辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用研究

寧致遠(yuǎn)， 伍 瑩， 盧 波， 龍 毅

（國(guó)網(wǎng)湖南省電力有限公司 信息通信分公司， 湖南 長(zhǎng)沙 410029）

0 引言

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)快速發(fā)展，推進(jìn)了辦公自動(dòng)化，各大企業(yè)結(jié)合自身設(shè)計(jì)情況以及辦公需求， 基于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)， 實(shí)現(xiàn)了人力成本降低、工作效率以及工作質(zhì)量提升的目標(biāo)。基于此，本文將圍繞辦公自動(dòng)化的概念，對(duì)辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行研究， 以期望能夠?yàn)槠髽I(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化目標(biāo)提供有價(jià)值的參考依據(jù)。

1 辦公自動(dòng)化的概念

辦公自動(dòng)化是基于計(jì)算機(jī)處理技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況以及辦公需求，從而部署的一系列軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，可以替代大部分傳統(tǒng)人工操作。傳統(tǒng)辦公模式下，企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)溝通、信息存儲(chǔ)與查詢(xún)、工作流程轉(zhuǎn)接、 信息交互等均通過(guò)人工方式或者紙質(zhì)方式完成，整個(gè)工作量較大，而且工作體系復(fù)雜，而工作質(zhì)量與效率基本依賴(lài)于員工綜合能力， 一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)將可能造成嚴(yán)重的不良影響，主要體現(xiàn)在：傳統(tǒng)辦公模式下，信息傳遞可能存在延時(shí)性，且渠道比較復(fù)雜；內(nèi)部溝通協(xié)作阻滯，整體效率欠佳；信息資料搜集、錄入、歸檔、存儲(chǔ)、查詢(xún)等環(huán)節(jié)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不僅效率比較低，而且那安全性無(wú)法保障；人工操作模式下，信息產(chǎn)出、整理、傳遞、分析等方面的可靠性無(wú)法得到保障，這些因素的存在，將可能對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生不良影響。 尤其是隨著企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，信息數(shù)量不斷增多，傳統(tǒng)辦公模式將無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際需求， 所以基于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將成為企業(yè)辦公的主流趨勢(shì)， 辦公自動(dòng)化領(lǐng)域領(lǐng)域包括無(wú)紙化辦公、流程化協(xié)作、信息化文字處理及排版、信息存儲(chǔ)及共享、內(nèi)部溝通（見(jiàn)圖1）。 辦公自動(dòng)化能夠解決傳統(tǒng)辦公模式存在的弊端，依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠高效完成信息采集、加工、傳輸、處理、保存等。

圖1 辦公自動(dòng)化應(yīng)用領(lǐng)域Fig.1 Office automation application field

2 辦公自動(dòng)化的價(jià)值

2.1 有利于優(yōu)化企業(yè)辦公環(huán)境，提升溝通效率

對(duì)于傳統(tǒng)辦公模式而言， 為了能夠達(dá)到便捷溝通的目標(biāo)， 其工作場(chǎng)所通常比較集中， 信息主要依靠紙質(zhì)傳遞，場(chǎng)所大部分空間可能會(huì)被紙質(zhì)信息載體所占據(jù)。辦公自動(dòng)化能夠?qū)k公環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化， 可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部跨部門(mén)辦公、集團(tuán)分支機(jī)構(gòu)間協(xié)作、遠(yuǎn)程云辦公等；同時(shí)，企業(yè)通常需要與外部企業(yè)進(jìn)行溝通協(xié)作， 依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以拓寬交流合作領(lǐng)域，不僅提升溝通效率，而且能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。 工作人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件，例如，Lotus、Office、Microsoft Word 等，將書(shū)面材料寫(xiě)作、案卷檔案錄入、圖表編輯等任務(wù)快速完成；同時(shí)，能夠第一時(shí)間將辦公文件快速傳輸?shù)絾T工群體或者是指定用戶(hù)群。 通過(guò)這樣的方式，不僅能夠提升辦公效率，而且可以解決辦公文件溝通不便、上情無(wú)法及時(shí)下達(dá)等問(wèn)題。

2.2 有利于降低內(nèi)部管理成本

企業(yè)實(shí)施辦公自動(dòng)化， 一定程度上能夠降低辦公用品的成本，意味著基礎(chǔ)投入將會(huì)適當(dāng)減少；同時(shí)，辦公程序以及辦公業(yè)務(wù)的時(shí)延會(huì)降低， 而且軟件采購(gòu)或者是設(shè)計(jì)完成之后，會(huì)隨著企業(yè)需求不斷更新與升級(jí)，能夠充分滿(mǎn)足企業(yè)各個(gè)階段發(fā)展需求，整體來(lái)講，能夠降低企業(yè)的內(nèi)部管理成本。

2.3 有利于規(guī)范辦公管理工作

人治辦公環(huán)境下， 工作的規(guī)范通常需要由人進(jìn)行把控， 這個(gè)過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)與制度執(zhí)行不到位的情況。企業(yè)全面實(shí)施辦公自動(dòng)化之后，基于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，能夠?qū)⑾嚓P(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度嵌入到系統(tǒng)之中，一方面，可以設(shè)計(jì)以及完善考評(píng)系統(tǒng)， 為企業(yè)管理人員提供內(nèi)部管理工具， 在約束與規(guī)范辦公行為方面可以發(fā)揮較好的作用；另外一方面，在規(guī)范的辦公管理體系下，企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)會(huì)有效降低，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持下，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)介入，從而降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率， 或者是減少風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失，有利于提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2.4 有利于改善辦公環(huán)境

