環(huán)保檔案特點及其對環(huán)保檔案管理的影響分析

梁山縣生態(tài)環(huán)境保護綜合執(zhí)法大隊 董志軍

環(huán)保檔案具有記錄環(huán)保事業(yè)發(fā)展歷史、研究環(huán)保事業(yè)未來發(fā)展方向等作用，在環(huán)保事業(yè)中占據(jù)著重要地位。我國環(huán)保形勢較為嚴峻，只有綜合分析環(huán)保檔案的特點、科學(xué)開展檔案管理工作才能夠促進環(huán)保事業(yè)的發(fā)展。

一、環(huán)保檔案概述

環(huán)保檔案即環(huán)境保護檔案，指的是中央環(huán)保機構(gòu)與地方環(huán)保機構(gòu)在環(huán)境管理、監(jiān)測等環(huán)境保護活動中直接形成的，具有價值的文字、聲像以及圖表等歷史記錄[1]。根據(jù)環(huán)保檔案的內(nèi)容可以將環(huán)保檔案分為環(huán)境管理檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案、自然保護檔案、污染源調(diào)查與環(huán)境污染及防治檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案、綜合性檔案、外事檔案、環(huán)境科學(xué)研究檔案、宣傳教育檔案等類型。

二、環(huán)保檔案的特點

相比于其他檔案，環(huán)保檔案較為特殊，其來源較廣、數(shù)量較大、分散性強，且具有較強的時間性、專業(yè)性、外業(yè)性。

（一）來源廣

環(huán)保檔案是在各種環(huán)境保護活動當(dāng)中直接形成的，而環(huán)境保護活動是針對環(huán)境污染的。環(huán)境污染指的是在環(huán)境當(dāng)中排放了某種物質(zhì)或能量，且這些物質(zhì)的量超過了環(huán)境的自凈能力，導(dǎo)致環(huán)境質(zhì)量不斷下降，會對生態(tài)系統(tǒng)造成嚴重威脅[2]。而環(huán)境保護指的是人們?yōu)榱私鉀Q現(xiàn)存或可能會出現(xiàn)的環(huán)境問題、改善環(huán)境質(zhì)量而采取的各類活動。環(huán)境保護手段多樣，不僅包括法律手段、行政手段，也包括經(jīng)濟手段、宣傳教育手段等。且環(huán)境當(dāng)中的污染源與污染物較多，所以環(huán)境保護工作會涉及各個領(lǐng)域甚至每個人，具有較強的綜合性。而環(huán)境保護活動的綜合性也導(dǎo)致環(huán)保檔案存在來源廣、數(shù)量較多等特點。

（二）時間性

環(huán)境污染物的產(chǎn)生與排放不是一成不變的，而是隨著時間的變化而變化。例如，工廠生產(chǎn)過程中排放的污染物會出現(xiàn)濃度與種類的變化。且河流存在枯水期、豐水期以及潮汛期等不同階段，所以污染物的濃度也會不斷變化。其次，在氣象條件不斷變化的過程中，同一污染物會產(chǎn)生不同的濃度。此外，交通噪聲的強度也會隨著交通量的變化而變化。在環(huán)保工作中開展污染防治就是為了減少污染物的排放，降低污染強度，而在不同時間內(nèi)的工作強度不同，所以環(huán)保檔案也具有一定的時間性。即某一時間段的環(huán)保檔案只能反映某一時間段的環(huán)境污染情況，并不能反映其他時期的污染情況。

（三）專業(yè)性

環(huán)保檔案是在環(huán)境保護活動中形成的，真實記錄了環(huán)境保護活動的時間、手段等內(nèi)容，其內(nèi)容是環(huán)保領(lǐng)域中的特定內(nèi)容，所以其內(nèi)容具有較強的專業(yè)性[3]。且環(huán)境保護工作具有特定的程序以及規(guī)律，所以環(huán)保檔案的形成也具有較強的專業(yè)性。

