降低鐵路物資采購(gòu)成本的措施和方法探析

李朝霞

（石家莊電務(wù)段，河北石家莊 050000）

物資供應(yīng)部門是鐵路維修站段的主要職能部門之一，物資供應(yīng)和管理是保證企業(yè)安全生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)。基層維修站段每天要消耗大量的物資材料，材料費(fèi)用在成本支出中居首要地位。企業(yè)要提高經(jīng)濟(jì)效益，降低材料成本是關(guān)鍵。要想降低材料成本，除要降低采購(gòu)成本外，努力降低產(chǎn)品的消耗數(shù)量，提高材料的利用率，也是不可忽視的重要方面?；诖耍诨鶎诱径沃?，強(qiáng)化核算控制、降低物資成本的工作尤為重要。

1 班組物資管理現(xiàn)狀

目前，在石家莊電務(wù)段車間班組中，大部分班組提報(bào)物資需求計(jì)劃時(shí)雖然考慮了成本因素，按實(shí)際需求提報(bào)計(jì)劃，使用時(shí)物盡其用，但是時(shí)有大修和更改需求的情況，或是需要更換的部分物資，并沒(méi)有完全納入成本核算中。

2 降低物資成本的重要意義

2.1 外部環(huán)境的需要

以某年為例，石家莊電務(wù)段全路要求節(jié)支19.8億元，這就要求全路各個(gè)單位、各個(gè)部門通力合作，從各個(gè)方面和環(huán)節(jié)努力降低物資成本。

2.2 自身發(fā)展的需要

新時(shí)期，伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，特別是鐵路行業(yè)的跨越式發(fā)展，為鐵路各個(gè)基層企業(yè)創(chuàng)造了更大的發(fā)展空間，如何提升自身的管理水平，創(chuàng)新物資管理手段，降低物資成本，提升企業(yè)效益，是當(dāng)前基層單位必須重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。

3 物資采購(gòu)的基本原則

3.1 適合的價(jià)格

相較長(zhǎng)期采購(gòu)，短期采購(gòu)的價(jià)格通常較高，并且少量采購(gòu)與大量采購(gòu)在價(jià)格方面存在較大的差距。需要購(gòu)買的物資價(jià)格必須先進(jìn)行全方位的比價(jià)與議價(jià)，并在了解市場(chǎng)普遍價(jià)格后再自行估價(jià)，只有這樣，才能獲得合理的物資價(jià)格。因此，在不對(duì)生產(chǎn)質(zhì)量產(chǎn)生影響且滿足生產(chǎn)基本要求的前提下，遵循適價(jià)原則是保證物資采購(gòu)獲得最大利益的前提條件。

3.2 適合的時(shí)間

適合的時(shí)間主要指的是穩(wěn)定的價(jià)格時(shí)間段，由于物資消耗規(guī)律不同及不同時(shí)期內(nèi)生產(chǎn)計(jì)劃緊張程度不同，又或是選擇采購(gòu)方式的不同，例如分批或分期，使得在市場(chǎng)上同種物資的行情在不同時(shí)期有著不同的波動(dòng)，部分物資價(jià)格甚至?xí)鶕?jù)季節(jié)的變化上調(diào)或下調(diào)。通常，在價(jià)格較低的時(shí)段，保證采購(gòu)大量物資的及時(shí)性，是充分發(fā)揮時(shí)間價(jià)格優(yōu)勢(shì)的最佳選擇。

3.3 適合的材質(zhì)

對(duì)于采購(gòu)材料的品質(zhì)，由于不能在價(jià)格上直觀體現(xiàn)，因此經(jīng)常被采購(gòu)人員忽視。如果采購(gòu)材料的品質(zhì)與基層站段的需求不匹配，不僅會(huì)導(dǎo)致后續(xù)管理費(fèi)用持續(xù)增長(zhǎng)，也會(huì)帶來(lái)一定的安全隱患，影響企業(yè)生產(chǎn)的安全性，甚至增大發(fā)生安全事故的概率，給企業(yè)帶來(lái)難以估量的經(jīng)濟(jì)損失[1]。對(duì)于鐵路企業(yè)來(lái)說(shuō)，確保運(yùn)輸生產(chǎn)的安全性及生產(chǎn)的穩(wěn)定性極為關(guān)鍵，這就要求其物資部門必須嚴(yán)格把控采購(gòu)環(huán)節(jié)的質(zhì)量。

