關(guān)于行政事業(yè)單位后勤部門內(nèi)部控制的若干問題思考

孫 瑩

（新華通訊社機關(guān)事務(wù)管理局，北京 100803）

事業(yè)單位是依靠國有資產(chǎn)建立的公益性質(zhì)的組織、機構(gòu)，涵蓋范圍也較為廣泛，包括科技、教育、文藝、衛(wèi)生服務(wù)等領(lǐng)域。隨著社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展以及事業(yè)單位改革進程的不斷加快，事業(yè)單位要加強內(nèi)部控制建設(shè)的需求也越來越強，國家各部門也開始重視事業(yè)單位內(nèi)部控制制度體系建設(shè)。后勤管理部門在事業(yè)單位日常經(jīng)營中占據(jù)著重要地位，主要負(fù)責(zé)單位食堂、物業(yè)、保潔、保安等各項管理類、服務(wù)類、保障類工作。在事業(yè)單位后勤管理實際工作中，因為后勤服務(wù)部門日常工作任職專業(yè)性不高，各崗位技術(shù)含量低，較為繁多雜亂，所以往往會忽略其內(nèi)部控制方面的管理，導(dǎo)致后勤服務(wù)部門各方面運行保障機制都有所落后，無法滿足新時期事業(yè)單位發(fā)展需求，很容易出現(xiàn)管理和保障漏洞。所以本文主要針對事業(yè)單位后勤服務(wù)部門內(nèi)部控制建設(shè)方面的問題和對策進行討論。

一、事業(yè)單位后勤服務(wù)部門內(nèi)部控制建設(shè)重要性

后勤服務(wù)部門在事業(yè)單位中所承擔(dān)的責(zé)任很重要，而內(nèi)部控制建設(shè)是后勤部門實施改革的重要組成部分。事業(yè)單位后勤部門體制改革是順應(yīng)市場經(jīng)濟需求和社會經(jīng)濟形勢變化的必然趨勢，也是為了單位自身可以更好地發(fā)展。單位后勤部門建設(shè)內(nèi)部控制，有助于后勤部門日常工作管理更加規(guī)范化、制度化、流程化，各部門人員權(quán)責(zé)分明，又相互配合、相互協(xié)調(diào)，可以極大地提高工作效率。也有助于保障單位各種固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等的安全性和完整性，合理調(diào)配資源，提高現(xiàn)有資源的有效利用率，避免浪費、貪污等現(xiàn)象發(fā)生。

二、事業(yè)單位后勤服務(wù)部門內(nèi)部控制建設(shè)存在的問題

（一）內(nèi)控環(huán)境欠佳，內(nèi)控風(fēng)險大

內(nèi)部控制環(huán)境是內(nèi)部控制制度體系建設(shè)中能夠發(fā)揮重要作用的基礎(chǔ)，其內(nèi)控環(huán)境好壞可以直接影響事業(yè)單位后勤服務(wù)部門在日常業(yè)務(wù)活動經(jīng)營管理中的風(fēng)險大小以及部門內(nèi)部控制目標(biāo)能否實現(xiàn)。影響事業(yè)單位后勤服務(wù)部門內(nèi)部控制環(huán)境的因素有以下幾點：

第一，各種歷史性遺留問題無法有效解決，比如后勤部門的資產(chǎn)處置權(quán)、人事權(quán)、商品定價權(quán)等缺乏，后勤部門與事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)活動牽扯較多，獨立性不足，很多工作無法自行開展。

第二，后勤管理者思維觀念落后，對內(nèi)部控制工作也缺乏一定的主觀意識，更多地把內(nèi)部控制工作重點放在事后糾錯方面，對于事前預(yù)測和事中監(jiān)管都缺乏關(guān)注，所以內(nèi)控的時效性有待提高及管理者的內(nèi)部控制思想觀念都有待加強。

第三，單位后勤部門員工自身缺乏內(nèi)部控制方面的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，不具備與后勤內(nèi)部控制工作內(nèi)容相匹配的能力，所以會阻礙后勤部門內(nèi)部控制建設(shè)工作的高效落實，也阻礙后勤管理體制改革的順利進行。而且事業(yè)單位后勤負(fù)責(zé)人對于內(nèi)部控制風(fēng)險方面的管理也不夠重視，所以多數(shù)員工自身內(nèi)控風(fēng)險意識較弱，尤其是中高層領(lǐng)導(dǎo)人員，內(nèi)部控制風(fēng)險意識弱，可能會出現(xiàn)制定籌資、投融資等決策過于隨意、冒進，忽略了其伴隨的風(fēng)險。

