王 涵
(廣西民族大學(xué),廣西 南寧 530006)
【關(guān)鍵字】統(tǒng)一大市場(chǎng);企業(yè)檔案;信息資源共建共享
2022年4月10日,《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于加快建設(shè)全國(guó)統(tǒng)一大市場(chǎng)的意見》[1]的發(fā)布,打破地方保護(hù)和區(qū)域壁壘,清理廢除妨礙統(tǒng)一市場(chǎng)和公平競(jìng)爭(zhēng)的各種規(guī)定和做法,提高政策的統(tǒng)一性、規(guī)則的一致性是該意見的科學(xué)內(nèi)涵。企業(yè)檔案信息資源共建共享也可以通過統(tǒng)一規(guī)則的辦法,使企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間實(shí)現(xiàn)重要信息的存儲(chǔ)和傳遞,促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。因此,在建設(shè)全國(guó)統(tǒng)一大市場(chǎng)的環(huán)境下,企業(yè)檔案信息資源共建共享能夠借此機(jī)會(huì),實(shí)現(xiàn)規(guī)則統(tǒng)一,有所作為。在企業(yè)快速發(fā)展的過程中,信息資源共建共享能夠幫助各類型企業(yè)更好地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部建設(shè)、獲得更多的商業(yè)資訊、擴(kuò)大企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的影響力。借助建設(shè)全國(guó)統(tǒng)一大市場(chǎng)的契機(jī),研究如何利用信息資源共建共享突破發(fā)展瓶頸,實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展,是值得廣大企業(yè)認(rèn)真思考的問題。
本文以大市場(chǎng)建設(shè)為研究背景,結(jié)合企業(yè)信息資源共建共享現(xiàn)狀,研究實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源共建共享的新方法,并提出更符合當(dāng)前時(shí)代背景的發(fā)展策略,以期利用信息資源共建共享打通企業(yè)發(fā)展堵點(diǎn),實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)提質(zhì)增效。
全國(guó)統(tǒng)一大市場(chǎng)的推進(jìn),將會(huì)帶來競(jìng)爭(zhēng)更為激烈的市場(chǎng)環(huán)境,企業(yè)為了適應(yīng)這種新的市場(chǎng)環(huán)境,需要充分應(yīng)用信息技術(shù)手段,廣泛獲取信息資源,為企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)決策提供參考,這些信息資源可以納入企業(yè)檔案信息資源共建共享資源庫(kù),方便企業(yè)長(zhǎng)期進(jìn)行分析和研究。企業(yè)檔案信息資源共建共享的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下方面。
在全國(guó)統(tǒng)一大市場(chǎng)的背景下,隨著各種壁壘被打破,市場(chǎng)會(huì)逐漸擴(kuò)大,企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)也會(huì)越發(fā)激烈。在現(xiàn)代化企業(yè)管理中,利用檔案信息資源將企業(yè)管理所需的各種信息整合,降低信息重復(fù)度,實(shí)現(xiàn)資源利用最大化,已經(jīng)成為企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案信息資源涵蓋企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、規(guī)章制度、市場(chǎng)調(diào)研等內(nèi)容[2],是企業(yè)構(gòu)建管理體系、制定管理策略的依據(jù)。企業(yè)利用在其經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中長(zhǎng)期積累的信息資源,從中分析和提取具有參考價(jià)值的數(shù)據(jù),能為其做出科學(xué)的發(fā)展決策提供信息支撐。企業(yè)檔案信息資源共建共享需要不斷豐富企業(yè)檔案信息資源庫(kù)中的內(nèi)容,幫助決策者及時(shí)了解企業(yè)內(nèi)、外部環(huán)境的變化,并依據(jù)信息資源科學(xué)地制定符合當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展規(guī)劃和方針[3],這也是企業(yè)管理實(shí)現(xiàn)信息化、智能化的具體體現(xiàn),可以幫助企業(yè)提高管理效率。利用企業(yè)檔案信息資源管理平臺(tái),使企業(yè)的各個(gè)部門都能積極地參與企業(yè)的綜合管理,維持企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn),使之更好地適應(yīng)大市場(chǎng)環(huán)境下激烈競(jìng)爭(zhēng)的要求。