3.4 適合的數(shù)量

物資采購(gòu)量越大，對(duì)應(yīng)的物資價(jià)格也就越便宜。但采購(gòu)物資的數(shù)量并不是越大，其帶來(lái)的利潤(rùn)就越大。物資部門還需要考慮倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存物資的成本及采購(gòu)物資需求資金的周轉(zhuǎn)率，這些因素均與最終的供應(yīng)成本存在密切關(guān)系，因此無(wú)論是周轉(zhuǎn)率還是預(yù)先制訂的物質(zhì)需求計(jì)劃，均須根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)情況，確定合適的采購(gòu)量；資金的調(diào)度及維修生產(chǎn)是否順暢，與采購(gòu)量的大小有直接關(guān)系，一旦采購(gòu)量過(guò)大，勢(shì)必導(dǎo)致儲(chǔ)備成本增大，更會(huì)增大資金積壓風(fēng)險(xiǎn)。若采購(gòu)量過(guò)小，對(duì)應(yīng)的采購(gòu)成本也會(huì)提升，這也是需要預(yù)先確定合適的物資數(shù)量的主要原因。

3.5 適合的位置

舍近求遠(yuǎn)是采購(gòu)過(guò)程中嚴(yán)令禁止的行為，供應(yīng)商距離企業(yè)的位置越遠(yuǎn)，對(duì)應(yīng)的運(yùn)輸費(fèi)用也就越高，同時(shí)會(huì)增大溝通成本；若供應(yīng)商距離企業(yè)位置較近，運(yùn)輸費(fèi)用會(huì)隨之下降，溝通也比較及時(shí)和方便，還能保證物資到位的及時(shí)性，這部分時(shí)間成本在緊急情況下遠(yuǎn)遠(yuǎn)要比略低的采購(gòu)價(jià)格更重要和關(guān)鍵。

4 物資采購(gòu)的內(nèi)部定位與管理

4.1 科學(xué)定位

為實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)的最終目標(biāo)，需要充分考慮工作內(nèi)容的可行性和保供等因素。因此，為快速建立具有較高安全性與穩(wěn)定性特征的質(zhì)量保證物資體系，達(dá)到保證供給穩(wěn)定的目的，同時(shí)兼顧降低物資采購(gòu)成本的要求，確保成本節(jié)約方案的科學(xué)性，具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義[2]。內(nèi)部管理的整體強(qiáng)化，是降低物資供應(yīng)成本的前提條件，采購(gòu)管理部門需加大各類資源的整合力度，進(jìn)一步提升資金周轉(zhuǎn)效率，并能夠在物資責(zé)任成本控制體系的指導(dǎo)下，完成階段性節(jié)省開(kāi)支工作目標(biāo)。

4.2 科學(xué)管理

規(guī)范性、科學(xué)性及專業(yè)性，是對(duì)物資管理的基本要求，也是物資管理工作在操作層面體現(xiàn)其實(shí)際價(jià)值的重要表現(xiàn)。要求相關(guān)管理工作人員必須在科學(xué)管理方法的指導(dǎo)下，結(jié)合本站段的工作特點(diǎn)和運(yùn)行規(guī)律，制訂切實(shí)可行的物資管理工作組織計(jì)劃，并嚴(yán)格落實(shí)控制措施，提高工作人員的積極性，將更多的創(chuàng)新性思維融入物資管理工作中。不斷制定新的物資管理目標(biāo)，是持續(xù)降低物資管理成本的核心工作，需要明確所使用的管理手段的屬性，必須明確人作為目的達(dá)成主體的重要意義[3]。在完善各類規(guī)章制度及規(guī)范工作人員行為的同時(shí)，還需要進(jìn)一步明確管理人員及工作人員的基本職責(zé)，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展實(shí)際探尋工作人員開(kāi)展工作過(guò)程中的實(shí)際需求及各類管理行為發(fā)生的規(guī)律，進(jìn)而充分調(diào)動(dòng)物資管理人員的工作積極性，充分發(fā)揮人員的特長(zhǎng)優(yōu)勢(shì)。