（四）外業(yè)性

大多數(shù)環(huán)境保護活動都屬于室外活動，例如環(huán)境監(jiān)測等，所以大多數(shù)環(huán)保檔案都是在外業(yè)作業(yè)中形成的，因此環(huán)保檔案具有較強的外業(yè)性。

（五）數(shù)值性

從某種角度來看，環(huán)境污染指的是人們在自然環(huán)境中排放了大量的污染物質(zhì)，且這些污染物質(zhì)的濃度與數(shù)量較多，會威脅到人們的身體健康，影響到生態(tài)系統(tǒng)平衡發(fā)展的現(xiàn)象。這就說明污染物是否會對自然環(huán)境造成破壞有一個界限值。在環(huán)保工作中，工作人員需要對這一界限值進行深入研究，并根據(jù)這一界限值制定環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、判斷環(huán)境污染物的濃度。因此，相比于其他檔案，環(huán)保檔案不僅詳細記錄了各類環(huán)境保護活動，也記錄了環(huán)境保護中的各項數(shù)值，因此環(huán)保檔案具有較強的數(shù)值性[4]。

（六）空間性

無論是污染物還是污染因素都會受到水、空氣等介質(zhì)的影響，便會出現(xiàn)流動、稀釋等情況。且污染物與污染因素的穩(wěn)定性和擴散性會受到其污染性質(zhì)的影響。所以，不同空間當(dāng)中的污染物會呈現(xiàn)出不同的強度和濃度。一般情況下，污染源附近區(qū)域的污染情況較為嚴重。從這一點可以看出，工作人員不能只根據(jù)某一點的環(huán)境監(jiān)測結(jié)果分析這一區(qū)域的環(huán)境質(zhì)量，需要根據(jù)污染物的空間分布特點制訂科學(xué)合理的環(huán)境監(jiān)測計劃，做好環(huán)境監(jiān)測點的布設(shè)工作，之后再綜合分析環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)，從而增強環(huán)境質(zhì)量評估的客觀性與全面性。而這也導(dǎo)致環(huán)保檔案具有較強的空間性，即特定的環(huán)保檔案只能反映某一點或某一區(qū)域的環(huán)境情況，不能反映整體的環(huán)境情況。

（七）動態(tài)性

環(huán)保檔案屬于歷史記錄，需要真實記錄不同時期的環(huán)境保護活動，不能隨意更改和涂抹檔案內(nèi)容。所以檔案管理人員需要保障環(huán)保檔案的真實性，確保檔案內(nèi)容與實際活動具有較高的一致性，從這一點來看環(huán)保檔案具有不變性等特點。但是大多數(shù)環(huán)保檔案不僅記錄了環(huán)境保護活動的情況，也反映了某一區(qū)域的環(huán)境質(zhì)量情況與環(huán)境對象，無論是環(huán)境質(zhì)量情況還是環(huán)境對象都具有動態(tài)變化的特點，例如污染物的排放量以及濃度會不斷變化。因此，需要定期監(jiān)測環(huán)境質(zhì)量情況與污染物的濃度變化情況，并將監(jiān)測結(jié)果添加在檔案當(dāng)中，所以環(huán)保檔案具有動態(tài)性的特點。其次，之前的環(huán)保檔案數(shù)據(jù)可能無法反映現(xiàn)在的環(huán)境狀況，所以需要通過規(guī)范化的程序進行檔案內(nèi)容的更改，從而增強檔案內(nèi)容的真實性與客觀性，這導(dǎo)致環(huán)保檔案具有補充性的特點。

（八）存在污染因素

環(huán)境具有較強的復(fù)雜性，環(huán)境污染是各種污染物造成的，因此需要綜合分析各種污染物的綜合效應(yīng)。而環(huán)保檔案需要客觀記錄造成環(huán)境污染的各種污染物。