隨著大市場(chǎng)的不斷完善和發(fā)展,企業(yè)在發(fā)展過程中會(huì)遇到各種利益糾紛和矛盾。企業(yè)檔案信息資源作為企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中獲得的第一手資料,是能客觀且真實(shí)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的原始記錄。我國(guó)的法律要求“誰主張、誰舉證”,企業(yè)在面對(duì)糾紛和矛盾時(shí),企業(yè)檔案信息資源庫(kù)中的原始資料是法律證據(jù)的重要來源。通過實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共建共享,能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的一手材料完整地記錄和保存下來,是企在業(yè)法律訴訟中最寶貴的“財(cái)產(chǎn)”[4]。
企業(yè)檔案信息資源的記錄,可以清晰、準(zhǔn)確地還原企業(yè)的發(fā)展歷史。企業(yè)的發(fā)展史對(duì)于企業(yè)自身,是其文化和名譽(yù)的載體;對(duì)于國(guó)家和社會(huì),則是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的縮影和檔案。推進(jìn)企業(yè)檔案信息資源共建共享,將企業(yè)檔案信息共享于相關(guān)機(jī)構(gòu)和社會(huì)大眾,有助于提升企業(yè)形象和其他利益相關(guān)者對(duì)企業(yè)的信任度,也可以為國(guó)家經(jīng)濟(jì)政策的研究提供參考,落實(shí)企業(yè)社會(huì)責(zé)任。
企業(yè)檔案信息資源的記錄形式,不拘泥于書面文字,還包括圖片、聲像等各式各樣的實(shí)體和數(shù)據(jù)。對(duì)這些檔案資源進(jìn)行再利用和開發(fā)意義重大,例如可以應(yīng)用在企業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)中,使檔案信息資源成為企業(yè)職工學(xué)習(xí)技術(shù)的鮮活資源和體會(huì)企業(yè)精神的重要介質(zhì)。在大市場(chǎng)環(huán)境下,企業(yè)員工作為企業(yè)發(fā)展和改革的主要參與者,秉承企業(yè)優(yōu)秀精神和掌握企業(yè)先進(jìn)技術(shù)是企業(yè)立足于市場(chǎng)且快速發(fā)展的主要推動(dòng)力。由此,利用企業(yè)檔案信息資源共建共享的成果,可以將企業(yè)文化和技術(shù)以更為直觀、清晰、便捷的方式呈現(xiàn)給員工,能夠?yàn)槠髽I(yè)員工培訓(xùn)提供生動(dòng)立體的教材,提升員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感。
檔案信息資源共建共享是新鮮事物,尤其是在政府機(jī)關(guān),各類檔案信息資源通過信息化建設(shè),已經(jīng)在共建共享方面初具規(guī)模。然而,企業(yè)檔案資源共建共享由于種種原因而面臨諸多難題。
企業(yè)檔案信息資源的共建共享,依托于企業(yè)現(xiàn)有的檔案資料和及時(shí)、準(zhǔn)確、廣泛的信息收集手段,在此基礎(chǔ)上建立起企業(yè)檔案信息資源集中統(tǒng)一管理和高效共享利用的模式,為企業(yè)決策提供支持。改革開放以來,中國(guó)特色社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入快車道,整體環(huán)境更重視經(jīng)濟(jì)效益,但在此過程中一定程度地忽視了檔案信息資源共建共享發(fā)展,這就導(dǎo)致檔案信息資源共建共享的理念遠(yuǎn)跟不上市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度,未能跟上統(tǒng)一大市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)。一方面,企業(yè)對(duì)檔案信息資源共建共享理念的認(rèn)識(shí)還存在一定偏差。相對(duì)于技術(shù)發(fā)展,企業(yè)檔案信息資源共建共享并不能夠?yàn)槠髽I(yè)在短時(shí)間內(nèi)帶來經(jīng)濟(jì)效益,而是促進(jìn)企業(yè)進(jìn)行自我審視,實(shí)現(xiàn)其長(zhǎng)久發(fā)展的指路明燈,為企業(yè)全面發(fā)展提供支撐。