6S精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

聊城市人民醫(yī)院 李喆

檔案管理在醫(yī)院的運營和建設(shè)過程中發(fā)揮了十分重要的作用，醫(yī)護的檔案數(shù)據(jù)為提升醫(yī)院的診療水平產(chǎn)生直接的影響，患者的檔案管理可以進一步體現(xiàn)醫(yī)院對患者的關(guān)懷。隨著檔案管理理念的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也更加強調(diào)規(guī)范化、科學(xué)化、智能化，6S管理模式最早起源于日本的企業(yè)管理，從6個方向（整理、整頓、清潔、清掃、安全、素養(yǎng)）展開有效的管理，從形式上和制度上保證管理政策的有效落實。

一、6S精細化管理

6S精細化管理最早被用于企業(yè)管理的過程中，講究在企業(yè)運行的過程中，通過明確的執(zhí)行目標(biāo)，形成日常工作行為的規(guī)范化，進一步提升企業(yè)內(nèi)部運行效率和管理水平。

同時，6S精細化管理是一個長期系統(tǒng)的管理過程，只有在工作過程中充分貫徹管理目標(biāo)，才能有效地實現(xiàn)管理行為日?；?、工作方式習(xí)慣化，從而提供高效的運營和管理服務(wù)[1]。

醫(yī)院運行過程中產(chǎn)生的檔案信息種類繁多、內(nèi)容十分煩瑣。醫(yī)院檔案管理的6S主要內(nèi)容包括：整理，需要將檔案信息進行合理的分類，并建立對應(yīng)的索引條件，與檔案管理無關(guān)的內(nèi)容需要進行及時的清理；整頓，需要將醫(yī)院檔案管理相關(guān)的制度、規(guī)范、流程進行有效的整頓，使其規(guī)范化模式化，從而提升管理效率和檔案信息提取速度；清潔、清掃，需要清除檔案信息中意義不大、無法提供良好醫(yī)院服務(wù)的內(nèi)容，保持檔案信息的干凈與整潔，從而確保醫(yī)院檔案信息服務(wù)的有效性；素養(yǎng)，從檔案管理人員的工作能力、職業(yè)素養(yǎng)中做起，進行有效的培養(yǎng)和發(fā)展，使檔案管理人員形成良好的工作習(xí)慣；安全，需要重視檔案信息管理工作過程中的信息安全，管理規(guī)章制度安全，提醒檔案管理人員該工作的重要性，并注重在工作過程中保持長期的警惕性，以確保檔案管理工作得以有效地展開[2]。

二、醫(yī)院檔案管理面臨的主要問題

（一）管理流程不規(guī)范

相較于其他社會機構(gòu)的檔案管理，醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容更加復(fù)雜，對數(shù)據(jù)的真實度、準(zhǔn)確性、時效性要求更高，不僅包括醫(yī)院在正常運行過程中產(chǎn)生的醫(yī)療、患者數(shù)據(jù)，在醫(yī)療科研項目中的數(shù)據(jù)信息，還包括醫(yī)院在運營過程中的人事檔案、經(jīng)營管理檔案。因此，收集檔案信息的方式、歸檔內(nèi)容具有較大的差別，并按照對應(yīng)的檔案管理流程來進行有效的操作。但在實際管理的過程中，一方面由于對檔案信息管理的不重視，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理部門長期工作在較為隨意的狀態(tài)，檔案信息收集的期限、歸檔、廢棄等制度極不合理[3]；另一方面，我國醫(yī)院的醫(yī)護業(yè)務(wù)較為繁忙，在病歷、處方等開具的過程中，由于業(yè)務(wù)對時間的限制，書寫的字跡較為潦草，且沒有進行明確的標(biāo)識，在導(dǎo)致患者理解困難的同時，也為檔案管理帶來不良的影響。這些問題都導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理過程中的效率低下，也導(dǎo)致檔案信息的收集、分類、歸檔具有更高的難度。