三、環(huán)保檔案特點對檔案管理的影響

（一）來源廣對檔案管理的影響

環(huán)保檔案的來源較廣、數(shù)量較多，分散性強，因此環(huán)保檔案管理人員需要根據(jù)環(huán)保檔案的內(nèi)容科學(xué)設(shè)置一級類目。首先，做好環(huán)保檔案的處理工作。環(huán)保檔案管理的基本思想是根據(jù)不同檔案之間的聯(lián)系，將有聯(lián)系的檔案文件放置在一起，但不能將沒有聯(lián)系的檔案文件隨意拼湊在一起，因此檔案管理人員需要根據(jù)在環(huán)境保護領(lǐng)域中形成的環(huán)保檔案內(nèi)容設(shè)置一級類目[5]。其次，做好環(huán)保檔案的分類工作。環(huán)境保護活動包括多種類型，例如環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境管理、環(huán)境工程建設(shè)、環(huán)境污染防治等，所以檔案管理人員需要根據(jù)環(huán)境保護活動的類型將環(huán)保檔案劃分為多種類型，如環(huán)境監(jiān)測檔案、環(huán)境管理檔案等，也可以設(shè)置其他類目，如核輻射檔案等，增強檔案管理工作的針對性。再次，環(huán)境保護機構(gòu)需要綜合分析自身的環(huán)境保護職能，明確所需要開展的環(huán)境保護活動，并根據(jù)實際情況設(shè)置環(huán)保檔案的類目。環(huán)保檔案的分散性相對較強，不僅需要對環(huán)保檔案進行統(tǒng)一管理，也需要對環(huán)保檔案進行分類管理，從而為環(huán)保檔案的查詢與利用提供便利。此外，為了實現(xiàn)環(huán)保檔案的共享，各個地區(qū)與環(huán)保機構(gòu)可以利用計算機技術(shù)展現(xiàn)環(huán)保檔案。

（二）時間性對檔案管理的影響

檔案管理人員需要遵循時間性這一特點開展環(huán)保檔案管理工作，即根據(jù)時間性這一特點進行環(huán)保檔案分類工作、檔案的組卷工作、卷內(nèi)的文件排列工作、案卷的排列工作，將同一時間段的環(huán)保檔案歸置在一卷當(dāng)中，將不同時間段的環(huán)保檔案歸置在不同組卷中。同時，在進行卷內(nèi)文件排列以及案卷排列時，檔案管理人員需要按照時間先后順序進行排列，將不同年度的環(huán)保檔案放置在不同的類目當(dāng)中。

（三）專業(yè)性對檔案管理的影響

環(huán)保檔案的專業(yè)性較強，所以在進行環(huán)保檔案管理時檔案管理人員不能照搬其他檔案的管理方法。不同專業(yè)形成的檔案具有較大的差異，在檔案管理中也存在較大的差異。因此，檔案管理人員需要綜合分析環(huán)保檔案的形成特點、規(guī)律以及檔案內(nèi)容之間的聯(lián)系，根據(jù)環(huán)保檔案利用者的需求開展檔案管理工作。

（四）外業(yè)性對檔案管理的影響

大多數(shù)環(huán)境保護活動都是在室外開展的，所以檔案管理人員需要督促環(huán)境保護人員詳細記錄活動過程與相關(guān)數(shù)據(jù)，及時形成文件并做好文件的歸檔工作，從而保障環(huán)保檔案的完整性與真實性[6]。

（五）數(shù)值性對檔案管理的影響

由于環(huán)保檔案具有數(shù)值性的特點，所以檔案管理人員需要通過有效的檢索手段突出檔案中的數(shù)值，從而體現(xiàn)環(huán)境質(zhì)量情況以及環(huán)境污染狀況。

（六）空間性對檔案管理的影響

空間性也是環(huán)保檔案的關(guān)鍵特點，要求檔案管理人員遵循這一特點開展環(huán)保檔案組卷工作、案卷排列工作、文件排列工作，將同一空間范圍當(dāng)中的環(huán)保檔案歸置在同一卷當(dāng)中，但不能將不同空間范圍中的環(huán)保檔案放置在同一卷中。

（七）動態(tài)性對檔案管理的影響

環(huán)保檔案的動態(tài)性要求環(huán)保工作者不斷監(jiān)測環(huán)境污染情況，對之前的環(huán)保檔案進行補充，從而真實反映某一地區(qū)的環(huán)境質(zhì)量變化情況。所以在環(huán)保檔案管理過程中，檔案管理人員需要經(jīng)過規(guī)范化程序進行檔案內(nèi)容的補充和修改，增強檔案內(nèi)容的真實性。

