪”，看重本部門工作進(jìn)度，不重視高校信息管理系統(tǒng)的整體工作效率[7]。這些問題造成部分高校教務(wù)信息管理系統(tǒng)對信息資源無論是縱向還是橫向的協(xié)調(diào)都存在一定的困難。

2.4 教務(wù)管理人員隊伍建設(shè)有待加強

目前，部分高校的教務(wù)管理人員隊伍建設(shè)需要進(jìn)一步加強。一是部分教務(wù)管理人員的信息知識有所欠缺，對計算機的操作不夠熟練，缺乏專業(yè)的能力素養(yǎng);信息化管理意識薄弱，習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源管理模式，阻礙了教務(wù)管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)。二是部分高校將培訓(xùn)重點放在新入職教師的身上，對教務(wù)管理人員的培訓(xùn)比較欠缺，大多是針對教務(wù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行的培訓(xùn)，較少針對一線教務(wù)管理人員開展培訓(xùn)，這就造成教務(wù)管理人員在上崗后必須一步步熟悉最基本的業(yè)務(wù)，難以抽出更多的時間和精力為教務(wù)管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)提出中肯的意見。三是部分高校針對教務(wù)管理工作人員的獎勵和晉升機制不完善，且教務(wù)管理工作人員薪資較低，加上工作業(yè)務(wù)煩瑣機械，花費了工作人員大量的時間和精力，消磨了他們的進(jìn)取心和創(chuàng)新斗志[8]。從以上三個方面可以看出，教務(wù)管理人員隊伍建設(shè)有待加強。

3 高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的方法

高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)并非簡單地應(yīng)用計算機軟件與系統(tǒng)，而是將信息技術(shù)融入教務(wù)管理全過程，推動信息的高質(zhì)量共享，使所有用戶都可以讀取目標(biāo)信息。因此，面對教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)存在的問題，高校要進(jìn)一步完善教務(wù)管理系統(tǒng)功能，強化高校各部門之間的信息共享，完善系統(tǒng)信息化建設(shè)方案，加強教務(wù)管理人員隊伍建設(shè)，提升教務(wù)管理水平。

3.1 完善教務(wù)管理系統(tǒng)功能，不斷優(yōu)化管理流程

為了優(yōu)化教務(wù)信息管理系統(tǒng)的管理流程，高校要進(jìn)一步完善教務(wù)管理系統(tǒng)功能。高校要結(jié)合教務(wù)信息管理的實際情況有針對性地增加或刪減教務(wù)信息管理系統(tǒng)的功能，提升教務(wù)管理系統(tǒng)功能的實用性[9]。例如，高?？梢栽诮虅?wù)信息管理系統(tǒng)中增加課程管理功能，并開發(fā)相應(yīng)模塊，使之應(yīng)用于自動排課、成績分析、審核學(xué)生積欠學(xué)分、核算教師工作量和自動排考等。其中，對于成績分析功能，教務(wù)信息管理系統(tǒng)要在每學(xué)期開學(xué)初，分析上學(xué)期學(xué)生的重修達(dá)標(biāo)率、補考通過率、不及格率，并顯示所有課程成績和學(xué)生的上課出勤率，分析學(xué)生成績不及格的原因；對于核算教師工作量功能，教務(wù)信息管理系統(tǒng)要輸出計算每一位教師負(fù)責(zé)課程的系數(shù)，包括理論類課程與實踐類課程的折合學(xué)時數(shù)，以及整個學(xué)期的總學(xué)時數(shù)；對于自動排考功能，教務(wù)信息管理系統(tǒng)要結(jié)合學(xué)生上課和教師上課的時間數(shù)據(jù)，自動安排考試時間并匹配監(jiān)考教師。高校也可以在教務(wù)信息管理系統(tǒng)中增加學(xué)生請假管理功能，并開發(fā)相應(yīng)系統(tǒng)，同時將其與教師辦公系統(tǒng)、學(xué)生終端平臺和出入校園的門禁系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)。一方面，學(xué)生可以登錄智能手機等終端平臺,通過請假系統(tǒng)提出請假申請，由輔導(dǎo)員審批后，信息被自動推送到教師辦公系統(tǒng)與校園門禁系統(tǒng)，這樣教師在上課前就能知曉具體且詳細(xì)的學(xué)生請假信息，門禁系統(tǒng)在學(xué)生出入校門時也會正常放行。另一方面，高校教務(wù)管理人員、輔導(dǎo)員和教師能夠隨時查看學(xué)生的請假次數(shù)及原因、離校學(xué)生的行程等信息，便于后期校內(nèi)學(xué)生和校外學(xué)生人數(shù)的統(tǒng)計。