目前,許多企業(yè)只是簡(jiǎn)單地展示成績(jī)和經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù),對(duì)檔案信息資源共建共享存在很大的認(rèn)知缺失,遠(yuǎn)遠(yuǎn)未達(dá)到共享的要求。另一方面,企業(yè)檔案信息資源工作理念未能從傳統(tǒng)的獨(dú)立模式升級(jí)到共建共享模式。長(zhǎng)久以來,企業(yè)檔案信息資源建設(shè)一直是“誰建設(shè)、誰負(fù)責(zé)、誰使用”的線性工作模式,許多企業(yè)沒有形成檔案信息資源共建共享的理念,未轉(zhuǎn)變成統(tǒng)一大市場(chǎng)環(huán)境下統(tǒng)一規(guī)則的發(fā)展思維,企業(yè)之間缺乏通暢的共建共享模式,從而難以搭建企業(yè)間的檔案信息資源共建共享平臺(tái)。
實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的共建共享并非一朝一夕之功,需要企業(yè)長(zhǎng)期、廣泛地收集信息以豐富資源庫(kù),提高其自身統(tǒng)一管理和高效共享水平。許多企業(yè)在推進(jìn)檔案信息資源共建共享過程中暴露出了一些技術(shù)性問題:一是在數(shù)字化和云計(jì)算環(huán)境下[5]企業(yè)檔案信息資源共建共享技術(shù)發(fā)展不均衡。在信息化時(shí)代,大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)是新興的共建共享技術(shù),通過計(jì)算機(jī)平臺(tái),將海量檔案信息資源統(tǒng)一虛擬化管理,能夠?qū)崿F(xiàn)高容量和共享性的兼容。但是,許多企業(yè)目前開展檔案信息資源共建共享工作仍以紙質(zhì)檔案為主,缺乏在新興技術(shù)上的投入,計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等配套技術(shù)服務(wù)設(shè)備缺乏,難以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共建共享的需求。二是企業(yè)檔案從業(yè)人員專業(yè)知識(shí)和技能欠缺。過去,企業(yè)檔案部門相對(duì)冷門,從業(yè)人員多為兼職,專業(yè)化程度不高。在大市場(chǎng)環(huán)境下,推進(jìn)企業(yè)檔案信息資源共建共享刻不容緩,新興檔案信息資源共建共享技術(shù)的出現(xiàn)對(duì)檔案專業(yè)人員提出了新要求。掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)的檔案專業(yè)人才的缺乏,是制約新時(shí)代企業(yè)檔案信息資源共建共享發(fā)展的新阻力。三是企業(yè)檔案信息資源共建共享平臺(tái)建設(shè)不夠成熟。企業(yè)間的檔案信息資源共建共享各自為政,沒有將技術(shù)體系對(duì)接融合,導(dǎo)致雖然有心共建共享,卻無力實(shí)現(xiàn)。
2021年6月,中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》,該規(guī)劃中提到“地區(qū)及行業(yè)間發(fā)展不平衡問題仍然明顯存在,檔案利用服務(wù)不充分問題依然突出”。國(guó)家對(duì)于檔案發(fā)展的關(guān)心可謂殷切,但是具體落實(shí)到企業(yè)上時(shí),還是出現(xiàn)了制約檔案信息資源共建共享發(fā)展的問題:一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視程度有所欠缺。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足,重視程度不夠。許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要抓好生產(chǎn)就能保證企業(yè)長(zhǎng)盛不衰,忽視了生產(chǎn)需要正確方向的重要性,而利用檔案信息資源共建共享的成果可以為決策者提供最合適的方向。二是企業(yè)之間未能形成多贏局面。企業(yè)之間大多是競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系,尤其是在推進(jìn)全國(guó)統(tǒng)一大市場(chǎng)的新形勢(shì)下,部分企業(yè)的決策層只看到了短暫的自身盈利,缺乏實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)、行業(yè)內(nèi)多贏的長(zhǎng)久發(fā)展格局,導(dǎo)致企業(yè)決策者不重視企業(yè)檔案信息資源共建共享的均衡發(fā)展,使企業(yè)間缺乏信息溝通,喪失了共同發(fā)展的大好機(jī)會(huì)。三是缺乏統(tǒng)一的法規(guī)和制度。在統(tǒng)一大市場(chǎng)環(huán)境構(gòu)筑之前,企業(yè)檔案信息資源共建共享發(fā)展受制于各地的政策壁壘,缺乏國(guó)家層面對(duì)企業(yè)檔案資源共建共享相關(guān)法規(guī)和制度的指導(dǎo),沒有相關(guān)的約束和標(biāo)準(zhǔn),難以形成統(tǒng)一發(fā)展和服務(wù)的趨勢(shì),導(dǎo)致企業(yè)檔案資源共建共享工作推進(jìn)緩慢。