（八）污染因素對檔案管理的影響

檔案管理人員需要科學(xué)開展著錄項目設(shè)計，突出檔案內(nèi)容的變化情況，并充分說明某地區(qū)的污染物濃度變化情況，提高檔案利用率[7]。

四、新時期提高環(huán)保檔案管理質(zhì)量的策略

（一）提高對環(huán)保檔案管理的重視程度

環(huán)保檔案記錄了大量的環(huán)境保護活動，可以為環(huán)境保護、環(huán)境研究、污染治理等各個方面提供資料支持，加強環(huán)保檔案管理可以充分發(fā)揮環(huán)保檔案的作用，因此檔案管理人員需要提高對環(huán)保檔案管理的重視程度。檔案管理人員需要從思想上意識到檔案管理工作的重要性，綜合分析環(huán)保檔案的特點，根據(jù)相關(guān)要求開展檔案管理工作。

（二）加強環(huán)保檔案元數(shù)據(jù)設(shè)計

相比于發(fā)達國家，我國檔案管理工作較為落后。例如，國外很早就開始利用元數(shù)據(jù)管理電子檔案，并從業(yè)務(wù)、文件管理以及利用等諸多視角分析了元數(shù)據(jù)的應(yīng)用。從業(yè)務(wù)視角來看，需要利用元數(shù)據(jù)為業(yè)務(wù)流程提供支持；從文件管理這一視角來看，需要利用元數(shù)據(jù)進行文件特點的維護與管理；從利用視角來看，需要利用元數(shù)據(jù)降低檔案文件的檢索難度，增強元數(shù)據(jù)的可理解性。從這些方面來看，在進行電子檔案元數(shù)據(jù)設(shè)計時需要做好電子文件管理流程的設(shè)計工作，將文件管理的形成與利用結(jié)合起來。而元數(shù)據(jù)設(shè)計在檔案管理中發(fā)揮著重要作用，所以環(huán)保檔案管理人員可以通過元數(shù)據(jù)進行檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量。

（三）健全環(huán)保檔案管理制度

健全的檔案管理制度可以為環(huán)保檔案管理工作的開展提供指導(dǎo)，也可以約束檔案管理人員的言行舉止，因此檔案管理部門需要構(gòu)建完善的管理制度。首先，需要構(gòu)建檔案資料聯(lián)絡(luò)機制。檔案管理部門需要在管理范圍內(nèi)設(shè)置分級聯(lián)絡(luò)模式，通過分級管理的方式實現(xiàn)相關(guān)管理人員的有效聯(lián)系。其次，需要構(gòu)建完善的人員培訓(xùn)機制。當(dāng)前環(huán)保檔案管理過程中存在諸多問題，例如分類不清晰、利用率低等，嚴重降低了管理質(zhì)量，而大多數(shù)問題都是由管理人員業(yè)務(wù)能力差造成的。因此，管理部門需要構(gòu)建人員培訓(xùn)機制，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化管理效果。再次，需要構(gòu)建完善的優(yōu)化機制。在檔案管理過程中，檔案管理人員需要綜合分析檔案管理的現(xiàn)存問題，科學(xué)制定整改措施，嚴格按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開展工作。此外，需要構(gòu)建完善的自查自糾制度。在進行檔案歸檔時，檔案管理人員應(yīng)反復(fù)核查檔案內(nèi)容與實際情況是否相符，如果整改效果一般需要再次進行整改[8]。同時，需要堅持舉一反三的原則，構(gòu)建長效機制，加大各種問題的整改力度。

