公共圖書館財務(wù)管理信息化研究

俞愛未

引言

隨著信息化技術(shù)不斷提升，擴(kuò)展給各行業(yè)的管理決策依據(jù)帶來便捷性、科學(xué)性、可行性。公共圖書館財務(wù)管理采用信息化技術(shù)可以提高圖書館的管理水平促進(jìn)其發(fā)展。采用信息化技術(shù)可以將當(dāng)前分散化的管理模式，轉(zhuǎn)化為集中管理模式，理順了業(yè)務(wù)與財務(wù)之間、財務(wù)與內(nèi)部專業(yè)管理之間的關(guān)系，統(tǒng)籌安排各項要素，明確優(yōu)化措施和運營目標(biāo)；以全面預(yù)算管理為統(tǒng)籌手段，量化策略目標(biāo)，優(yōu)化資源配置，實施業(yè)績考核；以多維精益管理為數(shù)據(jù)支撐，強(qiáng)化業(yè)財深度融合和專業(yè)精益管理，通過對業(yè)務(wù)運營的過程監(jiān)控、效果評價、信息反饋，促進(jìn)業(yè)務(wù)和財務(wù)管理持續(xù)完善提升業(yè)務(wù)、最終提高圖書館運營效率。

一、公共圖書館財務(wù)管理信息化的重要性

（一）統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息資源，提高數(shù)據(jù)分析的科學(xué)性、準(zhǔn)確性、全面性。公共圖書館財務(wù)管理信息化可以有效整合全館信息資源，數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析具有科學(xué)性、準(zhǔn)確性為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，有利于圖書館戰(zhàn)略目標(biāo)的制定及未來發(fā)展。圖書館是財政全額撥款事業(yè)單位，其經(jīng)費支出受財政監(jiān)管，現(xiàn)有財務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)由財政的根據(jù)監(jiān)控需求委托第三方軟件公司開發(fā)并投入使用，根據(jù)的是財政的統(tǒng)一要求，而沒有根據(jù)圖書館實際業(yè)務(wù)需要而設(shè)定，這就導(dǎo)致會計報表體系反映的財務(wù)內(nèi)容完整性不強(qiáng)，項目類設(shè)置少，可參考的會計信息不多，同時財務(wù)數(shù)據(jù)披露只是向財政部門和上級單位披露，披露制度不健全。現(xiàn)有的圖書館集群管理系統(tǒng)又和財務(wù)系統(tǒng)不連通，數(shù)據(jù)無法統(tǒng)一。導(dǎo)致財務(wù)信息無法為領(lǐng)導(dǎo)制定戰(zhàn)略目標(biāo)及未來發(fā)展決策提供有效的依據(jù)。只有將財務(wù)管理信息化把業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一核算分析，才能有效整合館內(nèi)信息資源，數(shù)據(jù)分析更加科學(xué)、全面、有效，提高圖書館管理決策正確性。

（二）完善圖書館固定資產(chǎn)的管理，提高固定資產(chǎn)的利用率。很多圖書館物資管理與財務(wù)核算之間結(jié)合性不強(qiáng)，圖書館固定資產(chǎn)管理流于表面，尤其是各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)分館、城市書房以及流動圖書站點的書籍及設(shè)備的管理。例如某館有18家鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道圖書分館，215家農(nóng)家書屋、232個流動圖書站、8家城市書房、15家鄉(xiāng)村書吧、3家校園書香驛站、45個“書循環(huán)”點，點多面廣，這些站點的設(shè)備書籍的管理是個大難題，在當(dāng)前經(jīng)費有限人力緊張情況下只有通過財務(wù)管理信息化建設(shè)，才能將這些點串聯(lián)起來，進(jìn)行有效的統(tǒng)一的管理和維護(hù)，這樣也更加方便書籍在各個站點的調(diào)換和流通，充分利用資源，提高使用效率。

