博物館辦公室文秘工作質(zhì)量提升策略

文/成都杜甫草堂博物館 廖珺

博物館在社會(huì)公共文化服務(wù)中發(fā)揮著重要作用，是傳承中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的載體。辦公室作為博物館的中樞部門(mén)，具有上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)的樞紐作用。文秘工作是辦公室工作的重要組成部分。時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，對(duì)當(dāng)今博物館辦公室文秘工作質(zhì)量提出了更高要求。進(jìn)一步加強(qiáng)文秘素質(zhì)建設(shè)，不斷提升博物館辦公室文秘工作質(zhì)量，對(duì)促進(jìn)博物館辦公室工作順利開(kāi)展，保證博物館有效運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要意義。

一、博物館辦公室文秘工作的特點(diǎn)

（一）服務(wù)性。黨的十八大以來(lái)，辦公室的服務(wù)職能被賦予了新的內(nèi)涵，即“服務(wù)發(fā)展、服務(wù)決策、服務(wù)落實(shí)”的“三服務(wù)”工作要求。文秘工作也應(yīng)緊緊圍繞辦公室“三服務(wù)”工作扎實(shí)開(kāi)展。博物館辦公室文秘工作的服務(wù)性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，包括起草各類(lèi)文稿，搜集整理信息，調(diào)查研究并提供數(shù)據(jù)與資料等，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。二是做好與博物館各部門(mén)之間的溝通協(xié)調(diào)工作，將領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)、重要決策及時(shí)傳達(dá)給各部門(mén)，同時(shí)對(duì)各部門(mén)工作完成情況進(jìn)行反饋，促進(jìn)博物館工作順利開(kāi)展。三是本著為人民服務(wù)的宗旨，做好群眾服務(wù)工作。博物館是社會(huì)公共文化服務(wù)機(jī)構(gòu)，辦公室文秘經(jīng)常會(huì)遇到群眾來(lái)訪或接聽(tīng)群眾來(lái)電的情況，應(yīng)將群眾反映的問(wèn)題、提出的建議與訴求如實(shí)記錄，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋，不斷改進(jìn)工作質(zhì)量，提升博物館服務(wù)水平。

（二）綜合性。博物館辦公室文秘工作內(nèi)容較為繁雜，具有綜合性的特點(diǎn)。主要涉及以下幾個(gè)方面：一是文稿起草工作，包括草擬博物館年度工作總結(jié)與計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、匯報(bào)材料、調(diào)查報(bào)告、部分規(guī)章制度等。二是文件收發(fā)工作，包括來(lái)文登記及公文報(bào)送等工作。三是檔案管理工作，定期對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行整理、歸檔，并按有關(guān)規(guī)定銷(xiāo)毀無(wú)保存價(jià)值的文件。四是信訪處理工作，妥善處理群眾投訴、意見(jiàn)反饋等。五是接待與會(huì)務(wù)工作，包括制定接待方案并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核，做好溝通協(xié)調(diào)；對(duì)組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議進(jìn)行籌備，做好會(huì)議記錄；及時(shí)編發(fā)活動(dòng)簡(jiǎn)報(bào)等。六是督辦工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示、上級(jí)文件要求等執(zhí)行情況進(jìn)行督辦，做好督辦工作記錄。

（三）機(jī)要性。博物館辦公室文秘因工作需要，經(jīng)常會(huì)參與一些重要會(huì)議，或接觸一些重要文件和資料，其中有來(lái)自上級(jí)機(jī)關(guān)的機(jī)要文件，也有本單位產(chǎn)生的保密文件及保密事項(xiàng)，這決定了博物館辦公室文秘工作具有機(jī)要性的特點(diǎn)。

二、博物館辦公室文秘工作存在的主要問(wèn)題

（一）文秘人員綜合素質(zhì)較低，缺乏責(zé)任意識(shí)。從博物館文秘人員自身問(wèn)題來(lái)講，主要表現(xiàn)在綜合素質(zhì)較低。一是自身業(yè)務(wù)能力不足，部分博物館文秘工作人員安于“朝九晚五”的工作制，缺乏積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)意識(shí)，沒(méi)有認(rèn)真總結(jié)、分析工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，或靜下心來(lái)認(rèn)真揣摩業(yè)務(wù)技能，且不愿參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，知識(shí)體系更新較慢，自身業(yè)務(wù)能力不能完全適應(yīng)博物館發(fā)展需要。二是責(zé)任意識(shí)淡薄，主要表現(xiàn)在缺乏擔(dān)當(dāng)精神，遇到困難怕苦怕累，承擔(dān)工作任務(wù)斤斤計(jì)較。三是眼高手低，不能很好領(lǐng)會(huì)并執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的想法和意圖，自身工作思路難以和領(lǐng)導(dǎo)的思維合拍。

