吉林財(cái)經(jīng)大學(xué) 季展羽
每個(gè)行政事業(yè)單位都有自身的職責(zé),為保證其目標(biāo)更為有效且高質(zhì)量地實(shí)現(xiàn),需對(duì)組織內(nèi)部進(jìn)行一定的管理與控制,不斷優(yōu)化制度規(guī)范,形成領(lǐng)導(dǎo)與職員間的合力,使國(guó)家分配的任務(wù)得到真正的落實(shí),人民可以真正感受到便利。因此,本篇文章主要結(jié)合多位學(xué)者在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制研究中得出的經(jīng)驗(yàn)理論,探究影響其內(nèi)部控制的相關(guān)因素,考察各個(gè)因素在運(yùn)作過(guò)程中發(fā)揮的功能作用,并探討如何使其在現(xiàn)有基礎(chǔ)上得到提升,以彌補(bǔ)行政事業(yè)單位在內(nèi)部控制方面的不足,使其提升組織效率,更好地發(fā)揮自身價(jià)值。
我國(guó)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制影響因素的文獻(xiàn)研究呈現(xiàn)出“量少且分散”的現(xiàn)狀,缺乏綜合性的實(shí)證分析。紀(jì)萍(2008)發(fā)現(xiàn),行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)核算方法與社會(huì)中的企業(yè)差異較大,對(duì)資產(chǎn)的管理與重視不夠,人員的優(yōu)化管理意識(shí)薄弱,透明度有待加強(qiáng)。應(yīng)當(dāng)及時(shí)建立固定資產(chǎn)管理體系,優(yōu)化管理流程,防止相關(guān)人員利用職權(quán)謀取私利。張慶龍(2011)認(rèn)為,在長(zhǎng)久以來(lái)的政府內(nèi)部控制建設(shè)過(guò)程中,以控制主體、信息技術(shù)與財(cái)務(wù)機(jī)關(guān)為代表的幾大力量是單位控制的關(guān)鍵要素。同時(shí),其在2015年證明控制手段是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)的重要因素,需要根據(jù)業(yè)務(wù)的側(cè)重偏向采取適合的手段。在此基礎(chǔ)上,宗文龍(2012)進(jìn)一步加強(qiáng)了內(nèi)部環(huán)境、控制目標(biāo)、普遍風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等的特殊認(rèn)識(shí)。唐大鵬與田祥宇(2013)也采用了理論結(jié)合實(shí)踐的方式研究?jī)?nèi)部控制的分析路徑,從行政事業(yè)單位內(nèi)控的管理特征與內(nèi)控和監(jiān)督之間的正反關(guān)系入手,得出了中國(guó)特有的內(nèi)控管理方法,為相關(guān)的理論導(dǎo)向奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。吉津海、支博、唐大鵬(2015)三人認(rèn)為,可以借鑒企業(yè)內(nèi)控的治理結(jié)構(gòu)與途徑,選擇適當(dāng)?shù)哪J綉?yīng)用于事業(yè)單位,提升管理水平,構(gòu)建體系基礎(chǔ),最終建立了具體的評(píng)價(jià)指標(biāo)。李楊(2016)提出,要從人員意識(shí)、內(nèi)部保障機(jī)制入手,落實(shí)責(zé)任追究機(jī)制,加強(qiáng)政府與事業(yè)單位的重視程度。常語(yǔ)萱(2018)在我國(guó)大力推行國(guó)家治理能力現(xiàn)代化的背景下,結(jié)合國(guó)家要求,認(rèn)為行政單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況制定內(nèi)控制度,建立措施、完善程序,并充分利用信息技術(shù)這一工具,防范不良經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、業(yè)務(wù)行為和風(fēng)險(xiǎn),以達(dá)到治理要求。
綜上所述,可見我國(guó)在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制影響因素的研究已經(jīng)有了大幅度的提高,但是關(guān)于內(nèi)部控制的有效性及影響因素的研究必須駛向更加具體、明確的方向,只有明確了相關(guān)的有效性邊界與要素的影響程度,才能助力于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度的有效發(fā)揮,建設(shè)具有中國(guó)特色的內(nèi)部控制理論體系。
1.外部環(huán)境