第四，后勤部門內(nèi)部控制組織架構(gòu)和法人結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理，就會導(dǎo)致后勤管理部門各崗位之間對自身部門崗位職責(zé)認(rèn)識不足，各部門也缺乏制衡、約束，權(quán)責(zé)不明、產(chǎn)權(quán)不明等現(xiàn)象時有發(fā)生[1]。

（二）制度體系不完善

事業(yè)單位后勤服務(wù)部門近年來一直處于市場化變革局勢中，原本的經(jīng)營性質(zhì)正常處于變化中，而目前剛好處于性質(zhì)變革的過渡期，所以對于新體制下的內(nèi)部控制制度體系依舊存在著嚴(yán)重漏洞，與之相伴隨的內(nèi)部控制監(jiān)督管理機制、績效考核評價機制、獎懲機制、內(nèi)控風(fēng)險評估機制、風(fēng)險控制機制等都不夠健全，導(dǎo)致事業(yè)單位后勤服務(wù)部門內(nèi)部控制工作無法有序開展，內(nèi)控效果也無法達(dá)到預(yù)期效果，內(nèi)控風(fēng)險評估管理也無法充分發(fā)揮其作用。

（三）內(nèi)控缺乏監(jiān)督管控和評價

事業(yè)單位后勤服務(wù)部門受到的監(jiān)督管理主要來自兩方面主體，一種是內(nèi)部，一種是外部。來自單位內(nèi)部的監(jiān)督管理主體是內(nèi)部審計部門相關(guān)人員，但是現(xiàn)階段事業(yè)單位審計部門所擁有的權(quán)利和權(quán)限是極其有限的，根本無法充分、公平公正地開展審計工作。主要是因為單位內(nèi)部審計部門獨立性不足，權(quán)威性不足，其他各部門人員幾乎不會主動配合審計工作開展，也存在著徇私情的不良現(xiàn)象。比如部門為了避免審計查出重大問題，影響部門整體績效考核，就會私下與審計人員進行溝通，希望審計人員可以徇私情，私下處理漏洞、問題，不把問題上升在審計報告中，為其掩蓋一些不法行為，從而給單位整體的經(jīng)營管理埋下嚴(yán)重隱患。而外部監(jiān)督也沒有落到實處，而且外部監(jiān)督和內(nèi)部監(jiān)督嚴(yán)重缺乏溝通交流，可能存在著部分監(jiān)管工作內(nèi)容重復(fù)的情況，外部監(jiān)管和內(nèi)部監(jiān)管監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)不同、執(zhí)行主體不同、監(jiān)督目標(biāo)不同，可能會因為外部不良競爭或不規(guī)范監(jiān)管環(huán)境導(dǎo)致外部監(jiān)管缺乏執(zhí)行力，從而無法正常發(fā)揮其監(jiān)管職能[2]。

WH事業(yè)單位內(nèi)部審計實際案例分析：

事件描述：受有關(guān)部門委托，對WH事業(yè)單位近年來實際收支情況進行審計，審計開始前相關(guān)人員對其進行了全面的信息調(diào)研，發(fā)現(xiàn)該單位收支問題之前由于設(shè)置小金庫被進行了處罰、整頓，審計人員在了解了此消息后著手開始進行審計工作。在審計中發(fā)現(xiàn)財務(wù)收支結(jié)構(gòu)中，雖然用于工作人員的報酬費用較多，但是與之配套的領(lǐng)取款項流程、授權(quán)簽字、原始憑據(jù)等較完整，表面看確實很合理。按理說現(xiàn)場審計完就結(jié)束了，但是審計人員心里還有點疑慮，總認(rèn)為還有些隱藏的問題，于是進一步進行了相關(guān)資料分析。