隨著國(guó)家的發(fā)展,統(tǒng)一大市場(chǎng)政策的推進(jìn),企業(yè)檔案工作也面臨著多年未有之大變局。實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共建共享,不僅要結(jié)合企業(yè)自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際需要,還要提高認(rèn)識(shí),學(xué)習(xí)新技術(shù),結(jié)合統(tǒng)一大市場(chǎng)中開放、統(tǒng)一、共贏的思路,利用好現(xiàn)代技術(shù)優(yōu)勢(shì),構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源共建共享的新局面。
要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共建共享,首先要將企業(yè)對(duì)于檔案信息資源共建共享的認(rèn)識(shí)提升到新的高度。社會(huì)對(duì)于企業(yè)發(fā)展的評(píng)價(jià),離不開對(duì)其社會(huì)影響力和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)力的評(píng)估。提升企業(yè)的影響力和實(shí)力,離不開企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的精準(zhǔn)把握和正確決策,而要實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)和正確決策,需要廣泛、全面、完整、準(zhǔn)確的檔案信息資源支撐。在統(tǒng)一大市場(chǎng)背景下,企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息資源共建共享的責(zé)任感和緊迫性,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案觀念,可通過以下措施實(shí)現(xiàn):一是保障資金投入。企業(yè)檔案信息資源共建共享需要良好的發(fā)展平臺(tái),離不開企業(yè)的經(jīng)濟(jì)保障,通過落實(shí)與新技術(shù)相匹配的各類硬件和軟件,是搭建企業(yè)檔案資源共建共享平臺(tái)的必經(jīng)之路[6]。二是加大人才引進(jìn)力度。轉(zhuǎn)變過去檔案從業(yè)人員兼職、散養(yǎng)的觀念,從檔案領(lǐng)域挖掘?qū)I(yè)人才,從檔案專業(yè)畢業(yè)生中培養(yǎng)后備人才,建立健全檔案部門的人員發(fā)展培養(yǎng)規(guī)劃,保障企業(yè)檔案部門長(zhǎng)期有效地開展工作。三是提升檔案工作的地位。將檔案信息資源共建共享納入企業(yè)發(fā)展績(jī)效考核指標(biāo),明確其在企業(yè)發(fā)展中的地位,使企業(yè)上下共同為企業(yè)檔案資源共建共享發(fā)力。
企業(yè)檔案信息資源共建共享在信息收集、平臺(tái)搭建、推廣應(yīng)用方面,都需要錨定國(guó)家建立統(tǒng)一大市場(chǎng)的科學(xué)內(nèi)涵,創(chuàng)新各個(gè)環(huán)節(jié)的工作方法,促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源共建共享實(shí)現(xiàn)管理強(qiáng)、信息足、技術(shù)新、應(yīng)用廣。一是要依托大市場(chǎng),引入新型技術(shù)。利用政策優(yōu)勢(shì)和新型信息技術(shù),比如利用大數(shù)據(jù)技術(shù),把信息收集從本地、本行業(yè)擴(kuò)展到全國(guó)、上下游行業(yè),將企業(yè)檔案信息資源共建共享的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)逐漸充實(shí)豐富。二是依托大市場(chǎng),搭建新平臺(tái)。