國(guó)家從2012年開始,頒布了一系列有關(guān)內(nèi)部控制的權(quán)威性文件,制約了行政事業(yè)單位的內(nèi)部權(quán)利,使大部分的經(jīng)濟(jì)與業(yè)務(wù)活動(dòng)變得合法合規(guī),并保障了財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性。但內(nèi)部控制在我國(guó)的發(fā)展時(shí)間過(guò)短,很多相關(guān)的法律法規(guī)仍不完善,更是缺乏管理經(jīng)驗(yàn),對(duì)于制度成本與行事效率之間的權(quán)衡考量不充分。同時(shí),財(cái)務(wù)管理制度改革緩慢,政府的審計(jì)與集中收付制度不夠科學(xué),難以提高內(nèi)部控制的質(zhì)量與效率。
其次,內(nèi)部控制最早是在西方國(guó)家的實(shí)踐中產(chǎn)生的,之后被引入公共管理領(lǐng)域。我國(guó)在進(jìn)行內(nèi)部控制后,尤其重視本土化創(chuàng)新,綜合了我國(guó)的實(shí)際國(guó)情,并與“為人民服務(wù)”這一宗旨緊密結(jié)合,彌補(bǔ)了行政事業(yè)單位在公共服務(wù)領(lǐng)域內(nèi)部控制建設(shè)理論層面的欠缺。但目前亟待提出符合時(shí)代特征和中國(guó)特色的內(nèi)部控制規(guī)范,形成“中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)”,為世界貢獻(xiàn)自己的一份力量。
2.內(nèi)部環(huán)境
有序的內(nèi)部環(huán)境可以讓行政事業(yè)單位的管理有法可依、更加高效。其影響方面主要表現(xiàn)為:第一,組織內(nèi)的崗位設(shè)置與權(quán)責(zé)分配不合理,有些組織職位數(shù)量少而職責(zé)種類多,導(dǎo)致了不合理的兼崗問題。對(duì)于組織來(lái)說(shuō),不相容的職務(wù)相關(guān)人員在崗位上相互監(jiān)督,在工作過(guò)程中相互制約,可以有效消滅腐敗的滋生與繁衍。還有些組織沒有設(shè)立單獨(dú)的審計(jì)機(jī)構(gòu),財(cái)務(wù)人員又招收較少,形成了不合理的財(cái)務(wù)管理機(jī)制。第二,組織制度設(shè)置不科學(xué)。應(yīng)明確各個(gè)部門和崗位的權(quán)限范圍及相關(guān)責(zé)任制度,避免相關(guān)制度朝令夕改、內(nèi)容籠統(tǒng)且缺乏預(yù)見性與可行性,使得人員對(duì)制度流程模糊不清,行為隨心所欲。第三,預(yù)算、審批等控制活動(dòng)不到位,步驟流程形同虛設(shè),難以發(fā)揮實(shí)際作用,這不僅影響了行政事業(yè)單位的日常工作,而且使管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)受到阻礙。
行政事業(yè)單位缺乏對(duì)資產(chǎn)的控制,其目前仍采用政府集中采購(gòu)制度,該項(xiàng)制度在一定程度上減少了成本花費(fèi),統(tǒng)一購(gòu)置了固定資產(chǎn),但缺乏相應(yīng)的控制管理,致使單位過(guò)于重視購(gòu)置而忽視了對(duì)固定資產(chǎn)的管理,甚至為了支出經(jīng)費(fèi)虛報(bào)固定資產(chǎn)的購(gòu)買花銷。情況表現(xiàn)為:購(gòu)置資產(chǎn)、折舊損耗未能及時(shí)登記入賬,實(shí)際固定資產(chǎn)與賬目不符,花銷開支效率低下。在預(yù)算編制方面也較為粗糙,對(duì)于具體的業(yè)務(wù)支出不夠細(xì)化,造成活動(dòng)分配不合理、資金預(yù)設(shè)不充足,業(yè)務(wù)難以展開,支出的經(jīng)費(fèi)最終由機(jī)會(huì)成本變?yōu)榱顺翛]成本。編制過(guò)程也未體現(xiàn)科學(xué)性與計(jì)劃性,使得執(zhí)行時(shí)不斷調(diào)整預(yù)算資金,既消耗了工作人員的辦事信心,也影響了預(yù)算的控制力。
風(fēng)險(xiǎn)控制的主要任務(wù)是經(jīng)營(yíng)好組織日常業(yè)務(wù),提前識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)并作出決策,建立預(yù)警機(jī)制,做好風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避行為。事業(yè)單位會(huì)面臨各種各樣的風(fēng)險(xiǎn),若是內(nèi)控隨意,缺乏控制流程與風(fēng)險(xiǎn)控制,則會(huì)阻礙組織的可持續(xù)發(fā)展。首先,人員對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)不足,風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄,大部分組織人員將內(nèi)控視作增加單位成本的無(wú)效行為,沒有深刻理解其真正內(nèi)涵,致使內(nèi)控流程繁雜,正式規(guī)范淪為過(guò)場(chǎng)行為、責(zé)任流于形式,過(guò)于注重短期利益,對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)的判別意識(shí)及敏感程度低,難以及時(shí)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、防范危機(jī)。其次,沒有設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制,任務(wù)的可行性和沉沒成本與機(jī)會(huì)成本的判斷通常由領(lǐng)導(dǎo)決定,不夠準(zhǔn)確。執(zhí)行人員對(duì)自我評(píng)估的價(jià)值體系不夠通透,限制了內(nèi)部控制評(píng)估工作的有效開展。