國家審計組成員調(diào)研具體步驟：1.詳細(xì)閱讀與工作人員報酬相關(guān)的有關(guān)政策規(guī)定；2.詳細(xì)查閱近幾年的會議記錄、單位發(fā)文、工作總結(jié)等。終于讓審計人員查到了相關(guān)線索，在員工提出報酬費的文件中，有一句話：該費用不直接發(fā)放于本人，用于個人績效目標(biāo)考核。借此審計人員憑借豐富的經(jīng)驗判斷，這就是在做“賬外賬”。

事實真相是：該單位借著給工作人員報酬費的虛假名義，從賬內(nèi)支出資金，然后經(jīng)過工作人員自己簽字確認(rèn)，把這些資金進行套現(xiàn)，轉(zhuǎn)移在另一個賬簿中，用來發(fā)放員工電話費、交通費、獎金等的報銷。調(diào)查結(jié)果顯示，該賬戶已經(jīng)收入158萬元，支出126萬元，所支出金額全部用于發(fā)放獎金、交通費、電話費用報銷，平均每個員工在兩年內(nèi)發(fā)放獎金5.2萬元，嚴(yán)重違背了我國事業(yè)單位相關(guān)經(jīng)營管理政策。

從上述案例事件全過程可以看出，事業(yè)單位審計部門的成立不僅能幫助各環(huán)節(jié)及時發(fā)現(xiàn)問題并預(yù)防，還能讓領(lǐng)導(dǎo)層對單位實際經(jīng)濟情況有所了解，也有著整頓體制、完善制度、健全法制等的職能。從制度審計分析，也可以從根源上解決個別單位屢查屢犯的“小金庫”現(xiàn)象，可以提升審計工作質(zhì)量和效率，也能夠充分發(fā)揮審計部門作用，促進單位的正常經(jīng)營以及社會經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展。

（四）信息交流與溝通不暢

事業(yè)單位后勤服務(wù)部門對信息溝通交流渠道并沒有做出完善的制度體系安排，導(dǎo)致各部門間信息傳遞不及時、不準(zhǔn)確、不完整，也無法對所有業(yè)務(wù)活動進行全程監(jiān)督管控，會使各部門負(fù)責(zé)人無法準(zhǔn)確分析財務(wù)或非財務(wù)數(shù)據(jù)信息，從而無法及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，并對其進行評估、防范、控制，不利于各環(huán)節(jié)加強風(fēng)險防范和控制且無法有效降低經(jīng)營風(fēng)險。另外事業(yè)單位后勤服務(wù)部門對于各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)涉及的信息溝通渠道太過片面，僅僅局限于縱向上下級之間溝通交流，而同部門間、跨部門間的橫向溝通交流渠道幾乎沒有，所以各部門間無法形成信息共享，部門負(fù)責(zé)人對其資源調(diào)配也可能存在一定缺陷，單位管理者在此數(shù)據(jù)信息基礎(chǔ)上做出的決策準(zhǔn)確性、合理性也有待考究[3]。

三、改善事業(yè)單位后勤服務(wù)部門內(nèi)部控制建設(shè)對策

（一）創(chuàng)造良好的內(nèi)控環(huán)境

內(nèi)部控制環(huán)境的創(chuàng)造對完善內(nèi)部控制有著重要的作用，改善事業(yè)單位后勤服務(wù)部門內(nèi)部控制環(huán)境，可以從以下幾方面著手：

第一，進一步深化事業(yè)單位后勤服務(wù)部門內(nèi)部改革，把后勤服務(wù)部門從單位日常業(yè)務(wù)活動中獨立出來，成為一個獨立的實體經(jīng)營部分，同時要賦予其相應(yīng)的獨立工作權(quán)利和權(quán)限，比如資產(chǎn)處置權(quán)利、人事獨立權(quán)利、商品定價權(quán)利等。

第二，加大人才引進和培養(yǎng)力度，提高管理人員及基層員工對內(nèi)部控制建設(shè)重要性的認(rèn)識，也提升管理人員內(nèi)控方面的管理能力金額決策能力，及員工實施內(nèi)部控制的專業(yè)技能水平和綜合素質(zhì)。為了提高單位員工內(nèi)部控制意識，可以把內(nèi)部控制建設(shè)融入單位文化中，讓員工在文化熏陶下，潛移默化地接受內(nèi)部控制建設(shè)，也自覺肩負(fù)起實施內(nèi)部控制的責(zé)任，為后期內(nèi)部控制建設(shè)工作的順利開展奠定了扎實的思想基礎(chǔ)。

