建筑工程合同管理信息化發(fā)展路徑探索

楊雅瓊

〔唐山開灤建設(shè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司 河北唐山 063000〕

目前，建筑技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理制度等各方面都已相當(dāng)完善。在建設(shè)工程施工之前，雙方簽訂合同主要是為了利用法律手段維護(hù)雙方的合法權(quán)益。在施工合同管理中，受建筑施工過程中各種變動(dòng)因素的影響，使得合同的內(nèi)容變動(dòng)較為頻繁，原有的合同管理模式已無從適應(yīng)新形勢(shì)下的合同管理要求。因此，施工合同信息管理正朝著信息化方向發(fā)展。

一、合同管理的具體內(nèi)容

（一）建立健全規(guī)章制度

完善的規(guī)章制度是確保合同管理工作能夠有序推進(jìn)的重要基礎(chǔ)，建立健全規(guī)章制度，是合同管理工作中需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。在合同管理規(guī)章制度的建設(shè)工作中，應(yīng)對(duì)歸口部門、合同示范性文字及專用章等方面制定完善的管理制度，為后續(xù)合同管理工作的嚴(yán)格落實(shí)提供制度保障。

（二）強(qiáng)化合同管理者的培訓(xùn)

合同管理的質(zhì)量與效率取決于合同管理者的業(yè)務(wù)水平。因此，在合同管理工作中，應(yīng)當(dāng)通過系統(tǒng)的知識(shí)訓(xùn)練及技能培訓(xùn)等，全面提高合同管理者的專業(yè)水平，增強(qiáng)其社會(huì)責(zé)任感及合約精神，為合同管理提供人力保障。

（三）重大合同審查管理

高新技術(shù)引入條件、貸款協(xié)議、房產(chǎn)發(fā)展與貿(mào)易協(xié)議等都是重大合同審查管理工作需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。把這些對(duì)產(chǎn)品營(yíng)銷活動(dòng)和社會(huì)效益影響大的條件挑選出來，歸入到合同管理的范疇，法律事務(wù)部門積極參與項(xiàng)目討論、資信調(diào)研及合同擬定等工作全程，強(qiáng)化合同監(jiān)管與控制，避免合同條款內(nèi)出現(xiàn)違法等情況，最大程度上保障企業(yè)的合法權(quán)益不受侵害。

（四）履行監(jiān)督和結(jié)算管理

建筑雙方簽訂合同的核心目的就是保障契約能夠有效執(zhí)行，避免存在違規(guī)的情況。因此，建筑企業(yè)的法律事務(wù)部門必須做好監(jiān)督及結(jié)算管理工作，準(zhǔn)確把握各項(xiàng)條款的遵守狀況，及早找到妨礙實(shí)施的原因，并且實(shí)時(shí)將情況反映到相關(guān)部門，積極處理面臨的問題，杜絕違規(guī)作業(yè)現(xiàn)象。

（五）違約糾紛的及時(shí)處理

合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。法律事務(wù)部門審核合同時(shí)，選擇合適的違約責(zé)任條件和爭(zhēng)議解決條件非常重要，一旦發(fā)生違約責(zé)任情形，法律事務(wù)人員要區(qū)分具體情況，及時(shí)采用協(xié)商、爭(zhēng)議仲裁或起訴等方式，主動(dòng)保護(hù)企業(yè)的權(quán)益，減少企業(yè)的損失。

二、建筑工程合同管理的特點(diǎn)及信息化管理的必然性

（一）建設(shè)項(xiàng)目合同管理的主要特點(diǎn)