在大數(shù)據(jù)時(shí)代,為了更好地適應(yīng)環(huán)境的更新變化,需要重視信息建設(shè)與溝通渠道,充分利用信息技術(shù)開展工作。其一,預(yù)算管理、會(huì)計(jì)核算、人力資源等信息系統(tǒng)不對(duì)口,未建立信息系統(tǒng)交換平臺(tái),形成了各部門溝通之間的信息壁壘,且文件格式不統(tǒng)一,匯總難度大,耗費(fèi)時(shí)間,降低了效率。其二,信息公開程度不同,導(dǎo)致各部門之間的信息不對(duì)稱,甚至有些部門以信息涉密為由,不公開或者選擇性地公開一些已經(jīng)處理過(guò)的信息,混淆大眾視野。其三,上下級(jí)及外部監(jiān)督渠道不通暢。當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí),難以及時(shí)解決,導(dǎo)致問題擴(kuò)散,錯(cuò)過(guò)了處理的最佳時(shí)機(jī)。而且外部監(jiān)督的力度較弱,審計(jì)等機(jī)關(guān)監(jiān)督的重點(diǎn)在于業(yè)務(wù)是否合規(guī)及合法,幾乎不會(huì)對(duì)內(nèi)控制度的進(jìn)展情況進(jìn)行檢查,使得內(nèi)控推行無(wú)法得到保障。其四,將信息化順序置于制度建設(shè)之后。完備的內(nèi)控建設(shè)是實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ),而信息化是落實(shí)手段。一些組織預(yù)備將內(nèi)控制度完善后再開始信息化建設(shè),其實(shí)可以因地制宜,預(yù)先信息化,讓各部門及領(lǐng)導(dǎo)成員感受到流程制度的不合理,促進(jìn)制度的改進(jìn)。
在事業(yè)單位,領(lǐng)導(dǎo)的意見往往成為核心要素,組織思想與命令由領(lǐng)導(dǎo)傳遞給下級(jí)職員再貫徹實(shí)施,但他們擁有“有限理性”,內(nèi)部控制體系既能成為管理規(guī)范化及目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要幫手,體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威與能力,也能使領(lǐng)導(dǎo)的自由裁量權(quán)受到限制,左右其“任性”想法。每個(gè)人的精力有限,無(wú)法事無(wú)巨細(xì)地處理業(yè)務(wù),所以領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)著重關(guān)注組織的未來(lái)發(fā)展規(guī)劃與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),借助內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)內(nèi)控目標(biāo)。其次,內(nèi)控體系建設(shè)與領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)及績(jī)效并無(wú)關(guān)聯(lián),所以很多部門對(duì)此仍處于觀望狀態(tài),并不積極主動(dòng)實(shí)施改進(jìn),哪怕提倡實(shí)施也多為形式主義,可見行政事業(yè)單位的內(nèi)控建設(shè)力度不夠。最后,組織領(lǐng)導(dǎo)慣用政治抵制內(nèi)控,即只要做好交辦的任務(wù)即可,忽視了完成任務(wù)的代價(jià),本可以用少量資金完成的事卻花費(fèi)了大量資金,加大了人民的稅負(fù),增加了財(cái)政壓力。
內(nèi)部控制僅靠一個(gè)人或者一個(gè)部門是難以完成的,需要單位全體成員共同出謀劃策、一起完成。內(nèi)部控制就像一只無(wú)形的手,對(duì)單位的各個(gè)方面都起到重要作用,既可以幫助領(lǐng)導(dǎo)控制各個(gè)層面的經(jīng)營(yíng)活動(dòng),也可以矯正組織的運(yùn)行軌跡,防患于未然。但是組織成員總是忙于眼前的實(shí)質(zhì)性工作而忽視了這一抽象的概念,使得內(nèi)控全員參與率低,這也是內(nèi)控成效差的原因之一。
我國(guó)于2012年頒布的行政性規(guī)范文件相比《預(yù)算法》《政府采購(gòu)法》來(lái)說(shuō)效率過(guò)低,還不能納入法律體系內(nèi),應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn),將一些成熟的、受到一致認(rèn)可的制度上升到法律層面,擴(kuò)大內(nèi)控的法律覆蓋面,從法律的角度明確內(nèi)控建設(shè)的權(quán)利與責(zé)任,規(guī)范違規(guī)違紀(jì)行為,防范貪污腐敗。不斷跟隨時(shí)代的步伐,配套相應(yīng)的制度改革政策,提高內(nèi)部控制的質(zhì)量與效率。