（二）配套設(shè)施不夠完善

隨著我國民眾對健康的需求以及醫(yī)療技術(shù)水平的發(fā)展，醫(yī)院醫(yī)療檔案的數(shù)量也伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展而爆炸式增長。雖然檔案管理的信息化可以有效解決當(dāng)前醫(yī)院在運行過程中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，但是在實際的醫(yī)院運行過程中，紙質(zhì)檔案依然占據(jù)檔案管理工作內(nèi)容的極大一部分。紙質(zhì)檔案的增加，以及紙質(zhì)檔案信息化的難度，使紙質(zhì)檔案的存放、信息化的效率得到有效的保障。在受到硬件和軟件制約的情況下，檔案無法被有效地電子化、數(shù)據(jù)化，同時由于檔案信息管理系統(tǒng)與醫(yī)院信息系統(tǒng)存在一定的接口問題，導(dǎo)致醫(yī)院信息管理系統(tǒng)無法有效收集檔案信息，并在檔案信息管理系統(tǒng)中進行有效的電子歸檔，從而無法實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部檔案信息的充分共享和共同管理[4]。從檔案電子化數(shù)據(jù)化的角度來講，醫(yī)院檔案信息的錄入難度較大，現(xiàn)階段的錄入依然通過人工識別、手動錄入的方式進行，缺少掃描儀、智能識別軟件的有效支持。同時，醫(yī)院在運行和科研過程中產(chǎn)生的影音資料，現(xiàn)階段并沒有進行有效的歸檔，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的總體水平低下，信息技術(shù)的利用效率不高。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)堪憂

醫(yī)院檔案管理對工作人員的素質(zhì)要求較高，不但需要具備基礎(chǔ)的檔案管理技能，還需要具備專業(yè)的醫(yī)療基礎(chǔ)知識，以及信息化管理的技術(shù)、技能。醫(yī)院檔案管理人才的選拔、培訓(xùn)工作具有一定的難度，同時多數(shù)醫(yī)院不太重視對專業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求。在人才引進的過程中，缺乏良好的人才培養(yǎng)機制和晉升機制，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理并沒有吸引優(yōu)秀人才的能力。在很難引進外部新鮮血液的情況下，檔案管理隊伍的工作理念、技能素養(yǎng)無法得到有效的發(fā)展。甚至在采用精細化管理制度的情況下，檔案管理人員依然對自身的工作目標(biāo)和服務(wù)內(nèi)容一知半解。同時，隨著醫(yī)院運行對檔案管理服務(wù)的需求，檔案管理人員的素質(zhì)、能力是保證醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率的重要保障，只有具備具有競爭力的發(fā)展空間和良好的檔案管理能力、醫(yī)療專業(yè)知識的培訓(xùn)，才能確保檔案管理人員的能力素質(zhì)符合醫(yī)院的發(fā)展需求[5]。

（四）工作方法不科學(xué)

醫(yī)院檔案管理的數(shù)據(jù)量巨大、類型繁多，不同的檔案數(shù)據(jù)類型需要采用不同的管理流程，以確保其數(shù)據(jù)的真實性和有效性。這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的流程和規(guī)范性缺少一定的參考標(biāo)準(zhǔn)。同時，醫(yī)院長期處于人力資源緊缺的狀態(tài)，無論是在醫(yī)療、科研業(yè)務(wù)還是在檔案管理中，人才數(shù)量的緊缺導(dǎo)致檔案管理很難滿足實際業(yè)務(wù)開展的需求[6]。在此情況下，醫(yī)院檔案管理流程的不規(guī)范，會進一步導(dǎo)致檔案管理效率無法得到提升，例如各個科室由于業(yè)務(wù)繁忙，對檔案的送報并不積極，而檔案管理人員也缺乏良好的檔案信息收集的管理態(tài)度，沒有進行有效的督促，導(dǎo)致患者檔案數(shù)據(jù)收集和管理無法同時展開，患者也無法及時獲得自身的病歷檔案。

（五）檔案數(shù)據(jù)、信息化的難度較高

醫(yī)院檔案信息的收集過程中，雖然現(xiàn)階段已經(jīng)采用信息化的管理模式來進行相關(guān)信息的快速收集和整理，但紙質(zhì)資料依然占據(jù)檔案管理工作中極大的一部分。為了進一步提升檔案信息的有效性并縮減檔案管理成本，紙質(zhì)檔案的電子化工作是醫(yī)院檔案管理的重要工作內(nèi)容。但紙質(zhì)檔案的信息較為復(fù)雜，現(xiàn)階段為了確保紙質(zhì)檔案信息收集的準(zhǔn)確度和有效性，依然采用人工識別、手工錄入的方法，這種方式難度較高、效率較低，進一步對醫(yī)院檔案管理的水平造成不良的影響。

三、6S精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

（一）檔案的整理與分類

6S精細化檔案管理的過程中，需要進行有效的整理和分類中。

一方面需要將檔案的類型進行等級劃分，確定長期保存的檔案資料、中期保存的檔案資料、短期保存的檔案資料，并設(shè)定對應(yīng)的資料廢棄標(biāo)準(zhǔn)，從而有效節(jié)省檔案管理過程中消耗的資源，并同時保證檔案的有效性和時效性。