5 加強(qiáng)計(jì)劃管理，降低采購(gòu)成本

5.1 物資需求量

為滿足基本的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要所需求的物資數(shù)量（物資需求量），企業(yè)各個(gè)部門需要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一上報(bào)工作中需求的用品計(jì)劃，整理各類用品數(shù)據(jù)，這是制訂一系列物資計(jì)劃的基礎(chǔ)，也是達(dá)到庫(kù)存平衡的重要手段，進(jìn)而確保企業(yè)運(yùn)行的穩(wěn)定性。

5.2 物資供應(yīng)量

在企業(yè)運(yùn)行期間，能夠滿足正常生產(chǎn)需求的指標(biāo)為物資供應(yīng)量。物資供應(yīng)量為物資需求量減去現(xiàn)有的庫(kù)存數(shù)量。

5.3 物資采購(gòu)量

聯(lián)合物資供應(yīng)量的相關(guān)數(shù)據(jù)及可計(jì)算物資的具體采購(gòu)量，物資的供應(yīng)量減去修舊利廢料再減去階段產(chǎn)品量，即可得出物資采購(gòu)量的具體數(shù)值。對(duì)于鐵路企業(yè)來(lái)說(shuō)，所需求的生產(chǎn)物資數(shù)量并不是憑空出現(xiàn)的，更不是隨個(gè)人意愿想要買多少就能買多少的，而是在明確現(xiàn)有的儲(chǔ)存物資數(shù)量后，根據(jù)資源的實(shí)際儲(chǔ)備情況和資金周轉(zhuǎn)情況，提交采購(gòu)計(jì)劃，以滿足企業(yè)的正常生產(chǎn)所需。

5.4 物資歸口采購(gòu)

物資歸口采購(gòu)就是將原本的零星采購(gòu)轉(zhuǎn)化為集中采購(gòu)的方法，可在采購(gòu)價(jià)格方面獲得一定的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)惠購(gòu)買的物資采購(gòu)目標(biāo)。大型企業(yè)采取賒購(gòu)、后續(xù)付款的方式能有效提升資金周轉(zhuǎn)效率。物資歸口采購(gòu)方式，能夠讓物料直接到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，省去中間環(huán)節(jié)[4]。需要注意的是，為方便進(jìn)行統(tǒng)一的合同管理，將人員的差旅費(fèi)用進(jìn)一步降低，

在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，物資部門需要建立一套完善的管理方案，對(duì)供應(yīng)過(guò)程進(jìn)行科學(xué)管控。對(duì)于鐵路企業(yè)來(lái)說(shuō)，擁有完善的管理規(guī)范和程序，不僅能夠讓整個(gè)物資流動(dòng)的環(huán)節(jié)更清晰，也是有效降低物資采購(gòu)整體成本的科學(xué)方式。

5.5 儲(chǔ)備管理強(qiáng)化

為確保整個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的順利推進(jìn)，鐵路企業(yè)有儲(chǔ)備必要物資的實(shí)際需求，但需要科學(xué)合理地確定物資儲(chǔ)備量。一部分鐵路企業(yè)的物資與配件大量積壓的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，因此，較好地盤活庫(kù)存，成為鐵路企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。石家莊電務(wù)段要求物資部門強(qiáng)化物資定額管理，嚴(yán)格遵循管理計(jì)劃控制消耗定額，充分發(fā)揮物流優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)造更多的物資實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存目標(biāo)的機(jī)會(huì)。這里所說(shuō)的零庫(kù)存，并不代表儲(chǔ)備庫(kù)中沒(méi)有任何的物資儲(chǔ)存，而是庫(kù)存數(shù)量無(wú)限接近于零。此種庫(kù)存理念較為先進(jìn)，能從根本上解決物資浪費(fèi)問(wèn)題，也能夠進(jìn)一步降低物資儲(chǔ)備成本。實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存目標(biāo)的方法主要有以下兩類：一是代保管。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是供應(yīng)商將物資委托給企業(yè)倉(cāng)代保管，企業(yè)若有用料需求，只需要付出相應(yīng)的資金即可，根據(jù)物資消耗進(jìn)行定期結(jié)算，這有利于提高庫(kù)房運(yùn)轉(zhuǎn)效率。二是供應(yīng)商配送方式。若倉(cāng)庫(kù)中沒(méi)有預(yù)先準(zhǔn)備相關(guān)材料，無(wú)論是需要更換的零件還是成品儲(chǔ)備量不足，均會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)?；诖耍梢宰尮?yīng)商依照訂單生產(chǎn)及采購(gòu)物品的具體情況制訂配送方案，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存的目標(biāo)。

