企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)一體化管理研究與實(shí)踐

翁 非，唐泉彬，蘇雅林，盧偉龍，陳 斌

（1.國網(wǎng)福建省電力有限公司，福建 福州 350003；2.國網(wǎng)福建省電力有限公司 莆田供電公司，福建 莆田 351100；3.國網(wǎng)福建省電力有限公司 泉州供電公司，福建 泉州 362000；4.福建億榕信息技術(shù)有限公司，福建 福州 350003）

0 引言

據(jù)相關(guān)調(diào)查，因突發(fā)事故對(duì)企業(yè)造成損失的現(xiàn)象不在少數(shù)。目前，不少企業(yè)管理層已經(jīng)開始重視對(duì)突發(fā)事件的預(yù)防和處理，但是仍然忽視了檔案管理工作在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件中所起到的作用。在應(yīng)急服務(wù)中，檔案管理可為突發(fā)事件的處理提供重要信息，輔助管理人員高效地完成應(yīng)急處理工作。因此，企業(yè)實(shí)施檔案應(yīng)急服務(wù)一體化管理勢在必行。

1 企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)管理存在的問題

1.1 檔案資源管理相關(guān)制度不夠健全

檔案資源管理相關(guān)制度不夠健全是影響企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)管理工作的重要問題，其主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是相關(guān)工程項(xiàng)目的檔案信息有所缺失，信息不完善，導(dǎo)致檔案查找過程需要消耗大量的時(shí)間，甚至即使找到檔案，也難以在其中找到有用的信息。二是相關(guān)應(yīng)急服務(wù)和突發(fā)事件處理的各類信息資料等缺少整理和歸類，通常這些資料分散于企業(yè)的各個(gè)部門中，未能集中存檔管理，導(dǎo)致在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件時(shí)難以迅速找到和利用相關(guān)信息，影響了檔案的利用效率，進(jìn)而影響應(yīng)急服務(wù)的順利開展。

1.2 檔案部門參與度較低

就當(dāng)前企業(yè)檔案應(yīng)急管理情況來看，雖然很多企業(yè)已經(jīng)開始重視對(duì)突發(fā)事件的預(yù)防和處理，并建立了相應(yīng)的制度和規(guī)定指導(dǎo)應(yīng)急工作的開展，其中包括對(duì)大面積停電、洪澇、地震災(zāi)害等各類突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案的制訂；但就突發(fā)事件實(shí)際處理情況來看，在應(yīng)急救援過程中，發(fā)揮主要力量的還是調(diào)度、安監(jiān)和運(yùn)維檢修等部門，而檔案部門的參與度仍然較低。由于檔案部門參與度較低，工作流程和職責(zé)定位等都不夠明確，因此難以為相關(guān)部門做出科學(xué)決策提供重要的數(shù)據(jù)支撐，難以發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的價(jià)值[1]。

1.3 應(yīng)急信息服務(wù)效率低

對(duì)于應(yīng)急服務(wù)而言，其整體質(zhì)量直接收信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性的影響，若是不能保證信息服務(wù)質(zhì)量，那么應(yīng)急行動(dòng)也將受到限制。目前，可支撐企業(yè)有效開展應(yīng)急活動(dòng)的信息較為分散，缺少集中處理的過程，在應(yīng)急過程中需要針對(duì)其中多個(gè)部門的信息資料等進(jìn)行查找和調(diào)取，嚴(yán)重影響應(yīng)急處置效率。同時(shí)，目前大多數(shù)企業(yè)仍然沒有設(shè)置針對(duì)突發(fā)事件的檔案應(yīng)急管理職位，并且管理信息化程度較低，各類信息仍然需要依靠人工查找，這在很大程度上降低了應(yīng)急服務(wù)管理效率。

2 企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)一體化管理的實(shí)踐途徑

企業(yè)檔案管理涉及研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營等多個(gè)環(huán)節(jié)，其中的信息資料內(nèi)容較為廣泛，對(duì)于企業(yè)而言是十分寶貴的資源。突發(fā)事件對(duì)企業(yè)檔案的威脅較大，同時(shí)影響企業(yè)的公共秩序。加強(qiáng)企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)一體化管理能夠高效利用檔案協(xié)助應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，并通過規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理方式提高應(yīng)急服務(wù)質(zhì)量，保護(hù)檔案信息的完整性和安全性。由此可見，檔案對(duì)企業(yè)來說十分重要，其中資料信息對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營和發(fā)展有著重要影響。檔案應(yīng)急服務(wù)管理能夠保障企業(yè)業(yè)務(wù)的連續(xù)性，避免企業(yè)遭受突發(fā)事件的影響，幫助企業(yè)盡快恢復(fù)秩序并保證檔案的安全性，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2.1 加強(qiáng)企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)