另一方面還需要根據(jù)檔案的具體價值來進行嚴(yán)格的分類和歸檔，并建立對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案管理工作的有序展開。而在建立具體標(biāo)準(zhǔn)的過程中，可以根據(jù)以下的方式來進行劃分：（1）醫(yī)院管理部門簽發(fā)的文件，如會議文件、決策文件、項目文件等；（2）醫(yī)院運營相關(guān)的文件，例如規(guī)章制度、醫(yī)院發(fā)展歷史、財務(wù)管理等；（3）醫(yī)療業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，例如病患資料、科研項目資料、醫(yī)院開具的診療資料；（4）科研數(shù)據(jù)、科研項目清單、科研成果、申請、執(zhí)行文件；（5）醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施相關(guān)的資料，例如材料采購清單、設(shè)施建設(shè)合同、驗收資料等；（6）設(shè)備使用清單、設(shè)備采購申請、采購清單、使用歷史記錄、設(shè)備保養(yǎng)記錄、設(shè)備維護記錄。明確不同的檔案類型，并制定對應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從而使醫(yī)院檔案得以有效、快速地歸檔，提升醫(yī)院檔案管理的效率[7]。

（二）醫(yī)院檔案管理制度的整頓

企業(yè)管理過程中的整頓需要將工作場景中的物品進行有效的整頓與管理，以便工作能夠順利地開展，在醫(yī)院檔案管理的過程中，需要對醫(yī)院檔案管理制度進行有效的整頓。

首先，需要明確醫(yī)院檔案的收集管理機制，一方面需要加強對醫(yī)院檔案收集效率的監(jiān)督和管理，讓醫(yī)院各個科室積極使用信息管理系統(tǒng)，錄入業(yè)務(wù)展開過程中的檔案資料收集。另一方面，還需要加強檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作的有效銜接，根據(jù)醫(yī)院檔案資料的分類，使檔案管理工作與業(yè)務(wù)進行有效的融合，在降低檔案收集難度的同時，可以增強檔案管理的效率。

其次，不同的檔案資料需要進行合理的分類和歸檔，由于醫(yī)院在業(yè)務(wù)展開過程中產(chǎn)生的檔案類型具有較大的差別，同時需要采用對應(yīng)的管理制度，以確保檔案管理的有效性，因此需要在制度上進行有效的保障，促使醫(yī)院的業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財務(wù)檔案等資料能夠按照對應(yīng)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)得以有效的落實，并將同類型的檔案進行集中處理，通過有效的時間劃分，確保檔案信息能夠及時調(diào)取，并提供對應(yīng)的服務(wù)。

（三）醫(yī)院信息檔案、紙質(zhì)檔案的清掃

首先，紙質(zhì)檔案的清掃，需要確保檔案室、檔案庫房時刻保持干凈和整潔，確保紙質(zhì)檔案得到有效的保存。同時通過良好的檔案室衛(wèi)生安全防護制度，確保紙質(zhì)檔案得以長期的保存。

其次，對于醫(yī)院的信息檔案，需要制定明確的信息化流程，并定期對醫(yī)院信息檔案進行有效的整理。一方面需要加強紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)化、電子化，并在此過程中確保檔案數(shù)據(jù)錄入的有效性；另一方面，需要通過信息檔案的有效分類和篩選檢查，確保信息檔案歸類的正確度和規(guī)范化，從而使信息檔案在業(yè)務(wù)展開的過程中能夠獲得有效的利用。

此外，還需要加強醫(yī)院有效檔案與無效檔案的清掃，一方面需要對已經(jīng)失去價值的檔案信息進行有效的清理，比如失去時效性的檔案；另一方面還需要對醫(yī)院的檔案設(shè)定保存期限，以確保醫(yī)院檔案管理資源得到有效的利用。

（四）醫(yī)院檔案信息的清潔

清潔則需要將整理、整頓、清掃進行有效的制度化，一方面需要維持檔案管理場所的整潔度，另一方面還需要確保信息檔案實際應(yīng)用過程中的分類正確、存儲精確。不但需要做到檔案管理職責(zé)的精細化分工，還需要從制度管理上進行有效的規(guī)范化。在確保檔案管理人員按照檔案管理規(guī)章制度展開工作的同時，還需要確保檔案管理設(shè)施設(shè)備的完善。通過有效的基礎(chǔ)設(shè)施完善，確保醫(yī)院檔案信息能夠得到快速、有效的整理和歸檔[8]。在此過程中，需要從硬件設(shè)施的完善和軟件設(shè)施的完善上入手，硬件設(shè)施的完善需要進一步提升醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的信息化，并通過對管理設(shè)備、計算機的推陳出新來確保檔案管理的工作效率。