事業(yè)單位還應(yīng)從組織框架入手,將內(nèi)控工作從財(cái)務(wù)部門分離出來(lái),對(duì)下設(shè)法律審核、資金管理、預(yù)算管理等責(zé)任權(quán)限進(jìn)行界定與細(xì)化,有序開展各項(xiàng)活動(dòng)。建立嚴(yán)格的內(nèi)控制度,當(dāng)預(yù)算目標(biāo)發(fā)生偏離時(shí),經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)層層落實(shí),避免控制乏力。全面覆蓋組織的財(cái)務(wù)審批流程和經(jīng)費(fèi)報(bào)銷制度,并要求所有資金的收入與撥付都登記入賬、合理保管。通過(guò)不相容崗位,規(guī)避事前貪污、事后舞弊現(xiàn)象。實(shí)行輪崗制度,尤其是財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人這一關(guān)鍵崗位,并將審計(jì)、會(huì)計(jì)、采購(gòu)等人員納入輪崗范疇,妥善處理工作的交接。
各行政事業(yè)單位需根據(jù)自身的實(shí)際情況設(shè)置相關(guān)內(nèi)控模式,解決過(guò)程混亂,采購(gòu)、使用、報(bào)銷等行為不規(guī)范的問題。一方面,規(guī)范組織的資產(chǎn)盤點(diǎn)行為,要求資產(chǎn)部門定期對(duì)資產(chǎn)數(shù)量、價(jià)值、損耗等情況進(jìn)行核查。制定資產(chǎn)出入庫(kù)程序,保證信息及時(shí)錄入,做好賬務(wù)處理工作。另一方面,發(fā)揮預(yù)算績(jī)效管理的作用,將日常管理工作,重大項(xiàng)目開展以及關(guān)鍵崗位作為考核評(píng)價(jià)的主要對(duì)象,制定相應(yīng)的考核指標(biāo),將其與組織目標(biāo)聯(lián)系起來(lái),縮短考核周期,實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算過(guò)程的控制。
事業(yè)單位應(yīng)以審計(jì)部門和紀(jì)檢部門為核心機(jī)構(gòu),確定審計(jì)工作范圍,關(guān)注重大項(xiàng)目審計(jì)、審計(jì)報(bào)告編制等內(nèi)容,發(fā)揮事前預(yù)測(cè)與事中監(jiān)管職能,加大監(jiān)管力度。還可以采取外部監(jiān)管的形式,保證事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的透明度。同時(shí),加強(qiáng)合同管理,規(guī)范簽訂程序,實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算、采購(gòu)、收支管理等內(nèi)容相結(jié)合。建立對(duì)合同訂立、變更等全過(guò)程的有效監(jiān)控,強(qiáng)化合同履行情況及效果的檢查、分析與驗(yàn)收。事后妥善保管檔案,防止問題的發(fā)生,維護(hù)雙方權(quán)益。
行政事業(yè)單位需要熟悉風(fēng)險(xiǎn)管理的相關(guān)程序特點(diǎn),便于在此基礎(chǔ)上制定風(fēng)險(xiǎn)控制的方法。首先,要做好風(fēng)險(xiǎn)的前期準(zhǔn)備工作,具備識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的能力,好在今后面臨各種風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候能及時(shí)作出反應(yīng),對(duì)癥下藥。并劃分各部門的工作目標(biāo),做好業(yè)務(wù)活動(dòng)的一致統(tǒng)一。為了解決部門出現(xiàn)的目標(biāo)偏差風(fēng)險(xiǎn),可以利用各種媒介加強(qiáng)溝通交流,也可以對(duì)日常存在或潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行梳理,歸類出現(xiàn)頻次與應(yīng)對(duì)方法,制成清單。其次,基于資金的流動(dòng)情況,將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人,每個(gè)人都要對(duì)自己的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)負(fù)責(zé),采用專家分析法、調(diào)查法等,排查風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的原因,分析該風(fēng)險(xiǎn)對(duì)于事業(yè)單位帶來(lái)的影響及波及范圍,確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí),列出各類清單,不斷更新調(diào)整。實(shí)現(xiàn)“人治”向“法治”的轉(zhuǎn)變,建立有效的制衡機(jī)制,回避風(fēng)險(xiǎn)。最后,定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估并匯報(bào)。在做足前期工作和日常安排后,需要定期觀測(cè)風(fēng)險(xiǎn)管理,一旦超過(guò)預(yù)警數(shù)額或者預(yù)警時(shí)間,則根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置發(fā)送提示,匯報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo),發(fā)送可行性處理方案,較少危機(jī)擴(kuò)散,提升效率。