（二）管理不到位。從單位管理層面講，博物館對(duì)辦公室文秘的綜合管理還需要進(jìn)一步加強(qiáng)。單位對(duì)文秘人員的定位應(yīng)是專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，而不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為文秘人員就是“打雜的”，在選人用人方面，應(yīng)挑選文字功底好、溝通能力強(qiáng)、勤奮干練、樂(lè)于奉獻(xiàn)的人員擔(dān)任。如果文秘工作人員素質(zhì)不好，便難以適應(yīng)緊張、繁重的工作需要。同時(shí)，管理者應(yīng)對(duì)文秘工作者高標(biāo)準(zhǔn)高要求，培養(yǎng)一支素質(zhì)過(guò)硬的文秘隊(duì)伍，如果管理者對(duì)于工作中出現(xiàn)的問(wèn)題不及時(shí)指出、糾正，抱著得過(guò)且過(guò)、聽(tīng)之任之的態(tài)度，辦公室文秘工作也就難有起色。

三、博物館辦公室文秘工作質(zhì)量提升策略

（一）抓思想政治建設(shè)。首先，要組織文秘工作人員加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，作為博物館文秘工作者，除了認(rèn)真領(lǐng)會(huì)黨的路線、方針和政策外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)中央、省、市關(guān)于傳承弘揚(yáng)中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，做好考古和歷史文化遺產(chǎn)保護(hù)工作等方面相關(guān)方針政策的學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)文秘工作人員閱讀政治理論原著，提高思想政治素質(zhì)，將黨最新的思想政策貫穿到博物館發(fā)展理念當(dāng)中。其次，要加強(qiáng)保密思想教育。將保密工作宣傳教育作為一項(xiàng)政治任務(wù)來(lái)抓，組織文秘人員按照相關(guān)規(guī)章制度及上級(jí)指示，做好保密工作，認(rèn)真排查風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，切實(shí)有效地消除文件泄密隱患。最后，要加強(qiáng)黨風(fēng)廉政教育，嚴(yán)格遵守黨中央一系列廉政規(guī)定。

（二）抓業(yè)務(wù)能力建設(shè)。一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高文秘人員綜合素質(zhì)。博物館文秘人員應(yīng)掌握多種知識(shí)體系，以適應(yīng)博物館辦公室需要，更好地發(fā)揮參謀助手作用。例如，要學(xué)習(xí)秘書(shū)學(xué)相關(guān)知識(shí)，掌握公文寫(xiě)作、文書(shū)處理、檔案管理、會(huì)議組織等多方面知識(shí)，熟知秘書(shū)工作的原則、內(nèi)容、特點(diǎn)、方法，才能提高工作的專(zhuān)業(yè)化水平；要學(xué)習(xí)漢語(yǔ)言文學(xué)知識(shí)，具備良好的文字功底，練好遣詞造句的基本功；要學(xué)習(xí)文物博物館學(xué)、考古學(xué)、歷史學(xué)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有較好的傳統(tǒng)文化修養(yǎng)，能充分結(jié)合博物館實(shí)際情況開(kāi)展工作；要學(xué)習(xí)法律知識(shí)，便于依法行政；要學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化知識(shí)，提高辦公效率，適應(yīng)時(shí)代需要。同時(shí)，還要學(xué)習(xí)信息學(xué)、信訪學(xué)、邏輯學(xué)、調(diào)研學(xué)等多方面知識(shí)，才能成為一個(gè)具備良好專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的文秘工作者。二是辦公室如有多名文秘人員，應(yīng)互相學(xué)習(xí)，加強(qiáng)溝通交流，必要時(shí)可實(shí)行輪崗制度，提升文秘工作者的整體業(yè)務(wù)水平。三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提倡邊工作邊學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)繼續(xù)教育。需結(jié)合崗位實(shí)際，加強(qiáng)文秘人員業(yè)務(wù)和技能學(xué)習(xí)，使辦公室每一位文秘工作者都能適應(yīng)緊張工作需要。同時(shí)，建立內(nèi)部考核機(jī)制，可定期或不定期對(duì)文秘進(jìn)行考核，調(diào)動(dòng)工作積極性，堅(jiān)決杜絕“吃老本”的現(xiàn)象，營(yíng)造樂(lè)于吃苦、人人爭(zhēng)先的工作氛圍，爭(zhēng)創(chuàng)一流工作業(yè)績(jī)。