（三）降低財務(wù)管理風(fēng)險，提升資金的運用效率。傳統(tǒng)的財務(wù)管理具有籠統(tǒng)性，缺乏系統(tǒng)性，公共圖書館財務(wù)管理人員對預(yù)算的認(rèn)知程度不夠，在傳統(tǒng)的工作模式中，沒有精確的數(shù)據(jù)分析，隨意性大，完成上級要求的數(shù)據(jù)報表報送即完成任務(wù)，會出現(xiàn)多報、亂報、謊報、漏報等情況。財務(wù)管理信息化實現(xiàn)了傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式向“一體化”“算大賬”的管理模式轉(zhuǎn)變，收集一切數(shù)據(jù)，統(tǒng)一管理，根據(jù)層級數(shù)據(jù)分析出具有參考價值的財務(wù)報表，在資金投入有限的情況下做出合理的財務(wù)預(yù)算，提升資金運用效率。財務(wù)管理信息化要求財務(wù)人員準(zhǔn)確記錄經(jīng)費的實際使用情況，明確清楚的顯示各項業(yè)務(wù)或活動開展所需的實際經(jīng)費，可以有效降低財務(wù)管理風(fēng)險。

二、公共圖書館財務(wù)管理信息化存在的問題

（一）公共圖書館財務(wù)管理信息化當(dāng)前處于初級化階段?，F(xiàn)有公共圖書館財務(wù)管理的信息化水平處于初級化階段，信息化管理多為區(qū)塊管理，每個系統(tǒng)之間功能與數(shù)據(jù)無法有效銜接。隨著信息化的普及，許多圖書館引入了信息化的管理技術(shù)，以某市市縣館為例現(xiàn)有圖書館集群管理系統(tǒng)信息和智慧財務(wù)系統(tǒng)，但是不同的系統(tǒng)根據(jù)不同需求設(shè)定的，存在信息不一致、脫節(jié)、分散數(shù)據(jù)不全面等的情況，具體體現(xiàn)如下：第一，不同系統(tǒng)體現(xiàn)固定資產(chǎn)（書籍）價格數(shù)據(jù)不一致。集群管理系統(tǒng)該模塊中存量書籍價格顯示的是零售價格（碼洋），而智慧財務(wù)系統(tǒng)里面通過招投標(biāo)后供應(yīng)商會給予一定的折扣，書籍是按照折扣價（實洋）入賬，這就導(dǎo)致了存量書籍固定資產(chǎn)價值存在很大的偏差，而且智慧財務(wù)系統(tǒng)錄入資產(chǎn)的時候是按照批次采購的金額錄入，資產(chǎn)并沒有細(xì)化到每一本書，如果要細(xì)化則需要人工按照書名，單價一本一本錄入，每年上萬冊采購量加上原先存量需要耗費很大人力，財力；在集群管理系統(tǒng)雖然按照每本書籍編目入庫，但是卻無法體現(xiàn)實際的采購價格。第二，不同系統(tǒng)信息脫節(jié)。當(dāng)出現(xiàn)書籍毀損時，集群管理系統(tǒng)就會記錄讀者賠償相應(yīng)書款或者是購買損壞的書籍重新編目入庫，然而在智慧財務(wù)系統(tǒng)卻無法體現(xiàn)這一情況，這筆在財務(wù)處理中就面臨難題，現(xiàn)有財務(wù)處理方式是將賠書款計入其他收入，而在固定資產(chǎn)（書籍）這里卻沒有相應(yīng)的減少書籍資產(chǎn)價值，因為無法核實該本書籍的實際價格。第三，系統(tǒng)信息分散不全面。集群管理系統(tǒng)中僅僅有紙質(zhì)書籍的資產(chǎn)價值管理，電子書籍及其他固定資產(chǎn)在該系統(tǒng)中沒體現(xiàn)，智慧財務(wù)系統(tǒng)中包括了電子書籍、紙質(zhì)書籍及其他固定資產(chǎn)，但是存在信息不詳細(xì)的情況。

（二）財務(wù)管理信息化資金短缺。圖書館為全公益性質(zhì)，資金來源主要是政府財政撥款，而現(xiàn)有的財政撥款收入大部分用于館藏資源儲存方面，及日常工作運轉(zhuǎn)。隨著圖書及數(shù)字資源價格的不斷上漲，財政資金緊張，財政預(yù)算項目資金只減不增，要完成每年基本圖書及數(shù)字資源目標(biāo)增量，公共圖書館面臨的最大問題就是資金。實現(xiàn)財務(wù)管理信息化需要根據(jù)圖書館的整體業(yè)務(wù)情況進(jìn)行研發(fā)，更新和完善財務(wù)管理信息化的軟件、硬件等配套設(shè)施，維護(hù)財務(wù)管理信息化系統(tǒng)，保障公共圖書館數(shù)據(jù)資源的安全，防止黑客和病毒的攻擊。這些環(huán)節(jié)都需要很多的資金投入，對于許多公共圖書館來說心有余而力不足。以某市館為例一個全市區(qū)的圖書館集群管理系統(tǒng)就耗費1千多萬，可見財務(wù)管理信息化所需的資金量大，對于本身資金短缺的公共圖書館而言財務(wù)管理信息化的投入使得公共圖書館資金短缺問題更加嚴(yán)峻。