6 降低物資采購(gòu)成本的具體措施

6.1 壓實(shí)核細(xì)，降低物資采購(gòu)數(shù)量

基層站段物資采購(gòu)成本的控制，應(yīng)該從內(nèi)部管理入手。生產(chǎn)部門應(yīng)該遵循消耗定額原則，準(zhǔn)確定位成本控制方向。石家莊電務(wù)段的現(xiàn)場(chǎng)車間班組提報(bào)物資需求計(jì)劃后，生產(chǎn)部門根據(jù)工作量對(duì)物資需求計(jì)劃進(jìn)行核對(duì)，并提報(bào)新的物資需求計(jì)劃。通過(guò)采購(gòu)前對(duì)物資成本進(jìn)行嚴(yán)格控制，可以提高資源的利用率，同時(shí)使資金周轉(zhuǎn)率維持在一個(gè)較高水平。

6.2 “陽(yáng)光”采購(gòu)，降低物資采購(gòu)成本

物資采購(gòu)成本是影響成本控制的重要因素，石家莊電務(wù)段主要通過(guò)兩種方式控制物資采購(gòu)成本，使有限的資金創(chuàng)造更大的利潤(rùn)。

（1）主渠道進(jìn)料。主渠道主要包括鐵路3.1物資信息系統(tǒng)和國(guó)鐵商城平臺(tái)。3.1物資信息系統(tǒng)是由中國(guó)鐵路北京局集團(tuán)有限公司打造，它采用物資集中招標(biāo)方式面向整個(gè)市場(chǎng)，同時(shí)將采購(gòu)的內(nèi)容及要求面向市場(chǎng)公開(kāi)，使市場(chǎng)上有資質(zhì)的供應(yīng)商可以公平地參與投標(biāo)，為基層站段擴(kuò)大了供應(yīng)商的選擇范圍。通過(guò)相同資質(zhì)比質(zhì)量、相同質(zhì)量比價(jià)格、相同價(jià)格比供應(yīng)的方式，篩選出最適合的供應(yīng)商。國(guó)鐵商城平臺(tái)采購(gòu)是“國(guó)鐵集團(tuán)”打造的覆蓋全國(guó)交易采購(gòu)電商平臺(tái)的采購(gòu)渠道。2020年國(guó)鐵商城平臺(tái)上線運(yùn)營(yíng)以來(lái)，基層站段的物資采購(gòu)交易額不斷升高。實(shí)行主渠道進(jìn)料制度，可避免自采過(guò)程中的腐敗現(xiàn)象，在一定程度上保證物資采購(gòu)質(zhì)量。首先，可以讓有能力的供應(yīng)商公開(kāi)、公平地參與競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目物資采購(gòu)成本的最小化；其次，借助專業(yè)的招標(biāo)管理人員對(duì)采購(gòu)細(xì)節(jié)進(jìn)行全程把關(guān)，嚴(yán)防違規(guī)物資流入企業(yè)，保證各項(xiàng)物資采購(gòu)過(guò)程都能夠在管理人員的監(jiān)督下公開(kāi)地進(jìn)行，將采購(gòu)后的檢查轉(zhuǎn)化為采購(gòu)前的預(yù)防和把關(guān)，采購(gòu)過(guò)程的被動(dòng)管理變?yōu)檎袠?biāo)采購(gòu)過(guò)程中的主動(dòng)出擊。

（2）自購(gòu)物資管理。盡量減少自購(gòu)物資，石家莊電務(wù)段自購(gòu)物資每年都控制在一個(gè)較低水平。如確實(shí)需要自購(gòu)物資，則需要按照相關(guān)程序上報(bào)局集團(tuán)公司批復(fù)，經(jīng)批復(fù)后，通過(guò)邀標(biāo)、公開(kāi)談判、單一來(lái)源及比價(jià)的招標(biāo)方法進(jìn)行采購(gòu)。