傳統(tǒng)辦公模式會(huì)受到時(shí)間、空間、場(chǎng)所、紀(jì)律等要素的影響與限制，對(duì)于某些企業(yè)而言，一定程度上會(huì)影響到員工與其他部門(mén)， 或者是客戶(hù)的溝通效率與質(zhì)量。依托計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)以及互聯(lián)網(wǎng)，可以召開(kāi)視頻會(huì)議、遠(yuǎn)程發(fā)送文檔文件等，工作人員可以與其他地區(qū)的客戶(hù)、部門(mén)人員保持高效溝通， 例如辦理相關(guān)業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)、 進(jìn)行項(xiàng)目商討等活動(dòng)， 徹底擺脫了時(shí)間、空間對(duì)辦公范圍的束縛。與傳統(tǒng)文字信息相比，人腦對(duì)圖片信息的識(shí)別速度更快。辦公室工作人員可應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)圖片信息加以處理， 或?qū)D片信息與文字信息相結(jié)合，使信息內(nèi)容更加生動(dòng)直觀，從而有效提高信息獲取效率。

3 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用策略

以計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)為基礎(chǔ)， 對(duì)企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，具體可以從以下方面入手。

3.1 總體結(jié)構(gòu)

依托計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)對(duì)企業(yè)辦公系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，通常需要構(gòu)建三層網(wǎng)絡(luò)計(jì)算模式的辦公系統(tǒng)， 系統(tǒng)總體架構(gòu)，見(jiàn)圖2。 借助Web服務(wù)器以及多數(shù)據(jù)服務(wù)器可以完成各項(xiàng)功能，該設(shè)計(jì)方式不僅能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的價(jià)值，能夠能夠讓操作界面以及功能模塊布局更加簡(jiǎn)化，不僅能夠?qū)θ藱C(jī)交互處理問(wèn)題進(jìn)行有效解決，而且能夠降低系統(tǒng)維護(hù)以及管理成本。此外，通過(guò)應(yīng)用統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)可以有效管理辦公內(nèi)部全部數(shù)據(jù)資源，并依托計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，可以為用戶(hù)提供交互式界面，使得整個(gè)日常工作流程更加簡(jiǎn)化。

圖2 基于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)總體架構(gòu)Fig.2 Overall architecture of office automation system based on computer information processing technology

3.2 系統(tǒng)功能

基于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，為了能夠提升系統(tǒng)的智能化以及自動(dòng)化， 需要完善系統(tǒng)功能；同時(shí)，考慮到企業(yè)的實(shí)際情況，需要覆蓋日常辦公所涉及到的各項(xiàng)事務(wù)，因此，系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)要包含這些模塊，見(jiàn)表1。

表1 基于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能模塊Tab.1 Functional modules of office automation system based on computer information processing technology

3.3 無(wú)線(xiàn)辦公及視頻會(huì)議的實(shí)現(xiàn)

利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)， 可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)辦公模式的不足，依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過(guò)WiFi 可以將員工辦公設(shè)備與企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接， 能夠讓整個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)無(wú)線(xiàn)辦公功能，通過(guò)手機(jī)、平板電腦、手提電腦等移動(dòng)終端，可以在多種環(huán)境下完成信息數(shù)據(jù)的無(wú)線(xiàn)傳輸，有利于提升辦公自動(dòng)化的效率與質(zhì)量。以視頻會(huì)議為例，借助計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)與傳輸技術(shù)， 可以實(shí)時(shí)顯示辦公信息畫(huà)面，整個(gè)顯示過(guò)程中，可以與其他人進(jìn)行及時(shí)溝通。企業(yè)管理者通過(guò)視頻會(huì)議辦公，一方面，可以及時(shí)了解工作任務(wù)完成情況以及相關(guān)問(wèn)題；另外一方面，能夠相關(guān)人員可以及時(shí)反饋?zhàn)约簩?duì)工作的看法， 有利于快速解決問(wèn)題。 此外，為了能夠辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全與穩(wěn)定，用戶(hù)均需要注冊(cè)，憑借賬號(hào)與登錄密碼登錄系統(tǒng)之后，并在自身權(quán)限范圍了對(duì)各項(xiàng)功能進(jìn)行操作。

3.4 遠(yuǎn)程辦公通訊的實(shí)現(xiàn)

基于計(jì)算機(jī)處理技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)， 可以采用BWV3.24F/D 軟件， 因?yàn)樵撏ㄓ嵻浖\(yùn)行門(mén)檻比較低，也就是對(duì)計(jì)算機(jī)的配置要求不太高， 主要以Windows 操作系統(tǒng)為主要適用對(duì)象，不僅方便安裝，通常僅需要通過(guò)程序安裝包或者是磁盤(pán)便可以完成安裝， 而且不需要對(duì)解調(diào)器進(jìn)行調(diào)制，其傳輸速率比較高。 將2400bps 的調(diào)制解調(diào)器配置于486/33 計(jì)算機(jī)上，可以讓系統(tǒng)內(nèi)部的信息文件達(dá)到遠(yuǎn)程傳輸?shù)哪繕?biāo)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化提出了更高的要求，因此，需要進(jìn)一步提升企業(yè)的辦公自動(dòng)化程度。文章對(duì)辦公自動(dòng)化概念以及價(jià)值進(jìn)行了分析，并圍繞計(jì)算機(jī)處理技術(shù)， 對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及相關(guān)功能的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了概述， 一定程度上能夠提升企業(yè)辦公信息共享水平以及信息遠(yuǎn)程辦理效率與質(zhì)量， 從而促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。