智能化模式下企業(yè)合同管理系統(tǒng)的優(yōu)化

劉 晴，吳曉玥，張麗蕓，王澤鵬

（天津理工大學(xué)，天津 300000）

0 引言

對(duì)于企業(yè)而言，構(gòu)建一個(gè)全流程智能化合同管理系統(tǒng)，可以提升企業(yè)整體合同管理效率和智能化管理水平；大幅提高合同信息比對(duì)的精準(zhǔn)性；明確合同關(guān)鍵信息和有關(guān)法律條款，降低人工成本；保證合同審核的準(zhǔn)確率；實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提升企業(yè)對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)控制和管理能力；提升各個(gè)業(yè)務(wù)場(chǎng)景中合同管理的便捷性和效率，為企業(yè)獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益。現(xiàn)階段，隨著智能化技術(shù)的不斷發(fā)展，各類企業(yè)正通過智能化技術(shù)對(duì)合同管理系統(tǒng)進(jìn)行全方位的優(yōu)化，提升合同管理效率。然而，當(dāng)前企業(yè)的全流程合同管理依然存在許多需要優(yōu)化的功能，例如缺乏對(duì)全流程合同管理智能化平臺(tái)的建設(shè)，缺乏對(duì)合同關(guān)鍵信息智能化提取、對(duì)合同智能化審核、對(duì)合同智能化管理的防控風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警及對(duì)合同智能化歸檔管理等功能的構(gòu)建，導(dǎo)致企業(yè)在合同管理過程中缺乏規(guī)范性和專業(yè)性。因此，建設(shè)適合企業(yè)發(fā)展的全流程合同管理智能化平臺(tái)有著十分重要的意義。

1 構(gòu)建企業(yè)合同智能化管理系統(tǒng)的重要性

當(dāng)前，企業(yè)建設(shè)智能化的全流程合同管理系統(tǒng)對(duì)其高水平地開展合同管理工作有著十分重要的作用和意義。

（1）企業(yè)構(gòu)建合同智能化管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的有效共享，有助于企業(yè)內(nèi)部管理水平和服務(wù)品質(zhì)的提升，降低企業(yè)合同人工管理成本；可以在合同執(zhí)行過程中實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)且全面的監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)和漏洞，避免在企業(yè)合同管理過程中產(chǎn)生法律問題；能夠?qū)ζ髽I(yè)的相關(guān)權(quán)益進(jìn)行維護(hù)，也能夠提升企業(yè)在市場(chǎng)中的形象和信譽(yù)；能夠保障合同管理的科學(xué)性和有效性，提升合同管理的智能化和規(guī)范化水平，促使企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展[1]。

（2）建設(shè)全流程智能化合同管理系統(tǒng)，可以提升企業(yè)合同管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化、專業(yè)化水平，建立健全管理體制，使合同管理真正成為一個(gè)全生命周期的整體，保障管理制度的全面落實(shí)與高效執(zhí)行，也極大地節(jié)省了企業(yè)的人力、物力和財(cái)力，有利于企業(yè)提升整體的合同管理效率[2]，助力企業(yè)健康發(fā)展。

（3）企業(yè)建立合同智能化管理系統(tǒng)，有利于提升合同簽訂過程和執(zhí)行過程的嚴(yán)謹(jǐn)性，減少當(dāng)下市場(chǎng)服務(wù)參差不齊導(dǎo)致合同糾紛頻現(xiàn)及人為原因造成的合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)等問題，這也是企業(yè)構(gòu)建全流程智能化合同管理系統(tǒng)的意義所在。

2 企業(yè)合同管理存在的問題

合同管理是當(dāng)今企業(yè)日常管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，涉及企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，合同管理質(zhì)量的好壞在很大程度上會(huì)影響企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率，同時(shí)直接關(guān)系企業(yè)的生存與發(fā)展。

當(dāng)前，企業(yè)在合同管理的過程中仍存在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒有建立完善的合同管理機(jī)制；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)缺乏防范意識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到合同管理是企業(yè)管理不可或缺的重要組成部分；合同管理部門與其他部門各自為政，缺乏溝通，業(yè)務(wù)相互脫節(jié)；對(duì)合同相對(duì)方缺乏資質(zhì)審查或?qū)彶椴粐?yán)，對(duì)其資質(zhì)缺乏跟蹤調(diào)查等一系列問題。