6.3 強(qiáng)化流程管理，嚴(yán)防費(fèi)用支出

一是采購(gòu)管理上，實(shí)行“三分一統(tǒng)”。其中，“三分”，指的是3種權(quán)力的分割，包括價(jià)格控制權(quán)、采購(gòu)權(quán)及質(zhì)量驗(yàn)收權(quán)，區(qū)分不同管理崗位，能使管理過(guò)程更有條理，還能強(qiáng)化采購(gòu)監(jiān)督過(guò)程?！耙唤y(tǒng)”指的是合同需要采取簽約統(tǒng)一管理方式。二是業(yè)管務(wù)運(yùn)作落實(shí)“三統(tǒng)一分”。“三統(tǒng)”是指統(tǒng)一驗(yàn)收、統(tǒng)一核驗(yàn)結(jié)算及統(tǒng)一轉(zhuǎn)賬付款；“一分”是指各類費(fèi)用分開(kāi)進(jìn)行控制。各個(gè)管理部門均有權(quán)監(jiān)督費(fèi)用的支出情況，預(yù)先明確各個(gè)管理部門對(duì)物資的實(shí)際要求，整理相關(guān)數(shù)據(jù)后確定最終的計(jì)劃采購(gòu)量，進(jìn)而達(dá)到強(qiáng)化監(jiān)督管理過(guò)程的目的。

6.4 高效使用，杜絕浪費(fèi)

石家莊電務(wù)段發(fā)放到車間班組的物資由班組材料員負(fù)責(zé)。材料員發(fā)放物資時(shí)，必須當(dāng)著領(lǐng)用人的面點(diǎn)清，不得由領(lǐng)料人員自行清點(diǎn)數(shù)量和自行取料。發(fā)放材料堅(jiān)持“先進(jìn)先出”原則，防止材料超過(guò)保質(zhì)期，造成浪費(fèi)。班組長(zhǎng)根據(jù)工作量的多少進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，防止使用過(guò)程出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，堅(jiān)持物資使用效益的最大化。

6.5 修舊利廢，物盡其用

石家莊電務(wù)段現(xiàn)場(chǎng)車間和基地車間（包括電子及檢修車間）都有應(yīng)急備用器材及高價(jià)互換配件，將這些器材全部納入存量網(wǎng)管理。如果器材出現(xiàn)故障，則將其返回基地車間，由技術(shù)鑒定小組根據(jù)以下情況進(jìn)行鑒定。

（1）首先確定故障器材是使用故障還是人為故障。屬于自然損壞無(wú)法修復(fù)的，按規(guī)定辦理報(bào)廢；屬于人為損壞的，及時(shí)追究相關(guān)人員責(zé)任；無(wú)法修復(fù)的，按規(guī)定辦理報(bào)廢手續(xù)。

（2）對(duì)于返回的故障器材，能修盡修，物盡其用。由鑒定小組進(jìn)行鑒定，如果修理費(fèi)用不超過(guò)重新購(gòu)買器材價(jià)格的35%，則進(jìn)行修理，反之交由材料科進(jìn)行報(bào)廢?，F(xiàn)場(chǎng)車間班組的器材發(fā)生故障后，將備用器材更換到設(shè)備上，故障器材返所登記后領(lǐng)用1臺(tái)質(zhì)量合格的備用器材（基地車間都有備用器材）。返所的故障器材由鑒定小組鑒定為可以修理的，由對(duì)應(yīng)的部門修理，修理完成后由技術(shù)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)合格后填寫竣工記錄，并補(bǔ)充到備用器材庫(kù)中。通過(guò)返所鑒定，石家莊電務(wù)段80%以上的器材都能實(shí)現(xiàn)修舊利廢，大大節(jié)約了成本。

（3）對(duì)返修器材，要做到全程跟蹤。有些高價(jià)互換配件，石家莊電務(wù)段無(wú)法修理的，需要返廠修理，并且要實(shí)時(shí)跟蹤進(jìn)度，使之盡快修完返回。

綜上所述，作為鐵路企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容，物資管理并不僅是物資部門的專項(xiàng)管理內(nèi)容，更應(yīng)該將其作為企業(yè)高層管理者必須重點(diǎn)關(guān)注的事務(wù)。在這一過(guò)程中，要求基層站段各個(gè)崗位的工作人員都參與物資采購(gòu)的全部環(huán)節(jié)，從而建立高效的企業(yè)物資管理現(xiàn)代化運(yùn)轉(zhuǎn)體系，為實(shí)現(xiàn)鐵路企業(yè)物資成本進(jìn)一步降低的最終工作目標(biāo)，奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。