對(duì)于企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)一體化管理建設(shè)和實(shí)踐而言，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是重要保障，同時(shí)也是前提和基礎(chǔ)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括對(duì)檔案庫房的建設(shè)、人才隊(duì)伍的建設(shè)及安全設(shè)施的建設(shè)。

對(duì)于檔案庫房的建設(shè)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況規(guī)劃建設(shè)相應(yīng)的檔案室，為檔案管理工作的順利開展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)加大投資力度，結(jié)合自身需求，置辦電動(dòng)檔案密集柜、智慧檔案系統(tǒng)、檔案中心控制設(shè)備等各類現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的安全高效管理。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和要求設(shè)置檔案保密室，對(duì)內(nèi)部重要信息和保密文件等單獨(dú)保存，保障檔案信息的完整性和安全性。在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)也可將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，使其在企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)全景呈現(xiàn)，為更好地開展應(yīng)急服務(wù)打下基礎(chǔ)。

安全建設(shè)主要以提高檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)水平為主要途徑，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的更高效管理。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案辦公室和檔案庫的更新建設(shè)，配備相應(yīng)的安全設(shè)施，根據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求，對(duì)技術(shù)用房、閱覽室等加強(qiáng)建設(shè)，并確保其內(nèi)部的防火、防盜、防潮、防高溫等設(shè)施完善，避免檔案受到各種外界因素的影響而難以完整保存。

專業(yè)人才建設(shè)可為檔案應(yīng)急服務(wù)一體化建設(shè)提供重要的人力保障。對(duì)此，企業(yè)可以加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的吸納，可適當(dāng)招收兼職檔案人員并對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，通過線上線下相結(jié)合的培訓(xùn)方式，提高全體檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能水平。為了使檔案管理人員在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)能快速查詢并利用好檔案信息，必須加強(qiáng)對(duì)其在檔案管理和查詢等方面的培訓(xùn)，并不斷增強(qiáng)其歸檔意識(shí)[2]。同時(shí)，可以在特殊時(shí)期通過制作宣傳海報(bào)、召開專題會(huì)議等方式加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)管理工作重要性的宣傳，提高全體檔案人員的工作積極性，使其在檔案應(yīng)急服務(wù)管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2 強(qiáng)化企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)技術(shù)支撐

技術(shù)是企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)不可缺少的條件，只有不斷優(yōu)化和完善技術(shù)體系，才能為檔案應(yīng)急服務(wù)管理提供更有力的支撐。建立檔案管理室時(shí)，企業(yè)要設(shè)置必備的消防系統(tǒng)和防盜門禁，以此保證檔案的安全性。檔案室要定期做好通風(fēng)、除濕處理，加強(qiáng)對(duì)室內(nèi)溫度的監(jiān)測，避免溫度變化過大影響檔案的存檔效果。檔案室內(nèi)要設(shè)置監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警系統(tǒng)等，做好出入管理工作。同時(shí)，可以使用密集架對(duì)檔案進(jìn)行雙重保護(hù)，保證檔案存儲(chǔ)的質(zhì)量，為后續(xù)更好地開展檔案應(yīng)急服務(wù)打下基礎(chǔ)。

除了要加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)技術(shù)，還要做好搶救維修技術(shù)的優(yōu)化升級(jí)。企業(yè)檔案在保存過程中很可能會(huì)出現(xiàn)由于各種原因?qū)е碌臋n案破損問題，尤其在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)，利用檔案的過程可能會(huì)對(duì)其造成一定的破壞，檔案長時(shí)間地存放也可能會(huì)出現(xiàn)老化、霉化甚至字跡褪色或受到污染等問題。因此，管理人員應(yīng)將檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，有序地對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)。在修復(fù)過程中，針對(duì)常見的老化問題，可以利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行翻拍，對(duì)檔案進(jìn)行搶救和修復(fù)。在技術(shù)應(yīng)用的過程中需不斷針對(duì)各類問題進(jìn)行技術(shù)研究和引進(jìn)，全方位地保障檔案信息的安全。