第三，重視提高員工個人內(nèi)部控制的風(fēng)險管理意識，利用專業(yè)知識技能對各環(huán)節(jié)內(nèi)控風(fēng)險進行預(yù)測、識別、分析、應(yīng)對、控制等。還要加大內(nèi)部控制理念的宣傳和培訓(xùn)力度，可以采用發(fā)布公告、發(fā)送通知等形式在單位內(nèi)部進行宣傳，讓全體員工都知曉內(nèi)部控制相關(guān)工作。在關(guān)鍵點風(fēng)險識別過程中，可以依據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響大小等情況劃分風(fēng)險等級，比如分為發(fā)生可能性極低、較低、中等、較高、極高五個梯度，同樣的風(fēng)險影響結(jié)果也分為五個梯度，并對不同等級、不同影響程度的風(fēng)險采用不同的應(yīng)對措施。

第四，構(gòu)建后勤部門完善的內(nèi)部控制管理組織架構(gòu)和健全的法人治理結(jié)構(gòu)，組織架構(gòu)和法人結(jié)構(gòu)的合理設(shè)置有助于單位內(nèi)部控制環(huán)境的改善，也為內(nèi)部控制制度體系的建立和實施提供了有效的基礎(chǔ)[4]。完善的內(nèi)部控制組織架構(gòu)設(shè)置要有組長、副組長及眾多組員。其中組長由后勤管理總負(fù)責(zé)人擔(dān)任，副組長由內(nèi)部控制負(fù)責(zé)人擔(dān)任。其他內(nèi)部審計人員、基礎(chǔ)建設(shè)人員、采購人員、資產(chǎn)管理人員、財務(wù)人員、紀(jì)檢人員等都是內(nèi)部控制小組成員。

（二）完善內(nèi)部控制制度體系

事業(yè)單位后勤服務(wù)工作要依據(jù)單位實際業(yè)務(wù)活動特點，建立完善的內(nèi)部控制制度，健全后勤服務(wù)各環(huán)節(jié)內(nèi)部控制體系，并以書面形式下發(fā)給各部門、各崗位員工，使其相關(guān)負(fù)責(zé)人能夠?qū)λ泻笄诜?wù)工作及崗位員工做到內(nèi)部控制事前預(yù)測、事中管控、事后考核評價。事前預(yù)測是指業(yè)務(wù)活動進行前，對其制定的實施計劃、經(jīng)濟效益預(yù)測、社會效益預(yù)測、成本控制指標(biāo)設(shè)計等工作。通過事前預(yù)測進行管控；事中管控是指在業(yè)務(wù)活動開展過程中對其進行的全程監(jiān)督管理，確保內(nèi)部控制并不僅僅存在于形式，而要切實落實，保障內(nèi)部控制執(zhí)行效果良好。通過加強監(jiān)督管理實施管控；事后考核評價是指在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后對其開展的內(nèi)部控制結(jié)果考核、評價，把所有考核評價工作內(nèi)容都要詳細(xì)記錄，便于后期工作進行中做參考，從而減少類似事件的發(fā)生。在單位后勤服務(wù)中，信息交流和溝通也要有完善的制度體系做前提，并且制定體系的完整程度、質(zhì)量決定著后勤服務(wù)信息系統(tǒng)的整體狀況?？傊晟频膬?nèi)部控制制度體系是為了使事業(yè)單位后勤服務(wù)部門工作時有法可依、有章可循。

（三）健全內(nèi)部控制監(jiān)督與評價機制

事業(yè)單位后勤服務(wù)部門要實現(xiàn)內(nèi)部控制監(jiān)督管控，前提是有健全的內(nèi)部控制監(jiān)督和評價機制，并在制度體系引領(lǐng)下，規(guī)范各崗位員工日常工作行為。重視關(guān)鍵崗位定期輪崗制度的落實，可以極大地避免個別人員利用職務(wù)之便，違反職業(yè)道德，為自己謀私利。一旦發(fā)現(xiàn)有員工存在不良行為，要第一時間對其管控，并追究其相關(guān)責(zé)任。完善的內(nèi)部控制績效評價機制設(shè)置主要是保障評價指標(biāo)的設(shè)置全面性、比重合理性。比如可以分別從單位層面和業(yè)務(wù)層面進行評價指標(biāo)設(shè)置。