（三）抓工作作風(fēng)建設(shè)。沒(méi)有良好的工作作風(fēng)，工作質(zhì)量與效率便無(wú)從談起。良好的工作作風(fēng)至少應(yīng)包含以下幾個(gè)方面：一是積極主動(dòng)。要讓辦公室文秘人員具有干練的辦事能力，須從勞動(dòng)紀(jì)律、辦事效率、服務(wù)態(tài)度等方面對(duì)辦公室文秘人員從嚴(yán)要求，加強(qiáng)管理，呈現(xiàn)良好精神風(fēng)貌，能夠以飽滿的熱情全身心投入文秘工作，為領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)、單位整體發(fā)展做好服務(wù)工作。二是求真務(wù)實(shí)。應(yīng)注重培養(yǎng)調(diào)查研究的工作作風(fēng)。調(diào)查研究是辦公室文秘工作的重要任務(wù)和基本方法，在實(shí)際工作中，部分博物館文秘工作者因缺乏深入的調(diào)查研究，所寫(xiě)文稿空洞無(wú)物，缺乏說(shuō)服力，內(nèi)容“浮在水面上”。文秘在起草文稿前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充分的調(diào)查研究，使文稿數(shù)據(jù)建立在實(shí)踐的基礎(chǔ)上，形成“短、實(shí)、新”的文風(fēng)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真正有價(jià)值的資料。三是謙虛謹(jǐn)慎。文秘工作者既要充分運(yùn)用自己的智慧，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，又不能驕傲自滿。要善于虛心向領(lǐng)導(dǎo)和同事學(xué)習(xí)。四是無(wú)私奉獻(xiàn)。能夠正確看待名與利，得與失，默默無(wú)聞做好服務(wù)工作，甘做幕后的奉獻(xiàn)者，并能夠樂(lè)在其中。

（四）抓心理素質(zhì)建設(shè)。要提高博物館辦公室文秘工作的質(zhì)量，還應(yīng)加強(qiáng)文秘工作者的心理素質(zhì)建設(shè)。博物館辦公室文秘應(yīng)當(dāng)具備以下心理素質(zhì)：一是耐心細(xì)心。作為一名文秘工作人員，長(zhǎng)期與文字打交道，各類(lèi)重要文稿需要逐字逐句進(jìn)行斟酌，包括標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都要認(rèn)真核對(duì)，這需要文秘人員具備耐心細(xì)心的素質(zhì)。此外，博物館辦公室文秘在承擔(dān)信訪工作時(shí)，仍需具備耐心細(xì)心的心理素質(zhì)，對(duì)觀眾的問(wèn)題做詳細(xì)解答，樂(lè)于助人，對(duì)外展現(xiàn)博物館的良好形象，避免出現(xiàn)“臉難看，事難辦”的現(xiàn)象。二是吃苦耐勞。博物館文秘工作因重復(fù)率較高，工作較為繁瑣，部分文秘工作人員容易產(chǎn)生倦怠心理，認(rèn)為工作單調(diào)乏味，影響工作效率。此外，因文稿起草講求時(shí)效性，文秘在工作中經(jīng)常會(huì)遇到加班加點(diǎn)寫(xiě)稿、改稿的情況，這就需要文秘工作者吃苦耐勞，能夠克服工作中會(huì)遇到的種種困難。三是樂(lè)觀開(kāi)朗。遇到壓力較大的情況時(shí)，文秘工作人員應(yīng)學(xué)會(huì)自我調(diào)節(jié)，時(shí)刻保持健康、穩(wěn)定的情緒，才能積極主動(dòng)地做好各項(xiàng)工作。

四、結(jié)語(yǔ)

博物館辦公室文秘工作是辦公室工作的核心組成部分，做好博物館辦公室文秘工作，對(duì)推動(dòng)博物館建設(shè)發(fā)展具有重要意義。只有不斷加強(qiáng)文秘工作者思想政治、業(yè)務(wù)能力、工作作風(fēng)、心理素質(zhì)等方面的建設(shè)，切實(shí)解決制約辦公室文秘工作有效推進(jìn)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，才能提高博物館辦公室文秘工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)辦公室工作順利開(kāi)展，使辦公室在博物館運(yùn)轉(zhuǎn)中真正起到樞紐作用。