2.3 利用信息技術(shù)保障檔案應(yīng)急服務(wù)安全

電子檔案管理是檔案管理中的重點(diǎn)，是決定企業(yè)面對(duì)突發(fā)事件時(shí)檔案查詢效率的關(guān)鍵。在檔案信息管理中，常常會(huì)出現(xiàn)硬件設(shè)備的缺陷、軟件的漏洞和技術(shù)隱患等問題，或者安全設(shè)施使用不當(dāng)導(dǎo)致檔案系統(tǒng)受到損壞，造成檔案信息被損壞、篡改甚至是刪除等問題。因此，企業(yè)要制定檔案安全管理制度，實(shí)行檔案的分級(jí)分類管理，設(shè)定相應(yīng)的安全等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照要求對(duì)檔案加強(qiáng)管理。在內(nèi)網(wǎng)設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)管和運(yùn)維人員，對(duì)檔案的收集、整合、傳輸、儲(chǔ)存等各環(huán)節(jié)加強(qiáng)信息化管理。信息技術(shù)是檔案信息安全管理中不可或缺的，能夠有效提高檔案信息管理質(zhì)量和效率。對(duì)此，應(yīng)利用信息技術(shù)對(duì)各類信息進(jìn)行集中管理，并不斷優(yōu)化和完善信息技術(shù)，使其在檔案安全管理中發(fā)揮更重要的作用[3]。此外，對(duì)企業(yè)電子檔案應(yīng)建立等級(jí)保護(hù)制度，根據(jù)檔案的類別和用途制定不同的安全等級(jí)和采用針對(duì)性的保護(hù)措施，加大對(duì)各類檔案信息的保護(hù)管理效果。針對(duì)不同的檔案類型，可以通過復(fù)制管理和替代管理兩種方式加強(qiáng)管理，使其能夠長期且安全儲(chǔ)存。對(duì)電子檔案儲(chǔ)存系統(tǒng)加強(qiáng)處理，將原始數(shù)據(jù)分別存放在移動(dòng)硬盤、移動(dòng)光盤和系統(tǒng)數(shù)據(jù)內(nèi)，將三者統(tǒng)一管理，全面保障檔案信息的安全性。

2.4 加強(qiáng)檔案應(yīng)急服務(wù)制度管理

對(duì)于檔案應(yīng)急服務(wù)制度管理而言，必須加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理制度的建設(shè)和對(duì)檔案突發(fā)事件應(yīng)急管理制度的建設(shè)。首先，應(yīng)健全檔案安全管理制度，將安全管理落實(shí)到檔案管理的全周期，針對(duì)收集、分類、查詢乃至于銷毀環(huán)節(jié)都需制定安全管理制度，同時(shí)結(jié)合人員管理制度等，加強(qiáng)責(zé)任追究，確保檔案安全。在企業(yè)建立安全管理組織時(shí)，可以以檔案辦公室作為核心、其余部門參與管理的方式，統(tǒng)一和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的檔案安全管理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的全面收集和整合，使檔案在統(tǒng)一的管理制度下實(shí)現(xiàn)高效存儲(chǔ)和利用。

檔案突發(fā)事件應(yīng)急管理制度的建設(shè)，需要依據(jù)相關(guān)規(guī)定和文件的要求進(jìn)行。此外，要加強(qiáng)對(duì)突發(fā)事件的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的類型和危害程度等加以分析，判斷風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，并針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)估情況制定相應(yīng)的防范對(duì)策，及時(shí)規(guī)避或降低風(fēng)險(xiǎn)的危害[4]。對(duì)于進(jìn)出檔案庫房的人員要做好詳細(xì)的出入登記，對(duì)檔案情況進(jìn)行隨時(shí)調(diào)查和管理，定期監(jiān)控庫房情況并檢修庫房設(shè)備等。

除此之外，需建立安全組織小組專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，以此加大對(duì)檔案的管理力度。組織小組要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，定期或隨機(jī)抽查檔案的管理情況，并做好相應(yīng)的檔案統(tǒng)籌工作，確保對(duì)檔案的全面管理，為提高其應(yīng)急服務(wù)質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