（1）首先，一部分企業(yè)在進(jìn)行合同管理時(shí)通常采用傳統(tǒng)手工或者Excel表格對(duì)合同的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、加工、處理，這樣不僅容易在數(shù)據(jù)錄入過程中出現(xiàn)紕漏，還會(huì)在產(chǎn)生合同糾紛時(shí)，由于合同數(shù)量龐大而無法快速找到合同備份，給企業(yè)帶來不必要的損失。其次，傳統(tǒng)的合同管理模式很難對(duì)合同進(jìn)行及時(shí)的管理和控制，極易在此過程中出現(xiàn)問題，影響合同管理的全過程。合同管理全過程包括洽談、擬定、簽訂、履行、變更、中止、終止?，F(xiàn)階段，一部分企業(yè)只重視合同的簽訂，忽視了對(duì)合同履行過程的監(jiān)管[3]，導(dǎo)致合同管理中后期出現(xiàn)了很多合同糾紛。此外，合同管理過程中各個(gè)環(huán)節(jié)較為分散，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。

（2）合同審批必須經(jīng)合同承辦人填寫合同審批表才能辦理合同送審手續(xù)，先后由承辦部門、法務(wù)及業(yè)務(wù)直屬總裁審批并給出審批意見。每一位審批人的審查重點(diǎn)各不相同，但每一位審批人均需要從合同整體入手定位崗位審核內(nèi)容，而且審核流程容易受審核人精力和業(yè)務(wù)水平等的影響，審批過程存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，審核是以串行的方式進(jìn)行，如果其中有一位審核人的審核出現(xiàn)問題，那么整個(gè)審核過程都將停滯，影響了整體審批效率。此種審批模式下，各部門之間相對(duì)獨(dú)立，信息閉塞，審批信息難以共享，溝通成本較高，不利于審核流程的順利進(jìn)行，在合同履行中也不容易追溯[4]。

（3）企業(yè)在合同管理的整體流程中，各個(gè)環(huán)節(jié)層層遞進(jìn)，無論哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會(huì)導(dǎo)致合同管理停滯。很多企業(yè)開展合同管理大多采用人工管理模式，由于合同管理需要較多人員參與、管理周期較長(zhǎng)，并且合同全生命周期的每個(gè)環(huán)節(jié)中都處于風(fēng)險(xiǎn)與利益并存的狀態(tài)，人工管理模式受各種因素的影響和限制，難以及時(shí)監(jiān)測(cè)到各種突發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)，也無法有效地對(duì)其進(jìn)行管控，有可能給企業(yè)帶來重大損失[5]。

（4）合同歸檔管理是企業(yè)合同管理過程中必不可少的組成部分，然而現(xiàn)今仍然有部分企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到合同歸檔管理的重要性，在合同歸檔的過程中還存在諸多問題。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中，當(dāng)合同需要更新或查找具體的條款時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)員工查找合同耗時(shí)長(zhǎng)，甚至無法找到原件，只能提供復(fù)印件等問題，導(dǎo)致這些問題的主要原因是合同歸檔管理方法簡(jiǎn)單，智能化水平低下，合同歸檔過程不規(guī)范、不完善，從而無法確保合同歸檔管理的科學(xué)性，影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

3 企業(yè)合同智能化管理系統(tǒng)優(yōu)化策略

3.1 構(gòu)建全流程智能化合同管理系統(tǒng)

構(gòu)建適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的全流程智能化合同管理系統(tǒng)具有重要意義。針對(duì)企業(yè)全流程智能化合同管理系統(tǒng)建設(shè)不完善的問題，可以從如下角度出發(fā)，對(duì)整個(gè)工作流程進(jìn)行合理設(shè)計(jì)與規(guī)范，形成一條完整的工作鏈，提升企業(yè)合同管理的質(zhì)量和效率。首先，企業(yè)在合同管理中充分應(yīng)用現(xiàn)代智能技術(shù)，使兩者有機(jī)融合，構(gòu)建與其發(fā)展實(shí)際相適應(yīng)的全流程智能化合同管理系統(tǒng)。其次，企業(yè)要明確合同信息管理系統(tǒng)的功能，結(jié)合各部門的工作內(nèi)容和開展業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，確保將合同全生命周期內(nèi)的一系列行為納入合同管理系統(tǒng)，形成事前預(yù)防、事中控制、事后處理完整的合同管理工作鏈，滿足企業(yè)基本的合同管理和運(yùn)營(yíng)需求[1]。