重視信息化建設(shè)工作可以更好地適應(yīng)外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境,提升內(nèi)部管理效率。在信息化時(shí)代,行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員可以從單純的會(huì)計(jì)工作中脫離出來(lái),轉(zhuǎn)而成為一名管理會(huì)計(jì)人員,實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的集成與交換,深入挖掘信息潛藏的價(jià)值,用精準(zhǔn)的信息數(shù)據(jù)和資料分析指導(dǎo)業(yè)務(wù)決策工作與人員的管理行為,提升單位效益。
首先,要建立信息系統(tǒng)交換平臺(tái),實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)的資源共享。統(tǒng)一各部門的信息系統(tǒng),連接端口與文件格式等內(nèi)容,打破溝通壁壘,提升工作效率。其次,完善內(nèi)控的信息公開機(jī)制,提高工作與信息的透明度。信息公開不僅是針對(duì)部門內(nèi)的全體成員,還應(yīng)當(dāng)針對(duì)事業(yè)單位的受眾群體,保障他們的知情權(quán)與監(jiān)督權(quán)。再次,暢通溝通渠道,強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制。完善內(nèi)部監(jiān)督方式,重視下級(jí)的信息反饋,做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)處理,將內(nèi)控建設(shè)趨于完整。同時(shí),加大外部監(jiān)控力度,拓寬監(jiān)督渠道。當(dāng)信息不對(duì)稱的鴻溝得到彌補(bǔ)時(shí),公眾對(duì)于內(nèi)控也可以貢獻(xiàn)一份力量。最后,依靠科技手段,將有效的控制制度植入信息系統(tǒng)中,用機(jī)器監(jiān)管組織的業(yè)務(wù)活動(dòng),避免日常工作運(yùn)行時(shí)的人為干擾,信息系統(tǒng)持續(xù)性的監(jiān)督管理是實(shí)現(xiàn)高效內(nèi)部控制的重要方式。
事業(yè)單位要重視思想意識(shí)的提升,組織單位的全體成員學(xué)習(xí)掌握內(nèi)控的相關(guān)內(nèi)容與優(yōu)勢(shì),激發(fā)大家的行動(dòng)積極性,并在學(xué)習(xí)的過(guò)程中提高自身的專業(yè)水平與責(zé)任意識(shí)。充分發(fā)揮績(jī)效的功能作用,將內(nèi)控的建設(shè)程度與執(zhí)行情況納入組織考核目標(biāo),使其與領(lǐng)導(dǎo)的績(jī)效考核及晉升評(píng)優(yōu)緊密聯(lián)系,督促領(lǐng)導(dǎo)重視內(nèi)部控制的建設(shè)工作,將組織發(fā)展目光從腳下轉(zhuǎn)至未來(lái),避免其因各種借口抵制內(nèi)控的發(fā)展。
另外,單位要培養(yǎng)一批既懂內(nèi)控又懂業(yè)務(wù)的人才,讓他們探索更加具有中國(guó)特色內(nèi)涵、符合單位實(shí)際的控制方式。凝聚組織內(nèi)全體成員的力量,建立思想與行動(dòng)的統(tǒng)一戰(zhàn)線,在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下,增強(qiáng)部門成員的思想意識(shí),提高人員的參與率。
對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō),搭建完善的內(nèi)部控制管理體系既是適應(yīng)國(guó)家政策法規(guī)的必然要求,也是單位提升內(nèi)部管理水平的有效方式。在這一過(guò)程中,事業(yè)單位應(yīng)基于自身在財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等方面存在的不足之處,通過(guò)優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境、完善內(nèi)控機(jī)制、加強(qiáng)資金管理、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制、健全監(jiān)管機(jī)構(gòu)、推進(jìn)信息化建設(shè)等方式,不斷完善內(nèi)部管理體系,從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位又好又快的發(fā)展。