（三）公共圖書館管理制度規(guī)范不夠完善。圖書館財務(wù)管理信息化建設(shè)中，管理制度因素直接影響著其發(fā)展?，F(xiàn)有的管理制度在信息化技術(shù)瞬息萬變的情形下，在管理目標(biāo)，管理技術(shù)，管理手段上來說相對落后，造成了公共圖書館資源的嚴(yán)重浪費。隨著新技術(shù)的深度運用，圖書館的信息搜集，整合方面，技術(shù)相對完善、科學(xué)，而傳統(tǒng)滯后的管理模式卻沒有緊跟步伐，阻礙了信息化的進(jìn)一步建設(shè)發(fā)展；另外，信息化建設(shè)離不開組織團(tuán)隊建設(shè)，在現(xiàn)有的管理模式下信息化建設(shè)僅僅是館內(nèi)負(fù)責(zé)信息化的專人、管理層級和第三方公司，缺乏全館統(tǒng)一一線的意識，而財務(wù)管理信息化建設(shè)需要將公共圖書館所有資源有效的整合在一起，需要團(tuán)隊統(tǒng)一意識，齊心合力，積極配合，任何一個地方不到位就勢必會影響到財務(wù)管理信息化的建設(shè)。

（四）專業(yè)財務(wù)管理信息化人才缺乏。圖書館管理人員對財務(wù)信息化專業(yè)人員的不重視，許多公共圖書館管理人員認(rèn)為財務(wù)信息化是以數(shù)據(jù)開發(fā)為重點，而開發(fā)委托第三方軟件公司進(jìn)行，日常的維護(hù)也可聯(lián)系開發(fā)公司，本單位財務(wù)信息化人員只要財務(wù)人員兼顧即可，根據(jù)軟件公司的操作步驟進(jìn)行操作即可，而忽略了信息化管理的最終目的是提高管理效率，財務(wù)管理信息化建設(shè)需要根據(jù)圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展、行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)等變化不斷進(jìn)行更替、完善，是一個動態(tài)體系，不是靜態(tài)體系，這些環(huán)節(jié)就離不開信息化專業(yè)人員。社會中財務(wù)信息化管理人才的缺乏，財務(wù)管理信息化建設(shè)需要計算機(jī)專業(yè)人才，也需要財務(wù)專業(yè)人才，還需要管理專業(yè)人才，而在社會中這些人才都是分專業(yè)、分學(xué)科進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并沒有一個統(tǒng)一學(xué)科進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，從而導(dǎo)致社會中專業(yè)人才缺乏。公共圖書館財務(wù)管理人員大部分存在綜合素質(zhì)以及學(xué)歷不高的現(xiàn)象。

三、對策建議

（一）全面完善制度，為財務(wù)管理信息化建設(shè)創(chuàng)造制度保障。公共圖書館財務(wù)管理活動中現(xiàn)有財務(wù)管理制度只對基本的財務(wù)活動進(jìn)行了規(guī)范，卻沒有涉及新時代下公共圖書館信息化技術(shù)不斷應(yīng)用而發(fā)生的與財務(wù)管理的相關(guān)事項。例如，電子書籍、數(shù)字化設(shè)備、每年更新的電子資源庫如何進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范及管理等等。由于制度的不完善，使得公共圖書館在信息化時代的背景下整體財務(wù)風(fēng)險逐漸增加，因此需要完善公共圖書館財務(wù)管理制度，為信息化的建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。公共圖書館管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對財務(wù)管理制度的重視。根據(jù)圖書館館內(nèi)業(yè)務(wù)及圖書館發(fā)展目標(biāo)設(shè)置與之相關(guān)的財務(wù)管理制度，對館內(nèi)工作人員的行為進(jìn)行全面的規(guī)范。公共圖書館在制定制度中，需要從實際情況出發(fā)，尋找當(dāng)前存在漏洞及問題，針對漏洞和問題完善或建立相應(yīng)的財務(wù)管理制度。另外在完善制度的過程中，還需要具體進(jìn)行落實，只有制度得以全面落實才能最大限度地發(fā)揮約束性作用，提高財務(wù)管理整體水平，為信息化建設(shè)提供制度保障。