3.2 強化高校各部門信息共享，搭建信息共享平臺

高校推動教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)要進(jìn)一步強化各部門之間的信息共享，搭建信息共享平臺。第一，高校各部門要基于教務(wù)信息管理系統(tǒng)建立信息聯(lián)動共享機制。倘若暫時沒有確定合適的標(biāo)準(zhǔn)，各部門要定期互相協(xié)調(diào)溝通，盡量采用可以互相兼容的方式。一方面，各部門要著力搭建信息共享平臺，加快信息數(shù)據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定，盡快實現(xiàn)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)共享，使各部門工作實現(xiàn)深入對接。另一方面，要想滿足高校不同學(xué)科和院系在學(xué)位論文要求、培養(yǎng)方案和課程設(shè)置等方面對教務(wù)信息管理的不同需求，高校各部門必須結(jié)合工作實際協(xié)商制定適合本校的教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的規(guī)定和細(xì)則，以保證信息共享平臺能夠切實發(fā)揮共享信息的功能。第二，高?？梢孕畔⑹占到y(tǒng)的開發(fā)為試點，促進(jìn)部門之間的信息共享。高校要在教務(wù)信息管理系統(tǒng)中開發(fā)學(xué)生信息收集模塊，并增加信息自動收集等功能，使教務(wù)管理人員可以在后臺管理員終端設(shè)置要收集的目標(biāo)信息點，劃定填報范圍。當(dāng)校內(nèi)用戶填寫信息時，系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)自動識別和填寫用戶基本信息，實現(xiàn)信息的實時更新。另外，系統(tǒng)可以以Excel、Word形式下載和打印數(shù)據(jù)，以滿足用戶數(shù)據(jù)填報與歸檔的需要，實現(xiàn)校內(nèi)部門之間的數(shù)據(jù)共享，避免數(shù)據(jù)孤島的出現(xiàn)。高校各部門可以根據(jù)對信息收集的實際需要進(jìn)行下載與打印，在對數(shù)據(jù)進(jìn)行實時更新的同時，保證信息的即時性與準(zhǔn)確性[10]。高校在強化信息共享的同時,還要加強對教務(wù)管理信息系統(tǒng)的信息安全管理，增加防火墻等配置，做好信息的備份、儲存等工作。

3.3 完善系統(tǒng)信息化建設(shè)方案，提升信息處理能力

為了提升教務(wù)信息管理系統(tǒng)的信息處理能力，高校要不斷完善教務(wù)管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)方案。第一，高校要著眼宏觀，設(shè)計好教務(wù)信息管理系統(tǒng)的大框架，抓好用戶服務(wù)、業(yè)務(wù)管理、集成服務(wù)與核心數(shù)據(jù)四個層面的落實。針對用戶服務(wù)，高校在設(shè)計教務(wù)信息管理系統(tǒng)時要明確用戶除了有教務(wù)管理人員，還有教師、學(xué)生與學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)。高校既要設(shè)計面向?qū)W校工作人員的個性化UI界面，方便他們實時更新信息[11]，也要設(shè)計面向師生的統(tǒng)一門戶平臺界面，方便師生獲取所需數(shù)據(jù)。針對業(yè)務(wù)管理，高校在設(shè)計教務(wù)信息管理系統(tǒng)時要做好三方面的工作。其一,該系統(tǒng)要具備業(yè)務(wù)管理的重點功能,包括設(shè)計培養(yǎng)計劃、確定教學(xué)任務(wù)、設(shè)計智能排課,以及可以進(jìn)行選課管理、課程維護(hù)及審核畢業(yè)的功能。其二,該系統(tǒng)要涵蓋教師管理、教材管理、學(xué)籍管理、畢業(yè)論文管理、教室管理和費用管理模塊。其三,該系統(tǒng)還應(yīng)具備日志管理、身份認(rèn)證等附加功能。針對集成服務(wù)，高校在設(shè)計教務(wù)信息管理系統(tǒng)時要實現(xiàn)業(yè)務(wù)集成、信息推送和流程驅(qū)動等服務(wù)功能。針對核心數(shù)據(jù)，高校教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)要明確數(shù)據(jù)管理的關(guān)鍵在于師生基本信息、學(xué)生成績、課程信息、學(xué)生選課和專業(yè)信息等。第二，高校教務(wù)信息管理系統(tǒng)要開辟信息交流平臺，完善信息化建設(shè)方案。高校教務(wù)管理人員可以通過該平臺及時知曉本校師生和各部門領(lǐng)導(dǎo)對教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的意見和建議，并進(jìn)行整體分析，找到教務(wù)信息管理系統(tǒng)存在的弱項和短板，通過及時升級軟硬件系統(tǒng)提示數(shù)據(jù)處理能力，促進(jìn)教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的有序開展[12]。例如，針對報表等數(shù)據(jù)管理、信息查詢、個人信息管理和檔案管理等業(yè)務(wù)存在的短板，高校教務(wù)信息管理系統(tǒng)要進(jìn)一步落實以上業(yè)務(wù)的規(guī)范化建設(shè)，定期強化數(shù)據(jù)更新，提升信息管理系統(tǒng)的收集、整合、儲存與分類等信息處理能力。