合同條款較長(zhǎng)，條款變化較頻繁，整個(gè)項(xiàng)目合同生命周期較長(zhǎng)。所以，建設(shè)項(xiàng)目合同的管理工作并不簡(jiǎn)單，必須各方都認(rèn)真管理合同，而認(rèn)真負(fù)責(zé)項(xiàng)目合同管理工作的一般框架可以分為幾個(gè)方面：認(rèn)真分析和預(yù)測(cè)項(xiàng)目需求，啟動(dòng)項(xiàng)目。正確選定合同文本，并明確投標(biāo)形式與方法。除需要公開招標(biāo)的建設(shè)項(xiàng)目以外，招標(biāo)代理機(jī)關(guān)在決定具體建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)形式和方法時(shí)，還應(yīng)當(dāng)綜合考量下列各種因素：工程設(shè)計(jì)深度和進(jìn)度、建設(shè)難度、工期和工程概算單價(jià)、優(yōu)良報(bào)價(jià)、當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)情況等。合同在履行后，將對(duì)其關(guān)系的各個(gè)方面實(shí)施嚴(yán)格的檢查和評(píng)估，在守法的基礎(chǔ)上重新簽訂合同。合同制度實(shí)施監(jiān)督，是對(duì)合同中的條件和情況進(jìn)行的監(jiān)督與管理，以確保合同制度的正常執(zhí)行。合同調(diào)整控制是對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過程的監(jiān)控，在發(fā)現(xiàn)條款不符或遺漏后，經(jīng)商討后對(duì)條款作出調(diào)整。合同成本控制及時(shí)記載并控制項(xiàng)目執(zhí)行過程中的建筑成本、人工成本、意外損害賠償款的支出，有效協(xié)商條款中不當(dāng)?shù)牟糠?，力求全面、高效地做好合同成本管理工作。而合同?yàn)收管理也應(yīng)當(dāng)基于雙方簽訂的合同做好驗(yàn)收事項(xiàng)，明確問題與不足，確保驗(yàn)收收尾工作能夠順利完成。

（二）建筑工程合同信息化管理的必然性

建設(shè)合同中采用數(shù)字化處理技術(shù)是建設(shè)合同管理發(fā)展的必然需要，此外，數(shù)字化建設(shè)也是工程發(fā)展的新趨勢(shì)。建筑工程各個(gè)環(huán)節(jié)都要朝著數(shù)字化發(fā)展轉(zhuǎn)變，內(nèi)容主要涉及建筑工程科技的數(shù)字化應(yīng)用（如GPS科技或者BIM科技）、建筑工程財(cái)務(wù)的會(huì)計(jì)信息化運(yùn)用（如會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用），在建筑工程中使用數(shù)字技術(shù)是目前建筑工程的主要趨勢(shì)。建設(shè)合同處理技術(shù)是非常關(guān)鍵的一部分，在建設(shè)工程施工前一定要事先簽署協(xié)議，同時(shí)在實(shí)施過程中也要做好協(xié)議管理或者變更的內(nèi)容，同時(shí)建筑工程中采用數(shù)字技術(shù)也可以和建筑工程各環(huán)節(jié)互相配套，從而提高建筑工程的管理水平；另外，建筑合作信息化管理中也有合同管理工作本身的特點(diǎn)，其中涉及對(duì)有關(guān)檔案的查閱、管理工作、利用與保護(hù)，因?yàn)闄n案資料非常機(jī)密重要，所以對(duì)合同管理也十分重要。傳統(tǒng)的人工管理合同方法不但花費(fèi)了巨大的人力，同時(shí)又在文件登記過程中極易出現(xiàn)錯(cuò)誤，因此也給建設(shè)工程帶來了很大風(fēng)險(xiǎn)；使用信息技術(shù)能夠降低人力成本，從而提高企業(yè)管理水平。

三、建筑工程合同信息化管理的主要優(yōu)勢(shì)

（一）協(xié)同應(yīng)用的效能大幅提升

建筑企業(yè)信息化的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)是建立統(tǒng)一的簽約系統(tǒng)，由合同管理員將簽約信息資源直接錄入系統(tǒng)，建筑施工單位的各部門均能夠在所需要文檔的注冊(cè)信息中查找信息資源，便于簽約應(yīng)用，從而達(dá)到了簽約信息的資源共享。此外，建筑管理人員在整個(gè)建設(shè)管理過程中，還能夠隨時(shí)隨地使用施工文件，以此提升了協(xié)同應(yīng)用的效能。