從單位層面講，評價可以從組織架構(gòu)、執(zhí)決策機制、執(zhí)行機制、監(jiān)管機制、協(xié)同機制等方面著手；從業(yè)務(wù)層面講，評價可以分別從預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)等方面進行。

要建立獨立的內(nèi)部審計部門，并安排專業(yè)的內(nèi)部審計工作人員，負(fù)責(zé)后勤服務(wù)審計工作的日常開展。為了保障審計部門的權(quán)威性和獨立性，審計部門是直接隸屬于后勤管理最高級領(lǐng)導(dǎo)，保障審計人員有一定的權(quán)利和權(quán)限，不受任何人員的主觀意識影響，公平公正地開展審計監(jiān)督工作[5]。與此同時，要保障后勤部門內(nèi)部控制按照制度體系執(zhí)行，還要有社會公眾的監(jiān)督管理，借助外部監(jiān)管，使單位內(nèi)部員工能夠更好地約束自身行為，規(guī)范日常工作，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，保障內(nèi)部控制工作順利進行。

（四）建設(shè)高水平后勤信息化管理系統(tǒng)

信息交流溝通是內(nèi)部控制的五大關(guān)鍵因素之一，也是內(nèi)部控制可以順利實施和建立的有效保障。單位后勤管理部門要落實內(nèi)部控制工作，要借助現(xiàn)代信息化系統(tǒng)軟件平臺，實現(xiàn)線上管控，后勤信息管理系統(tǒng)中要涵蓋各個職能部門日常工作流程，比如人力資源管理、資產(chǎn)管理、預(yù)算管理、物業(yè)管理等。為了保障后勤服務(wù)部門信息化系統(tǒng)能夠正常運行，保障其涉及數(shù)據(jù)信息真實、完整、安全，還要配備懂計算機、懂管理、懂財務(wù)、懂法律等各方面知識體系的綜合性人才，定期對系統(tǒng)進行維護、系統(tǒng)更新升級等，盡可能預(yù)防系統(tǒng)可能存在的硬件風(fēng)險、軟件風(fēng)險、人為操作風(fēng)險以及不可抗的外力影響風(fēng)險等。

事業(yè)單位后勤服務(wù)信息系統(tǒng)可以從功能上分為管理系統(tǒng)和財務(wù)信息系統(tǒng)兩部分，而且兩者的運行狀況決定著后勤服務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)的水平。如果單位經(jīng)費、人力、物力等資源允許的情況下，事業(yè)單位可以根據(jù)實際業(yè)務(wù)活動特點和后勤服務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)需求，自行開發(fā)一個高水平、高質(zhì)量、高效率的信息化系統(tǒng)，便于實現(xiàn)單位后勤服務(wù)各部門間的縱向和橫向溝通交流，使后勤管理者能夠利用信息系統(tǒng)實現(xiàn)對所有業(yè)務(wù)活動環(huán)節(jié)的把控，也便于對業(yè)務(wù)活動進行期間出現(xiàn)的不合理環(huán)節(jié)進行及時調(diào)控，實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)管后勤業(yè)務(wù)活動，從而降低經(jīng)營風(fēng)險[6]。

四、結(jié)束語

后勤服務(wù)部門是事業(yè)單位發(fā)揮其社會服務(wù)職能的重要保障，而后勤部門內(nèi)部控制建設(shè)是后勤管理制度中的關(guān)鍵部分。本文針對事業(yè)單位后勤部門在內(nèi)部控制建設(shè)方面存在的問題進行了詳細(xì)描述，提出了改善后勤部門內(nèi)部控制建設(shè)的具體對策。另外事業(yè)單位后勤服務(wù)部門人員要具備一定的會計職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守會計職業(yè)操守，自覺履行各環(huán)節(jié)崗位職責(zé)，保障所涉及賬目信息真實、完整、清晰等。為了確定各崗位人員具備一定的專業(yè)知識，還要對其進行定期專業(yè)崗位內(nèi)容培訓(xùn)，讓其在實際工作中豐富理論知識，提升自身綜合素質(zhì)，更好地為單位發(fā)展貢獻力量。