統(tǒng)一大市場(chǎng)的推進(jìn),勢(shì)必會(huì)擴(kuò)大企業(yè)檔案信息資源共建共享在新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的發(fā)展空間,由政府或者行業(yè)牽頭,引進(jìn)掌握大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的檔案專業(yè)人才,搭建企業(yè)檔案信息資源共建共享平臺(tái),是實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)統(tǒng)一的重要舉措,也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)間、行業(yè)間發(fā)展共贏的良機(jī)。三是依托大市場(chǎng),開通新門戶。統(tǒng)一大市場(chǎng)的建設(shè)事關(guān)我國(guó)經(jīng)濟(jì)改革,是實(shí)現(xiàn)新發(fā)展格局的基礎(chǔ)支撐和內(nèi)在要求。通過企業(yè)檔案信息資源共建共享的創(chuàng)新應(yīng)用,可以在保證企業(yè)商業(yè)秘密安全的前提下[7],向政府、行業(yè)、公眾分級(jí)開放檔案信息資源共建共享數(shù)據(jù)庫(kù),推進(jìn)公平、透明、穩(wěn)定、可預(yù)期的營(yíng)商環(huán)境的建設(shè),為實(shí)現(xiàn)有效市場(chǎng)、有為政府提供檔案信息資源的堅(jiān)強(qiáng)支撐。
在大市場(chǎng)環(huán)境下,企業(yè)檔案信息資源共建共享的發(fā)展,需要政府、行業(yè)和企業(yè)自身的保駕護(hù)航。在企業(yè)外部形成良性的共建共享環(huán)境,可以使企業(yè)的檔案信息資源獲取渠道更為通暢、廣泛,利用企業(yè)檔案共建共享的成果為企業(yè)的決策提供信息基礎(chǔ),同時(shí)也可以反哺社會(huì)和行業(yè),為經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供基礎(chǔ)參考數(shù)據(jù)。在企業(yè)內(nèi)部形成良性的共建共享環(huán)境,使企業(yè)各個(gè)部門信息互通,甚至企業(yè)的職工都可以參與到企業(yè)檔案信息資源共建共享的工作中來,將企業(yè)中所有人掌握的檔案信息匯聚起來,篩選之后成為企業(yè)決策層確定發(fā)展方向的重要參考,也能讓企業(yè)職工在企業(yè)發(fā)展的過程中獲得更多的參與感。一是要從政府、行業(yè)層面制定企業(yè)檔案信息資源共建共享規(guī)則。改變長(zhǎng)期以來行業(yè)、企業(yè)各自為政的現(xiàn)狀,打通生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上、下游信息資源不通暢的堵點(diǎn),建立行業(yè)內(nèi)、企業(yè)間的共建共享機(jī)制,鼓勵(lì)企業(yè)間檔案信息資源共建共享的發(fā)展。二是要在企業(yè)內(nèi)部建立企業(yè)檔案資源共建共享的制度[8]。企業(yè)檔案信息資源共建共享不僅需要企業(yè)搭建信息平臺(tái),還需要有制度保障,讓信息平臺(tái)有效運(yùn)轉(zhuǎn)起來。企業(yè)各個(gè)部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中所獲取到的檔案信息資源,要在制度約束下,融匯到共建共享平臺(tái)中,為企業(yè)的發(fā)展提供參考。三是建立政府、企業(yè)之間檔案信息資源共建共享平臺(tái)。為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的社會(huì)影響力,增強(qiáng)政府和公眾對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和企業(yè)文化的了解,企業(yè)應(yīng)在政府主導(dǎo)下,建立面向公眾的檔案信息資源共建共享平臺(tái),實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的價(jià)值利用最大化[9]。
在建設(shè)全國(guó)統(tǒng)一大市場(chǎng)的背景下,推進(jìn)區(qū)域協(xié)作統(tǒng)一,形成工作合力,是發(fā)展的主流。企業(yè)檔案信息資源共建共享的推進(jìn),完全符合建設(shè)全國(guó)統(tǒng)一大市場(chǎng)的科學(xué)內(nèi)涵,也在此次建設(shè)中獲得了新的發(fā)展機(jī)遇。面對(duì)這樣勢(shì)不可擋的大潮,企業(yè)要及時(shí)樹立檔案信息資源共建共享是合作雙贏、提質(zhì)增效的發(fā)展理念,認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息資源共建共享在企業(yè)發(fā)展決策中的重要作用,迅速建立各項(xiàng)檔案信息資源共建共享制度,加強(qiáng)與政府、行業(yè)的合作,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共建共享結(jié)果的價(jià)值最大化,為全國(guó)統(tǒng)一大市場(chǎng)的建設(shè)貢獻(xiàn)企業(yè)力量。