軟件設(shè)施的完善，則需要從檔案信息管理系統(tǒng)的更新和發(fā)展入手，一方面需要加強檔案信息管理系統(tǒng)的模塊化，從而確保當(dāng)前的檔案信息管理系統(tǒng)在功能上、處理效率上能夠得到進一步發(fā)展；另一方面還需要加強檔案信息管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口建設(shè)，確保檔案信息管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)得以有效的對接，從而無縫開展醫(yī)院檔案信息的搜集與整理，并確保醫(yī)院檔案信息的有效性，最終實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的清潔效果。

（五）檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)

首先，需要建立具有專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力的檔案管理隊伍，在檔案工作開展的過程中，需要對檔案管理人員的技能進行有效的培訓(xùn)。不但需要加強對檔案管理技能的培訓(xùn)，如信息技術(shù)、醫(yī)療知識方面的培訓(xùn)，還需要從人才創(chuàng)新的角度上，根據(jù)當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理需求，來制定對應(yīng)的培訓(xùn)和發(fā)展策略。

其次，需要加強檔案管理隊伍的專業(yè)化。一方面由于部分醫(yī)院檔案管理的過程中，采用兼職或者外部人員管理的方式，導(dǎo)致檔案管理的水平較低且無法提供有效的檔案管理服務(wù)；另一方面，由于醫(yī)院檔案管理涉及多個專業(yè)，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)會對最終的管理成果造成較大的影響。因此需要進一步加強檔案管理隊伍的專業(yè)化，不但需要從內(nèi)部人員的素質(zhì)培養(yǎng)、發(fā)展中入手，還需要進一步加強外部新鮮血液的有效吸取，通過具有競爭力的條件來聘用高素質(zhì)的檔案管理人才，并通過外部新鮮血液來激發(fā)醫(yī)院檔案管理隊伍的活力，使醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水平和素質(zhì)得到有效的發(fā)展，從而有效實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理水平的快速提升和管理意識的有效革新。

（六）重視檔案管理的安全性

醫(yī)院的檔案數(shù)據(jù)對醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展有直接的影響，在經(jīng)歷紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展的過程中，檔案管理的安全性也需要得到足夠的重視，以確保檔案管理能夠提供有效的服務(wù)。

一方面，需要加強紙質(zhì)檔案的針對性管理，通過嚴(yán)格的信息歸檔和調(diào)取審查、記錄，確保紙質(zhì)檔案在使用過程中不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、遺漏或者被盜的現(xiàn)象。同時，需要加強紙質(zhì)檔案存儲區(qū)域的有效管理，做好防昆蟲以及保存環(huán)境的維持和消防工作，并加強紙質(zhì)檔案的電子化和數(shù)據(jù)化。

另一方面，需要加強電子檔案的安全管理，在采用防火墻技術(shù)和備份技術(shù)對電子檔案進行有效防護的同時，還需要明確電子檔案的訪問權(quán)限，通過訪問權(quán)限的設(shè)定來確保電子檔案不會被惡意調(diào)取和信息泄露。同時，對于需要提取的電子檔案，需要制定明確的檔案調(diào)用技術(shù)方案，如使用U盤和移動硬盤調(diào)取醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的過程中，需要進行嚴(yán)格的記錄和存檔，從而確保該行為得到有效的追溯。而對于醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)訪問，在使用明確的訪問權(quán)限加以限制的基礎(chǔ)上，需要對外部訪問進行有效的網(wǎng)絡(luò)隔離，以確保外部訪問不會對醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)造成影響。例如使用專用的外部檔案服務(wù)器，有效確保醫(yī)院檔案管理服務(wù)器與外部檔案管理服務(wù)器的隔離，從而使從外部帶來的網(wǎng)絡(luò)威脅降到最低。

四、結(jié)語

醫(yī)院區(qū)別于其他的社會機構(gòu)，產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)龐大、種類繁多，為檔案管理的質(zhì)量和效率帶來了一定的挑戰(zhàn)。同時，伴隨醫(yī)療服務(wù)水平的提升，以及醫(yī)院檔案發(fā)展的實際需求，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的重要性已經(jīng)得到充分的證明。在此過程中，需要加強醫(yī)院檔案管理模式的更新，通過有效地應(yīng)用6S精細化管理，從管理制度、管理行為、工作方法等多個角度上開展有效的精細化管理，在確保檔案管理精準(zhǔn)性、及時性、安全性的基礎(chǔ)上，使檔案管理能夠有效地為醫(yī)院業(yè)務(wù)的開展提供信息、數(shù)據(jù)服務(wù)，為醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)保障。