（二）提高工程審批的效率和公正性

合同在訂立流程中必須十分謹(jǐn)慎，很多條款直接關(guān)聯(lián)到客戶的權(quán)益，所以在合同制定與處理流程中，要求建筑工程企業(yè)各個(gè)部門進(jìn)行仔細(xì)審核，以確保合同制定科學(xué)合理。一般企業(yè)在審批流程中，文件交接花費(fèi)了大部分時(shí)間，信息化處理中，企業(yè)各部門負(fù)責(zé)人和上下級(jí)人員在開展文件審查評(píng)估的流程上能夠同步完成，提高合同處理的透明度，不但做到透明公開，同時(shí)提高文件審批工作效率。

（三）實(shí)現(xiàn)合同管理工作信息化

在傳統(tǒng)工程合同管理流程中，因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)工期相對(duì)較長(zhǎng)、外部環(huán)境影響因素也相對(duì)較多，所以往往涉及合同索賠、調(diào)整等問題，因此管理人員很容易在工程合同周期的管理流程中發(fā)生故障。信息化管理人員能夠根據(jù)系統(tǒng)對(duì)約定的支付過程和變更索賠流程加以錄入、描述和數(shù)據(jù)分析，以便更有效做好合同管理工作。

四、建筑工程項(xiàng)目合同管理的問題

（一）合同管理制度不健全

合同是訂立雙方之間權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要規(guī)范依據(jù)，如果訂立了雙方就應(yīng)該根據(jù)所約定的條件和要求而加以充分履行，但是因?yàn)槟壳昂贤O(jiān)管體系并不健全，所以出現(xiàn)了一些個(gè)人行為來履行的合同，從而不能合理地加以控制。企業(yè)在合同全面管理工作中，對(duì)于《民法典》內(nèi)的重要規(guī)定，有時(shí)會(huì)忽視或不完整地履行，沒有重點(diǎn)，容易出現(xiàn)合同執(zhí)行困難的問題，這都是由于合同管理制度的不完善所導(dǎo)致。

（二）合同雙方缺失法律意識(shí)

在進(jìn)行建筑工程合同監(jiān)督管理的過程中，最常出現(xiàn)的問題是簽約當(dāng)事人法律意識(shí)淡薄，目前建筑工程合同效力的保障措施還沒有健全，有些條款履行中對(duì)于約定的條文描述不嚴(yán)格和不精確，對(duì)約定當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)描述也十分含糊，導(dǎo)致在簽約執(zhí)行過程中出現(xiàn)各種矛盾與問題。

（三）合同管理人員素質(zhì)不高

合同管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，而建筑工程合同的管理工作還涉及對(duì)法律法規(guī)及很多相關(guān)技術(shù)理論知識(shí)的應(yīng)用，因此，合同管理者既需要掌握專業(yè)技術(shù)知識(shí)，也需要掌握有關(guān)法律法規(guī)知識(shí)。但目前有些企業(yè)只是將合同管理工作劃分給了行政業(yè)務(wù)部門，工作人員缺乏專業(yè)的合同管理、建筑技術(shù)能力，所以只是對(duì)合同進(jìn)行了分類歸檔，而沒有按照企業(yè)的特點(diǎn)做出合理的分析，從而導(dǎo)致合同管理工作存在問題。

（四）合同履約程度低，違約現(xiàn)象嚴(yán)重

現(xiàn)階段，企業(yè)面臨施工合同履約程度低及違約現(xiàn)象嚴(yán)重的問題。按照工商部門不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)平均合同履約率僅有50%，嚴(yán)重挑戰(zhàn)了合同的權(quán)威，造成惡劣的社會(huì)影響。同時(shí)，考慮到建筑市場(chǎng)運(yùn)行缺乏規(guī)范性，有些承包商并未嚴(yán)格按照合同組織建設(shè)施工，推諉扯皮及延誤工期等情況普遍存在，不利于建筑市場(chǎng)的可持續(xù)發(fā)展。