3.2 開發(fā)和完善合同智能比對(duì)功能

合同比對(duì)是指將紙質(zhì)的蓋章合同與線上審批的終版文件進(jìn)行對(duì)比，確定其內(nèi)容和版本是否一致，這是合同管理過程中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是合同管理一個(gè)巨大的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。以往的合同比對(duì)過程中，審批人員要將大量精力投入相對(duì)簡(jiǎn)單的核對(duì)工作中，不能很好地發(fā)揮自身所長(zhǎng)。因此，企業(yè)可以通過OCR技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件的智能比對(duì)，具體如實(shí)現(xiàn)對(duì)各種合同文件格式的智能識(shí)別，能自動(dòng)標(biāo)注前后合同的差異，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)替代人工識(shí)別，確保簽訂后的紙質(zhì)版合同與簽訂前的電子版合同的一致性。合同智能比對(duì)功能不僅能降低人工出錯(cuò)率，避免其引發(fā)重大損失，也減少了重復(fù)性的基礎(chǔ)工作，極大提高了審批人員的工作效率。此外，企業(yè)應(yīng)完善合同對(duì)比機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)中合同的所有審批修改留痕[6]，以便對(duì)修改內(nèi)容精準(zhǔn)溯源，快速知曉審批人員修改意圖，使審查過程透明化，防止惡意篡改行為，同時(shí)能幫助審批人員快速完成對(duì)比工作。

3.3 開發(fā)合同關(guān)鍵信息智能化提取功能

合同的制定是合同全生命周期的始點(diǎn)，制定一個(gè)準(zhǔn)確且符合各方需求的合同，可以為后續(xù)合同的順利執(zhí)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。首先，企業(yè)應(yīng)建立合同模板庫，將企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)過程中需要的合同進(jìn)行整理和分類，并對(duì)其進(jìn)行專業(yè)化和規(guī)范化處理，形成合同范本庫。其次，合同文本中的關(guān)鍵信息是一種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，一般情況下，需要企業(yè)員工將信息錄入合同管理系統(tǒng)中，例如合同名稱、合同主體、合同標(biāo)的、時(shí)間、價(jià)款或報(bào)酬、違約責(zé)任等要素，因此人工操作工作量較大、失誤率高，為后續(xù)的業(yè)務(wù)規(guī)則應(yīng)用和數(shù)據(jù)分析帶來極大影響。如今，企業(yè)可以通過合同智能化管理系統(tǒng)對(duì)合同文本進(jìn)行智能解析，利用信息提取模型提取出關(guān)鍵信息，將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)合同文本結(jié)構(gòu)化。合同關(guān)鍵信息智能化提取可根據(jù)企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景需求，靈活制定業(yè)務(wù)所需的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)之間的直接對(duì)接。這一功能不僅能節(jié)省人工成本，提高合同起草質(zhì)量和效率，還能在一定程度上降低人工操作失誤帶來的合同糾紛和其他風(fēng)險(xiǎn)，也為輔助后續(xù)合同歸檔或合同審查工作帶來了極大的便利。

3.4 開發(fā)合同智能審核功能

合同作為企業(yè)交易的重要載體，是保障企業(yè)利益的重要工具，合同文本的質(zhì)量影響企業(yè)的最終效益。因此，合同審核是合同管理全生命周期的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)完善合同審核機(jī)制，加強(qiáng)事前預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的能力。一般情況下，合同審核是由企業(yè)內(nèi)部法務(wù)人員或聘請(qǐng)的外部專業(yè)人士負(fù)責(zé)，企業(yè)內(nèi)部法務(wù)人員由于需要審核的合同數(shù)量大，工作繁雜，很難保證審核質(zhì)量和效率；過多地聘請(qǐng)律師和其他外部人員開展合同審核工作，成本過高。如今，基于人工智能技術(shù)，企業(yè)可以整合文本分析與處理、AI等技術(shù)，使機(jī)器能夠“讀懂”合同，對(duì)合同文本進(jìn)行多級(jí)拆解、識(shí)別與定位，輔助法務(wù)人員有效識(shí)別文本中的錯(cuò)誤，并給出糾正建議和提示，如錯(cuò)別字、敏感信息等；能構(gòu)建法律知識(shí)圖譜，標(biāo)注高質(zhì)量的法律數(shù)據(jù)，運(yùn)用深度學(xué)習(xí)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)算法等多種先進(jìn)技術(shù)，根據(jù)企業(yè)的需要提取各種合同要素，綜合判斷各類合同風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于企業(yè)合同管理來說，智能化手段在合同文本審核領(lǐng)域的應(yīng)用，不僅提升了合同文本的準(zhǔn)確性、時(shí)效性，還降低了人力成本，更重要的是提升了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控水平。同時(shí)，隨著技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，合同文本智能審核的范圍越來越大，適用的業(yè)務(wù)場(chǎng)景也越來越豐富。