3.4 加強教務(wù)管理人員隊伍建設(shè)，提高教務(wù)管理水平

高校教務(wù)管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)對教務(wù)管理人員提出了更高的要求。作為教務(wù)管理信息化建設(shè)的主力軍，高校教務(wù)管理人員職業(yè)素養(yǎng)的高低關(guān)系到教務(wù)信息管理系統(tǒng)的工作效率。建設(shè)綜合素質(zhì)強、業(yè)務(wù)水平高的教務(wù)管理人員隊伍是高校推進(jìn)教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)最為迫切的需求。因此，高校要重視教務(wù)管理人員的選拔工作，要求教務(wù)管理人員具備良好的思想政治素養(yǎng)、較好的心理素質(zhì)和較高的文化水平，這樣才能確保教務(wù)管理人員在日常管理中能夠保持良好的工作作風(fēng)與思想作風(fēng)。高校還必須定期對教務(wù)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，包括服務(wù)意識、崗位工作和信息技術(shù)操作技能等。具體而言，高校要定期組織教務(wù)管理人員學(xué)習(xí)最新的數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)，并組織他們在電腦上進(jìn)行實踐操作。一方面，高校要鼓勵教務(wù)管理人員積極參與教務(wù)信息管理經(jīng)驗分享研討會，充分交流工作體會，深入溝通工作經(jīng)驗，提高處理繁瑣事務(wù)的應(yīng)變能力。另一方面，高校要積極與兄弟院校加強教務(wù)管理交流與合作，在條件允許的情況下，共同組織大規(guī)模的教務(wù)管理經(jīng)驗座談會。這樣既能開闊教務(wù)管理人員的視野，創(chuàng)新教務(wù)管理人員的管理思維，提升他們的素質(zhì)和水平，也能讓教務(wù)管理人員進(jìn)一步認(rèn)識到本校教務(wù)管理中存在的問題，為促進(jìn)教務(wù)管理創(chuàng)新改革和準(zhǔn)確判斷教務(wù)管理未來的發(fā)展趨勢提供依據(jù)，不斷提升教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)水平。同時，高校要結(jié)合本校教務(wù)管理人員工作的實際情況,有針對性地制定科學(xué)、合理的考評機制，進(jìn)一步調(diào)動教務(wù)管理人員參與教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的積極性和熱情[13]，激發(fā)他們的創(chuàng)新潛能，不斷提升教務(wù)管理效能，實現(xiàn)高校在教育、教學(xué)和管理方面的效能最大化。作為培養(yǎng)中國特色社會主義建設(shè)者和接班人的重要基地，新時代高校全面落實立德樹人的根本任務(wù)，必須緊跟信息時代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的步伐，更加重視教務(wù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，圍繞教務(wù)管理業(yè)務(wù)的整體框架與管理流程，不斷升級和更新信息化管理方法，及時調(diào)整和完善一體化、規(guī)范化、多層次、操作簡便的教務(wù)信息管理系統(tǒng);更加高效地整合高校教育資源，努力為高校教務(wù)管理提供更加科學(xué)、更加規(guī)范的服務(wù);不斷提升高校教務(wù)管理水平，促進(jìn)高校教育教學(xué)工作有序開展，推動高校教育改革事業(yè)再上新的臺階。