（五）部分施工合同文件公平性差

制定合同的雙方應(yīng)當(dāng)具有公平的市場(chǎng)主體地位，權(quán)利與義務(wù)處在對(duì)等的狀態(tài)。然而，由當(dāng)前執(zhí)行的建設(shè)項(xiàng)目合同可知，很多條款的制定面向的是承包商需要承擔(dān)的責(zé)任及義務(wù)，極少約束發(fā)包方的行為。特別是針對(duì)發(fā)包方相關(guān)的違約責(zé)任及賠款要求等都缺乏明確性，嚴(yán)重影響到施工合同的公平性，使得后續(xù)合同執(zhí)行期間難以有效處理發(fā)生問題。

五、建筑工程合同管理信息化發(fā)展路徑

對(duì)建筑合同實(shí)施信息化管理，企業(yè)可以通過信息化手段實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)資料的有效共享，為建筑企業(yè)的工程管理提供信息數(shù)據(jù)支持，減少建筑公司的經(jīng)營(yíng)成本。工程管理的智能化發(fā)展，有利于企業(yè)對(duì)建筑施工各環(huán)節(jié)實(shí)施質(zhì)量控制，從而增強(qiáng)施工數(shù)據(jù)的真實(shí)性與可信度，提高了施工企業(yè)的技術(shù)水平，并進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。建筑合同信息化管理系統(tǒng)，可以有效克服以往合同管理方法所存在的問題，利用現(xiàn)代數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)建筑合同數(shù)據(jù)的保存和處理，從而提高建筑企業(yè)的管理水平。

（一）創(chuàng)新建筑工程合同管理工作方式

建筑企業(yè)管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化要求建設(shè)一體化的信息管理中心，對(duì)企業(yè)信息實(shí)施動(dòng)態(tài)控制，從而增強(qiáng)建筑合同控制的實(shí)效性。建筑企業(yè)信息化管理方法，可以在整體共享的基礎(chǔ)上提高數(shù)字資源的準(zhǔn)確性，進(jìn)而提升其應(yīng)用效果，有效改善企業(yè)的經(jīng)營(yíng)績(jī)效，為企業(yè)謀取更大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、環(huán)境效益。

（二）提高對(duì)合同管理信息化發(fā)展的重視程度

傳統(tǒng)合同管理工作方法所存在的缺點(diǎn)非常明顯，建筑工程管理者必須對(duì)之加以全面了解，才能在實(shí)踐中進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)對(duì)建筑合同管理信息化發(fā)展的重視程度。具體來說，在建筑合同管理中，企業(yè)的中高級(jí)管理人員要對(duì)建筑合同管理信息化發(fā)展更加關(guān)注，從而形成上下聯(lián)動(dòng)的局面，全面提高建筑施工企業(yè)對(duì)合同管理信息化發(fā)展的關(guān)注程度。而在建筑合同管理中，企業(yè)還需要對(duì)建筑合同管理者開展必要的培訓(xùn)與教學(xué)，以加深他們對(duì)有關(guān)規(guī)章制度的理解，增強(qiáng)其信息技術(shù)運(yùn)用水平，從而進(jìn)一步提高建筑合同管理的專業(yè)性。在規(guī)范合同管理工作的同時(shí)，推動(dòng)合同管理工作的信息化發(fā)展。