3.5 加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防控

風(fēng)險(xiǎn)貫穿于合同管理始終，但多數(shù)企業(yè)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管理和控制局限于合同的起草和簽訂，缺乏對(duì)合同履行過程的管理和控制，致使合同履行過程中眾多節(jié)點(diǎn)與合同中的規(guī)定不相符，從而出現(xiàn)糾紛。為避免企業(yè)由合同風(fēng)險(xiǎn)所造成的損失，防患于未然，企業(yè)應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)防控系統(tǒng)，對(duì)合同重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。首先，

企業(yè)應(yīng)通過對(duì)合同糾紛的統(tǒng)計(jì)整理，建立合同風(fēng)險(xiǎn)庫，在合同全生命周期中，通過智能識(shí)別技術(shù)并結(jié)合人工識(shí)別，

對(duì)合同的各節(jié)點(diǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤、監(jiān)控。其次，在合同風(fēng)險(xiǎn)庫中設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，根據(jù)系統(tǒng)制定的等級(jí)對(duì)合同管理過程中所遇到的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)警，提示審批人員審查，實(shí)現(xiàn)在合同履行階段快速、精準(zhǔn)警示風(fēng)險(xiǎn)并向負(fù)責(zé)人下派具體的任務(wù)。相關(guān)負(fù)責(zé)人針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)做出緊急預(yù)案，并將預(yù)案上傳審批，審批人員即時(shí)查看反饋意見，通過分析和整理風(fēng)險(xiǎn)特性并歸類至合同風(fēng)險(xiǎn)庫，不斷更新和優(yōu)化合同風(fēng)險(xiǎn)庫，在一定程度上實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的可視化管理。

3.6 加強(qiáng)合同歸檔管理

合同歸檔管理是企業(yè)合同管理全流程生命周期的收尾工作，也是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的必要手段。企業(yè)定期對(duì)合同進(jìn)行匯總、整理、分類、分析，做好合同歸檔管理工作，避免出現(xiàn)差錯(cuò)，對(duì)企業(yè)日后經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展和經(jīng)濟(jì)效益的獲取具有積極意義。首先，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)從不同角度對(duì)合同進(jìn)行分類和分析，實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)分析的可視化，標(biāo)記和反饋合同異常狀態(tài)，進(jìn)而分析合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的問題，對(duì)合同生成索引卡報(bào)告，方便日后查詢，報(bào)告內(nèi)容包括合同主體名稱、合同金額、是否結(jié)算、項(xiàng)目代碼、執(zhí)行異常情況等內(nèi)容。報(bào)告可以定期送到管理層手中，及時(shí)解決合同中存在的異常情況和法律糾紛，從而極大地提高了企業(yè)管理多項(xiàng)目的能力及避免更大的經(jīng)濟(jì)損失，降低了企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)。其次，根據(jù)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行分類和歸檔管理。企業(yè)進(jìn)行專業(yè)化的合同管理，不僅能提高合同文本的相關(guān)性，滿足企業(yè)員工在業(yè)務(wù)檢索、信息獲取、專業(yè)咨詢等場(chǎng)景中的需求，降低了企業(yè)員工獲取合同信息的時(shí)間成本，還能為合同糾紛提供準(zhǔn)確、有效的證明資料[7]。

4 結(jié)語

結(jié)合企業(yè)在合同管理過程中的實(shí)際情況，采用智能化技術(shù)手段，優(yōu)化合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同全過程的動(dòng)態(tài)控制和協(xié)同管理，不僅解決了合同信息管理系統(tǒng)存在的問題，還提升了合同管理的效率和質(zhì)量，提高企業(yè)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)控制能力，為企業(yè)的安全運(yùn)行和獲得更大的經(jīng)濟(jì)效益奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。