2.5 完善檔案應(yīng)急服務(wù)保障體系

完善檔案應(yīng)急服務(wù)保障體系是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)一體化管理的關(guān)鍵，也是最重要的環(huán)節(jié)之一。檔案應(yīng)急服務(wù)保障體系的建設(shè)要以預(yù)防突發(fā)事件或有效處理突發(fā)事件為主要目的，避免突發(fā)事件對(duì)檔案工作造成影響，盡可能地降低突發(fā)事件對(duì)檔案資源造成損壞，保障檔案安全，維護(hù)企業(yè)秩序。在檔案應(yīng)急服務(wù)保障體系建設(shè)中，應(yīng)堅(jiān)持“預(yù)防與處理相統(tǒng)一”的原則，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級(jí)處理，確保各方的高度協(xié)調(diào)，以最快的速度解決突發(fā)事件。在制訂應(yīng)急預(yù)案之前，要對(duì)突發(fā)事件的類型和危機(jī)程度加以分析，針對(duì)分析結(jié)果采取相應(yīng)的應(yīng)急處理措施。在實(shí)際管理中，突發(fā)事件可能不止一個(gè)，而且多個(gè)突發(fā)事件之間還可能存在一定的關(guān)聯(lián)性，因此必須加強(qiáng)對(duì)突發(fā)事件的深入分析和統(tǒng)籌管理。在對(duì)突發(fā)事件級(jí)別進(jìn)行判斷的過程中，可以將其根據(jù)事件類型、影響范圍和危害程度分為不同級(jí)別，如一般等級(jí)、較大等級(jí)、重大等級(jí)和特重大等級(jí)，針對(duì)各類等級(jí)情況制定相對(duì)應(yīng)的處理和管理措施。

建立檔案應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)并明確其職責(zé)。建立檔案應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)，將檔案管理總負(fù)責(zé)人作為首要管理者，主要負(fù)責(zé)檔案安全和應(yīng)急服務(wù)工作。檔案室負(fù)責(zé)人作為第二管理者，主要針對(duì)實(shí)際情況制訂應(yīng)急方案，二者皆為主要負(fù)責(zé)人。在明確的分工下，各自完成相應(yīng)的工作，并將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，保障檔案應(yīng)急管理工作的有序且高效進(jìn)行。與此同時(shí)，建立相應(yīng)的預(yù)警機(jī)制，完善企業(yè)內(nèi)部的檔案監(jiān)測系統(tǒng)和預(yù)警系統(tǒng)，對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)加以預(yù)測，并將預(yù)測的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)上傳和發(fā)布，為相關(guān)人員應(yīng)對(duì)突發(fā)事件提供重要的依據(jù)。

在完善檔案應(yīng)急服務(wù)保障體系中，要加強(qiáng)對(duì)信息通道的建設(shè)并保持信息的順暢傳遞，在預(yù)警期間和應(yīng)急處理期間，要保證各溝通渠道的通暢性，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息的無障礙交流，同時(shí)要注意信息的保密性。對(duì)于檔案應(yīng)急服務(wù)管理中涉及的部門和個(gè)人要做好教育引導(dǎo)工作，避免其出現(xiàn)泄露重要信息的情況。此外，要加強(qiáng)應(yīng)急處理善后工作，在突發(fā)事件處理結(jié)束后，根據(jù)實(shí)際情況制訂恢復(fù)方案，將搶救前后受到影響甚至受到損壞的檔案要按照相應(yīng)的搶救方案加以處理和修復(fù)，并將應(yīng)急處理中所利用到的檔案及時(shí)歸檔，保證檔案信息的完整性[5]。同時(shí)，將此次的應(yīng)急事件處理情況及時(shí)整合到檔案中進(jìn)行集中管理。

為了提高檔案應(yīng)急服務(wù)管理質(zhì)量和效率，增強(qiáng)實(shí)踐力度，還需加強(qiáng)宣傳教育工作并對(duì)相關(guān)人員做好培訓(xùn)和演練。企業(yè)在管理過程中，要不斷提高檔案人員的專業(yè)能力，使其具有較強(qiáng)的應(yīng)急意識(shí)和能力，不斷在實(shí)踐演練中鍛煉其處理突發(fā)事件的能力。在日常工作過程中，檔案管理人員要具備發(fā)現(xiàn)隱藏風(fēng)險(xiǎn)和分析解決問題的能力，并在處理應(yīng)急事件中保持冷靜，配合各相關(guān)部門展開高效的服務(wù)和管理工作。

3 結(jié)論

綜上所述，企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)一體化管理對(duì)企業(yè)發(fā)展而言具有重要影響。目前，企業(yè)在突發(fā)事件處理中仍存在檔案部門參與度較低或檔案信息不完善等問題，要想提高應(yīng)急服務(wù)質(zhì)量，就要從檔案管理角度出發(fā)，必須加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、強(qiáng)化技術(shù)支撐、加大信息技術(shù)的利用效果、加強(qiáng)制度建設(shè)并完善檔案應(yīng)急服務(wù)保障體系，保障企業(yè)運(yùn)營的安全。