（四）加大資金投入力度

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，相關(guān)部門對環(huán)保檔案管理的要求越來越高。傳統(tǒng)的人工管理方式已無法滿足檔案管理需求，因此需要加大資金投入力度，實現(xiàn)信息化管理，全面提升檔案管理質(zhì)量。首先，檔案管理部門需要進行軟硬件設(shè)施的采購。軟硬件設(shè)施是進行環(huán)保檔案管理的必需品，所以管理部門需要根據(jù)管理需求采購優(yōu)質(zhì)的計算機、終端服務(wù)器、打印機等硬件設(shè)施，也需要采購功能完善的軟件設(shè)施，為管理工作的開展奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，檔案管理部門需要構(gòu)建檔案管理庫房并做好庫房的管理工作。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都會受到潮濕、火等因素的影響，所以需要確保庫房當(dāng)中含有溫濕度傳感器、消防栓等基礎(chǔ)設(shè)施，同時為了避免閑雜人員進入庫房應(yīng)完善庫房的指紋識別系統(tǒng)或人臉識別系統(tǒng)，并利用監(jiān)控系統(tǒng)進行實時監(jiān)控。此外，環(huán)保檔案是記錄環(huán)境保護活動與某地區(qū)環(huán)境質(zhì)量等情況的，其中部分信息可以公開，為了提高檔案利用率可以構(gòu)建數(shù)字化檔案展示館，以便相關(guān)部門與人民群眾能夠通過聲像、圖片等形式了解環(huán)境保護情況。

（五）積極研發(fā)檔案利用工具

環(huán)保檔案中的信息具有重要價值，可以為環(huán)境保護工作的開展提供支持，因此檔案管理部門需積極研發(fā)檔案利用工具，降低檔案檢索與借閱難度，在提高檔案利用率的同時充分發(fā)揮檔案的作用。檔案管理部門可以利用大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫以及云計算等技術(shù)設(shè)計檔案檢索系統(tǒng)，并根據(jù)環(huán)保檔案的類目完善檢索系統(tǒng)，讓檔案使用者直接根據(jù)檔案名稱、時間段或空間范圍查詢所需檔案。檔案管理部門也可以研發(fā)其他檔案服務(wù)工具，例如編制環(huán)保檔案目錄書籍等，增進人們對環(huán)保檔案的了解。

（六）加強檔案管理人員培養(yǎng)

作為環(huán)保檔案管理的主體，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力等各個方面都會影響到檔案管理質(zhì)量，所以應(yīng)加大檔案管理人員培養(yǎng)力度。檔案管理人員培養(yǎng)包括兩個方面，一是檔案管理部門培訓(xùn)、二是檔案管理人員的自我提升。第一，檔案管理部門培訓(xùn)。檔案管理部門應(yīng)意識到只有提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)才能夠提高檔案管理的效率。檔案管理部門可以將培訓(xùn)工作分為職業(yè)素養(yǎng)教育、理論知識培訓(xùn)以及實踐能力培訓(xùn)這三個方面。其中職業(yè)素養(yǎng)教育即通過法律法規(guī)講解、環(huán)保檔案職業(yè)素養(yǎng)要求講解等方式增強檔案管理人員對環(huán)保檔案管理工作的了解，增強檔案管理人員的職責(zé)意識。其次，理論知識培訓(xùn)包括文史知識培訓(xùn)、現(xiàn)代科技知識培訓(xùn)、管理知識培訓(xùn)，讓檔案管理人員掌握更多的理論知識，為實踐工作的開展奠定基礎(chǔ)。此外，實踐能力培訓(xùn)即通過檔案管理實踐、信息技術(shù)應(yīng)用等方式提高檔案管理人員的實踐能力。第二，檔案管理人員自我提升。檔案管理人員需明確個人的角色定位、正視自我工作能力、時刻進行自我反省、增強自身職責(zé)意識。同時，管理人員也需要樹立終身學(xué)習(xí)的意識，不斷學(xué)習(xí)先進管理手段。

在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的過程中，人們逐漸意識到了環(huán)保的重要性。而環(huán)保檔案管理在環(huán)保事業(yè)中具有重要意義，檔案管理人員應(yīng)針對環(huán)保檔案來源廣、數(shù)量多、時間性強、專業(yè)性強等特點開展檔案管理工作，為環(huán)保事業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。