（三）增強(qiáng)合同管理人員的信息化技能

為有效提高建筑合同管理的信息化水平，企業(yè)必須將走出去和引進(jìn)外來人才相結(jié)合，使員工走出去并掌握先進(jìn)的建筑合同信息化管理技術(shù)，同時(shí)積極吸納專業(yè)人員，以全面提高建筑合同管理信息化和綜合管理水平。在建筑企業(yè)的合同管理工作中，要利用講座培訓(xùn)活動(dòng)使職工們主動(dòng)借鑒其他企業(yè)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，從而實(shí)現(xiàn)提高建筑合同管理技術(shù)的目的。在錄用人員時(shí)也要立足現(xiàn)實(shí)需要，選用法學(xué)理論知識(shí)較豐富、對(duì)建筑工程施工的各環(huán)節(jié)情況均較為熟悉，以及掌握相應(yīng)信息技術(shù)的專業(yè)人才，為推動(dòng)建筑合同管理的信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（四）加大合同信息化管理系統(tǒng)建設(shè)力度

建筑合同管理的信息化發(fā)展，離不開信息化體系建設(shè)和信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，而信息技術(shù)在建筑行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為建筑合同管理信息化體系的建設(shè)創(chuàng)造了機(jī)會(huì)。具體來說，就是建筑企業(yè)首先要在合同管理工作中搭建信息化系統(tǒng)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)軟、硬件設(shè)備的應(yīng)用力度，加強(qiáng)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)視與管控，從而提升企業(yè)的綜合經(jīng)濟(jì)效益。

（五）優(yōu)化合同信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路

合同信息化管理系統(tǒng)既是工程合同信息化管理的主要方式，也是工程控制的主要方式。合同信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)理念，主要涉及如下幾個(gè)層面：合同信息化管理系統(tǒng)的主要總體設(shè)計(jì)任務(wù)是進(jìn)行高效、智能的工程合同管理工作，對(duì)項(xiàng)目的施工合同、工程監(jiān)理合同、物資采購(gòu)合同等實(shí)施高效控制管理，以智能信息系統(tǒng)取代以往的傳統(tǒng)管理手段，可在短期內(nèi)有效解決工程合同管控問題，便于使用者及時(shí)查詢和利用施工文件；在合同信息化管理系統(tǒng)的設(shè)置上，信息化系統(tǒng)要具備異地瀏覽能力，通過在手機(jī)端應(yīng)用各種軟件實(shí)現(xiàn)在線瀏覽，便于工程使用者在不同時(shí)段、不同領(lǐng)域應(yīng)用；在系統(tǒng)設(shè)置時(shí)，合同系統(tǒng)要能進(jìn)行本地和遠(yuǎn)程日志保存，以方便對(duì)合同的有效控制；同時(shí)系統(tǒng)設(shè)計(jì)使用無線連接方式和寬帶接入技術(shù)，以確保更多用戶都能夠?qū)崟r(shí)進(jìn)入合同系統(tǒng)。系統(tǒng)必須確保用戶在不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下都能夠進(jìn)入系統(tǒng)查看和應(yīng)用工程合同信息；而系統(tǒng)的設(shè)計(jì)也必須從安全性的角度考慮，設(shè)計(jì)時(shí)采用備份網(wǎng)關(guān)技術(shù)。在系統(tǒng)的正常工作過程中，通過工作與備用雙重網(wǎng)關(guān)，設(shè)定系統(tǒng)核心服務(wù)器的最高權(quán)限，以增強(qiáng)對(duì)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護(hù)。

六、結(jié)語

綜上所述，建筑合同管理信息化發(fā)展是與時(shí)俱進(jìn)的需要，為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，為提高其現(xiàn)代化發(fā)展水平，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)合同管理信息化的重視、加強(qiáng)合同管理制度的建設(shè)，以及培養(yǎng)管理者的信息化能力和創(chuàng)新管理方法。企業(yè)唯有實(shí)施信息化變革，并通過科學(xué)的手段，緊跟市場(chǎng)的發(fā)展，順應(yīng)市場(chǎng)規(guī)律的變化，解決信息化發(fā)展前期階段的困難，主動(dòng)掌握應(yīng)用技術(shù)，從而達(dá)到效率的提高，推動(dòng)建筑行業(yè)的良性發(fā)展。