（二）科學(xué)管理，培養(yǎng)專業(yè)的信息化團(tuán)隊。專業(yè)財務(wù)信息化管理人員的缺乏不但會影響到財務(wù)管理中各類信息化系統(tǒng)的建立與維護(hù)，同時還會嚴(yán)重影響到圖書館財務(wù)計算的效率與準(zhǔn)確率。圖書館不僅應(yīng)該加強(qiáng)財務(wù)人員業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，還應(yīng)該加強(qiáng)其信息技術(shù)能力的培養(yǎng)，以適應(yīng)財務(wù)管理信息化建設(shè)的需要。圖書館適當(dāng)?shù)臅r候還可以引進(jìn)相關(guān)人才，給財務(wù)管理信息化團(tuán)隊注入新鮮血液，提高團(tuán)隊信息化水平。

（三）優(yōu)化經(jīng)費結(jié)構(gòu)，保障財務(wù)管理信息化資金投入。第一，凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，因此優(yōu)化經(jīng)費機(jī)構(gòu)科學(xué)合理預(yù)算編制是第一步。根據(jù)歷年各項業(yè)務(wù)的預(yù)算資金使用情況結(jié)合各業(yè)務(wù)科室新的計劃目標(biāo)任務(wù)完成所需資金及圖書館新的年度計劃編制全面預(yù)算，然后將全面預(yù)算逐層分解財務(wù)指標(biāo)，具體落實到部門和相關(guān)人員身上，強(qiáng)化全過程預(yù)算控制力度，確保預(yù)算目標(biāo)的有效執(zhí)行，保障各個業(yè)務(wù)的有序開展，避免出現(xiàn)預(yù)算資金使用隨意性的問題，避免部分項目占用其他項目資金的問題，避免預(yù)算執(zhí)行力弱的問題，預(yù)算編制準(zhǔn)確，執(zhí)行有效可以很好的保障財務(wù)管理信息化的資金投入。第二，預(yù)算的編制需要準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)作為依據(jù)，因此需要財務(wù)管理人員日常工作中準(zhǔn)確記錄經(jīng)費的使用情況，以清楚和明確各業(yè)務(wù)或活動開展所需的實際經(jīng)費，通過這些記錄情況分析圖書館內(nèi)各業(yè)務(wù)的資金使用及占比情況，對預(yù)算提供更準(zhǔn)確的指導(dǎo)，同時理清公共圖書館各類業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)并區(qū)分重點，在資金安排上更傾向于公共圖書館的重點業(yè)務(wù)項目，提高資金利用率。第三，需要完善規(guī)范的建設(shè)，開展評估定級，加強(qiáng)分類指導(dǎo)。監(jiān)管部門要明確自己的職責(zé)，定期進(jìn)行督促和考評。通過考評情況分析和計量圖書館投入資金的使用效益，根據(jù)分析結(jié)果，可以發(fā)現(xiàn)圖書館活動或業(yè)務(wù)開展的效果及存在的問題，并將這些信息及時反饋至管理層，通過督促相關(guān)科室整改，或者調(diào)整預(yù)算進(jìn)一步完善預(yù)算執(zhí)行的全面性、有效性。第四，財務(wù)管理相關(guān)人員要認(rèn)真研究圖書館自身發(fā)展需求，明確關(guān)鍵點并與第三方軟件公司進(jìn)行溝通、研發(fā)。如果一次性研發(fā)到位資金需求大，可以將財務(wù)管理信息化建設(shè)分階段開展，緩解一次性不足的困境。可以先選擇必要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)模塊，完成微觀模塊精細(xì)化方案，隨著資金的進(jìn)一步投入，不斷完善財務(wù)信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公共圖書館宏觀的布局策略。

（四）加強(qiáng)圖書館聯(lián)盟，降低財務(wù)管理信息化成本。公眾的文獻(xiàn)需求日益增長，加上文獻(xiàn)刊物的價格上漲，使得公共圖書館的經(jīng)費面臨緊張的問題，公共圖書館財務(wù)管理信息化建設(shè)又需要大量的資金投入，依靠個體圖書館進(jìn)行財務(wù)管理信息化建設(shè)很難有效開展。圖書館之間通過文獻(xiàn)互借互通、資源共享的形式開展合作，依靠群體圖書館的力量，可以緩解經(jīng)費緊張的問題，這種形式的合作被稱為“圖書館聯(lián)盟”。圖書館聯(lián)盟可以有效的降低運行成本，在圖書報刊采購、圖書報刊編目、圖書信息咨詢、數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限、開發(fā)數(shù)據(jù)庫的所有權(quán)與使用權(quán)分配、館藏資源的補給、人力培訓(xùn)、技術(shù)升級等方面都可以降低各自的運行成本，發(fā)揮整體的優(yōu)勢和規(guī)模效益，避免資金的浪費。例如某市圖書館就開發(fā)了圖書館集群管理系統(tǒng)信息，市內(nèi)所有的區(qū)、縣圖書館都采用該系統(tǒng)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)互通，共享共用，降低了各區(qū)、縣館的信息化運行成本，如果將圖書館聯(lián)盟成員單位進(jìn)一步的擴(kuò)展，那么將會節(jié)約更多的運行成本，將更多資金集合起來，投入到信息化的建設(shè)中去，好刀用在刀刃上。

（五）建立圖書館行業(yè)組織，使政府決策更有利于財務(wù)管理信息化建設(shè)。許多圖書館都成立了圖書館學(xué)會，這些學(xué)會在行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制定上發(fā)揮重要作用，但是在立法權(quán)益的爭取上作用甚微，圖書館學(xué)會偏向于學(xué)術(shù)性研究團(tuán)隊，不是全國性圖書館行業(yè)組織，不能像其他行業(yè)組織一樣參與并影響政府決策，這就導(dǎo)致圖書館財務(wù)管理信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的政策支持，大大影響了信息化建設(shè)的進(jìn)程。只有對圖書館學(xué)會進(jìn)行革新，建立圖書館行業(yè)組織，才能發(fā)揮圖書館學(xué)會行業(yè)組織的紐帶作用，做好政府和行業(yè)之間的有效溝通，讓政府了解圖書館行業(yè)的要求和意愿，使政府做出更利于公共圖書館發(fā)展的決策，如圖書館的資金撥款，圖書館信息化建設(shè)和發(fā)展，圖書館財務(wù)管理信息化要求等。

（六）信息化加強(qiáng)安全管理。公共圖書館為了保障財務(wù)管理的綜合效能，應(yīng)該加強(qiáng)信息化安全風(fēng)險管控。首先，將安全責(zé)任落實到部門或者人，積極開展對電腦進(jìn)行定時的病毒查殺，全面把控大數(shù)據(jù)各項風(fēng)險，防止病毒及黑客入侵，保障信息安全。其次，建立備份機(jī)制，將重要的信息及時備份，防止各種因素導(dǎo)致的信息丟失。再次，建立信息安全保障體系，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行處理，在公共圖書館財務(wù)運營過程中對財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行綜合把控，明確監(jiān)督管理人員，對財務(wù)管理活動進(jìn)行監(jiān)管，降低不必要的財務(wù)風(fēng)險，只有這樣才能提升財務(wù)管理效能，實現(xiàn)公共圖書館運營業(yè)務(wù)水平的全面提升。

四、結(jié)束語

本文通過當(dāng)前信息化時代下公共圖書館財務(wù)管理信息化建設(shè)的基本情況進(jìn)行研究和分析，發(fā)現(xiàn)了公共圖書館財務(wù)管理信息化建設(shè)中存在問題，這些問題影響了公共圖書館財務(wù)管理信息化的建設(shè)。作為公共圖書館必須要認(rèn)識到財務(wù)管理信息化的重要性及積極意義，采取有效的措施來解決目前財務(wù)管理信息化的問題，使得公共圖書館在信息化時代蓬勃發(fā)展。